Jari Ylikoski 6.6.2018:

Lastuja kokonaisarkkitehtuurista – kehittämisestä ja kokonaisuuden hahmottamisesta

”Nämä lastuni tässä tarjotaan …  - Kun ei niitä aina henno tuleenkaan työntää, niin jättää ne niiden poimittavaksi, jotka siitä kenties ovat huvitetut.”
Juhani Aho - Lastuja

Organisaatiokulttuurista

Julkishallinto on entistä enenemässä määrin siirtynyt toiminnassaan tietointensiiviseen toimintakulttuuriin. Organisaation on kyettävä vastaamaan kysymykseen: ”Millä ja miten tietoa käsitellään?”.  Omattava kyvykkyys hyödyntää antamaansa vastaustaan. Tässä ollaan digitalisaation ytimessä. Tiedon saatavuus, käytettävyys ja hallinta ovat organisaation kannalta ’voita leivän päällä’.

Toimintoja jalkautetaan, ohjataan ja kehittäminen mahdollistetaan ihmisten kautta. Ihmiset muodostavat organisaatiot.  Ihmisten tieto on jakautunut erillisiin alueisiin. Tiedon hyödyntäminen edellyttää tiedon jatkojalostamista ja rikastuneen tiedon hyödyntämistä palveluita kehitettäessä.

Kokonaisarkkitehtuurimenetelmän tulee tukea organisaatiokulttuuria, toiminnan kehittämisen kautta olla osa sitä. Se, kuinka kokonaisarkkitehtuuri toiminnallisesti toteutetaan, on lähtökohtaisesti kunkin organisaation päätettävissä. Kyse on kehittämisestä, johtamisesta ja vaikuttamisesta, resurssien kohdentamisesta.

Kokonaisarkkitehtuurimenetelmän rakenteet ja suositukset eivät aina kohtaa käytännön tekemisen tasolla. Eivät ilman työstämistä, eivätkä ilman organisaation sitoutumista. Kokonaisarkkitehtuurin jäädessä irralliseksi harjoitukseksi koetaan se kunnan päätöksenteon kannalta luotaan työntäväksi ja vaikeatajuiseksi menetelmäksi. Lopputuloksena, että KA-kuvauksia luodaan ulkoisia tahoja varten - ei organisaation toiminnan kehittämisen vuoksi. Organisaatiokulttuurilla on merkitystä muutostenhallinnan, uuden oppimisen sekä tarvittavan pois-oppimisen kannalta.

Kokonaisarkkitehtuurista (KA)

Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta tuli voimaan 1.9.2011. Julkishallinnon kokonaisarkkitehtuuri (JHKA) toimii rakenteena koordinoinnin ja yhteentoimivuuden kehittämiseksi. JHKA kokoaa yhteen yhteisesti käytettävät kuvaukset ja määrittelyt.

Julkisen hallinnon JHS-suosituksia on laadittu vuodesta 1992. JHS-179 suositus kuvaa KA-menetelmän,  julkishallinnon KA  ’Rosettan’-kivi. Arkkitehtuurityön laadintaan on olemassa kattavasti ohjeita.

KA-näkökulmia ovat toiminta-, tieto-, tietojärjestelmä- ja teknologia-arkkitehtuurit. Näitten osalta käytetään yhteisesti arkkitehtuurin käsitettä. Tämä saattaa hämmentää syystä, että käytettävissä olevia arkkitehtuuri dokumentaatioita tulee tarkastella niiden näkökulmiensa kautta. Näkökulmia tarkastellaan tasojen kautta - toiminnan tarkastelun kautta. Huomioitavat linjaukset, periaatteet, ohjaus. Kuvaukset tarkastelevat kokonaisuutta vastaten kysymykseen mitä?, miten?, millä?, miten edetään?

Kuntasektorilla on harjoitettu kokonaisarkkitehtuuritoimintaa vuodesta 2012 alkaen. Kuntasektorin arkkitehtuurin tavoitteena on tukea kunnan oman toiminnan kehittämistä sekä auttaa kuntaa suunnittelemaan itselleen tavoitetilan ja kehittämispolun. Nykyinen toimintamalli toteutuu rakenteeltaan Kuntasektorin kokonaisarkkitehtuurin ohjausryhmän, Arkkitehtuuriryhmän (KA-ryhmä) sekä luonnollisesti kunkin kuntatoimijan kautta – kukin kuntatoimija vastaa oman toimintaympäristönsä kehittämisestä ja kokonaisarkkitehtuurin hallintamallistaan. KA-ryhmä toimii vertaisverkostona kaikille kuntatoimijoille.

Kokonaisuuden hallinta KA:n näkökulmasta

Kokonaisuuden hallinta edellyttää näkyvyyttä ja ymmärrystä organisaation toiminnan tasolla. KA on menetelmä kuvaamiseen, toiminnan kautta tarkastellen mitä ja missä tietoa syntyy. Auttaen organisaatiota paikantamaan osa-alueita sekä mitä osaamista ja resursseja tarvitaan. Tunnistetaan sekä ulkoiset että sisäiset ohjaavat tekijät kuten myös tarkastelun ulkopuolelle rajattavat asiat.

