Tarkastus ja valvonta - Tarkastuslautakunta

Tarkastuslautakuntien toiminta valtuustokauden vaihtuessa ja tilintarkastusyhteisön valinta

1 Johdanto

Tilintarkastus on lakisääteistä ja riippumatonta toimintaa, jossa selvitetään tilikauden hallinnon ja taloudenhoidon lain- ja päätöstenmukaisuutta. Tilintarkastaja ottaa kantaa myös siihen, antavatko tilinpäätös ja konsernitilinpäätös oikeat ja riittävät tiedot tilikauden tuloksesta, taloudellisesta asemasta, rahoituksesta ja toiminnasta. Lisäksi tilintarkastaja tarkastaa, ovatko valtionosuuksien perusteista annetut tiedot oikeita sekä onko kunnan sisäinen valvonta ja riskienhallinta sekä konsernivalvonta järjestetty asianmukaisesti.

Tilintarkastaja luovuttaa tarkastuslautakunnalle valtuustolle osoitetun tilintarkastuskertomuksen. Siinä tilintarkastaja esittää, onko tilinpäätös hyväksyttävä, ja voidaanko tilivelvollisille myöntää vastuuvapaus.

Tilintarkastajalla tulee olla edellytykset riippumattomaan tilintarkastukseen (JHT-laki 4 §, KuntaL 122 §). Tilintarkastustehtävää suorittaessaan tilintarkastajan tulee noudattaa julkishallinnon hyvää tilintarkastustapaa.

Tilintarkastaja tuottaa luotettavaa ja käyttökelpoista tietoa eri toimialojen taloudesta ja toiminnasta. Tilintarkastajan havainnot auttavat kehittämään toimintaa ja luovat edellytyksiä toimintaa korjaaville päätöksille. Vastuu toimenpiteistä, joihin tilintarkastajan havainnot antavat aihetta ovat aina tarkastuskohteen johdolla. Havaintoihin liitetään mahdollisuuksien mukaan ehdotus tai suositus menettelytavoiksi. Parhaimmillaan tilintarkastus luo hyvät edellytykset toimintojen uudelleen arvioinnille ja uudistamiselle (Julkishallinnon hyvä tilintarkastustapa).

 2 Tarkastuslautakuntien toiminta valtuustokauden vaihtuessa ja tilintarkastusyhteisön valinta

Uuden kuntalain 121 §:n mukaan valtuusto asettaa tarkastuslautakunnan hallinnon ja talouden tarkastuksen ja arvioinnin järjestämistä varten. Tarkastuslautakunta valitaan valtuuston toimikaudeksi, jollei valtuusto ole päättänyt tätä lyhemmästä toimikaudesta (KuntaL 32 §, voimaan 1.7.2017). Kesäkuussa 2017 valittavan valtuuston toimikauden ensimmäisen tilikauden (2017) arvioinnin suorittaa kokonaisuudessaan samana vuonna valittava uusi tarkastuslautakunta. Vanhan tarkastuslautakunnan tehtävä jatkuu siihen saakka, kunnes toimikauden viimeisen tilikauden eli vuoden 2016 tilintarkastus ja arviointi on suoritettu. Aikataulusyistä erityisesti suuremmissa kunnissa voi olla perusteltua, että vanha tarkastuslautakunta valmistelisi tilikauden 2017 arviointisuunnitelmaa ja arviointeja ennen uuden tarkastuslautakunnan toiminnan aloittamista. Uusi lautakunta kuitenkin hyväksyisi lopullisen arviointisuunnitelman.

Tilintarkastusyhteisön valinnan valmistelu on osa tarkastuslautakunnan vastuulle kuuluvaa hallinnon ja talouden tarkastuksen järjestämistä. Tilintarkastusyhteisön toimikausi ei ole sidottu tarkastuslautakunnan ja valtuuston toimikauteen, vaan tilintarkastusyhteisö voidaan valita kerrallaan enintään kuuden tilikauden ajaksi. Toimikauden pituus voidaan viedä valtuustolle ratkaistavaksi joko erillisenä asiana tai tilintarkastajan valinnan yhteydessä. Viimeksi mainitussa tapauksessa on mahdollisuus kauden muutokseen huomioitava tarjouspyynnössä.

