Tulevaisuuden kunnan digitalisointi -projekti 2018–2019

Pohjois-Karjalan Tietotekniikkakeskus Oy

Yhteisellä tiellä - kunta digikehittäjänä

Pohjois-Karjalan Tietotekniikkakeskus (PTTK) Oy on Pohjois-Karjalan kuntien ja kuntayhtymien omistamana, voittoa tavoittelematon ICT-palveluyhtiö. Yhtiö on perustettu jo vuonna 1985, mutta varsinainen toiminta nykyisessä laajuudessaan alkoi vuonna 2009, kun kaikkien kuntien ICT-henkilöstö ja osa kuntayhtymien ICT-henkilöstöstä siirtyivät PTTK Oy:n palvelukseen. 

Pohjois-Karjalan Tietotekniikkakeskus Oy:ta koskevaa juttua varten haastateltiin yhtiön toimitusjohtajana vuosina 2005–2013 toiminutta (nyk. Istekki Oy:n johtaja, Kuntapalvelut) Matti Hakomäkeä sekä yhtiön toimitusjohtajana vuoden 2013 lopusta alkaen toiminutta Kari Alvilaa.

Yhteistyön alku ja tahtotilan hakeminen 

Pohjois-Karjalan kunnissa oli totuttu tekemään ICT-yhteistyötä jo ennen Pohjois-Karjalan Tietotekniikkakeskus Oy:n nostamista pöytälaatikkoyhtiöstä operatiiviseksi toimijaksi vuonna 2005. Yhteistyökuvioita oli olemassa esim. Joensuun seudulla, missä Joensuun kaupunki hoiti jo joiltain osin kuntien ICT:n. Samoin Kiteen seudulla ja Ylä-Karjalassa oli omia ryhmittymiä, jotka tekivät yhteistyötä.  

Halu vahvistaa maakunnallista ICT-yhteistyötä kasvoi merkittävästi 2000-luvulle siirryttäessä. Tavoite konkretisoitui vuonna 2001, kun alueen kunnat ja kuntayhtymät päättivät käynnistää yhteiseen verkkoinfrastruktuuriin tähdänneen Pohjois-Karjalan maakuntaverkko –hankkeen. Hanke eteni vauhdilla, ja maakuntaverkko vihittiin käyttöön helmikuussa 2003. Hyvin pian verkon käyttöönoton jälkeen kunnat ja kuntien päättäjät näkivät, että verkosta oli hyötyä kaikille osapuolille. Hyvien kokemusten siivittämänä vuonna 2004 maakunnassa tehtiin päätös siitä, että Pohjois-Karjalan Tietotekniikkakeskuksesta tulisi maakuntaverkon pysyvä pyörittäjä, ja pöytälaatikkoyhtiö nostettiin toimimaan uudelleen.  

Yhtiön perustamisen jälkeen yhteistä tahtotilaa vahvistettiin maakunnallisen tietohallintostrategian muodossa vuosina 2006–2007. Strategiapaperi toimi peruskivenä, jonka myötä yhtiötä oli helppoa lähteä rakentamaan. “Yhteinen tahtotila oli löydettävä, ja se voitiin saavuttaa nimenomaan strategiapaperilla”, yhtiön silloinen toimitusjohtaja Matti Hakomäki toteaa. Strategiapaperiin kirjattiin, että kaikkien kuntien ICT-henkilöstö ja osa kuntayhtymien ICT-henkilöstöstä siirtyvät PTTK Oy:n palvelukseen. 

Kuntien luottamus täytyi voittaa - haasteita matkan varrella

Yhtiön alkutaival oli monella tapaa haasteellinen. Yhteinen tavoite, tietojärjestelmien yhtenäistäminen, oli kaikille selkeä, mutta samaan aikaan omista järjestelmistä ei haluttu luopua. Tilanteen helpottamiseksi yhtiö perusti toimiala- ja järjestelmäkohtaisia asiantuntijatyöryhmiä, joissa käytiin PTTK:n asiantuntijoiden fasilitoimana läpi mm. kilpailutuksien tuloksia. Työryhmien toiminta lähti hyvin käyntiin, ja työryhmät osoittautuivat jälkikäteen katsottuna erittäin onnistuneeksi ratkaisuksi sekavaan tilanteeseen. “Työryhmissä tehtiin yhdessä päätöksiä kaikkia osapuolia koskevista hankinnoista, mikä sitoutti sekä asiakkaita että yhtiön henkilöstöä”, Hakomäki toteaa. 

