Julkisuuslain mukaiset tietopyynnöt

Kuntien ostolaskujen ja muiden asiakirjojen julkisuus

Suomen kunnat saavat ajoittain tietopyyntöjä, jotka on lähetty kaikille tai useille kunnille. Tämä johtaa lukuisiin kysymyksiin Kuntaliiton suuntaan.

Nyt kunnille on lähetetty pyyntö toimittaa aineisto, joka kattaa kaikki ostolaskut hankinnoista tietyllä muutaman vuoden ajanjaksolla.

Lähtökohtana julkisuus ja aineiston toimittaminen

Kun kunnalle esitetään pyyntö saada tieto asiakirjan sisällöstä, kunnan on ensimmäiseksi selvitettävä, koskeeko pyyntö viranomaisen asiakirjaa vai ei. Kunnan velvollisuus luovuttaa asiakirjoja koskee ainoastaan viranomaisen asiakirjoja, ei muita tietoja tai sähköpostiviestejä.

Muun muassa ostolaskutiedot ovat lähtökohtaisesti julkista viranomaisen tietoa, joten kuntien saama pyyntö kohdistuu julkiseen aineistoon. Ostolaskudatassa voi kuitenkin olla salassa pidettävää tietoa, ja toiminimien osalta myös henkilötietoa. 

Tällaiset tiedot on aina huomioitava ja poistettava aineistoa toimitettaessa.

Saatavilla suoraan järjestelmistä vai ylimääräistä työmäärää ja kustannuksia?

Mikäli kunnan saama tietopyyntö aiheuttaa laajuuteensa ja työmääränsä vuoksi ylimääräisiä kustannuksia, on syytä ensin tiedottaa pyytäjää mahdollisista kustannuksista ja neuvotella esimerkiksi mahdollisuudesta rajata tietopyyntöä (ajanjakso, laajuus yms.). Tietopyyntöjen maksullisuudesta löytyy ohjeistusta muun muassa alla listatuista verkkosivuohjeistuksista sekä Kuntaliiton vanhasta mutta edelleen paikkansapitävästä yleiskirjeestä (2005).

Tietopyynnön maksuttomuus

Tiedon saanti asiakirjoista on tiedonpyytäjälle maksutonta, silloin kun asiakirjan antaminen kuuluu viranomaisen neuvonta-, kuulemis- tai tiedotusvelvollisuuden piiriin. (ks. hallintolaki 8 §, 34 § ja julkisuuslaki 5.2§).

Näin ollen tiedon saanti asiakirjoista on pyytäjälle maksutonta, kun

  • kunta antaa asiakirjasta tietoja suullisesti,
  • asiakirja annetaan kunnan tiloissa luettavaksi tai jäljennettäväksi tai
  • sähköisesti talletettu asiakirja lähetetään pyytäjälle sähköpostitse.

Tietopyynnöistä pyydettävien maksujen taksat, kuten kopiointimaksut, on kirjattu kunkin kunnan hallintosääntöön.

Esimerkiksi asiakirjahallinnon ulkoistaminen tai muu asiakirjoihin liittyvä organisointiratkaisu ei saa vaikuttaa maksuttomuuteen. Kunta ei siten voi periä pyytäjältä omia, esimeriksi organisointitapaan tai tiedon etsimiseen liittyviä kustannuksia. Tietopyynnön maksullisuus on laissa tarkasti rajattu tiettyihin työmäärään liittyviin seikkoihin. Aiheesta tarkemmin yleiskirjeessä.

Avoimen datan edut

Osa kuntia ja kuntayhtymiä työllistävistä tietopyynnöistä jää pois sitä mukaa, kun kunnilla on mahdollisuus ja resursseja avata tietoaineistojaan.

Kuntaliitto päivitti keväällä 2021 ohjeistustaan ostolaskudatan avaamisesta.

Kuntien on tärkeää tuntea ja hallita tietopyyntöjen käsittelyyn liittyvät prosessit ja menettelysäännökset. Tällöin jokaiselle kuuluva oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta toteutuu, ja tietopyynnöt työllistäisivät jatkossa mahdollisimman vähän kuntien työntekijöitä – ennakoimattomasta ja ajoittain suurestakin työmäärästään huolimatta.

 

Aiheesta lisää

Kuntaliiton verkkopalvelussa

Muualla verkossa

Tagit
Palvelusähköposti-symboli
Vastuualueet

 
Palvelemme muun muassa kuntien hallintoon ja johtamisjärjestelmään, päätöksentekoon ja hallintomenettelyyn sekä julkisuuteen ja tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä.
 

Palvelemme kuntien henkilöstöä ja luottamushenkilöitä heidän tehtäviinsä liittyvissä asioissa. Suosittelemme käyttämään ensisijaisesti palvelusähköpostiamme.