Laatutyön avaimet - ovatko ne kuntasi taskussa?

Laatua edellytetään ja sitä uskotaan olevan oman organisaation toiminnassa. Sen tarkka määrittely on kuitenkin vaikeaa. Kun puhutaan laadusta, puhutaan yleensä ominaispiirteistä, jotka liittyvät palvelun tai toiminnan kykyyn täyttää niihin kohdistuvat odotukset ja vaatimukset. Vaatimukset taas voivat perustua lainsäädäntöön, määräyksiin, sopimuksiin tai asiakkaiden tarpeisiin. Laatu käsitetään positiivisesti ja jokainen määrittelee laadun henkilökohtaisesti. Lisäksi kuntien toiminnassa asiakkaiden monet roolit luovat haasteita.

Laadunhallinta koostuu toiminnan suunnittelusta, ohjauksesta, varmistamisesta ja parantamisesta. Näitä voidaan tehostaa erilaisilla laadunhallinnan työkaluilla ja sitä kautta myös johtamista. Laatutyökaluista on hyötyä erityisesti, kun toimintaa halutaan kehittää systemaattisesti. Laatukehittämistä ohjaa usein Demingin ympyräksi kutsuttu jatkuvan parantamisen malli (PDCA-ympyrä), joka kehottaa suunnittelemaan (Plan), tekemään (Do), arvioimaan (Check) ja toimimaan (Act).

Itsearviointiin myös ulkoisia tietolähteitä

Menestyville organisaatioille on tunnusomaista, että toimintaa punnitaan eri näkökulmista. Laadunarviointia voidaan tehdä itsearviointina, vertailukehittämisenä tai ulkoisena arviointina.

Itsearviointi on organisaation sisällä tehtävää oman toiminnan arviointia. Se sisältää toiminnan arviointia myös eri sidosryhmien näkökulmasta. Tärkeitä tietolähteitä ovat asiakkaiden näkemykset sekä henkilöstön motivaatio ja työtyytyväisyys.

Itsearviointi on tapa tunnistaa organisaation vahvuudet ja parantamiskohteet ja kehittää toimintaa osallistavalla ja järjestelmällisellä tavalla. Organisaatio voi itse valita oman lähestymistapansa ja miten perusteellisesti itsearviointia tehdään ja millä syklillä.

Itsearviointiprosessi

• luo sitoutumista kehittämiseen ja haastaviin tavoitteisiin,
• lisää ymmärrystä kokonaisvaltaisesta kehittämisestä,
• vahvistaa tunnetta jokaisen mielipiteen arvostamisesta,
• käynnistää uutta ajattelua,
• lisää rohkeutta asettaa korkeampia tavoitteita.

Työkalu arvioinnin pohjaksi

Itsearvioinnin toteuttamiseen on erilaisia työkaluja, joista suosituimpiin lukeutuu julkiselle sektorille kehitetty maksuton yhteiseurooppalainen itsearviointityökalu CAF (Common Assesment Framework). Se tarjoaa valmiin viitekehyksen, johon organisaatio voi peilata toimintaansa yhdeksän eri osa-alueen kautta.

Malli soveltuu niin koko organisaation kuin sen osienkin arviointiin. Perusajatuksena on kokonaisvaltainen laadunarviointi, jossa tarkastellaan eri tulosalueiden lisäksi organisaation toimintatapoja, joilla mahdollistetaan hyvien tulosten syntyminen.

Mallilla saadaan selville

• miten hyviä ollaan ja miten hyviä pitäisi olla,
• henkilöstön mielipiteet kehittämistarpeista,
• tärkeiksi koetut asiat,
• mistä kehittämisasioista olla yhtä mieltä ja mistä eri mieltä,
• mihin kehittämiseen ollaan jo sitoutuneita.

Useat kunnat, kuten Kuopio, hyödyntävät CAF-mallia toimintansa kehittämisessä. Lue tästä, miten Kuopiossa kehitetään kaupungin toimintaa ja organisaatiota laatutyön avulla ->

Kuntaliitto verkostoi laadunkehittämisestä kiinnostuneita julkisen sektorin organisaatioita Kansallisen arviointi- ja laatuverkoston toiminnan kautta. Lisää tietoja verkoston toiminnasta löydät Kuntaliiton Arviointi ja laadunhallinta -sivuilta ->

Kirjoittaja:

Maria Salenius
erityisasiantuntija
Kuntakehitys, demokratia ja johtaminen
Suomen Kuntaliitto ry