Toinen iso yhtiön alkutaipaleen haaste liittyi ICT-kustannuksiin. Toiminnan alussa ko. kustannukset näyttäytyivät kunnille aikaisempaa suurempina, mikä herätti kunnissa epäilyksiä yhtiön lupaamista kustannussäästöistä. Todellisuudessa ICT-kustannuksia oli aikaisemmin jyvitetty esim. hallinnolle, ja siksi kustannukset olivat vaikuttaneet pienemmiltä. Kustannusten näennäisen nousun vuoksi kuntien ICT-kuluja jouduttiin käymään yhtiön alkuvuosina tarkasti läpi, jotta yhtiön tuomat kustannussäästöt voitiin todentaa. ”Tämä vei paljon aikaa ja resursseja, ja jälkeenpäin katsottuna kuntien ICT:n kustannuslaskenta olisi pitänyt tehdä tarkemmin ennen yhtiöön siirtämistä”, tuumaa yhtiön nykyinen toimitusjohtaja Kari Alvila. 

PTTK kokouskuva
ICT-työryhmän kokous Tohmäjärvellä.

Toimintaa koko maakunnan hyväksiPTTK kunnat

PTTK Oy:n asiakkaina ovat kaikki Pohjois-Karjalan kunnat ja kuntayhtymät tytäryhtiöineen sekä Heinäveden kunta Etelä-Savosta Siun soten tuottajana. Yhtiö hoitaa perus ICT:n käytännössä koko Pohjois-Karjalan alueella. Lisäksi se tuottaa palveluja osaksi koulutuskuntayhtymille. Yhtiön ICT-henkilöstö koostuu tällä hetkellä 125 henkilöstä.  

Yhtiön toiminta on voittoa tavoittelematonta. Toiminnassaan yhtiö pyrkii tekemään ennen kaikkea sellaisia ratkaisuja, joista on hyötyä kaikille alueen kunnille ja kuntayhtymille. Tästä hyvänä esimerkkinä toimii uusi sähköisen asioinnin verkkopalvelu, miunpalvelut.fi, joka kokoaa yhteen kaikki Pohjois-Karjalan sähköiset palvelut. 

Yhtiön toimintaa ja asiakkuuksia kehitetään toimiala- ja järjestelmäkohtaisissa asiantuntijatyöryhmissä, jotka otettiin käyttöön jo yhtiön alkuvuosina. GDPR:n kautta yhtiöön on perustettu lisäksi tietosuoja- ja tietoturvatyöryhmä. ”Työryhmät ovat olleet toimiva konsepti, sillä ongelmat ovat samanlaisia, ja työryhmissä niitä voidaan yhdessä koota ja ratkaista.”, Alvila toteaa. 

Toiveena yhteistyön laajentaminen

Pohjois-Karjalan Tietotekniikkakeskuksen asema on erittäin vakiintunut, eivätkä kunnat juurikaan osta ICT-palvelujaan muualta. Yhtiön toiveena on laajentaa yhteistyötä lähimaakuntiin, ja siitä onkin olemassa jo pitkälle vietyjä suunnitelmia. Kevään 2018 aikana Pohjois-Karjalan, Etelä-Karjalan ja Etelä-Savon maakunnat selvittivät yhteisen talous-, henkilöstö- ja ICT-palvelukeskuksen perustamista. Selvityksessä päädyttiin jatkamaan asian valmistelua. Tällä hetkellä alueiden kunnat päättävät, kannattavatko ne yhtiön perustamista vai eivät. Tämänhetkisen suunnitelman mukaan yhtiö perustettaisiin jo syksyn 2018 aikana, ja liikkeenluovutukset tehtäisiin 1.1.2019. 

