Tulevaisuuden kunnan digitalisointi -projekti 2018–2019

LapIT Oy:n ja Taivalkosken tarina

Juttusarjan banneri

LapIT mukana vahvistamassa pohjoisen kuntien digitalisaatiota

LapIT Oy on vuonna 2000 perustettu kuntien ja kuntayhtymien omistama ICT-palveluyhtiö. Yhtiö perustettiin alun perin hoitamaan Rovaniemen kaupungin ja maalaiskunnan tietotekniikkaa, ja on sittemmin laajentunut Pohjois-Suomen alueella toimivaksi yritykseksi.

Tarinassa kerrotaan LapIT:n toiminnasta ja siitä, kuinka yhtiön eräästä pienestä omistaja-asiakkaasta, Taivalkoskesta, kehittyi digitalisaatiotyön suunnannäyttäjä. Juttua varten haastateltiin LapIT:n toimitusjohtaja Klaus Kiasta, liiketoimintajohtaja Merja Haikkaa, asiakaspalvelupäällikkö Merja Vilmilää ja Taivalkosken kunnanjohtajana vuosina 2008–2018 toiminutta Jukka Mikkosta.

Asiakaslähtöisyys LapIT:n toiminnan keskiössä 

LapIT Oy:n toimipaikat
LapIT:n toimipisteet

LapIT:n omistaja-asiakkaita ovat kunnat, kuntayhtymät ja kuntien yritykset. Yhtiö palvelee yhteensä 24 omistajaa Lapin maakunnan ja Koillismaan alueella. Viimeisin laajennus yhtiön asiakaskuntaan tapahtui joulukuussa 2018, kun Muonion kunta liittyi yhtiön asiakkaaksi.

Inhouse yhtiönä LapIT:n toiminta on voittoa tavoittelematonta. Yhtiön toimintaperiaatteena on tarjota laadukkaita, turvallisia ja kustannustehokkaita ICT-palveluja lähellä asiakasta. Yhtiöllä on tällä hetkellä kymmenen toimipistettä, joiden kautta se organisoi palvelujaan. 

LapIT:n toimintaa ja organisaatiota on muutettu viime vuosina entistä asiakaslähtöisemmäksi. Asiakastyytyväisyyttä seurataan päivittäin mittaamalla asiakkaiden palvelukokemusta, sekä palvelutuotannon onnistumista palvelutasoja vasten, joita läpikäydään säännöllisissä tapaamisissa asiakkaiden kanssa. Lisäksi yhtiö on ottanut käyttöönsä muun muassa vähintään kaksi kertaa vuodessa järjestettävät osakaskokoukset, joissa käydään läpi yhtiön strategiaa ja strategian kehittämiskohteita. Osakaskokouksissa omistajat pääsevät ottamaan kantaa yhtiön kehittämiseen liittyviä linjauksia.

Osakaskokousten lisäksi LapIT järjestää omistajilleen yhteisiä tapahtumia digitalisaatioon liittyvien tarpeiden tunnistamiseksi ja edistämiseksi. Yhteisten tilaisuuksien tarkoituksena on ennen kaikkea tunnistaa yhteistyömahdollisuuksia ja konkretisoida niitä projekteiksi, joita viedään eteenpäin LapIT:n tukemana. ”Meiltä odotetaan ja näemme itsemme kasvavasti kehityshankkeissa koordinoijan roolissa. Kuntien omat resurssit ja mahdollisuudet viedä digitalisaation kehityshankkeita itsenäisinä toimijoita voivat olla paikoitellen rajalliset”, yhtiön toimitusjohtaja Klaus Kianen toteaa.