Koska tilintarkastajan toimikauden pituutta ei ole kuntalaissa enää sidottu tarkastuslautakunnan toimikauteen, sillä valmisteleeko tilintarkastusyhteisön valinnan vanha vai uusi tarkastuslautakunta, ei ole merkitystä. Myös valintapäätöksen voi siten tehdä vanha tai uusi valtuusto. Mikäli tilintarkastusyhteisön toimikausi kuitenkin vastaa valtuuston toimikautta, voi olla perusteltua, että uutta tilintarkastuskautta koskevan tarjouspyynnön ja -vertailun, mukaan lukien esitys tilintarkastajan toimikauden pituudesta, valmistelee vanha tarkastuslautakunta. Vanha tarkastuslautakunta pystyy hankkimansa kokemuksen perusteella paremmin arvioimaan tarvittavien tarkastuspäivien määrän ja tarkastuspalvelujen laatua koskevat vaatimukset. 

3 Tilintarkastajan valinta kunnan ja kuntayhtymän tytäryhteisöihin 

Kuntalain 122.2 §:n mukaan kunnan tytäryhteisön tilintarkastajaksi on valittava kunnan tilintarkastusyhteisö, jollei tästä poikkeamiseen ole perusteltua tarkastuksen järjestämiseen liittyvää syytä. Tällainen syy voi olla esimerkiksi konsernin suuri koko.

Kuntakonsernissa tehtyjen päätösten pohjalta tarkastuslautakunnan on perusteltua sille kuntalain mukaan kuuluvan koordinaatiotehtävän puitteissa kilpailuttaa tytäryhteisöjen tilintarkastuksen samanaikaisesti kunnan ja kuntayhtymän tilintarkastuspalvelujen kilpailuttamisen yhteydessä vastaavaksi ajanjaksoksi.

Tarkastuslautakunnan toiminta tarjouskilpailun järjestäjänä koko kuntakonsernin puolesta perustuu kuntalakiin (121.2 § kohta 4). Sen mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta huolehtiminen. Lain perustelujen mukaan yhteensovittaminen voi tarkoittaa kuntakonsernin tilintarkastuspalvelujen kilpailuttamisen järjestämistä koskien muun muassa tarjouspyyntöä, tarjousvertailua ja tilintarkastajaehdokkaiden nimeämistä konserniyhteisöihin.

Tytäryhteisö toimii hankintayksikkönä tilintarkastajan valinnassa. Valintapäätöksen tekee tytäryhteisön yhtiökokous tai vastaava toimielin ao. yhteisölaissa tai yhtiöjärjestyksessä taikka säännössä määrätyksi toimikaudeksi.

Uuden tilintarkastuslain mukaan JHT-tilintarkastajalla tarkoitetaan HT-tilintarkastajaksi hyväksyttyä luonnollista henkilöä, jolle on hyväksytty julkishallinnon ja -talouden tilintarkastajan JHT-erikoispätevyys (1:2 §). JHT-tilintarkastaja voi siten toimia tilintarkastajana niissä tytäryhteisöissä, joihin ei edellytetä KHT-tilintarkastajaa. Kunnan ja kuntayhtymän tytäryhteisöön on voitu vielä 31.12.2016 päättyvälle tilikaudelle valita päävastuulliseksi tilintarkastajaksi JHTT-tarkastaja KHT- tai HT-tarkastajan sijasta tietyin yhteisön kokoon liittyvin rajoituksin. Poikkeuksesta on säädetty tilintarkastuslain siirtymäsäännöksessä (12:2 § kohta 3 §). 

Tilitarkastuslain mukaan (2:2 §) tilintarkastaja voidaan jättää valitsematta pienissä kirjanpitovelvollisissa. Kuntaliitto suosittaa kuitenkin, että kaikkiin kunnan ja kuntayhtymän tytäryhteisöihin ja -säätiöihin valitaan auktorisoitu tilintarkastaja. 

