Kunnille saapuvat tietopyynnöt

Tietojen luovuttamisesta perittävät maksut

50 euron seteleitä

Kunnista tulleen palautteen perusteella tietopyynnöt ovat lisääntyneet ja on ollut epätietoisuutta siitä, milloin tietojen antamisesta voidaan periä maksuja. Epätietoisuutta on ollut varsinkin silloin, kun kyse on ollut laajasta tietopyynnöstä.

Pyynnön tulee olla yksilöity

Jotta asiakirja tai tieto sen sisällöstä ylipäänsä voidaan antaa, on asiakirja yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa tai tietoa pyyntö koskee (JulkL 13.1 §). Pyyntö on siis tehtävä mahdollisimman selkeästi ja riittävän yksiselitteisesti. Pyyntö on yksilöity riittävästi, kun viranomainen voi sen perusteella selvittää, mitä asiakirjaa tai tietoa pyyntö koskee.

Asiallisesti rajoitukseton tai muuten erittäin laaja tietopyyntö ei täytä julkisuuslain mukaista yksilöintivaatimusta (Olli Mäenpää: Julkisuusperiaate).

Maksuttomuus pääsääntönä

Lähtökohtana tietojensaannissa julkisista asiakirjoista on maksuttomuus. Tiedon saanti asiakirjoista on kunnissa maksutonta, kun

  • asiakirjasta annetaan tietoja suullisesti
  • asiakirja annetaan viranomaisen luona luettavaksi tai jäljennettäväksi
  • sähköisesti talletettu asiakirja lähetetään sähköpostitse
  • asiakirjan antaminen kuuluu viranomaisen neuvonta-, kuulemis- tai tiedotusvelvollisuuden piiriin (ks. hallintolaki 8 §, 34 §).

Maksujen oltava kohtuullisia

Kuntien on tietopyynnöissä otettava huomioon julkisuuslain 34 §:n maksusäännökset. Hallintosäännössä on annettava tarpeelliset määräykset asiakirjoista perittävistä lunastuksista sekä asiakirja- ja tietopyynnöissä perittävistä maksuista. Yleensä maksuista päättää kunnanhallitus ja maksuissa noudatetaan kunnassa kustannusvastaavuuden periaatetta. Maksut ja lunastukset voivat olla tätä pienempiäkin.

Maksut eivät kuitenkaan saa vaarantaa julkisuusperiaatteen toteutumista, joten niiden tulee olla kohtuullisia. Esimerkiksi useiden kymmenien eurojen ”perusmaksua” kopiona annettavasta asiakirjasta ei voida pitää julkisuusperiaatteen toteutumisnäkökulmasta perusteltuna.

Kun asiakirja toimitetaan kopiona tai tulosteena, peritään siitä omakustannusperusteinen maksu.

Erityistoimenpiteitä vaativasta tiedon tai asiakirjan hausta voidaan periä tiedonhaun vaativuuden mukaan porrastettu maksu. Tiedon esille hakeminen vaatii erityistoimenpiteitä silloin, kun asiakirja ei ole yksilöitävissä ja löydettävissä viranomaisen julkisuuslain mukaisesti pitämästä asiakirjarekisteristä siinä käytettävän asiakirjaluokittelun eikä asiakirjan tunnisteen avulla eikä sähköisesti ylläpidetystä rekisteristä sen hakutoimintojen avulla.

Tietojen luovuttamisesta perittävät maksut on suositeltavaa julkaista kunnan verkkosivuilla.

Asiakirjahallintajärjestelmien on oltava julkisuuslain hyvän tiedonhallintatavan vaatimusten mukaisia, jolloin viranomaisilta tulisi voida saada julkiset tiedot vaivattomasti. Tiedon pyytäjää on avustettava yksilöimään asiakirjoja, joihin hän haluaa tutustua. Puutteet asiakirjahallintajärjestelmissä eivät saa aiheuttaa tietopyynnöissä asiakkaalle lisäkustannuksia.

Julkisuuslaki ei velvoita viranomaista laatimaan pyynnöstä selvityksiä eikä yhdistelemään tietoja. On kuitenkin mahdollista varautua tällaisiin palvelupyyntöihin ja määritellä niitä varten omat maksunsa.

Lisää aiheesta

tags
Palvelusähköposti-symboli

Etunimi
Palvelusähköposti
Sukunimi
hallintolakimiehet

Yhteystiedot
Vastuualueet

 
Palvelemme muun muassa kuntien hallintoon ja johtamisjärjestelmään, päätöksentekoon ja hallintomenettelyyn sekä julkisuuteen ja tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä.
 

Palvelemme kuntien henkilöstöä ja luottamushenkilöitä heidän tehtäviinsä liittyvissä asioissa. Suosittelemme käyttämään ensisijaisesti palvelusähköpostiamme.

Organisaatio
Suomen Kuntaliitto ry
Yksikkö
Lakiasiat
Tiimi
Palvelusähköpostit