Tietoturva osana johtamista

Tietoturvallisuuden ja -suojan merkitys LapIT:n palvelutuotannossa on nostettu merkittävään rooliin. ”Tietoturvallisuuden merkitys kasvaa palveluiden tuottamisessa päivittäin samalla, kun digitalisaatioon liittyviä tavoitteita konkretisoidaan”, Kianen toteaa. Tästä syystä esimerkiksi riskienhallinta on otettu osaksi yhtiön johtamis- ja palvelutuotantoprosesseja, ja on myös näkyvä osa asiakkaille päivittäisessä toiminnassa. 

Vahvasta panostuksestaan tietoturvaan LapIT Oy:lle myönnettiin 18.6.2018 kansainvälisen ISO/IEC 27001-standardin pohjalta sertifioitu tietoturvallisuuden hallintajärjestelmän (Information Security Management System, ISMS) sertifikaatti. Sertifikaatti osoittaa, että organisaatio johtaa tietojensa turvaamista pitääkseen ne virheettöminä, helposti käytettävissä ja hyvin suojattuina.

Palvelun tuottajasta palveluintegraattoriksi - yhteistyöllä kattavampia palveluita

LapIT:n rooli on viime vuosina muuttunut palvelujen tuottajasta yhä enemmän palvelujen järjestäjäksi. Tässä muutoksessa palvelunhallinnan ja palveluintegraattorin rooli ja osaaminen ovat korostuneet. Muutos on johtanut siihen, että yhtiö tekee entistä enemmän yhteistyötä kumppaneiden kanssa omistaja-asiakkaille tuotettavien palveluiden tuottamiseksi. Yhteistyön ansiosta LapIT on pystynyt laajentamaan palvelutarjontaansa.

LapIT Oy haluaa kumppaanuusyhteistyötä vahvistamalla ja verkostoitumalla luoda myös riittävät edellytykset digitalisaatiokehityksen edistämiseen koko toimialueellaan. ”Pohjois-Suomen pitkien etäisyyksien alueella palveluiden digitalisoinnin avulla pyrimme tarjoamaan asiakkaillemme sopivimmat ratkaisut helpottamaan heidän toimintaa”, linjaa liiketoimintajohtaja Merja Haikka. ”Pyrimme kaikin tavoin hyödyntämään jatkuvasti lisääntyvää automatisaatiota ja robotiikkaa toiminnassamme, mm. automatisoiden käyttäjätunnustilauksia ja muita prosesseja helpottaaksemme ja nopeuttaaksemme palveluiden toimittamista asiakkaillemme”, Haikka jatkaa. 

Onnistuneita asiakkuuksia – Taivalkoski suunnannäyttäjänä

Taivalkosken kunta liittyi LapIT:n asiakkaaksi vuoden 2009 alusta. Osakkuus ei ollut Taivalkoskelle suuri muutos, sillä kunnan tietohallinto oli jo ennen tätä ollut ulkoistettuna Tietoyhteiskunnan palvelukeskus (TYKPAKE) -nimisille yritykselle.

Vaikka Taivalkoskella oli kokemusta ICT:n ulkoistamisesta, yhteistyö LapIT:n kanssa ei käynnistynyt ongelmitta. Toiminnan alussa ennen kaikkea se, miten tukipyynnöt ja yhteydenotot hoidettiin, vaati yhteisiä keskusteluja. Taivalkoskelle oli tärkeää, että LapIT:n palvelut ovat saatavilla monella eri tapaa, ja siksi yhtiö lisäsi joustavuutta toimintatapoihinsa.

Alkuvaiheen haasteiden jälkeen yhteistyö LapIT:n kanssa on sujunut hyvin, ja Taivalkosken asiakasarvioinnit ovatkin olleet keskitason yläpuolella. ”Kuntiin on mahdotonta saada yhtä paljon osaamista, yksi henkilö ei voi hallita kaikkea. LapIT:llä on jokaiseen asiaan asiantuntemus, joka on kaikkien käytettävissä”, Taivalkosken kunnanjohtajana 2008–2018 toiminut Jukka Mikkonen toteaa.

