Kaisu Tolvanen 19.12.2018

Viestinnän henkinen vallankumous

Kaisu Tolvanen

Yhden aikamme suurimman viestintävälineen keksinnöstä annetaan nykyään kunnia italialaiselle Antonio Meuccille, joka vuonna 1854 keksi sähkömagneettisen puheensiirroon. Tuolloin, tai tarkemmin vasta vuonna 1876, kun Alexander Graham Bell patentoi oman puhelinkojeensa, otettiin ensimmäisiä askelia kohti välimatkojen päässä tapahtuvaa vuorovaikutuksellista keskustelua.

Väitän, että vielä melkein kahdensadan vuoden jälkeen, me olemme kuntasektorilla tuohon välimatkaan jämähtäneet tai sen tuomaan turvaan liikaa tuudittautuneet. Välimatka toki nykyään on myös henkistä.

 

Dialogiloikan tarpeessa

”Kuntalaisten päätöksentekoa tukeva demokratia toteutuu parhaiten kaupunginvaltuuston kautta.” Lausahdus, joka tänä päivänä saa aikaiseksi vatsan väänteitä ja pienen kylmän hien kihoamaan hiusrajaan.

Meillä on Suomessa melkoinen demokratiavaje, äänestysaktiivit ikääntyvät ja tutkimustenkin mukaan suomalaiset luottavat vähiten päättäjiin. Tämä on aikamoinen haaste kuntien toiminnalle, sillä suomalainen yhteiskunta rakentuu pitkälti nykymuotoiselle poliittiselle päätöksenteolle. Pahimmillaan päättäjät aktivoituvat vain vaalien alla ja laskeutuvat toreille äänestäjiään eli asiakkaitaan tapaamaan. Jos tällä ”asiakasaktiivisuudella” pyöritettäisiin yksityisiä yrityksiä, voisi busineksen kuvitella tyrehtyvän alkuunsa.

Kuntien valtuustot (edelleen pahimmillaan ja melko vahvasti kärjistäen) ovat poliittisen valtapelin ja puoluekurin hiljaisia näyttämöitä. Vahvat ja enemmistö pyörittävät yrityksiä nimeltä Kunta. Joskus on myös kuultu tai jonkun kerrottu nähneen, kuinka valta on sokaissut, ja sen asiakkaan eli asukkaan paras on päässyt unohtumaan.

Väitän, että meillä, suomalaisissa kunnissa, ovat yhtenä suurena haasteena nuo henkiset välimatkat. Avoimen hallinnon periaatteet, aito vuorovaikutus ja dialogi ovat päässeet unohtumaan. Vaikea voi olla yllättäen lähteä rakentamaan kansalaisyhteiskuntaa keskustelemattomuuden ja kohtaamattomuuden muurin eri puolilta.

Mietimme vuosi sitten täällä Varkaudessa, että nyt on viimeiset hetket ryhtyä toimeen, ennen suuria maakunnallisia uudistuksia. Juuri tänään, tätä kirjoittaessani, voin ylpeydellä kiittää asukkaitamme ja päättäjiämme, sillä kaupunginvaltuustossa on hyväksytty 10.12.2018 Asukkaiden Warkaus – kansalaistoiminnan ohjelma. (Lue lisää: www.varkaus.fi/kansalaistoiminnanohjelma)

Olemme, melko tarkalleen vuoden systemaattisesti rakentaneet tätä Kansalaistoiminnan ohjelmaa. Ennen tätä vahvan osallistamisen vuotta loimme markkinoinnin ja viestinnän toimintoina kevyttä perustaa osallisuudelle, ottamalla käyttöön mm. Osallistu oikeesti! –toimintamallin, mistä loppujen lopuksi rakentuikin vahva pohja kokonaisuudelle.

 

Päättäjät esiin ja virkamiehet ulos

”Eihän asukkailta voi kysyä kaiken maailman lippulapuilla, mitä ne haluaa. Nehän saattavat haluta ihan mitä vaan!” Totta, mutta, jos ei ikinä kysytä kuin niistä omista byrokraatin tai päättäjän näkökulmista, saadaanko tietää, mitä asukkaat aidosti haluavat.

