Kokousmenettely

Asian kokouskäsittely

Tarkastettu

Asian päätöksentekojärjestyksestä kokouksessa määrätään pääosin kunnan hallintosäännössä. Laissa ovat säännökset äänestys- ja vaalimenettelyn perusteista.

Kokouksen järjestäytyminen

Kokouksen puheenjohtajan tehtäviin kuuluu selvittää, ovatko kokouksen pitämisen lailliset edellytykset olemassa. Jotta kokous olisi päätösvaltainen, riittävän määrän toimielimen jäseniä on oltava läsnä. Valtuuston kokouksessa pitää olla läsnä vähintään 2/3 valtuutetuista ja kunnan muun toimielimen kokouksessa enemmän kuin puolet jäsenistä (kuntalain 103 §). Jollei näin ole, kokousta ei voida lainkaan pitää.

Puheenjohtajan on myös todettava läsnäolevat ja onko heillä läsnäolo-oikeus. Toimielimen kokouksessa päätöksentekoon ottavat osaa vain toimielimen jäsenet. Hallintosäännössä voidaan määrätä muiden kuin toimielimen jäsenten läsnäolosta ja puheoikeudesta toimielimen kokouksissa. Määräykset koskevat lähinnä toimielimeen kuulumattomia luottamushenkilöitä ja kunnan henkilöstöä. Erikseen voidaan myös päättää asiantuntijan tai asianosaisen kuulemisesta toimielimen kokouksessa.

Laillisuusedellytysten selvittämiseen kuuluu, onko kokous kutsuttu koolle sillä tavoin kuin hallintosäännössä on määrätty tai toimielin on itse päättänyt.

Näiden seikkojen selvittämisen jälkeen puheenjohtaja voi todeta kokouksen päätösvaltaiseksi ja laillisesti koolle kutsutuksi.

Huomionarvoista on, että kokouksen päätösvaltaisuuden ja laillisuuden toteaminen on nimenomaan puheenjohtajan tehtävä. Toimielin ei voi päättää asiasta.

Puheenjohtajan on kokouksessa huolehdittava myös esteellisyyksien selvittämisestä. Esteellisyyden ilmoittaminen ja arviointi kuuluvat kuitenkin ensisijaisesti henkilölle itselleen. Puheenjohtajan on kuitenkin tarvittaessa saatettava jäsenen tai muun läsnäoloon oikeutetun henkilön esteellisyys toimielimen ratkaistavaksi, mikäli henkilö ei itse vetäydy asian käsittelystä. Katso myös: Esteellisyys osiosta Päätöksentekomenettely.

Asian esittely

Valtuuston kokousta lukuun ottamatta asioista päätetään yleensä viranhaltijan esittelystä. Valtuustolle asiat valmistelee kunnanhallitus tai tietyissä tilanteissa tarkastuslautakunta tai tilapäinen valiokunta. Muissa toimielimissä valmistelusta on vastuussa esittelijä. Valtuuston kokouksessa puheenjohtaja esittelee asian valmistelun useimmiten esityslistaan viitaten.

Valmistelun perusteella esittelijän velvollisuus on tehdä päätösehdotus asian ratkaisijalle. Yleensä valmistelun tulokset selostetaan esityslistassa. Tietyissä tilanteissa päätösehdotus on mahdollista tehdä vasta kokouksessa. Päätösehdotuksen esittämiseen vasta kokouksessa tulisi olla perusteltu syy ja sen pitäisi olla poikkeuksellista.

Päätösehdotuksessa esittelijän on otettava asiallinen kanta päätettävänä olevaan asiaan. Päätösehdotuksen on oltava sellainen, että toimielin voi hyväksyä sen päätökseksi (”ehdotus hyväksyttiin”). Esittelijän päätösehdotuksen puuttuminen on yleensä muotovirhe. Jos päätösehdotus on tehty, mutta se ei ole riittävän täsmällinen, esittelyn laillisuus on arvioitava kussakin tapauksessa erikseen.

Joissakin tilanteissa saattaa olla tarpeen poiketa tavanomaisesta esittelyjärjestyksestä. Tämän varalta hallintosäännössä voidaan antaa toimielimelle oikeus käsitellä asia viranhaltijan esittelyn sijasta puheenjohtajan selostuksen pohjalta. Katso myös: Asian valmistelu osiosta Päätöksentekomenettely.

