Viestintäpäällikkö Heikki Mäntymäki 15.10.2018

Kympin arvoista mutkatonta someviestintää

Heikki mäntymäki

Yksi julkishallinnon maineikkaimmista Twitter-tileistä oli vielä parisen vuotta sitten Helsingin rakennusvirastolla.  Ankeuttajaksi leimattu rakennusvirasto käänsi kurssiaan suuresti juuri Twitterissä. Rakennusvirastosta tuli yhä useammalle synonyymi nokkelasta, hauskasta, pikkuisen piikikkäästä ja ehdottomasti myös itselleen nauravasta sosiaalisen median äänestä.

Taustalla oli erityisesti tiedottaja Lauri Hännisen henkilökohtainen osaaminen ja kyky verbalisoida ajan tunnot, taustoittaa joskus hassuiltakin tuntuvia ratkaisuja sekä kuvata kompleksista toimintaympäristöä, jossa virasto operoi. Tärkeää oli myös viraston johdon luottamus siihen, että rohkeudella saadaan aikaiseksi mainetekoja. Loppu oli historiaa.

Kesäkuussa 2017 tapahtui iso muutos. Kaupungissa otettiin käyttöön toimialaorganisaatio ja virastot jäivät historiaan. Moni kysyi, vaikeneeko rakennusviraston rohkea omaperäinen ääni muutoksen myötä. Seitsemästä teknisen alan virastosta muodostettiin kaupunkiympäristön toimiala – tuttavallisemmin Kymp. Samalla poistui rakennusvirasto Twitteristä. Legendaarinen pelipaita jäädytettiin. Omaääninen tekemisen tapa ei kuitenkaan hävinnyt.

Toimialalla tehtiin perusteellinen kanavien karsinta. Useista virastokohtaisista tileistä luovuttiin kertarysäyksellä ja siirryttiin toimialakohtaisiin tileihin. Päätilejä ovat Twitter, Facebook ja Instagram. Twitter-tili luotiin vanhan rakennusviraston tilin pohjalle. Näin saatiin yli 20 000 seuraajaa mukaan alusta alkaen. Facebookissa puolestaan muutos tehtiin vanhan kaupunkisuunnitteluviraston tilin ympärille ja mukaan saatiin noin 10 000 tykkääjän joukko.

Harkittu oma ääni

Kaupunkiympäristö haluaa välttää someviestinnässään perinteisen virastoviestinnän sudenkuoppia. Toimialan viestinnän äänensävyä on pohdittu paljon. Sen voisi kiteyttää kolmeen sanaan: avoin, sydämellinen ja mutkaton. Kaupunkiympäristön toimiala jatkaa siis sosiaalisessa mediassa helposti lähestyttävästi.

Tavoitteena on ollut löytää kymppiläinen tapa toimia sosiaalisessa mediassa. Olemme halunneet pitää vanhoista vahvuuksista kiinni, mutta tuoda mukaan myös jotakin uutta. Twitter-tilin ja muiden sosiaalisen median kanavien takana on pieni tiimi, jossa on laajasti viestinnän osaamista sekä hieno sekoitus erilaisista taustoista tulevia ammattilaisia, joita yhdistää sekä halu tehdä mutkatonta someviestintää että taito nasevaan ilmaisuun.

Toiminta on sekoitus sekä suunnitelmallisuutta että reaktiivisuutta. Sometiimi toimii arjessaan suunnitelmallisesti. Tiimillä on viikoittaiset ideointipalaverit, selkeät vuorot eli tilejä hoidetaan aktiivisesti. Lisäksi ideoita pyöritellään yhteisessä WhatsApp- ryhmässä. Tarpeen vaatiessa on kykyä tarttua mahdollisuuksiin ja reagoida nopeasti. Sosiaalisen median toimitustyö on mitä suurimmassa määrin yhteispeliä.  

Kohti vaikuttavaa viestintää

Toimialan viestinnän kehittämisessä avainsana on vaikuttavuuden lisääminen. Viestinnän rajallisia resursseja ei kannata hukata toimintaan, jonka vaikuttavuudesta ei ole näyttöä tai näyttö osoittaa vaikuttavuuden olevan vähäinen. Tässä julkisella hallinnolla on vielä paljon kehitettävää. Sosiaalisen median vaikuttavuudesta on helppo saada näyttöä. Parhaimmillaan onnistunut tviitti syntyy nopeasti ja on vaikuttavuudeltaan moninkertainen tuntikausia työstettyyn ja lukuisia kommenttikierroksia läpikäyneeseen ympäripyöreäksi hiottuun mediatiedotteeseen nähden. Miksi siis käyttää viestinnän raskasta arsenaalia, jos kevyempi tuottaa paremman tuloksen?