Aloitimme tämän vahvan osallistamisen marras-joulukuun vaihteessa 2017 Osallistu oikeesti! –idealeirillä, jossa kahdeksi viikoksi jalkauduimme kaupungin keskustasta vuokrattuun liiketilaan keräämään mm. niillä kaiken maailman lippulapuilla ideoita asukkailta, kuinka rakennetaan se yhteinen Asukkaiden Warkaus.

Vuosi 2018 on ollut meillä Varkaudessa myös alkustartti hyvinvointimarkkinoinnillemme, jossa pyrimme vaikuttamaan Hyvinvointikertomuksesta nouseviin kehityskohtiin myös markkinoinnillisin keinoin. Idealeirillä asukkaat toivoivat mm. päättäjiään vahvemmin esiin. Osana kaupungin hyvinvointipalvelujen markkinointia, valjastimme päättäjämme kutsumaan kuntalaisia mukaan itselleen tärkeisiin ja hyvinvointia lisääviin tekoihin, Päättäjän päivään. Hallituksemme puheenjohtaja lähti punttisaliharrastajana kuntalaisten kanssa kuntosalille, sivistyslautakunnan puheenjohtaja oli sählyä pelaamassa ja konsernijaoston puheenjohtaja kutsui kuntalaisia siivoustalkoisiin, vain muutamia mainitakseni. Tarjosimme kuntalaisille ja päättäjille poliittisesti sitoutumattoman kohtaamispaikan.

Omaa dialogiloikkaamme vahvistamme, Idealeiristä innostuneena, kun avaamme vuoden alussa Varkauden Kauppakadulle hallintorakenteista irrallisen ”Koko kansan kammarin”. Kammarista tulee kohtaamispaikka, jossa mm. kaupungin henkilöstö käy ”etätöissä”, helposti lähestyttävänä ja kohdattavana. Idealeiriltä myös saadun palautteen mukaan kaupungin kanssa käytävään yhteistyöhön on kaivattu yhtä ns. kattojärjestöä. Huutoon vastattiin, kun noin vuoden ajan rakennetun Warkautelaiset ry:n perustamiskokous pidettiin 3. joulukuuta. Warkautelaiset ry:n toimintasuunnitelman mukaan vuoden 2019 painopisteet ovat asukastoiminta ja asukkaiden asioita koskevan tiedon välittäminen, lähidemokratia ja osallisuus sekä yhteistyö ja verkostoituminen eri toimijoiden kesken.

 

Kohtaamisia monessa kanavassa

Kuluneen, osallistamisen pilotointien vuoden, yksi suurimmista kulttuurin muutoksistamme on ollut se, että otimme osallisuusmenetelmät viestintäkanaviksemme ja jaoimme viestintäkanavamme yksisuuntaisiin ja vuorovaikutteisiin kanaviin. Meillä on jaettu viestintävastuu, eli se, joka tiedon päällä istuu, on vastuullinen sen tiedon myös jakamaan, tilanteeseen parhaiten sopivimmalla tavalla.

Koska avoin hallinto tarkoittaa myös avointa valmistelua, valmistelijoiltakin vaaditaan asioiden avaamista ajoissa. Uudistettavassa päätösviestinnässämme tuomme keskeneräisetkin asiat jo valmisteluvaiheessa rohkeasti esiin. Tosin viestinnällisenä haasteena tulee varmasti aina olemaan, että sataprosenttisesti ei onnistuta ikinä kaikkia tavoittamaan. Me aiomme täällä Varkaudessa päästä edes 95 %:iin! Tartuimme väitteeseen ”tietoa ei ikinä tuoda kotiin”, kun kaupunkisuunnittelijamme jalkautuivat kuntalaisten koteihin ja yhteisiin tiloihin kertomaan merkittävästä alueellisesta kaupunkiympäristön kehittämishankkeesta. Suunnittelijamme olivat tavoitettavissa myös sähköisesti chatin kautta.

