Sini Sallinen 22.5.2018

Työotteita ja tunnelmia rakenteiden rinnalle

Sini Sallinen

Kunnissa tapahtuu monenlaista. Kuntastrategioita uudistetaan. Luottamushenkilö- ja henkilöstöorganisaation rakenteita uudistetaan. Samoin uudistetaan palveluverkkoja ja -prosesseja. Myös hyvinvoinnin, sivistyksen, elinvoiman ja johtamisen toimintatapoja, prosesseja ja työkaluja kehitetään.

Kuntalaisten osallisuutta, digitaalisia palveluja ja kumppanuutta eri toimijoiden kanssa kehitetään myös monissa kunnissa. Tukipalveluihin, toimitiloihin ja henkilöstöihin liittyviä selvityksiä ja järjestelyjä on tarpeen tehdä maakuntauudistuksen vuoksi.

Menestyykö tulevaisuuden kunta edellä mainittujen rakenteiden, prosessien, toimintatapojen ja työkalujen uudistamisella? Hyvinkin voi menestyä. Mutta mielestäni menestyisi vielä paremmin, jos samaan aikaan kehittyisi myös luottamushenkilöiden ja henkilöstön toimintakulttuuri. Kyse on ajattelutapojen muutoksesta.

Ratkaisevaa on tahto nähdä asioita poikkihallinnollisesti ja suuremmissa kokonaisuuksissa. Valtuutettujen osalta tämä tarkoittaa tahtoa nähdä yksittäiset päätökset toisiinsa kytkeytyviksi strategisiksi linjauksiksi. Henkilöstön uusi työote on sen sijaan ”siiloista pois” -ajattelu, eli näkemys, että eri palvelualueiden yhteistyö on tarpeen asukkaiden hyvinvoinnin ja elinvoiman edistämiseksi.

Oppiva asenne on edellytys toimintatapojen uudistumiselle. Jos esimerkiksi valtuuston päätös on johtanut runsaaseen keskusteluun asukkaiden ja median keskuudessa, olennaista ei ole valtuutettujen keskustelu siitä, tehtiinkö oikea päätös vai ei. Olennaista sen sijaan olisi reflektoida sitä, miten viestintä olisi voinut olla avoimempaa ja miten kukin valtuutettu olisi voinut asiasta paremmin viestiä. Näin seuraavalla kerralla osataan toimia avoimemmin.

Rohkeus takaa toiminnan uudistumisen. Monen kunnan uudessa strategiassa onkin rohkeus mainittu uutena arvona. Työntekijöiden rohkeutta on rutiineiden kyseenalaistaminen ja uusien toimintatapojen etsiminen ja kokeileminen. Valtuutettujen rohkeus tarkoittaa esimerkiksi sitä, ettei suosita tarkkaa ohjeistusta, eikä puututa yksityiskohtaisiin asioihin. Todellista valtuutetun rohkeutta on epävarmuuden sietäminen, keskittyminen strategisiin kokonaisuuksiin, voimavaroihin ja tuloksiin.

Työote asukkaiden jatkuvasta kuuntelemisesta takaa toiminnan tehokkuuden ja vaikuttavuuden. Erilaisia osallisuuden ja vaikuttamisen tapoja kehittyy kunnissa koko ajan, mutta se ei riitä. Kuulemistilaisuudet, kyselyt, palautekanavat eivät yksistään riitä. Luottamushenkilöiden roolina on kuunnella asukkaita ”herkällä korvalla”, keskustella heidän kanssaan aktiivisesti ja hyödyntää näkemyksiä päätöksenteossa. Lisäksi jokaisessa palvelutapahtumassa ja asukaskohtaamisessa työntekijöiden on tarpeen kuunnella asukkaiden näkemyksiä. Ymmärrys asukkaiden kuuntelemisen tärkeydestä ja merkityksestä laajasti kuntaorganisaatiossa on tarpeen.

Tulevaisuuden kunnan uusi ajattelutapa on näkemykseni mukaan myös se, että palvelumuotoilun rinnalle tarvitaan tunnelmamuotoilua. Pelkästään palvelujen ja palvelupolkujen kehittäminen yhdessä asukkaan kanssa ei takaa asukkaan hyvää kokemusta. Laadukkaat palvelut ja sujuvat palvelupolut tarvitsevat rinnalleen myös myötätuntoa ja empatiaa. Jokaisessa asukaskohtaamisessa olennaista on se, miten työntekijät kohtaavat asukkaan omana persoonanaan, kiinnostuvat asukkaan näkemyksistä ja miten osoittavat myötätuntoa asukasta kohtaan.

Tunnelmamuotoilu kuuluu myös luottamushenkilöille. Olennaista on se, miten luottamushenkilö sanoittaa viestejään kunnan asioista, suunnitelmista ja päätöksistä, ja miten hän puhuu muista luottamushenkilöistä, johtajista tai työntekijöistä. Kyse on siitä, saavatko asukkaat mielikuvan hyvästä ilmapiiristä sekä positiivisesta ja eteenpäin menevästä kehityksestä.  Tunnelmalla on merkitystä asukkaiden hyvinvoinnille sekä mahdollisten uusien asukkaiden ja yrittäjien sijoittumispäätöksille.

Kirjoittaja

Sini Sallinen on Kuntaliiton tutkimus- ja kehitysjohtaja. 

Sini Sallinen Twitterissä: @SallinenSini