Kunnanhallituksen tai esittelijän päätösehdotus toimii pohjaehdotuksena

Esittelijän ja valtuustossa kunnanhallituksen päätösehdotus on käsittelyn pohjana eli se toimii ns. pohjaehdotuksena. Vaikka kokouksessa tehtäisiin pohjaehdotukselle kannatettu vastaehdotus, pohjaehdotus pääsee äänestykseen. Valtuustossa pohjaehdotuksena voi myös olla tilapäisen valiokunnan tai tarkastuslautakunnan ehdotus.

Jos pohjaehdotusta muutetaan ennen kuin toimielin on tehnyt asiassa päätöksen, pohjaehdotuksena on muutettu ehdotus. Jos pohjaehdotus peruutetaan ennen päätöksen tekemistä, asia on hallintosääntömallin mukaan poistettava esityslistalta, jollei toimielin toisin päätä.

Asiasta käytävä keskustelu

Asian esittelyn ja päätösehdotuksen tekemisen jälkeen asiasta on varattava tilaisuus keskustella. Yleensä päätösehdotus ilmenee esityslistasta, jolloin asian käsittely alkaa asiasta käytävällä keskustelulla. Puheenjohtajan on annettava puheenvuorot siinä järjestyksessä kuin niitä on pyydetty.

Puhujan on pysyttävä käsiteltävänä olevassa asiassa. Jollei näin tapahdu, puheenjohtajan on puututtava asiaan. Puheenjohtajan tehtäviin kuuluu myös järjestyksenpito. Jos kokouksessa syntyy hallitsematon epäjärjestys, kokous on viimekädessä keskeytettävä.

Keskustelun kuluessa toimielimen jäsenet voivat tehdä päätösehdotuksia. Myös pöydällepanoehdotus tai muu käsittelyn siirtämistä, esimerkiksi asian palauttamista uudelleen valmisteltavaksi tarkoittava ehdotus on mahdollinen.

Kannatetun pöydällepanoehdotuksen tai muun asian siirtämistä koskevan ehdotuksen tekemisen jälkeen puheenjohtajan on kehotettava puhujaa kohdistamaan seuraava puheenvuoronsa siirtämisehdotukseen. Jos pöydällepanosta ei olla yhtä mieltä, siitä on äänestettävä eikä asian käsittelyä voida jatkaa, jos asia päätetään jättää pöydälle. Päätettäessä jatkaa käsittelyä samassa kokouksessa eli hylättäessä pöydällepanoehdotus jatkuu keskustelu itse asiasta. Kun puheenvuoroja ei enää ole pyydetty, puheenjohtaja julistaa keskustelun päättyneeksi.

Päätösehdotusten selostus

Keskustelun jälkeen puheenjohtaja tekee yhteenvedon keskustelusta ja tehdyistä ehdotuksista ja niiden kannattamisesta.

Jos vastaehdotusta ei ole tehty tai vastaehdotus on kannattamattomana rauennut, puheenjohtajan asiana on todeta yksimielinen päätös.

Muussa tapauksessa puheenjohtaja tekee toimielimen hyväksyttäväksi ehdotuksen äänestystavasta ja järjestyksestä tai vaalin toimitustavasta.

Päätöksen tekeminen: äänestys

Jos pohjaehdotuksen lisäksi on tehty kannatettuja ehdotuksia, on suoritettava äänestys. Puheenjohtajan on todettava rauenneet ehdotukset ja ehdotukset, joista äänestetään. Toimielimen on puheenjohtajan esityksestä hyväksyttävä äänestystapa ja jos äänestyksiä on toimitettava useampia, äänestysjärjestys.

Äänestystavalla tarkoitetaan sitä, millä tavoin äänestys suoritetaan. Jollei äänestyskonetta ole käytössä, varmin äänestystapa on ns. nimenhuuto, jolloin kukin äänestykseen osallistuja ilmaisee kantansa nimensä kuultuaan. Muita hyväksyttäviä tapoja ovat esimerkiksi kädennosto ja seisomaan nousu.