 
4 Tilintarkastuspalvelujen kilpailuttaminen ja tarjouspyynnön laadinta

Tilintarkastuspalvelujen hankinnassa noudatetaan julkisista hankinnoista annettua lakia (348/07) ja valtioneuvoston asetusta julkisista hankinnoista (614/07). Hankintalain mukaan kunnan ja kuntayhtymän tulee kilpailuttaa ns. kynnysarvot ylittävien tilintarkastuspalvelujen hankinta. Kynnysarvot määräytyvät hankintakokonaisuuden ennakoidun kokonaisarvon mukaan ilman arvonlisäveroa. Hankinnan ennakoitu arvo lasketaan hankittavien tarkastuspalveluiden vuosittaisen arvon mukaan kerrottuna sopimuskauden pituudella (vuosittainen arvo x sopimusvuosien määrä = hankinnan ennakoitu kokonaisarvo). 

Ennakoidun arvon perusteella tarkistetaan, ylittääkö hankinta EU:n vai kansalliset kynnys-arvot. EU:n kynnysarvo (1.1.2016 alkaen 209 000 euroa) ylittyy tilintarkastuspalveluissa yleensä vain suurimmissa kaupungeissa. Sen sijaan kansallinen, 30 000 euron kynnysarvo, ylittyy useimmissa kunnissa. Kynnysarvot ylittäviin hankintoihin sovelletaan hankintalakia. Sen sijaan em. kynnysarvot alittaviin hankintoihin eli ns. pienhankintoihin tulee soveltaa avointa ja syrjimätöntä hankintamenettelyä sekä kuntien omia hankintaohjeita pienhankintojen kilpailuttamisesta. 

Kunnan tai kuntayhtymän ja sen tytäryhteisöjen tarkastuspalveluja käsitellään erillisinä hankintakokonaisuuksina arvioitaessa kynnysarvojen ylittymistä. Sekä kansallisen että EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat on ilmoitettava työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämässä sähköisessä ilmoituskanavassa HILMA:ssa.  EU-kynnysarvot ylittävät hankinnat tulee myös ilmoittaa EU:n hankintailmoituskanavassa TED:ssä.

Tilintarkastuspalvelujen kilpailuttamisessa on pääsääntöisesti perusteltua noudattaa avointa hankintamenettelyä, sillä kunta-alan tilintarkastuspalveluissa tarjoajien lukumäärä on melko pieni.

4.1 Tarkastustehtävien laajuus ja sisältö

Tarjouspyynnön tulee sisältää tiedot hankinnan kohteesta, sisällöstä ja laajuudesta. Olennaisia tarjouksessa huomioon otettavia ja tarkastuksen sisältöön ja laajuuteen vaikuttavia seikkoja ovat mm.

  • palvelutuotannon liikelaitostaminen
  • palvelutuotannon ulkoistaminen
  • palvelujen järjestäminen yhteistoiminnassa muiden kuntien ja kuntayhtymien kanssa
  • kunnan konsernirakenne
  • tukipalvelujen (varsinkin kirjanpidon ja palkanlaskennan) ulkoistaminen (minne on ulkoistettu, tiedot tarjouspyyntöön)
  • maakuntauudistus.

Hankittavien tilintarkastuskausien määrä:

Valtuusto valitsee tilintarkastusyhteisön kerrallaan 1–6 vuodeksi. Toimikauden pituutta arvioitaessa on kuitenkin huomattava, että vuosittaisten tarkastuspäivien määrä on myös jossain määrin riippuvainen hankittavien tarkastuskausien määrästä niin, että lyhyempi toimikausi edellyttää enemmän tarkastuspäiviä vuodessa.

Tarkastuspalvelut tulee tarjouspyynnössä eritellä

  • kunnan ja kuntayhtymän lakisääteiseen tilintarkastukseen
  • muihin kunnan ja kuntayhtymän tarkastuspalveluihin
  • tytäryhteisöjen tilintarkastukseen.  

