Tiedonhallinta

Tiedonhallinta

Tiedonhallinta (Information Management) tarkoittaa organisaation hankkiman, tuottaman, käyttämän ja säilyttämän tiedon hallintaa. Tällaista tietoa tulee hallinnoida ja käsitellä siten, että tieto on luotettavaa, tehokkaasti hyödynnettävää ja tuottavuutta edistävää kaikissa toiminnan tarpeissa ja erilaisissa käyttötarkoituksissa.

Hyvä tiedonhallintatapa edellyttää julkisuuden, asiakirjahallinnon, tietoturvan, tietosuojan, sähköisen asioinnin ja tiedottamisen olevan organisoitu, järjestetty ja ohjeistettu. Arkistolaki, julkisuuslaki ja henkilötietolaki ovat keskeisessä roolissa tiedonhallinnan kehittämisessä.

Tiedonhallintaa voidaan kuvata kypsyysmallin mukaisesti, missä viidennellä tasolla oleva tiedonhallinta on strategista ja tukee organisaation toimintaa. Tarkoituksena tasolla 5 on hallita dokumenttien rakenneosia ja julkaisuprosessia koko tiedon elinkaaren ajan. Tämä mahdollistaa lisäksi julkisen tiedon julkaisemisen avoimen datana.

 

Tiedonhallinnan 5 kypsyystasoa

Tiedonhallinnan valmiustasot voidaan jakaa kypsyystasonmallin mukaisesti 5 luokkaan. Organisaatio saattaa olla eri tasoilla riippuen tietosisällöistä. Tasolla 5 olevissa organisaatioissa tiedonhallinta ja sen merkitys strategialle on sisäistetty ja saatu tukemaan toimintaa. (Taso 0: Henkilökohtainen tiedostojen hallinta, taso 1: Yhteiskäyttöinen tiedostojen hallinta, taso 2: Dokumenttien hallinta, taso 3: Asiakirjojen hallinta, taso 4: Sosiaalisten verkojen tiedonhallinta ja taso 5: Rakenteinen dokumenttien hallinta) (Kaario ja Peltola 2008: Tiedonhallinta)

 

Hyvä tiedonhallintatapa

Julkisuuslain (621/1999) mukaan viranomaisten tulee hyvän tiedonhallintatavan luomiseksi ja toteuttamiseksi huolehtia asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä, suojaamisesta, eheydestä ja muista tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä. Hyvän tiedonhallintatavan vaatimukset kohdistuvat myös sähköisten asiointipalvelujen kehittämiseen, tietojärjestelmien suunnitteluun, käyttöönottoon, käyttöön ja yhteentoimivuuteen.

Arkistolaki

Arkistolain (831/1994, 9§) mukaan kunnanhallitus vastaa osaltaan siitä, että asiakirjahallinnon käytännön vastuut, asiakirjahallinnon ohjeistus ja valvonta on määritelty. Asiakirjahallinnon tarkoitus on ohjata ja valvoa asiakirjojen tuottamista, käsittelyä, kulkua, säilytysaikaa ja arkistointia sekä pitää manuaalisten ja automaattisten hakumenetelmien avulla asiakirjat helposti saatavilla (asiakirjatiedon elinkaaren hallinta).

Asianhallinta

Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri on tarkoitettu käytettäväksi ohjeena kunnan asianhallinnan ja sitä tukevien tietojärjestelmien kehittämisessä, erityisesti hallinnon toimintatapojen digitalisoinnissa. Tavoitteena on yhdenmukaistaa asianhallinnan prosesseja ja käsitteitä ja siten edistää toteutusratkaisujen yhteentoimivuutta. Viitearkkitehtuurissa on kuvattu, miten asianhallinnan prosessit, sidosryhmät, roolit, tiedot ja tietojärjestelmäpalvelut toimivat kokonaisuutena.

