Sähköisten kokousmenettelyiden käyttöönotto kunnissa

Tämä verkkosivu on viimeksi päivitetty 20.3.2020 klo 15:00. 

Kunta voi itse päättää, ottaako se käyttöön sähköisiä kokouksia tai sähköistä päätöksentekomenettelyä. Toimielinten päätöksentekotavat ovat 

  • Perinteisessä kokouspaikalla tapahtuva kokous
  • Sähköisessä toimintaympäristössä tapahtuva kokous (sähköinen kokous) 
  • Sähköisesti ennen kokousta tapahtuva päätöksenteko (sähköinen päätöksentekomenettely) 

Kaikissa päätöksentekotavoissa kunnan tulee huolehtia tietoturvallisuudesta. 

Jotta sähköisten kokousten järjestäminen on mahdollista, kunnan hallintosäännössä on tullut varautua sähköisen kokousmenettelyn mahdollisuuteen. Esimerkiksi Kuntaliiton mallisäännön 87 §:ssä todetaan valtuuston kokouksista seuraavasti: 

Vaihtoehtoisesti kokous voidaan pitää sähköisessä toimintaympäristössä, johon osallistutaan sähköisen yhteyden avulla (sähköinen kokous). Yleisölle on järjestettävä mahdollisuus seurata valtuuston sähköistä kokousta internetin kautta sekä kokouskutsussa mainitussa tilassa. 

Useimmissa kunnissa sähköinen kokous lienee hallintosäännössä ainakin jollakin lailla huomioitu/sallittu, joten tätä mahdollisuutta kannattaa hyödyntää. 

Ellei hallintosäännössä vielä ole määräystä sähköisistä kokouksista, voidaan niiden käyttöönotosta päättää pikaisesti. On huomattava, että valtuusto voi kokoontua nopeallakin aikataululla sekä tarkastaa ja hyväksyä pöytäkirjan heti kokouksessa. 

Kunnan toimielinten kokoukset on mahdollista pitää sähköisesti 

Kunnat voivat aiempaa enemmän pitää kokouksia myös sähköisin välinein. Kuntalaki (410/2015) antaa laajat mahdollisuudet paikasta riippumattomalle päätöksenteolle. Toimielinten kokouksia voidaan pitää myös sähköisin välinein. Tällöin esimerkiksi tartuntalain mukaisessa karanteenissakin olevat voisivat osallistua kokouksiin. 

Kuntalain 99 §:n mukaan sähköisen kokouksen edellytyksenä on, että läsnä oleviksi todetut ovat keskenään yhdenvertaisessa näkö- ja ääniyhteydessä. Laki ei vaadi edes sitä, että puheenjohtaja ja sihteeri osallistuvat kokoukseen samassa paikassa. Käytännön syistä se on kuitenkin tarkoituksenmukaista.  

Sähköinen kokous 

Sähköisen kokous on toteutettavissa esimerkiksi Teams- tai Skype-kokouksena, tai muulla vastaavalla työkalulla, jolla pystytään teknisesti toimimaan siten, että kuntalain edellyttämä yhdenvertainen näkö- ja ääniyhteys on mahdollinen. Kunnan velvollisuutena on huolehtia, että kokoustekniikka toimii. 

Käytännössä toimielinten kokouksissa harvemmin käsitellään arkaluonteisia tai salaisia asioita, vaan käsiteltävät asiat ovat useimmiten julkisia. Kunnan velvollisuutena on kuitenkin huolehtia näiden välineiden tietoturvasta ja tietosuojasta. Kun on kysymys Teamsin ja Skypen kaltaisista yleisesti käytössä olevista järjestelmistä, on syytä huolehtia, että esimerkiksi päivitykset ovat ajan tasalla

Yhdenvertainen näkö- ja ääniyhteys on tarpeellista lähinnä kokoustyöskentelyn vaatiman vuorovaikutuksen vuoksi. Sähköinen kokous voidaan pitää kuitenkin soveltuvalla tietojärjestelmällä tai videoneuvotteluyhteydellä. Käytännössä tekniikka ei mahdollista sitä, että mahdollisesti usean kymmenen jäsenen yhtäaikainen näkyminen näyttöruudulla olisi mahdollista. Kulloinkin puheenvuorossa olevan henkilön tulee kuitenkin näkyä yhdenvertaisesti kaikille.  

