Sopimukset

Reklamaatio

Sopimusrikkomuksiin tai muihin puutteisiin on reagoitava välittömästi. Mikäli reklamoinnissa viivyttelee liian kauan, sopijakumppani voi menettää oikeutensa vedota kyseiseen puutteeseen.

Reklamointi tulee tehdä heti, vaikka esimerkiksi sopimusrikkomuksesta aiheutuneiden vahinkojen määrä ei ole vielä tiedossa. Tällöin reklamaatiossa varataan tilaisuus täsmennettyjen vaatimusten tekemiseen myöhemmin. Heti reklamoinnin tarpeen ilmentyessä tulee myös tarkistaa, onko sopimukseen kirjattu reklamointia koskevia ehtoja.

Reklamoi aina kirjallisesti

Suullista reklamaatiota on vaikea todentaa jälkikäteen. Esimerkiksi sopimuksen purkaminen tai tarjoajan poissulkeminen huonojen kokemusten vuoksi edellyttää kirjallista reklamaatiota, joka on selkeästi dokumentoitu. Reklamaation lähettäjän tulee pystyä näyttämään toteen, että vastaanottaja on saanut tiedon reklamaatiosta. Varmin tapa on lähettää reklamaatio postitse saantitodistuksella tai haastemiehen välityksellä. Käytännössä reklamaatiot lähetetään usein sähköpostin välityksellä. Tällöin on syytä pyytää vastaanottajaa kuittaamaan sähköpostiviesti omallaan ja toteamaan, että hän on vastaanottanut kyseisen reklamaation.

Kirjallisten reklamaatioiden merkitys korostuu mahdollisessa oikeudenkäynnissä. Kunnan on voitava todistaa reklamoineensa asiasta ja että vastaanottaja on saanut reklamaatioista tiedon. 

Reklamaation sisältö

Reklamaatioon kannattaa kirjata ainakin seuraavat asiat

  • asioiden taustat
  • sopimus ja osapuolet
  • mitä suorituksesta on sovittu
  • reklamaation syy, eli miten suoritus poikkeaa sovitusta (yksilöidään puutteet, virheet, sopimusrikkomus)
  • yksilöidään rikkomuksesta reklamoijalle aiheutuneet seuraamukset
  • esitetään vaatimukset ja yksilöidään ne niin hyvin kuin tässä vaiheessa on mahdollista (esim. korvattavien vahinkojen määrä)
  • varataan oikeus täsmennettyjen yksilöityjen vaatimusten esittämiseen myöhemmin (esim. vahingon määrä ei ole tässä vaiheessa vielä välttämättä tiedossa)
  • päiväys ja allekirjoitukset 

Kiinnostaako laatu, maksatko turhasta?

Reklamaatiot tulee dokumentoida huolellisesti ja tallentaa esimerkiksi organisaation sopimushallintajärjestelmään tai muuhun vastaavaan paikkaan, josta kaikki kyseistä sopimusta koskeva materiaali on helposti löydettävissä. Näin sopimuskumppanin puutteet tai rikkomukset ovat sopimuksesta vastaavien henkilöiden tiedossa myös mahdollisissa henkilömuutostilanteissa. Sopimuksen seuranta ja tarpeen mukaan reklamoiminen ovat laadukkaan ja toimivan sopimuskauden edellytys. Tällöin myös varmistetaan, että tilaaja saa palvelua, jota se on tilannut ja josta se maksaa.

tags