Esimerkillistä digitalisaatiotyötä kunnanjohtajan johdolla 

Taivalkoskella digitalisaatioon suhtaudutaan kunnianhimoisesti johtotasolta lähtien. Kunnassa on toiminut jo kymmenen vuotta kunnanjohtajan vetämä ICT-työryhmä, jonka kautta kaikki digitalisaatioprojektit käynnistyvät ja jossa niitä seurataan säännönmukaisesti. ”Tämä on Taivalkosken yksi tärkeimmistä digikehittämisen tavoista”, Mikkonen toteaa.

Taivalkoskella on myös panostettu paljon infraan, jota ilman digikehittämistätyötä on vaikea tehdä. Alueelle saatiin haastavan ja pitkän prosessin päätteeksi laajakaistayhteys vuonna 2013. Pitkäjänteinen työ on näkynyt myös laajakaistan toimivuudessa, sillä laajakaistan saatavuudesta ja kattavuudesta kertovien tilastojen mukaan Taivalkoski on Suomen kärkiluokkaa yhden gigan yhteyden saatavuudessa yksityisiin talouksiin.  ”Taivalkoski on hyvin edistyksellinen verrattuna moneen muuhun kuntaan. Laajakaistayhteydet ovat sillä tasolla, millä niiden pitäisi nykypäivän olla digitalisaation osalta”, vahvistaa myös LapIT Oy:n asiakaspalvelupäällikkö Merja Vilmilä.

Taivalkosken menestyksekkään digitalisaatiotyön ytimessä on ollut yhteistyö muiden kuntien kanssa. Yhteistyön kautta on saatu pienemmällä ponnistuksella paljon enemmän aikaan. Monet asiat, kuten laajakaistayhteys, olisi Mikkosen mukaan saattanut hyvinkin jäädä toteutumatta ilman kuntien välistä yhteistyötä. ”Minulla on kunnanjohtajana ollut sellainen tapa, että jos löytyy kumppani, jota peesata, niin peesataan”, Mikkonen naurahtaa

Jukka Mikkonen
Jukka Mikkonen eläkkeellelähtöjuhlissaan Taivalkoskella 30.11.2018. Kuva Harri Karjalainen

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Vinkit ja terveiset kuntien digi- ja ICT-kehittämisen parissa työskenteleville

”Kuntien toimialojen prosesseissa on vielä laajasti hyödyntämätöntä potentiaalia digitalisaation äärellä. Tämän vuoksi onkin tärkeää avata avointa keskustelua prosessiomistajien ja digi- ja ICT- kehittämisestä vastaavien kesken, tuoden myös kumppaneita keskusteluun, miten teknologioiden avulla voidaan automatisoida ja selkeyttää prosesseja mahdollistaen tuottavuuden tehostamista ja laadukkaampia palveluja kuntalaisille.

Rohkaisemme kuntia kokeilukulttuurin vahvistamiseen uusien ICT palveluiden hyötyjen arvioimisessa, sekä tekemään myös rohkeasti päätöksiä toimimattomien toimintatapojen lopettamiseksi.”

Klaus Kianen, LapIT Oy:n toimitusjohtaja

”Pienessä kunnassa ICT:n on hyvä olla kunnanjohtajan vastuulla ja itse toteutus ulkoistettuna muualta. Tämä on kustannustehokas malli, jossa osaamista saadaan riittävästi myöskin pienten kuntien tarpeisiin. 

Digitalisaatio ei etene, ellei johto ole siihen sitoutunut. Monesti projektit koskettavat useampaa toimialaa, ja silloin sitoutuneisuus ja mukanaolo alusta lähtien korostuvat. Kunnat eivät ole yrityksiä eikä niiden tarkoitus ole siten kilpailla toisiaan vastaan. Kuntien tulisi ymmärtää, että tiedon jakaminen on vain hyvästä.”

Jukka Mikkonen, Taivalkosken kunnanjohtaja vuosina 2008–2018

tags