Sosiaalinen media on alati muuttuva toimintaympäristö. Tänään kehitetty resepti ei välttämättä enää ensi vuonna toimi. Viestinnän ammattilaisilla on oltava jatkuva halu oppia uutta, analysoida omaa tekemistä ja tuloksia. Kaiken lähtökohtana on kuitenkin luottamus. Johdon ja viestinnän välinen tiivis vuoropuhelu on tärkeää, johdon on myös oivallettava, että sosiaalisen median luonteeseen kuuluu nopeatempoisuus, mutkattomuus, huumori sekä rohkeus. Sosiaalisen median toimitustyöstä vastaavilla on oltava liikkumatilaa. Hajuttomaksi ja mauttomaksi hiottu viestintä ei kiinnostaa ketään, vaikka aihe itsessään olisi kuinka tärkeä.

Somemaailmassa taitavimmatkin tekijät menevät joskus vipuun. Toimialan kanaviin on lipsahtanut viestejä, jotka olisi jälkikäteen arvioituna kannattanut jättää lähettämättä. Tällaisissa tapauksissa on välttämätöntä, että hudit käydään läpi yhdessä tiimin kanssa keskustellen ja yritetään oppia virheistä.  Ehdoton vahvuus on kuitenkin se, kaupunkiympäristön toimiala on onnistunut Twitterissä ratkaisemaa orastavia maineriskejä. Osaamme olla kiinnostavasti mukana ajankohtaisten tapahtumien virrassa, pystymme tuottamaan lukijoille iloa ja liputtamaan avoimesti ja suorapuheisesti organisaatiomme arvoista.  

Kiinnostavan sisällön aarreaitta

Kaupunkiympäristön sometiimistä on tullut todellinen toimialan hermokeskus. Se on hyvin verkottunut, siellä tiedetään kenties parhaiten kuka vastaa mistäkin ja mistä tietoa löytyy. Sometiimiläiset seuraavat aktiivisesti lukuisia järjestelmiä ja käyvät koko ajan vuoropuhelua toimialan eri palvelujen ja etenkin asiakaspalvelun kanssa.

Tiimin työajasta ison ajan lohkaisee myös asiakkaiden kiperiin kysymyksiin vastaaminen. Sekin pyritään tekemään ripeästi ja hyvällä palveluasenteella. Palautetta tulee runsaasti ja niihin vastaaminen vie työaikaa. Mutta kun hyvä palvelutaso on saavutettu, on siitä vaikea luopua, vaikka ajankäytöllinen haaste on toisinaan melkoisen iso.

Toimintaympäristönä toimialaamme kiinnostavampaa on vaikea kuvitella. Liioittelematta voi sanoa, että toimialamme jos mikä on todellinen somesisältöjen aarreaitta. Jos et ole kiinnostunut kaavoituksesta, liikennesuunnittelusta, asuntorakentamisesta, arkkitehtuurista, katujen rakentamisesta, lumenaurauksesta ja puistojen hoidosta, ympäristön tilasta, toreista ja kauppahalleista, myytävistä tonteista, kartoista tai vaikka elintarvikkeiden turvallisuudesta, niin mistä! Jos olet kiinnostunut siitä minkälaiseksi voimakkaasti kasvava, kehittyvä ja dynaaminen Helsinki muuttuu – seuraa tilejämme! Tervetuloa Kympin matkaan!

Kaupunkiympäristön toimiala sosiaalisessa mediassa

https://www.facebook.com/HelsinkiKaupunkiymparisto/
https://twitter.com/HelsinkiKymp
https://www.instagram.com/helsinkikymp/

 

Kirjoittaja on Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimialan viestintäpäällikkö. 

 

Kirjoittaja

Tässä blogissa julkaistaan Kuntaliiton ulkopuolisten kunta-alan asiantuntijoiden ja vaikuttajien bloggauksia.

Lisää uusi kommentti

Puhdas teksti

  • HTML-merkit ovat kiellettyjä.
  • Rivit ja kappaleet päätetään automaattisesti.
  • Verkko- ja sähköpostiosoitteet muutetaan automaattisesti linkeiksi.