4.1.1 Kuntalain mukainen tilintarkastus

Tarjouspyynnössä on tarjousten vertailun mahdollistamiseksi määriteltävä tarkastuspäivien lukumäärä. Kuntaliitto suosittaa, että vuotuisten tarkastuspäivien määrä olisi sitä suurempi, mitä lyhyempi on sopimuskausi. Aiemmin tilintarkastaja on yleensä laatinut tarkastussuunnitelman neljäksi vuodeksi, jolloin kunnan kaikkia toimialoja on tarkastettu sopimuskauden aikana. Jotta tilintarkastaja pystyy hoitamaan lakisääteisen velvollisuutensa, tulee hänellä olla riittävästi tarkastuspäiviä käytössään.

Lakisääteisen tilintarkastuksen tarkastuspäivien määrän arvioinnissa on syytä ottaa huomioon ainakin tarkastuspäivien tarve ja riittävyys aikaisemmilla tarkastuskausilla. Tarvittavien tarkastuspäivien määrää lisäävät mm. kuntajaon muutokset, kuntayhteistyöjärjestelyt ja muut merkittävät muutokset kunnan organisaatiossa ja konsernirakenteessa tulevalla tarkastuskaudella.

Kuntayhtymissä on tarpeen arvioida nykyisten tarkastuspäivien riittävyyttä erityisesti silloin, kun kuntayhtymän tehtäviä on lisätty tai sen toiminta on muutoin laajentunut.

Tarjouspyynnössä on syytä määritellä ostettavien tarkastuspäivien lukumäärä yksiselitteisesti. Tällöin saadaan lasketuksi tarjousten kokonaishinnat vertailukelpoisesti.

Tarjouspyynnössä on syytä määritellä ostettavien tarkastuspäivien lukumäärä yksiselitteisesti. Tällöin saadaan lasketuksi tarjousten kokonaishinnat vertailukelpoisesti.arjouspyynnössä on syytä määritellä ostettavien tarkastuspäivien lukumäärä yksiselitteisesti. Tällöin saadaan lasketuksi tarjousten kokonaishinnat vertailukelpoisesti.

Todellisten tarkastuspäivien lukumäärä perustuu tilintarkastajan tekemään riskienarviointiin ja sen edellyttämään tarkastustyön määrään. Siksi tarjouspyynnössä käytetty tarkastuspäivien lukumääräarvio voi poiketa toteutuvista tarkastuspäivistä.

4.1.2 Muut palvelut

Tarjouspyynnössä esitetään kuvaus muun tarkastuspalvelun sisällöstä ja laajuudesta.

Muita tarjouspyynnössä erikseen mainittavia tarkastuspalveluja ovat muun muassa 

  • EU-projektien tilintarkastukset
  • muut tilintarkastukseen liittyvät palvelut (ICT-, alv-, sopimustarkastus yms.)
  • arviointipalvelut tarkastuslautakunnalle. 

 
Muiden palvelujen määrä ja niiden sisältö aiheutuvat yleensä kunnan omasta tarpeesta. Tarjouspyynnössä on syytä arvioida myös näiden palvelujen määrä sekä pyytää niistä tarjoushinta.

Tarkastuslautakunnan sihteeripalvelut eivät kuulu lakisääteiseen tilintarkastukseen. Jos kuitenkin tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävät halutaan kilpailuttaa, tarjouspyynnöstä tulisi ilmetä tarjousten vertailussa käytettävä sihteerin tehtävien työtuntien määrä. Tarjouspyynnössä on myös syytä esittää tarkastuslautakunnan sihteerille kuuluvat tehtävät.

Arviointityö on syytä erottaa tarkastuslautakunnan teknisen sihteerin tehtävästä. Arviointityö kuuluu tarkastuslautakunnalle, ja tilintarkastaja raportoi tai häntä kuullaan asiantuntijana tarkastuslautakunnan kokouksessa. Tarkastuslautakunta voi kilpailuttaa myös arviointityön tukipalvelut, jotka tulee tällöin määritellä tarjouspyynnössä sisällön ja laajuuden osalta.

