Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat

12.07 Varhaiskasvatus

Päätökset ja ohjeet:
Päätös varhaiskasvatuksen pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista  
Muistio varhaiskasvatuksen pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista  
Ohje varhaiskasvatuksen pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista  




 
Asiakirjan luokka:
12.07.00 Varhaiskasvatus
 
Asiakirjan tietosisältö:

Hakemus varhaiskasvatukseen sekä avoimeen varhaiskasvatustoimintaan, muutoshakemukset

 
Säilytysaika:
Hoitoaika + 10 v/Vårdtid + 10 år
 
Asiakirjatyyppi:
Hakemus

 
 
Asiakirjan luokka:
12.07.00 Varhaiskasvatus
 
Asiakirjan tietosisältö:

Kuntalisä ja kuljetushakemus

 
Säilytysaika:
Hoitoaika + 10 v/Vårdtid + 10 år
 
Asiakirjatyyppi:
Hakemus

 
 
Asiakirjan luokka:
12.07.00 Varhaiskasvatus
 
Asiakirjan tietosisältö:

Merkintä/ilmoitus hoitosuhteen alkamisesta/päättymisestä

 
Säilytysaika:
Hoitoaika + 10 v/Vårdtid + 10 år
 
Asiakirjatyyppi:
Ilmoitus

 
 
Asiakirjan luokka:
12.07.00 Varhaiskasvatus
 
Asiakirjan tietosisältö:

Tuloselvitys varhaiskasvatuksen asiakasmaksun määräämiseksi liitteineen

 
Säilytysaika:
Hoitoaika + 10 v/Vårdtid + 10 år
 
Asiakirjatyyppi:
Ilmoitus

 
 
Asiakirjan luokka:
12.07.00 Varhaiskasvatus
 
Asiakirjan tietosisältö:

Kiinnipitämisilmoitukset

 
Säilytysaika:
Hoitoaika + 10 v/Vårdtid + 10 år
 
Asiakirjatyyppi:
Ilmoitus

 
 
Asiakirjan luokka:
12.07.00 Varhaiskasvatus
 
Asiakirjan tietosisältö:

Pyydetyt ja annetut lasta koskevat lausunnot ja arvioinnit, voivat olla varhaiskasvatussuunnitelman liitteinä, esim. varhaiskasvatuksen erityisopettajan lasunnot. 

 
Säilytysaika:
Säilytetään pysyvästi
 
Huomautukset:

1.8.2017 alkaen pysyvä digitaalinen säilytys digitaalisena muodossa olevilla.

Ennen 1.8.2017 muodostuneilla aineistoilla sekä 1.8.2017 jälkeen muodostuvilla analogisilla aineistoilla pysyvästi säilytetään 8, 18 ja 28 päivänä syntyneiden lasten asiakirjat. Muiden lasten osalta säilytysaika on 10 vuotta hoidon päättymisestä. 

Sosiaali- ja terveydenhuollosta saapuvia lausuntoja ei säilytetä pysyvästi varhaiskasvatuksen asiakirjakokonaisuudessa

 
Asiakirjatyyppi:
Lausunto

 
 
Asiakirjan luokka:
12.07.00 Varhaiskasvatus
 
Asiakirjan tietosisältö:

Varhaiskasvatuksen järjestämiseen ja toteuttamiseen liittyvät luvat ja suostumukset, kuten lupa kuljettaa lasta autolla, lupa vierailla/osallistua uskonnollisessa tilassa/tilaisuudessa, tiedonsiirtolupa, kuvaus- ja julkaisulupa sekä ilmoitus henkilöistä, jotka saavat hakea lapsen varhaiskasvatuksesta

 
Säilytysaika:
Hoitoaika + 5 vuotta
 
Asiakirjatyyppi:
Lupa

 
 
Asiakirjan luokka:
12.07.00 Varhaiskasvatus
 
Asiakirjan tietosisältö:

Varhaiskasvatukseen ottamista koskeva päätös, siirto toiseen varhaiskasvatuspaikkaan, päätös tai sopimus käytettävästä varhaiskasvatuspaikasta ja -ajasta, päätös lapsen poissaolosta isyysvapaan aikana, päätös varhaiskasvatuksen asiakasmaksuista.

