Maakuntien esivalmistelussa syntyvät aineistot pääsääntöisesti pysyvästi säilytettäviä

Väliaikaishallinnon tiedonohjaussuunnitelma ja tehtäväluokitus -projektin (VATE-TOS -projekti) tavoitteena on tehdä maakuntien väliaikaishallinnolle valtakunnallisesti yhtenäinen tiedonohjaussuunnitelma ja siihen liittyvä tehtäväluokitus. Projektipäällikkönä syyskuun alussa aloittanut Eira Isoniemi tähdentää, että projekti liittyy jo käynnissä olevaan maakuntien esivalmisteluvaiheeseen. Projektin omistaja on Suomen Kuntaliitto.

Maakuntien edustajista koostuvan asiantuntijaryhmän ensimmäinen tapaaminen pidettiin syyskuun 20. päivänä. Ryhmän jäsenten ensimmäisenä tehtävänä on tutustua omassa esivalmistelussa tehtyihin aineistoihin ja valmistelutehtäviin sekä kartoittaa, millaisia tehtäväluokkia tiedonohjaukseen tarvitaan. Esivalmistelussa syntyvät aineistot ja asiakirjat ovat pääsääntöisesti pysyvästi säilytettäviä. Tavoitteena on saada esivalmistelussa syntyvä aineisto sähköiseen muotoon asianhallintajärjestelmään tai vastaavaan ja sieltä sähköiseen arkistoon. Näin tiedot olisivat helposti käytettävissä maakunnan aloittaessa 1.1.2020.

Asiantuntijaryhmän jäsenet ovat yhteydessä muutosjohtajiin esivalmistelussa syntyneiden ja vielä syntyvien aineistojen läpikäymiseksi. Kartoituksen perusteella projektissa kootaan yhdessä tehtäväluokitus, jonka jatkotyönä tehdään alustava tiedonohjaussuunnitelma jo lokakuun aikana.

Tiedonohjaussuunnitelma laaditaan tässä vaiheessa yleiselle tasolle, ja maakunnat voivat sijoittaa siihen mahdollisia erityistehtäviään. Mahdollisimman yhtenäinen tiedonohjaus lisää tiedon käytettävyyttä ja vertailtavuutta, helpottaa tietopalvelua ja edistää yhteistyötä maakuntien kesken sekä maakuntien ja kuntien välillä. Projekti tuottaa myös tiedonohjaussuunnitelman käyttöönottoa tukevia ehdotuksia, ohjeita ja toimenpidesuosituksia.

Lisätiedot: projektipäällikkö Eira Isoniemi eira.isoniemi@ylasavonsote.fi