4.2 Soveltuvuus ja valintakriteerit

Tarjouspyynnön valmistelu on syytä tehdä huolella. Erityistä huomiota on syytä kiinnittää soveltuvuusehtojen täyttymiseen, laadun määrittelyyn, laadun arviointiin sekä päätöksen perustelemiseen. Myös hankintailmoituksen laadinnassa on syytä olla tarkkana. Sen tulee sisällöltään vastata tarjouspyyntöä. Virheet hankintailmoituksessa johtavat helposti päätöksen kumoamiseen.

4.2.1. Soveltuvuus

Tarjoajien soveltuvuus on arvioitava ennalta ilmoitettuja, tarjoajien taloudelliseen ja rahoitukselliseen tilanteeseen, tekniseen suorituskykyyn tai ammatilliseen pätevyyteen liittyviä taikka muita objektiivisia ja syrjimättömiä perusteita noudattaen.

Tilintarkastajan tulee olla tilintarkastusyhteisö, joka voi olla myös JHTT-yhteisö. Yhteisön on määrättävä vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi JHT- tai JHTT-tilintarkastaja. Julkishallinnon ja -talouden tilintarkastuksesta annettu uusi laki (1142/2015) tuli voimaan 1.1.2016. Sen mukaan JHTT-yhteisön hyväksyminen on voimassa enintään viisi vuotta lain voimaan tultua, minkä jälkeen JHTT-yhteisön hyväksyminen lakkaa. Uuden tilintarkastuslain (1141/2015) voimaantulon jälkeen myös kaikki HTM- ja KHT-yhteisöt ovat tilintarkastus-yhteisöjä. 

Tilintarkastajalla on oltava edellytykset riippumattomaan tilintarkastukseen. Tämä edellyttää, ettei tarkastettava (tilivelvollinen) osallistu tilintarkastajan valintaan. Tilintarkastajan valinnan valmistelu tarjouspyyntöineen on siten tarkastuslautakunnan tehtävä.

Kuntien tilintarkastuksessa soveltuvuuden arviointi perustuu pääosin kuntalakiin ja pääsääntöisesti riittää se, että tarjoaja on tilintarkastusyhteisö. Tilintarkastusvalvonta muun muassa valvoo, että tilintarkastajat ylläpitävät ja kehittävät ammattitaitoaan ja säilyttävät hyväksymisen edellytykset.

Tarjouspyynnössä voidaan asettaa soveltuvuudelle lisäedellytyksiä, jotka liittyvät yhteisön tai päävastuullisen tarkastajan kokemukseen. Lisäksi on täsmennettävä, kuinka paljon kokemusta ja minkälainen kokemus otetaan huomioon. Soveltuvuudelle asetettujen ehtojen tulee liittyä hankinnan kohteeseen.

Tarjouspyynnössä voidaan asettaa myös palvelu sisältöön, toimitusaikaan, kieleen, sopimusehtoihin ja hinnan määrittelyyn ja muita ehtoja. Tarjouspyyntöä ja -menettelyä vastaamattomat tarjoukset on pääsääntöisesti hylättävä.

Tarjoajan soveltuvuuden arviointi ja poissulkeminen tarjouskilpailusta tulee tehdä tarjousmenettelyn erillisenä vaiheena ennen tarjousten vertailua.

Lisäksi tarjoajan soveltuvuuden varmistamiseksi on pyydettävä tilaajavastuulain mukaiset tiedot merkitsemisestä kauppa-, ennakkoperintä-, työnantaja- ja arvonverovelvollisten rekisteriin.

4.2.2. Vertailuperusteet

Tarjouspyyntö on laadittava niin selväksi, että sen perusteella voidaan antaa yhteismitallisia ja keskenään vertailukelpoisia tarjouksia.