 
Säilytysaika:
Hoitoaika + 10 v/Vårdtid + 10 år
 
Asiakirjatyyppi:
Päätös

 
 
Asiakirjan luokka:
12.07.00 Varhaiskasvatus
 
Asiakirjan tietosisältö:

Lapsen kasvukansio.

 
Säilytysaika:
Oma tarve
 
Huomautukset:

Kasvukansion tekeminen ei perustu mihinkään säädökseen ja toimintatavan osalta ei taida olla kovinkaan yhteneviä käytäntöjäkään. Asia ei ollenkaan oikeudellisena tai henkilöstön oikeusturvaan  liittyvänä. Kasvunkansiot tms. annetaan lapselle mukaan kun hän varhaiskasvatuksesta lähtee, mikäli sellaisia erillisesti kootaan. (Jarkko Lahtinen, Kuntaliitto)

Kansallisarkiston päätöksen mukaan varhaiskasvatussuunnitelma voi sisältää liitteitä, lausuntoja ja mm. lapsen kasvunkansio materiaaleja. Tällöin ne kasvunkansion tiedot säilytetään pysyvästi vaikka ne on erillisenä määritelty määräajan säilytettäväksi.

 
Asiakirjatyyppi:
Raportti

 
 
Asiakirjan luokka:
12.07.00 Varhaiskasvatus
 
Asiakirjan tietosisältö:

Lapsiryhmän lasten läsnäolopäiväkirja

 
Säilytysaika:
Hoitoaika + 10 v/Vårdtid + 10 år
 
Asiakirjatyyppi:
Raportti

 
 
Asiakirjan luokka:
12.07.00 Varhaiskasvatus
 
Asiakirjan tietosisältö:

Lapsen varhaiskasvatussuunnitelma oleellisine liitteineen (mm. lausuntoja ja lapsen kasvukansion materiaaleja).Suunnitelma arvioidaan vähintään kerran vuodessa.

 
Säilytysaika:
Säilytetään pysyvästi
 
Huomautukset:

1.8.2017 alkaen pysyvä digitaalinen säilytys kaikilla digitaalisessa muodossa olevilla.

Ennen 1.8.2017 muodostuneilla aineistoilla sekä 1.8.2017 jälkeen muodostuvilla analogisilla aineistoilla pysyvästi säilytetään 8, 18 ja 28 päivänä syntyneiden lasten asiakirjat. Muiden lasten asiakirjat säilytetään 10 vuotta hoidon päättymisestä.

Liitteeksi otettu asiakirja esim. lausunto tai lapsen kasvunkansion materiaalia säilytetään pysyvästi, vaikka se olisi erillisenä määritelty määräajan säilytettäväksi.

 
Asiakirjatyyppi:
Suunnitelma

 
 
Asiakirjan luokka:
12.07.00 Varhaiskasvatus
 
Asiakirjan tietosisältö:

Lääkehoitosuunnitelma

 
Säilytysaika:
Hoitoaika + 10 v/Vårdtid + 10 år
 
Asiakirjatyyppi:
Suunnitelma

 
 
Asiakirjan luokka:
12.07.00 Varhaiskasvatus
 
Asiakirjan tietosisältö:

Paikallinen varhaiskasvatussuunnitelma 

 
Säilytysaika:
Säilytetään pysyvästi
 
Asiakirjatyyppi:
Suunnitelma

 
 
Asiakirjan luokka:
12.07.00 Varhaiskasvatus
 
Asiakirjan tietosisältö:

Varhaiskasvatuksen järjestämiseen ja toteuttamiseen liittyvä varhaiskasvatuksen ja huoltajien välinen viestintä, esim. hoitoaikoihin liittyvät ilmoitukset

 
Säilytysaika:
Hoitoaika + 5 vuotta
 
Asiakirjatyyppi:
Viestintä