Asiakirjahallinta ja arkistotoimi

Tietokone

Aineistojen säilyminen, käytettävyys ja todistusvoima ovat asiakirjahallinnon ja arkistotoimen päätehtäviä. Sähköisen toimintaympäristön tiedonhallintaa ohjataan tiedonohjausuunnitelmalla (TOS). Tiedonohjaussuunnitelma laaditaan, kun siirrytään sähköisiin käsittelyprosesseihin, tietojärjestelmiin halutaan toteuttaa asiakirjallisten tietojen hallinnan automaattinen ohjaus ja kun organisaatio haluaa tietojärjestelmiensä täyttävän asiakirjallisten tietojen osalta laatuvaatimukset. Tiedonohjaussuunnitelma kytketään tietojärjestelmän taustalle siten, että se tuottaa käsittelyprosessin edetessä metatietoja.​ JHS 191 määrittelee tiedonohjausuunnitelman rakenteen.

Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) ja asiakirjahallinnon toimintaohjeet

AMS:n tehtävänä on ohjata pääasiassa paperisten asiakirjatietojen käsittelyä, säilyttämistä ja arkistointia. ​​Arkistolain (831/1994) 8§:n mukaan arkistomuodostajan on määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä ylläpidettävä niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa. Ohjeita arkistonmuodostussuunnitelman laatimiseksi löytyy Kansallisarkiston AMS-oppaassa. ​Lisäksi organisaatio tarvitsee asiakirjahallinnon toimintaohjeita, joiden laadinnassa lait, asetukset, määräykset ja hallintosääntö on otettava huomioon.

 

Asiakirjahallinta

Asiakirjahallinta on asiakirjatiedon hallintaa koko sen elinkaaren ajan. Keskeisiä asiakirjahallinnan suunnittelun välineitä ovat asiakirjahallinnon organisointi ja järjestäminen, ​​​​ lait ja asetukset ja niiden perusteella annetut määräykset ja ohjeet. Lainsäädännöstä esimerkkinä ovat keskeisimmät säädökset kuten kuntalaki, arkistolaki, julkisuuslaki, henkilötietolaki, hallintolaki, sähköinen asiointi viranomaistoiminnassa​​ ja useat toimiala- ja tehtäväkohtaiset säädökset.

Sähköisten toimintatapojen suunnitteluun asiakirja- ja tietohallinnossa vaikuttavat hyvän tiedonhallintatavan vaatimusten lisäksi arkistolaitoksen julkishallintoa velvoittavien SÄHKE -määräysten toteuttaminen sähköisen asiakirjatiedon käsittelyssä, hallinnassa ja säilyttämisessä. Kansallisarkiston SÄHKE2 -määräys edellyttää asiakirjatietojen elinkaaren ohjaamista tietojärjestelmissä ja mahdollistaa asiakirjatiedon luotettavan sähköisen säilyttämisen.

Arkistotoimi

Arkistotoimen tehtävänä on arkistolain 7 §:n mukaan varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen, huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta, määritellä asiakirjojen säilytysarvo ja hävittää tarpeeton aineisto. Arkistotointa on hoidettava siten, että se tukee arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista sekä yksityisten ja yhteisöjen oikeutta saada tietoja julkisista asiakirjoista. Lisäksi arkistotoimea hoidettaessa on huolehdittava, että otetaan asianmukaisesti huomioon yksityisten ja yhteisöjen oikeusturva ja tietosuoja, sekä varmistetaan yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien asiakirjojen saatavuus. Lopuksi on huomioitava, että  asiakirjat palvelevat myös tutkijoita tutkimuksen tiedon lähteinä. Arkistotoimen vaatimukset on otettava huomioon arkistonmuodostajan tieto- ja asiakirjahallinnossa.

Seulonta ja hävittäminen

Seulonnalla tarkoitetaan asiakirjatietojen määrälliseen supistamiseen liittyviä toimenpiteitä. Hävittämisellä tarkoitetaan määräajan säilytettävien asiakirjatietojen hävittämistä arkistosta ja tietojärjestelmistä sekä niiden tuhoamista vahvistettujen säilytysaikojen umpeuduttua.

Säilytysaikoja määriteltäessä on otettava huomioon yleinen lainsäädäntö, erityislainsäädäntö, kunnan toiminta ja hallintokäytäntö sekä kuntalaisten ja työntekijöiden oikeusturva. Kansallisarkisto määrää, mitkä asiakirjat tai asiakirjoihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi. Kansallisarkisto laatii viranomaisten tekemien seulontaesitysten pohjalta seulontapäätöksiä. Seulontapäätöksissä määritellään, mitkä julkishallinnon asiakirjatiedot on säilytettävä pysyvästi ja mikä on niiden säilytysmuoto. Kansallisarkiston säilytyspäätöspalvelusta löydät lisätietoja. Arkistolain 13 §:n mukaan tarpeeton aineisto tulee hävittää niille määrätyn säilytysajan jälkeen siten, että tietosuoja on varmistettu.

Suomen Kuntaliitto julkaisee kunnallisten asiakirjojen säilytysaikoja koskevia suosituksia. Julkaisut sisältävät sekä Kansallisarkiston määräykset pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista ja Kuntaliiton suositukset vähimmäissäilytysajoiksi. Julkaisut voi tulostaa Suomen Kuntaliiton kotisivuilla olevasta verkkokaupasta kirjoittamalla tuotehakuun Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat.

 

Hyvä tiedonhallintatapa edellyttää, että organisaatio arvioi asiakirjojen ja tietojärjestelmiin tallennettujen tietojensa merkityksen lainsäädännön, oman toimintansa ja tutkimuksen tietotarpeiden näkökulmasta. Asiakirjojen seulontaa ja hävittämistä ohjataan kunnassa virallisesti vahvistetun arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) tai tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS) olevien säilytysaikojen perusteella. Säilytysajat ovat aina vähimmäissäilytysaikoja, joita ei saa alittaa. Asiakirjoja ei myöskään saa hävittää ennen kuin asia, johon ne liittyvät, on käsitelty loppuun. Hävittämiselle pitää löytyä aina perusteet.

 

Sosiaali- ja terveysministeriö (STM) vastaa sosiaalihuollon ja terveydenhuollon asiakas- ja potilasasiakirjojen säilytysaikojen määrittämisestä. Potilasasiakirjojen säilytysajat: Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoissa 298/2009 ja Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 254/2015

tags
Tuula Seppo

Etunimi
Tuula
Sukunimi
Seppo
erityisasiantuntija

Yhteystiedot
Puhelinnumero
+358 9 771 2664
Vastuualueet
  • Tiedonhallinta
  • Asiakirjahallinto
  • Arkistointi
Organisaatio
Suomen Kuntaliitto ry
Yksikkö
Tietoyhteiskunta