Tarjouspyynnössä on oltava hankinnan kohteen määrittely sekä tarjouksen valintaperuste ja käytettäessä valintaperusteena kokonaistaloudellista edullisuutta vertailuperusteet ja niiden tärkeysjärjestys tai painoarvo. EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa tulee esittää tarjouksen vertailuperusteet ja niiden suhteellinen painotus tai kohtuullinen vaihteluväli taikka poikkeuksellisissa tapauksissa vertailuperusteiden tärkeysjärjestys.

Tilintarkastuspalveluissa, joissa palvelun tarjoamisesta vastaavien henkilöiden asiantuntemuksella, ammattitaidolla tai pätevyydellä on erityinen merkitys, vertailuperusteina voidaan käyttää myös hankinnan toteuttamisessa tarvittavaa tarjoajien soveltuvuuden vähimmäisvaatimukset ylittävää yksilöityä pätevyyttä, kokemusta ja ammattitaitoa.

Markkinaoikeuden oikeuskäytännössä laatukriteereitä on pidetty liian yksilöimättöminä ja epätäsmällisinä kun ne on ilmaistu pelkästään sanoilla kokemus, ammattitaito, koulutus, käytännön toteutus, erityisosaaminen, vertailu ja raportointi, yhteistyö kunnan luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden kanssa, neuvontatyön resurssit tai muut palvelut. Markkinaoikeus on perustellut hylkääviä päätöksiä muun ohella seuraavasti: Vertailuperusteet olivat niin yksilöimättömiä ja epätäsmällisiä, etteivät tarjoajat ole voineet ennakoida, millä seikoilla tulee olemaan merkitystä tarjousvertailussa.

Laatutekijät on siis ilmaistava yksityiskohtaisemmin ja kerrottava, mitkä ovat ne tekijät, joihin hankintayksikkö kiinnittää vertailussa huomiota. Tämä voidaan tehdä esimerkiksi laatulomakkeella, jossa eritellään vertailussa tärkeinä pidetyt tekijät.

Laissa julkisista hankinnoista ei ole kaavaa, jonka mukaisesti hintavertailu tehdään, joen se on hankintayksikön päätettävissä.

Pisteytyksen tulee antaa oikea kuva todellisista hintaeroista. Markkinaoikeus on kumonnut hankintayksikön päätöksen, kun tarjousten hinta ei ollut saanut vertailussa sille tarjouspyynnössä ilmoitettujen painoarvojen mukaista merkitystä, kun tarjouksia ei ollut pisteytetty hintoja aidosti kuvastavalla tavalla.

Yleisesti käytetty kaava on:

maksimipisteet x halvin hinta / asianomaisen tarjouksen hinta

4.3. Hankintapäätös

Kunnan on tehtävä tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä valinnasta kirjallinen päätös, joka on perusteltava sanallisesti.

Tarjouksista on hyväksyttävä se, joka on kokonaistaloudellisesti edullisin tai hinnaltaan halvin. Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen arvioinnissa käytettävien vertailuperusteiden tulee liittyä hankinnan kohteeseen ja mahdollistaa tarjousten puolueeton arviointi.

 Päätöksen tulee sisältää olennaiset tiedot tarjouskilpailun ratkaisemisesta sekä siihen vaikuttaneista keskeisistä seikoista, kuten valintaperusteet ja niiden soveltamistapa. Tarjouksia on verrattava jokaista vertailuperustetta käyttäen ja hankintapäätöksessä on perusteltava perusteiden soveltaminen tarjoukseen. Tarjousvertailussa on selvästi ilmettävä kaikista tarjouksista, miten niitä on arvioitu kunkin vertailuperusteen osalta sanallisesti ja tarjousvertailusta on ilmettävä, mihin annetut piste-erot perustuvat. Oikeuskäytännön mukaan hankintapäätöksestä on ilmettävä, mihin konkreettisiin tarjouksista ilmenneisiin seikkoihin suoritettu vertailu on kunkin vertailuperusteen osalta perustunut.

Pelkkä pisteytys ei ole riittävä perustelu valinnalle.