Asianhallinta on asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen käsittelyn ohjaamista niiden koko elinkaaren ajan. Asianhallintaan sisältyy asiankäsittely, asiakirjahallinta ja arkistointi. Asiankäsittelyllä tarkoittaa viranomaisen prosessia, jossa asia käsitellään laissa määritellyn hallintomenettelyn mukaisesti. Asiankäsittelyn päävaiheet ovat vireilletulo, valmistelu, päätöksenteko, tiedoksianto, täytäntöönpano ja seuranta. Asiakirjahallinta on asiakirjatiedon hallinta koko sen elinkaaren ajan, asiakirjan luonnista hävittämiseen. Arkistointi on asiakirjojen pysyvä tai pitkäaikainen säilytys ennalta laaditun suunnitelman mukaisesti.

Henkilötietojen käsittely

Henkilötietolain (523/1999) mukaan henkilötietojen käsittelyn tulee olla laillista, huolellista, hyvän tietojenkäsittelytavan mukaista ja suunnitelmallista. Henkilötietojen käsittelyn tulee lisäksi olla suunnitelmallista ja käyttötarkoitussidonnaista. Laki sisältää määritykset mm. henkilörekisteristä, rekisterinpitäjästä, rekisteröidyistä ja arkaluotoisista tiedoista. EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679) sovelletaan 25.5.2018 lukien.

Rekisterinpitäjän velvollisuuksiin kuuluu mm. rekisteröidyn informointi henkilötietojen käsittelystä, huolehtia tarkastusoikeuden toteuttamisesta ja virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon korjaamisesta. Re­kis­te­rin­pi­tä­jän tu­lee laa­tia jo­kai­ses­ta eri hen­ki­lö­re­kis­te­ris­tä re­kis­te­ri­se­los­te/tietosuojaseloste, jo­ka on pi­det­tä­vä ylei­ses­ti saa­ta­vil­la esi­mer­kik­si re­kis­te­rin­pi­tä­jän toi­mi­pai­kas­sa tai verk­ko­pal­ve­lus­sa. Sa­maan hen­ki­lö­re­kis­te­riin kuu­lu­vat erik­seen pi­de­tyt atk-re­kis­te­rit ja ma­nuaa­li­set luet­te­lot ja kor­tis­tot, jos nii­tä käy­te­tään sa­man teh­tä­vän hoi­ta­mi­seen.

Tietosuojavaltuutettu antaa henkilötietojen käsittelyä koskevaa ohjausta ja neuvontaa sekä valvoo henkilötietojen käsittelyä. Tietosuojavaltuutetun sivustosta tietosuoja.fi löytyy paljon tietoa henkilötietolain määräyksistä ja soveltamisesta. ​

Muutosten hallinta

Organisaatiomuutokset ja erilaiset yhteistyömuodot asettavat vaatimuksia asiakirjatiedon käsittelylle. Muutoksissa on huolehdittava asiakirjatietojen asianmukaisesta käsittelystä, saatavuudesta, tietoturvallisuudesta ja oikeusturvan toteutumisesta. Toiminnan on voitava jatkua organisaation muutostilanteista huolimatta hyvän tiedonhallintatavan ja hyvän henkilötietojen käsittelytavan mukaisesti. Arkistolain vaatimukset asiakirjahallinnan järjestämisestä koskevat myös organisaation muutostilanteita ja erilaisia yhteistyösopimuksin järjestettyjä ja ostettuja palveluita. Lisätietoja löytyy Kuntaliiton julkaisemasta oppaasta Asiakirjahallinto ja asiakirjatiedon turvaaminen kunnallisten organisaatioiden muutostilanteissa.

tags
Tuula Seppo

Etunimi
Tuula
Sukunimi
Seppo
erityisasiantuntija

Yhteystiedot
Puhelinnumero
+358 9 771 2664
Vastuualueet
  • Tiedonhallinta
  • Asiakirjahallinto
  • Arkistointi
Organisaatio
Suomen Kuntaliitto ry
Yksikkö
Tietoyhteiskunta