AKUSTI-foorumin sote-tietojärjestelmämuutoksiin liittyvät selvitykset ja tuotokset

Tietojärjestelmämuutosten tukimateriaalit

toteutuksen tehtäväkartta

Asiakas- ja potilastietojärjestelmien käyttöönoton tukimateriaalien huoneentaulu

Valmistelu ja esiselvitysvaiheen tueksi

  • Käy läpi APTJ-muutosten tehtäväverkko- ja korttimateriaali, jotta saat laajemman käsityksen tehtäväkokonaisuudesta.
  • Tutustu toimivaltakarttaan, josta saat kuvan päätöksenteon vastuutahoista ja tarvittavista päätöksistä. Hyödynnä hankintapäätöksissä ja hankintamahdollisuuksien kartoituksissa hankintalain reunaehdot selvitystä ja kustannus-hyötyarvioinnin pohjaa.
  • Kartoita riippuvuudet käyttämällä projektin riippuvuusmatriisia.
  • Johda projektia systemaattisesti ja ota käyttöön projektin tilanteen seurantanäkymä, jonka tehtäväluetteloon on mahdollista luokitella tehtävän suorittamisen seuranta ja aikatauluttaminen sekä resurssien allokaatio. Arvioita tehtävien kokoluokasta ja kyvykkyyksistä löytyy APTJ-tehtäväverkosta/-korteista.
  • Selvitä millaisia toiminnan kuvauksia tarvitaan toiminnanmuutoksessa. Toiminnan kuvaukset ovat toiminnallisten työryhmien tukimateriaalina sosiaali- ja terveydenhuollossa tapahtuvassa toiminnanmuutoksessa ja tähän liittyvässä organisaatioiden yhdistymistarpeessa tarvittavassa suunnittelutyössä. Hyödynnä AKUSTI-foorumissa tehtyä opasta toiminnan kuvauksista.

Selvitä projektin alkuvaiheessa tuen ja ylläpidon osalta organisaation/organisaatioiden nykytila ja tavoitetila.

  • Hyödynnä AKUSTI-foorumissa tehtyä tukipalveluiden valmistelun ohjemateriaalia.
  • Suunnittele päätöksentekoa varten yhteistyömallit järjestelmän kehittämisen ja ylläpidon osalta.
  • Varmista, että järjestelmälle on nimetty omistaja, joka vastaa päätöksenteosta yhteistyössä muun ohjausryhmän kanssa.
  • Sovi ylläpitovastuut (ainakin palvelupiste, käyttäjähallinta, sisältötuki/pääkäyttäjä, lähituki, tekninen tuki, palvelin- ja konesalipalvelut, tietoliikenne, jatkuvat koulutukset ja toimittajahallinta)
  • Piirrä selkeät tukiprosessikaaviot, joissa on kuvattu tukipyyntöjen ja häiriötilanteiden käsittelyn työnkulut. Tukipalveluissa on tunnettava myös sote-toimintojen prosessit, jotta pystytään ohjeistamaan myös niissä eikä pelkästään teknisissä asioissa.

    Tee viestintäsuunnitelma projektin suunnitteluvaiheessa, päivitä sitä säännöllisesti ja pidä viestintälokia.

    • Hyödynnä AKUSTI-foorumissa tehtyä viestinnän tukimateriaalia (mm. viestintäloki ja tuloskortti, diat).
    • Mahdollista henkilökunnan osallisuus ja vaikuttaminen. Osallista tulevat käyttäjät koulutuksen suunnitteluun ja suunnittele viestinnän toteutus myös koulutuksen aikana.
    • Huolehdi organisaation viestintäosaamisesta. Kiinnitä huomiota kanavien toimivuuteen.
    • Luo ja ylläpidä henkilökohtaisia yhteyksiä sidosryhmien edustajiin ja selvitä heidän odotuksensa ja ohjaa odotuksia tarvittaessa realistiseen suuntaan.
    • Osallistu sidosryhmätyöskentelyyn ja tarkastele sidosryhmiä eri näkökulmista. Kehitä sidosryhmien vuorovaikutusta myös henkilöstön välillä.
    • Kiinnitä huomiota viestintäkanaviin ja niiden kohderyhmiin. Selvitä mikä viesti mikä muuttuu ja miksi.
    • Varaudu muutosvastarintaan. Seuraa ja kuuntele organisaatiosta käytävää keskustelua.
    • Harkitse viestinnän ulkoista auditointia osana viestinnän kehittämistä.

    Aloita käyttöönottokoulutuksen suunnittelu samalla kun projekti alkaa.

    • Hyödynnä AKUSTI-foorumissa tehtyä koulutuksen tukimateriaalia (Opas koulutuksen suunnitteluun)
    • Huolehdi koulutuksessa käytettävien kouluttajien/valmentajien rekrytoinnista tarpeeksi ajoissa, jotta mahdolliset sijaisjärjestelyt toteutuvat.
    • Ota huomioon koulutukseen osallistujien määrässä myös muut kuin vakinaisessa työsuhteessa olevien lukumäärä.
    • Arvosta koulutuksen tärkeyttä ja koulutukseen osallistujia. Luo positiivinen ilmapiiri koulutustilaan/-tilaisuuteen.
    • Julkaise koulutuskalenteri riittävän ajoissa, jotta esimiehet pystyvät ottamaan sen huomioon ja koulutuksiin osallistuminen aiheuttaa mahdollisimman vähän häiriötä normaaliin toimintaan.
    • Kokeile rohkeasti uusia menetelmiä ja hyödynnä koulutusratkaisujen suunnittelussa esimerkiksi paikallisten oppilaitosten asiantuntemusta. Luokkahuoneopetus ei välttämättä ole tehokkain menetelmä.
    • Kouluta kohdennetusti! -> Selvitä roolianalyysin avulla koulutettavat käyttäjäroolit.
    • Hyödynnä sähköistä oppimisympäristöä ja kokoa sinne alueellisesti yhteinen koulutusmateriaali. Kynnys oman materiaalin tuottamiseen (videot ym.) kannattaa pitää matalana.
    • Huolehdi, että koulutukseen osallistuvat ovat tavoitettavissa ennen ja jälkeen koulutustilaisuuden.
    • Seuraa koulutuksen laatua myös koulutusten aikana.

     

    Hanna Menna

    Etunimi
    Hanna
    Sukunimi
    Menna
    Erityisasiantuntija

    Yhteystiedot
    Puhelinnumero
    +358 9 771 2043
    Kännykkä
    +358 50 448 5140
    Vastuualueet
    • AKUSTI-hankkeen sihteeristön tehtävät, projektit ja viestintä.
    Organisaatio
    Suomen Kuntaliitto ry
    Yksikkö
    Sosiaali ja terveys
    Tiimi
    Tieto- ja talous
    Timo Ukkola

    Etunimi
    Timo
    Sukunimi
    Ukkola
    Erityisasiantuntija

    Yhteystiedot
    Puhelinnumero
    +358 9 771 2091
    Kännykkä
    +358 50 528 7706
    Vastuualueet
    • Alueiden ja kuntien sosiaali- ja terveydenhuollon tietohallintoyhteistyöfoorumi AKUSTI:n toimintaa tukevan Kuntaliiton sihteeristön tehtävät.
    Organisaatio
    Suomen Kuntaliitto ry
    Yksikkö
    Sosiaali ja terveys
    Tiimi
    Tieto- ja talous
    Twitter-tili