Omasta elämästään voi hakea vertailukohtaa. Kyse on paljolti logistiikasta ja kuinka eri tasoinen tekeminen ja suorittaminen liittyvät toisiinsa. Perheessä yhdessä nautitut aamiaiset, lounaat, illalliset … kuten myös se kodin seinällä oleva yhteinen kalenteri tai ilmoitustaulu mahdollistavat tiedon tasaamisen ja jakamisen. Ristiriidoilta ei toki aina vältytä. Kompromisseja joudutaan tekemään. Kullakin perheen jäsenellä on oma agendansa (meidän perheessä myös Herra Pumpulilla; Pyhä Birma -rotuinen uroskissa). Yhteiseen tekemiseen, yhteisiin tavoitteisiin tarvitaan pelisäännöt.

Julkishallinnon KA rakenteen visualisointi tuottaa tasasivuisen kolmion. Kolmion pohjana voidaan pitää JHKA rakennetta - yhteinen hallintamalli. Kukin kolmion sivu edustaa eri hallinnonalaa (valtionhallinto, kunnat, maakunta). Huomioitava on, että kullakin sivulla on rajapintansa kolmion toisiin sivuihin. Organisaatiot toteuttavat kokonaisarkkitehtuuria hallinnonaloittain, hallinnonalat eroavat toisistaan kypsyys- ja valmiustasoiltaan. Hyvät käytännöt ja toimintaa tukevat kuvaamiset ovat eri hallinnonalojen hyödynnettävissä. Verkostoituminen korostuu.

Riskienhallinta ja KA

EU:n tietosuoja-asetus määrittelee, että organisaation on kyettävä osoittamaan sen noudattavan asetuksessa määriteltyjä velvoitteita. Lähtökohtaisesti riippumatta tietojen sijainnista tietosuojarikkomuksen tapahtuessa vastuu on tiedot omistavalla organisaatiolla. Riskipohjainen lähestyminen edellyttää koko toimintaympäristön tuntemista henkilötiedon tallentamisen, käsittelyn ja luovuttamisen osalta.

Valmisteilla oleva tiedonhallintalain suunnitteluvelvoitteen mukaan kunkin organisaation tulee arvioida tuottamaansa ja hallinnoimaansa tietoa. Mistä tietoa tulee?, Miten tietoa käytetään?, Miten tietoa hallinnoidaan?

KA-näkökulmien kautta tarkasteltaessa –  ensisijaisesti koskien keskisuuria ja pienimpiä kuntia – koetaan tietojärjestelmäarkkitehtuurin kuvauksien puutteet piilevinä riskeinä, järjestelmien välisiä riippuvuussuhteita ei tunneta. Tietoarkkitehtuuri kuvaukset ovat syntyneet lähinnä järjestelmäntoimittajien toimesta, eikä niiden suhdetta muuttuvaan toimintaympäristöön hallita. Mitä/missä tietoa syntyy?

Kehittäminen ja kokonaisarkkitehtuuri

Julkishallinnon palvelukarttaa voi katsella yhteisten kuvausten sähköisen palvelun kautta - arkkitehtuuripankki.fi. Palvelun kautta voi tutustua julkishallinnon yhteisiin viitearkkitehtuureihin, säädöksiin, asetuksiin ja ohjeisiin.

Kovin akateemista, teoreettistakin ja varmasti ihan asiallista tietoa mutta miten tämä koskettaa kunnan arkea ja toiminnan kehittämistä? Miten kaikki tämä edesauttaa paremmin ymmärtämään palveluita, niiden puutteita ja palvelun käyttäjien tarpeita - kehittämään asiakkuuksia?

Mitä jos yrittäisimme ymmärtää KA-kokonaisuutta palvelukartan kautta?

Julkishallinnon palvelukartta. Nimi, elinkaari, tilatieto, tyyppi, velvoittavuus, kohderyhmät, järjestäjä, tuottaja, operaattori, …  Ja vielä palvelukokonaisuus – palvelupaketti. Palvelupakettiin liittyvät strategia, lainsäädäntö ja tavoitteet. Tavoitteista johdetaan tarkemmat tavoitteet ja kehitettävät kyvykkyydet … haastavaa! Toimijoiden väliset sopimukset, tietovirrat ja rahavirrat. Ja toimijoita tulisi voida tarkastella noitten edellä mainittujen palvelupakettien kannalta.

Sillä lailla, olo ja mieli alkaa olla kuin lukiessa Juha Hurmeen Niemi-romaania ensimmäisten muutaman kymmenen sivun jälkeen.

Mutta hei! Miten näitä palveluita toteutetaan tänä sähköisen asioinnin aikakautena, ja miten niitä kuvataan?

Kerrosnäkymäkuvauksesta näkyy palvelupakettiin liittyvät asiakkaat, sidosryhmät, palvelukanavat eli mitä kautta palvelua saa, tarkemmat palvelut – luonnollisesti, palveluun kuuluvat tietovarannot, rekisterit ja taustajärjestelmät, joita palvelu käyttää. Käyttötapausten kautta taasen kuvataan, miten kuvattuja palvelupaketteja hyödynnetään. Yhteistyö toimialan kanssa korostuu.