Sekä julkinen että yleisöltä suljettu kokous voidaan pitää sähköisenä. Jos toimielimen kokous – kuten valtuuston kokoukset yleensä – on julkinen, tulee sen seuraamiseen varata mahdollisuus. Tällainen mahdollisuus on esimerkiksi siten, että yleisölle varataan tila, jossa olevalla näytöllä on sama näkymä kuin kokoukseen osallistuvilla. Sähköinen kokousnäkymä voidaan yhdistää myös avoimeen tietoverkkoon, jossa se voi olla katsottavissa esimerkiksi kunnan verkkosivuilta löytyvän linkin kautta. 

Kokouksen johtaminen ja mahdolliset toimintahäiriöt 

Tärkeää on huolehtia siitä, että myös sähköisessä kokousmenettelyssä yleiset kokous- ja päätöksentekomenettelyä koskevat säännökset ja hallintosäännön määräykset toteutuvat. Päätöksentekomenettely on sama kuin varsinaisessa kokouksessa. Erona on vain se, että osallistujat eivät ole fyysisesti läsnä kokouspaikalla.  

Toimielimen jäsenillä tulee olla mahdollisuus tosiasiallisesti osallistua keskusteluun ja päätöksentekoon. Jos näin ei ole, voi syntyä laillisuusongelmia. Koska tietoverkot ovat luultavasti ajoittain kuormittuneet, häiriöihin yhteyksissä kannattaa varautua. Jos yhteydet ovat kovin huonot ja osallistujia putoaa pois verkosta, kokous tulee keskeyttää ja kokousta voidaan jatkaa, kun kaikki ovat taas mukana. 

Tämä edellyttää puheenjohtajalta ja sihteeristöltä hyvää kokouksen johtamista ja toteutusta.  

Sähköinen päätöksentekomenettely (Kuntalaki 100 §) 

Sähköinen päätöksentekomenettely tarkoittaa ajasta ja paikasta riippumatonta, suljetussa tietojärjestelmässä tapahtuvaa päätöksentekoa, joka tapahtuu jo ennen varsinaista kokousta. 

Päätöksentekojärjestelmä edellyttää erillisen tietojärjestelmän hankintaa, joten kovin nopeasti käyttöönotettavissa se ei ole. Lisäksi päätöksentekojärjestelmän suljetun luonteensa vuoksi ei ole käytettävissä valtuuston kokouksissa, jotka ovat pääsääntöisesti julkisia. Muiden toimielinten kokousten julkisuudesta päättää toimielin itse, joten sähköistä päätöksentekomenettelyä voidaan niissä hyvin käyttää. 

Kuntaliiton hallintosääntömalli 

Hallintosääntömalli (Kuntaliiton verkkokauppa) sisältää sähköistä kokousta ja päätöksentekomenettelyä koskevat määräykset perusteluineen. 

Opas kuntien sähköisiin kokouksiin ja sähköiseen päätöksentekomenettelyyn 

Valtiovarainministeriö on julkaissut oppaan kuntien sähköisistä kokouksista ja sähköisestä päätöksentekomenettelystä (Valtiovarainministeriön julkaisuja 2019:6). Oppaan tarkoituksena on täsmentää, 

  • mitä kuntien päätöksen teon sähköistyminen tarkoittaa, 
  • mitä lainsäädäntö vaatii ja 
  • mitä asioita tulee ottaa huomioon tietohallinnon näkökulmasta, jotta sähköiset kokoukset ovat tietoturvallisia. 

Kuntaliitto katsoo, että nykyisessä tilanteessa kuntien olisi tarkoituksenmukaisista hyödyntää sähköisiä kokouksia mahdollisimman laajasti. 

 

Aiheesta lisää 

Turpakäräjät-videot

Digiloikka kuntien kokoustamiseen. Tarja Krakau 1.4.2020

 
Sähköinen kokousmenettely – käytännön vinkkejä. Tarja Krakau 3.4.2020

 

Kuntaliiton verkkopalvelussa 

Muualla verkossa 

 

Tagit