Äänestysjärjestyksellä tarkoitetaan sitä, missä järjestyksessä ehdotukset asetetaan äänestettäessä toisiaan vastaan. Äänestys toimitetaan ns. parlamentaarista äänestystapaa noudattaen. Kaksi samaa asiaa koskevaa, pohjaehdotuksesta eniten poikkeavaa kannatettua päätösehdotusta asetetaan vastakkain ja niistä voittanut ehdotus asetetaan edelleen vastakkain seuraavan kannatetun päätösehdotuksen ja viimeksi pohjaehdotuksen kanssa. Kokonaan hylkäämistä tarkoittava ehdotus on äänestyksessä viimeisenä muut äänestykset voittanutta vastaan.

Parlamentaarisessa äänestystavassa äänestysesitys tehdään siten, että vastaus ”jaa” tai ”ei” ilmaisee kannanoton ehdotukseen.

Äänestys on aina toimitettava avoimesti eli henkilöiden äänestyskäyttäytymistä ei voida pitää salassa. Päätökseksi tulee ehdotus, joka on saanut eniten ääniä. Äänten mennessä tasan, puheenjohtajan ääni ratkaisee päätöksen. Yleensä toimielimen jäsenellä on mahdollisuus myös pidättyä äänestämästä eli äänestää ”tyhjää”. Tyhjiä ääniä ei oteta lukuun enemmistöä laskettaessa. Puheenjohtajalla on kuitenkin velvollisuus ottaa asiaan kantaa, jos aiemmin annetut äänet ovat menneet tasan.

Päätöksen tekeminen: vaali

Henkilövalinnasta käytetään nimitystä vaali. Kysymys voi olla henkilön tai henkilöiden valitsemisesta kunnan luottamustoimeen tai esimerkiksi kunnan edustajaksi osakeyhtiön yhtiökokoukseen taikka kunnan viranhaltijan tai työntekijän valinnasta.

Vaalissa tulevat valituiksi se henkilö tai ne henkilöt, jotka ovat saaneet eniten ääniä (kuntalaki 105 §).

Vaali toimitetaan suhteellisena, jos sitä vaatii läsnä olevista toimielimen jäsenistä vähintään määrä, joka saadaan jakamalla läsnä olevien lukumäärä valittavien lukumäärällä lisättynä yhdellä. Jos osamääräksi tulee murtoluku, se korotetaan lähinnä ylempään kokonaislukuun.

Varajäsenet valitaan samassa vaalissa kuin varsinaiset jäsenet. Jos varajäsenet ovat henkilökohtaisia, ehdokkaat on hyväksyttävä ennen vaalia ja ehdokkaana tulee olla sekä varsinainen jäsen että tämän varajäsen. Jos varajäsenet eivät ole henkilökohtaisia, valituiksi tulevat varsinaisiksi jäseniksi valittujen jälkeen seuraavaksi eniten ääniä tai korkeimmat vertausluvut saaneet ehdokkaat.

Suhteellista vaalia toimitettaessa sovelletaan, mitä kuntavaaleista vaalilaissa säädetään. Lisäksi valtuusto voi antaa määräyksiä vaalin toimittamisesta. Suhteellinen vaali ja vaadittaessa myös enemmistövaali on toimitettava suljetuin lipuin. Äänten mennessä tasan ratkaisee arpa.

Vaali voidaan toimittaa suljetuin lipuin sähköisessä kokouksessa vain, jos vaalisalaisuus on turvattu.

Vaalipäätös voi olla yksimielinen, jolloin varsinaiseen vaalitoimitukseen ei tarvitse lainkaan ryhtyä. Vaali voidaan toimittaa joko enemmistövaalina tai luottamushenkilöitä valittaessa myös suhteellisena.

Vaali on kysymyksessä vasta sitten, kun tehdään henkilön lopullinen valinta. Kunnallishallinnossa tällä on merkitystä, kun päätöksentekoprosessi on usein moniportainen. Jos henkilön valinta kuuluu esimerkiksi valtuustolle, kunnanhallituksen ehdotuksesta valtuustolle päätetään äänestämällä eikä vaalilla. Ehdotuksesta valtuustolle ei voida päättää esimerkiksi ”suljetuin lipuin”.

