Asiakirja-aineistojen järjestäminen

Arkistolain (831/1994) 7 §:n mukaan arkistotoimen tehtävänä on varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen, huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta, määritellä asiakirjojen säilytysarvo ja hävittää tarpeeton aineisto.

Perinteisiin arkistonhoidollisiin tehtäviin kuuluvat aineiston järjestäminen ja luettelointi.

Hyvä tiedonhallintatapa edellyttää, että viranomainen huolehtii asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä ja suojaamisesta sekä eheystä ja muusta tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä. (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999)

Paperisten asiakirjojen osalta hyvä tiedonhallinnan vaatimukset edellyttävät mm. asiakirjojen järjestämistä arkistonmuodostussuunnitelman tai vanhojen arkistokaavojen mukaiseen järjestykseen. Aineiston käyttö ja tietopalvelun sujuvuus edellyttävät ajantasaisia arkistoluetteloita, hakemistoja ja kuvailutietoja.

Arkistoluettelot laaditaan kulloinkin voimassa olevaa arkistokaavaa käyttäen. Arkistokaava on pysyvästi säilytettävien analogisten, paperidokumenttien ja muiden fyysisten asiakirjojen luokitusjärjestelmä, joka määrittelee arkistonmuodostajan toiminnasta jäljelle jäävien asiakirjasarjojen keskinäisen järjestyksen ja osoittaa niiden muodostaman arkiston rakenteen.

Arkistokaava, ns. ABC-kaava, on asiakirjojen muotoon perustuva järjestelykaava. Asiakirjojen muotoon perustuvan järjestelykaavan mukaisesti järjestettyjä aineistoja ei muuteta taannehtivasti tehtäväpohjaisen arkistonmuodostuksen mukaiseksi. Tehtäväpohjaisessa arkistonmuodostuksessa arkistokaava noudattaa AMS:n mukaista tehtäväluokitusta.

Kuntien arkistonmuodostajien lakkauttamis- ja yhdistämistilanteissa tai arkistonmuodostuksessa tapahtuvien suurten muutosten seurauksena arkisto päätetään. Jos arkistonmuodostus ei ole tapahtunut suunnitelmallisesti asiakirjojen elinkaaren alusta alkaen, kertynyt arkistokokonaisuus joudutaan järjestämään jälkikäteen, jolloin puhutaan ns. vanhan arkiston järjestämisestä.

Kuntaliitto on julkaissut oppaan Asiakirjahallinto ja asiakirjatiedon turvaaminen kunnallisten organisaatioiden muutostilanteissa. Opas löytyy Kuntaliiton verkkokaupasta.

Sähköiseen säilytyspalveluun siirtämistä varten on olemassa Kansallisarkiston SÄHKE2-normi ja sitä täydentävä siirto-ohje. Siirtotiedoston muodostamisessa tulee noudattaa SÄHKE2-määräyksen mukaista siirtotoiminnallisuutta ja menettelyä.

Liitteenä  oleva oppimateriaali asiakirja-aineistojen järjestäminen sisältää asiakirja-aineistojen ja arkistojen järjestämiseen liittyvät keskeiset vanhojen asiakirja-aineistojen järjestämiseen periaatteet. Kyseiseen oppimateriaaliin tutustumalla saa apua aineistojen järjestämiseen liittyvistä toiminnoista ja ohjeista. Liitteenä ovat myös Suomen Kunnallisliiton arkistoalan asiantuntijoiden laatimat arkistokaavat, jotka ovat vuoden 1982 tilanteen mukaisesti laadittu ja näin ollen muodostavat arkistokaavojen mallikokoelman.

tags
Tuula Seppo

Etunimi
Tuula
Sukunimi
Seppo
erityisasiantuntija

Yhteystiedot
Puhelinnumero
+358 9 771 2664
Vastuualueet
  • Tiedonhallinta
  • Asiakirjahallinto
  • Arkistointi
Organisaatio
Suomen Kuntaliitto ry
Yksikkö
Tietoyhteiskunta