5 Hankintasopimus ja sopimusehdot

Hankintalaissa edellytetään, että tarjouspyynnön tai hankintailmoituksen on sisällettävä tiedot, joilla on olennaista merkitystä hankintamenettelyssä ja tarjousten tekemisessä. Sopimusehdot ovat olennainen osa tilintarkastuspalvelujen hankintaa ja ne vaikuttavat myös tarjousten sisältöön ja hintaan. Tämän johdosta hankintasopimuksen sopimusehdot tulisi muotoilla jo tarjouspyynnön laadintavaiheessa. Kuntaliitto suosittelee, että tarjouspyyntöasiakirjoihin liitettäisiin myös sopimusluonnos. Lisäksi on huomioitava, että keskeisistä sopimusehdoista ei voida poiketa enää sopimuksentekovaiheessa, sillä tällöin tarjoajien tasavertainen kohtelu vaarantuisi.

Hankintalain 76 §:n mukaan hankintasopimus syntyy kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Näin ollen, kun tarjousvertailu ja hankintapäätös on tehty, on valitun tilintarkastusyhteisön kanssa laadittava ja allekirjoitettava hankintasopimus. Sopimuksen syntymistä koskevien tulkintatilanteiden välttämiseksi hankintayksikön tulisi viimeistään hankintapäätöksen tiedoksiannossa ilmoittaa, että hankintasopimus ei synny hankintapäätöksellä vaan vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

5.1. Sopimukseen nimettävä vastuuhenkilö

Sopimuksessa tulisi kummankin sopijapuolen määritellä yhteyshenkilöt, joiden tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja tiedottaa sopimuksen toteutumiseen liittyvistä asioista. Sopimuksen vastuuhenkilöille tulisi raportoida sopimuksen toteutumisesta ja siihen liittyvistä ongelmista. Sopimusten laatijoiden ja vastuuhenkilöiden lisäksi sopimusta käytännössä toteuttavien henkilöiden tulisi tuntea ja ymmärtää sopimuksen sisältö.

5.2. Sopimusvalvonta

Yhteistyö sopijakumppaneiden välillä on tärkeää. Sopimusvalvonnan tarkoituksena on varmistaa, että niin kunta kuin sopimuskumppani täyttävät sopimuksessa sovitut velvoitteet. Passiivisuus saattaa johtaa tilaajan sopimuksella saavuttamien oikeuksien menettämiseen. Siksi on tärkeää, että sopijakumppanin sopimusvelvoitteista poikkeavaan käytökseen reagoidaan nopeasti. Monet ongelmat voidaan välttää etukäteen, kun annetaan ajoissa ja asiallisesti palautetta.

5.3. Sopimusehdoissa huomioitavia seikkoja

Kunnalla on kohtuullisen laaja harkintavalta sen suhteen, minkälaisia sopimusehtoja se haluaa tilintarkastuspalveluihin asettaa. Erityisesti pitkäaikaisissa sopimuksissa kunnan kannattaa huomioida, että sopimus sisältää asianmukaiset irtisanomis- ja purkuehdot sekä toimintamallin tilanteeseen, jossa käsitellään mahdollisen kuntaliitoksen vaikutusta tilintarkastustoimeksiannon jatkumiseen tai päättymiseen kesken sopimuskauden.    

tags
Sari Korento

Etunimi
Sari
Sukunimi
Korento
Kehittämispäällikkö

Yhteystiedot
Puhelinnumero
+358 9 771 2616
Vastuualueet
  • kirjanpitolautakunnan kuntajaoston sihteeri
  • talouden ohjaus
  • tarkastus
  • sisäinen valvonta
  • riskienhallinta
Organisaatio
Suomen Kuntaliitto ry
Yksikkö
Kuntatalous
Marja-Liisa Ylitalo

Etunimi
Marja-Liisa
Sukunimi
Ylitalo
erityisasiantuntija

Yhteystiedot
Puhelinnumero
+358 9 771 2083
Vastuualueet
  • talouden ohjaus
  • tarkastus
  • sisäinen valvonta
  • riskienhallinta
Organisaatio
Suomen Kuntaliitto ry
Yksikkö
Kuntatalous