Talous-, henkilöstö ja ICT -yhteistyön lähtökohdat ovat hyvät, sillä maantieteellisesti rinnakkain sijaitsevilla maakunnilla on jo nyt samankaltaisia toimintamalleja ja järjestelmiä. Suunnitteilla oleva palvelukeskusyhteistyö lisäisi palveluvolyymeja ja sitä kautta kustannustehokkuutta sekä vahvistaisi osaamista ja toimintojen kehittämismahdollisuuksia. Palvelukeskus vastaisi samalla myös valmisteilla olevaan maakunta- ja sote-uudistukseen liittyvään vaatimukseen siitä, että toiminnan tulee olla ylimaakunnallista. 

Tulevaisuus monella tapaa avoin

Yhtiön tulevaisuuteen vaikuttaa hyvin suuresti se, toteutuuko valmisteilla oleva maakunta- ja sote-uudistus vai ei. Mikäli uudistus menee läpi, jää pohdittavaksi se, miten yhtiö pystyy toimimaan tulevassa maakunnassa, sillä maakuntaan siirtyvien tehtävien osuus liikevaihdosta on reilusti yli 50%, paikoin 60%. 

Toinen keskeinen yhtiön tulevaan toimintaan vaikuttava tekijä on vuoden 2019 alusta voimaan tuleva hankintalain muutos, jossa asetetaan 500 000 euron rajoitus sille, kuinka paljon in-house-yhtiö saa myydä palvelujaan muille. Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että mikäli edellä kuvattu kolmen maakunnan yhteinen palvelukeskus toteutuu, on palvelukeskuksen toimintaa varten perustettava kaksi erillistä yhtiötä. 

Tulevaisuuden epävarmuustekijöistä huolimatta yhtiö toivoo pystyvänsä jatkossakin toimimaan kustannustehokkaasti omille asiakkailleen. Toiveena on niin ikään, että myös mahdollisissa tulevissa maakunnissa pystyttäisiin toimimaan yhteistyössä ja siten, ettei tulisi päällekkäisiä organisaatioita ja tuottajia samoihin asioihin. 

Terveiset kuntien digi- ja ICT-kehittämisen parissa työskenteleville

"Yhtenäinen ICT on oikeasti toteutunut Pohjois-Karjalassa. Yhteistyötä rakentamassa on ollut paljon ihmisiä, jotka ovat uskoneet ja luottaneet yhteisen tavoitteen toteutumiseen. Vahvan luottamuksen aikaansaaminen on ollut hienoa"…"Suosittelen kunnille ja kuntayhtymille, että ne suunnittelisivat tulevaa ICT-ympäristöään ja uusien säädösperusteisten palveluiden prosessien luomista yhdessä. Perus ICT ja keskeiset tietojärjestelmät kannattaisivat yhdenmukaistaa. Toimialoilla on omia tarpeita, mutta tiedon perustiet kannattaisi rakentaa yhdessä."  - Matti Hakomäki - 

“Pohjois-Karjalassa on saatu yhtenäistettyä tosi paljon asioita. Kun on saatu yhtenäistettyä toimintaa ja luotua yksi toimija, niin samalla on saatu kustannustasoa huomattavasti alemmas, kuin että jokainen olisi sen tehnyt yksin. Esimerkiksi Kelan Kanta-palveluiden osalta voidaan todeta, että jos kaikki kunnat olisivat olleet irrallaan, niin silloin jokaisesta kunnasta ja taajamasta olisi pitänyt rakentaa yhteydet kantaan, ja se olisi ollut aika paljon kalliimpaa ”…” Yhteistyö on järkevää, kaikkea ei kannata tehdä yksin. Jos on yhteiset tietojärjestelmät, niin siitä kannattaisi ottaa kaikki potentiaaliset yhteistyön hyödyt irti.”   - Kari Alvila -

PTTKn vahvuudet ja menestystekijat

tags