Sopimukset

Sopimusjohtaminen ja riskienhallinta

Tarkastettu

Kuntien toiminnasta yhä suurempi osa toteutetaan sopimusten kautta. Sopimusjohtaminen edellyttää sopimusmaailman pelisääntöjen tuntemista. Sopimuksiin sovelletaan hallinnon sääntöjen sijaan sopimusoikeuden periaatteita.

Kuntalaissa kunnan johtamisen yhtenä osa-alueena on sopimuksiin perustuva johtaminen. Se edellyttää vahvaa omistajaohjausta. Omistajaohjauksen rinnalla sopimusten johtamisessa tulee huomioida kuntalain riskienhallintaa ja sisäistä valvontaa koskevat säännökset.

Käytännössä sopimusjohtaminen edellyttää sopimusten riskikartoitusta, selkeitä sopimusprosesseja, henkilöstön sopimusosaamista ja sopimusten vastuuhenkilöitä. Kuntalakiin on kirjattu velvoite valmistella sopimusehdot huolellisesti ja valvoa niitä. Sopimus on asiakirja, jonka perusteella ratkeaa sopijapuolten vastuut ja velvoitteet. Mitä sinne ei ole kirjattu, ei ole käytännössä olemassa. Sopimusehtojen noudattamisen valvonnalla varmistetaan, että saadaan juuri sitä mitä on sovittu ja mistä maksetaan. Mahdollinen reklamointi tulee tehdä aina kirjallisesti ja todistettavasti.

Kuntaliitolta voi tilata tilauskoulutusta sopimuksilla johtamisesta, sopimusten riskienhallinnasta ja sopimusoikeudesta.

Kuntaliiton sopimussuositus

Kuntaliitto on laatinut sopimussuosituksen (31.5.2016) jäsentensä sopimusjohtamisen ja sopimusten riskienhallinnan avuksi. Siinä kerrotaan, mitä kuntalain sopimusohjausta koskevat säännökset käytännössä tarkoittavat ja millaisia toimenpiteitä ne edellyttävät. Suositus löytyy tämän sivun lopusta.

Kuntalain sopimuksia ja sopimushallintaa koskevien säännösten tarkoitus on varmistaa kunnan taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden toteutuminen kunnan solmimissa sopimuksissa. Kunnan johdolla ja päätöksentekijöillä tulee olla nykyistä paremmat tiedot sopimusten toimivuudesta ja niiden riskeistä. Järjestämisvastuu edellyttää sopimusten aktiivista valvontaa ja mahdollisiin puutteisiin reagoimista.

Kuntien tulee laatia sopimusohje, jossa määritellään mm. sopimusprosessien kulku sekä annetaan toimintaohjeita sopimusten laatimiseen ja niiden valvontaan. Sopimuksille nimetään vastuuhenkilöt, jotka raportoivat johdolle sopimusten toimivuudesta riskienhallinnan kannalta merkittävissä sopimuksissa. Kunnanhallituksella ja kunnan johtajalla (pormestarilla) on vastuu sopimushallinnan operatiivisesta järjestämisestä.

Sopimushallinnan perusedellytys on henkilöstön riittävä sopimusosaaminen. Sopimuksia valmistelevien ja valvovien henkilöiden tulee osata laatia sopimusehtoja sekä ymmärtää sopimusoikeuden yleisiä periaatteita. Henkilöstölle tulee järjestää tarvittaessa sopimuskoulutusta.

Sopimusprosessimalli

Sopimussuosituksen lisäksi Kuntaliitto on laatinut vuonna 2013 jäsentensä avuksi (Aalto yliopiston PRO2ACT-hanke) sähköisen sopimusprosessimallin. Se on työkalu sopimusprosessien kokonaisuuden hahmottamiseen ja toimintamallien kehittämiseen.

Sähköinen malli selkeyttää julkisten hankintojen sekä muiden sopimusten elinkaarta. Sopimusprosessilla tarkoitetaan prosessia sopimuksen suunnittelusta sen päättymiseen asti. Malli keskittyy proaktiiviseen eli ennakoivaan sopimiseen sekä voimassa olevien sopimusten valvontaan. Malli on suomenkielinen työkalu, jota voi käyttää sellaisenaan, jalostaa oman organisaation tarpeita vastaavaksi tai sen voi aloittaa täysin alusta (mallin vsd-muoto).