Vaali toimitetaan ensisijaisesti enemmistövaalina. Enemmistövaalissa valituksi tulee se tai ne, jotka ovat saaneet eniten ääniä. Jos valittavia on enemmän kuin yksi, jokaisella toimielimen jäsenellä on käytettävissään yhtä monta ääntä kuin valittavia henkilöitä on. Yhdelle ehdokkaalle voidaan kuitenkin antaa vain yksi ääni, mutta kaikkia ääniä ei ole pakko käyttää. Valituksi tulee saamiensa äänimäärien mukaisesti niin monta ehdokasta kuin valittavia on.

Kunnan viranhaltija ja työntekijä valitaan enemmistövaalilla. Kun valitaan toinen henkilö varalle, se on aina eri vaalitoimitus ja varalle valittavasta on siis suoritettava eri vaali.

Kahta tai useampaa luottamushenkilöä valittaessa vaali voidaan toimittaa suhteellisena. Suhteellisen vaalin toimittamiseen ryhdytään, jos sen vaatijoita on riittävästi. Suhteellista vaalia on vaadittava niin monen vaaliin osallistuvan, että vaalissa voivat yhdessä saada valituksi vähintään yhden ehdokkaansa. Suhteellisen vaalin toimittamisen edellytyksistä säädetään laissa suoraan laskukaavalla.

Esimerkki:
Jos läsnäolevia toimielimen jäseniä on 55 ja valittavia luottamushenkilöitä on 6. Tällöin 55 (läsnäolevien lukumäärä) jaetaan seitsemällä (6 + 1 = valittavien lukumäärä lisättynä yhdellä). Osamääräksi tulee noin 7,8 eli murtoluku. Tämä korotetaan lähinnä ylempään kokonaislukuun, joka on 8. Jotta vaali on toimitettava suhteellisena, vaatijoita pitää olla kahdeksan.

Puheenjohtajan tehtävänä on todeta, onko suhteellisen vaalin vaatijoita riittävästi.

Päätöksen toteaminen ja eriävä mielipide

Puheenjohtaja toteaa tehdyn päätöksen ja päättää asian käsittelyn. Päätöksentekoon osallistuneella, jos hän on tehnyt vastaehdotuksen tai äänestänyt päätöstä vastaan, sekä asian esittelijällä, jos päätös poikkeaa päätösehdotuksesta, on oikeus ilmoittaa päätöksestä eriävä mielipide. Ilmoitus on tehtävä heti, kun päätös on tehty (kuntalaki 106 §).

Eriävän mielipiteen ilmoittanut vapautuu päätöksen tuottamasta oikeudellisesta vastuusta. Esittelijälle se on ainoa varma mahdollisuus vastuusta vapautumiseen (esittelijän erityinen vastuu). Toimielimen jäsenelle riittää, että hänen äänestyskäyttäytymisensä ilmenee toimielimen pöytäkirjasta. Jos hän ei pöytäkirjan mukaan ole äänestänyt päätökseksi tulleen ehdotuksen puolesta, hänen ei myöskään ole vastuussa toimielimen enemmistön tekemästä päätöksestä.

Toimielimen jäsenen ilmoittamalla eriävällä mielipiteellä on merkitystä oikeudellisen vastuun kannalta suljetussa vaalissa ja ehkä myös silloin, kun jäsen on tehnyt ehdotuksen, joka on kannatuksen puuttuessa rauennut. Viimeksi mainitussa tilanteessa jäsenen rauenneen ehdotuksen tulisi kuitenkin ilmetä pöytäkirjasta. Muutenkin toimielimen jäsenten äänestyskäyttäytymisen pitäisi aina ilmetä pöytäkirjasta.

Ennen pöytäkirjan tarkastamista esitetyt eriävän mielipiteen kirjalliset perustelut liitetään pöytäkirjaan.

tags

Palvelusähköposti hallintolakimiehet

Palvelusähköposti hallintolakimiehet
Palvelusähköposti
hallintolakimiehet
hallintolakimiehet[at]kuntaliitto.fi
Vastuualueet
  • Palvelusähköposti hallintolakimiehet
  • Mm. kuntien hallintoon ja johtamisjärjestelmään, päätöksentekoon ja hallintomenettelyyn sekä julkisuuteen ja tietosuojaan liittyvät kysymykset
  • Palvelemme kuntien henkilöstöä ja luottamushenkilöitä heidän tehtäviinsä liittyvissä asioissa. Suosittelemme käyttämään ensisijaisesti palvelusähköpostiamme.
  • hallintolakimiehet@kuntaliitto.fi
Organisaatio