Tiedonhallinta

Tiedonhallinta

Tiedonhallinta(Information Management) on tietoprosessien järjestämistä siten, että tietojen saatavuus, löydettävyys ja hyödynnettävyys eri tarkoituksiin pyritään varmistamaan tiedon elinkaaren ajan. (Finto: Tietotermit 2016).

Hyvä tiedonhallintatapa edellyttää julkisuus periaatteen toteuttamisen sekä asiakirjahallinnon, tietoturvan, tietosuojan, sähköisen asioinnin ja tiedottamisen olevan organisoitu, järjestetty ja ohjeistettu. Arkistolaki, julkisuuslaki ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvä lainsäädäntö ja ohjeistus ovat keskeisessä roolissa tiedonhallinnan kehittämisessä.

Hyvä tiedonhallintatapa

Julkisuuslain (621/1999) mukaan viranomaisten tulee hyvän tiedonhallintatavan luomiseksi ja toteuttamiseksi huolehtia asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä, suojaamisesta, eheydestä ja muista tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä. Hyvän tiedonhallintatavan vaatimukset kohdistuvat myös sähköisten asiointipalvelujen kehittämiseen, tietojärjestelmien suunnitteluun, käyttöönottoon, käyttöön ja yhteentoimivuuteen.

Arkistolaki, Kuntalaki ja hallintosääntömalli

Arkistolain (831/1994, 9§) mukaan kunnanhallitus vastaa arkistotoimen järjestämisestä. Kunnanhallituksen on määrättävä se viranhaltija tai toimihenkilö, joka johtaa kunnan arkistotointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Kuntalain (410/2015, 90§) mukaan tulee hallintosäännössä olla määräykset mm. siitä kuinka asiakirjahallinto järjestetään. Kuntaliitto on julkaissut verkkokaupassa kunnan hallintosääntömallin. Luvussa 7 (seitsemän) käsitellään asiakirjahallinnon järjestämistä.  Kunnanhallitus vastaa mm. siitä, että asiakirjahallinnon ohjeistus, käytännöt, vastuut ja valvonta on määritelty kunnan eri tehtävissä.

Asianhallinnan kehittäminen

Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri on tarkoitettu käytettäväksi ohjeena kunnan asianhallinnan ja sitä tukevien tietojärjestelmien kehittämisessä, erityisesti hallinnon toimintatapojen digitalisoinnissa. Tavoitteena on yhdenmukaistaa asianhallinnan prosesseja ja käsitteitä ja siten edistää toteutusratkaisujen yhteentoimivuutta. Viitearkkitehtuurissa on kuvattu, miten asianhallinnan prosessit, sidosryhmät, roolit, tiedot ja tietojärjestelmäpalvelut toimivat kokonaisuutena.

Henkilötietojen käsittely

EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679) sovelletaan 25.5.2018 lukien ja se tulee korvaaman henkilötietolain vuodelta 1999. Asetus on suoraan sovellettavaa EU-alueella.  Henkilötietojen käsittelyä koskevat periaatteet asetuksen mukaan ovat: lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys, käyttötarkoitussidonnaisuus, tietojen minimointi, täsmällisyys, säilytyksen rajoittaminen, eheys ja luottamuksellisuus. Rekisterinpitäjän on pystyttävä osoittamaan tietosuojaperiaatteiden noudattaminen, puhutaan ns. osoitusvelvollisuudesta.

Rekisterinpitäjän velvollisuuksiin kuuluu huolehtia rekisteröidyn velvollisuuksista mm. rekisteröidyn informointi henkilötietojen käsittelystä, huolehtia tarkastusoikeuden toteuttamisesta ja virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon korjaamisesta. Asetus edellyttää myös entistä tarkempaa suunnittelua henkilötietojen käsittelyyn ja mm. riskilähtöisen toiminnan. 

Tietosuojavaltuutettu antaa henkilötietojen käsittelyä koskevaa ohjausta ja neuvontaa sekä valvoo henkilötietojen käsittelyä. Tietosuojavaltuutetun sivustosta tietosuoja.fi löytyy paljon tietoa asetuksesta ja siihen liittyvä ohjeistusta. Myös Kuntaliiton sivuilla Tietosuoja löytyy tietosuojaan liittyvää materiaalia.

Muutosten hallinta

Organisaatiomuutokset ja erilaiset yhteistyömuodot asettavat vaatimuksia asiakirjatiedon käsittelylle. Muutoksissa on huolehdittava asiakirjatietojen asianmukaisesta käsittelystä, saatavuudesta, tietoturvallisuudesta ja oikeusturvan toteutumisesta. Toiminnan on voitava jatkua organisaation muutostilanteista huolimatta hyvän tiedonhallintatavan ja hyvän henkilötietojen käsittelytavan mukaisesti. Lisätietoja löytyy Kuntaliiton julkaisemasta oppaasta Asiakirjahallinto ja asiakirjatiedon turvaaminen kunnallisten organisaatioiden muutostilanteissa.

tags