Eikä tässä varmasti vielä kaikki, mutta yhdellä istumalta ei ajatus enää anna myötä asioitten hahmottamiseksi. Hahmottamiseksi? Palataanpa takaisin: miten kaikki tämä edesauttaa ymmärtämään palveluita, niiden puutteita ja palvelun käyttäjien tarpeita - asiakkaita? 

Jotta kaikilla näillä kuvauksilla olisi käytettävyysarvo, tulisi niiden olla todellisuutta heijastavia! Mikä osuus on kunnan sisäistä? Mikä kunnan ulkoista tekemistä?  Kuvauksia ja eri kuvausten välisiä riippuvuuksia olisi ylläpidettävä koko ajan jatkaen vuoropuhelua toimialojen kanssa.

Tätä sillä somessa esiintyvällä kommentilla ”Super-Hessu” varmasti tarkoitettiinkin.

Kunnat ja kokonaisarkkitehtuuri

Kuntien toimintaympäristö on monimutkaistunut tietojärjestelmien osalta. Kuntien kohdalla on puhuttukin kuntasektorin tietohallinnon ruuhkavuosista. Johtamisen näkökulmasta muutosten hallinnointi on yhä haastavampaa. Kokonaisarkkitehtuuria hyödynnetään kohdennetusti erityisiin kehittämiskohteisiin, kuntajohtamisen keskittyessä vuositasolla tarkastelemaan onko kokonaisarkkitehtuurilla saavutettu hyötyjä ja mitä linjauksia kokonaisarkkitehtuurin osalta tulisi tarkentaa.

Kehittämiskohteet antavat hyvät lähtökohdat KA-työn etenemiselle. Lähtökohtaisesti suunnitteluvaihe esiselvitysvaiheineen ei tuota ongelmia kunnan sisäisen työn kannalta. Ajankäyttö ja tarvittavien resurssien allokointi toteutusvaiheeseen koetaan kunnissa haastavaksi. Tarvittavan tiedon tunnistaminen ja kerääminen on aikaa vievää työtä. Asioita joudutaan tarkistamaan moneen kertaan niin KA-menetelmän kuin olemassa olevan toimintaympäristön silmin. Tässä vaiheessa kunnissa kaivataan asiantuntijaohjausta - kokonaisuuden fasilitointia asetettujen tavoitteitten saavuttamiseksi.

Kuntatoimijoiden projektitoiminnan kohdalla on haasteeksi koettu se, että KA-työ ei ole tuottanut tarvittavaa konkreettista tukea. Arkkitehtuurivastuulliset toimivatkin ensisijaisesti asiantuntijoina projektinhallinnan silmin. Niin projektityöskentelyn kuin johdonkin kannalta puhutaan toiminnan kehittämisestä ja KA-työllä näyttäisi tässä kokonaisuudessa olevan katselmoijan-rooli, ei aktiivista vaikuttamisen roolia. Osittain tämä johtuu käytössä olevista resursseista sekä organisaation valmiustasosta.

KA-näkökulmien kautta tarkasteltaessa nykytilan arviointi on kuvattu toiminta-arkkitehtuurin osalta. Tieto-, tietojärjestelmä- ja teknologia-arkkitehtuureja ei useimmiten ollut kuvattu, muuten kuin INHOUSE-yhtiöitten ja tietojärjestelmätoimittajien toimesta. Digitalisaatio ja KA-työ näyttäisivät vielä olevan erillisiä asioita. Selkeänä puutteena voidaan pitää ettei varsinkaan mediaani ja pienten kuntien kohdalla digitalisaatioon varautumista ole huomioitu toiminta-arkkitehtuurin ja tietoarkkitehtuurin alueilla.

KA-menetelmän jalkauttamiseksi kuntakentässä tulisi panostaan eri osa-alueiden yhteistyöhön, menetelmän markkinointiin ja sovittamiseen organisaatioissa, tarvittavien resurssien ja kyvykkyyksien tunnistamiseen ja johtamiseen sekä selkeän lisäarvon tuottamiseen kuntatoimijoiden johdolle.

Kuntakenttää koskevat KA-osa-alueella suoritetut opinnäytetyöt ovat omalta osaltaan lisäämässä KA-tunnettavuutta. Hyvänä esimerkkinä mainittakoon Siuntion kunnan ja seudullisen yhteistyön (Länsi-Uudenmaan kunnat) tasolla toteutetut työt.

”On ehkä vaikeaa elää uutta elämää, kun entisen elämän ja menneen maailman muistot kulkevat öisinä kummituksina mielessä.”
Pentti Haanpää - Noitaympyrä

Kirjoittaja
Jari Ylikoski

Jari Ylikoski on erityisasiantuntija Kuntaliitossa.

Lisää uusi kommentti

Puhdas teksti

  • HTML-merkit ovat kiellettyjä.
  • Rivit ja kappaleet päätetään automaattisesti.
  • Verkko- ja sähköpostiosoitteet muutetaan automaattisesti linkeiksi.