Idealeirillä hämmästyimme, kuinka katsottuja eri tilaisuuksien livestreamit olivat. Kahden viikon aikana kymmeniä tuhansia katsojakertoja, vaikka asukkaita Varkaudessa on se hiukan yli 20.000! Olemmekin jatkaneet tilaisuuksiemme sähköisten osallistumistapojen kehittämistä näistä lukemista innostuneena, ja viimeisimpänä otimme syksyllä 2018 käyttöön neuvolapalvelujen sähköisen asiakasraadin.

 

Tekosyitä ja uskalluksen puutetta

Valitettavan usein piiloudutaan tekosyiden taakse; ei ole aikaa, rahaa tai muita resursseja, kun viestinnällistä osallisuutta tulisi rakentaa. Mielenkiintoista on ollut huomata, että myös pelkoa on ollut ilmassa. On pelätty, että ”ne asukkaat voivat keksiä mitä vaan”, eikä kaikkia toiveita pystytä toteuttamaan. On ehkä myös pelätty, että puolueiden valta-asemat horjuvat tai että kuntalaiset ottavat lisää valtaa ja jopa päättävät itseään koskevista asioista aidosti.

Kun uskaltaa ottaa sen dialogiloikan ja käydä avointa keskustelua sekä luottaa ihmisiin, kuntalaisiin, äänestäjiin, hauska on ollut huomata, miten fiksuja me kaikki ollaankaan! Kun tiedetään esim. kuntabudjetin mahdollisuudet, osataan ottaa tarkasteluun ikään kuin suhteutettuna oikean kokoisia kehittämiskohteita ja rakentaa osallistavan budjetoinnin menetelmin ”oikeesti” sitä yhteistä Asukkaiden Warkautta. Sähköisesti kaupungin kassan kuntalaisille avasimme jo 2017, kun eBudjetin avulla kuntalaiset pääsevät suunnittelemaan kaupungin rahojen käyttöä.

 

Vastuu ja lupa viestiä – kohti kulttuurimuutosta

Viestintä ei ole rakettitieteitä, vaan ”kaikki osaavat viestiä”. Toki lainalaisuuksia ja teorioita on moniakin, tekemistä ohjaavia strategioita, ohjelmia ja suunnitelmia sekä vielä toistaiseksi pöytälaatikkoihin jääneitä toteutumattomia ideoita, joita me viestinnän ammattilaiset päivittäin, jopa huomaamattamme, työssämme toteutamme. Viestintä ei enää vuonna 2018 ole vain viestintäyksiköstä toteutettavaa yksisuuntaista tiedottamista. Meilläkin käydään edelleen keskustelua, ”mitä oikeita töitä voin jättää tekemättä ja viestiä”. Viestinnän vallankumous ja murros on tapahtunut, kun ne meidän asiakkaamme on otettu tai paremminkin, kun he itse ovat tulleet viestinnän keskiöön.

Mietimme asiakaslupauksia erään yksikkömme brändityössä ja keskusteluun nousi heidän lupauksensa saavutettavasta asiakaspalvelusta. Kello 9-15 välisenä aikana. Saimme aikaiseksi erittäin hyvän ja silmiä avartavan keskustelun, kun mietimme, mitä olisimme itse vaikkapa Ikean kirjahyllyn illalla ostaneena mieltä, jos saisimme apua kokoamispuuhaan vasta seuraavana arkipäivänä klo 9 alkaen… Niin… Ne meidän asiakkaamme, ovat myös julkisen sektorin ulkopuolisen toiminnan asiakkaita ja ovat jopa saattaneet tottua 24/7 tapahtuvaan asiakaspalveluun.

24/7 tarkoittaa meillä kunnissa merkittävää kulttuurimuutosta. Jo pelkästään kokonaisvaltainen ja vuorovaikutteinen sekä osallistava viestintä yhtenä strategisena kivijalkana on tarkoittanut ja tarkoittaa edelleen suurta kulttuurimuutosta. Mutta… jos ne meidän asiakkaamme ovat valmiita, alettaisiinko mekin hommiin kohti viestinnän vallankumousta!?  Unohdetaan, tai yritetään edes vähän keventää, byrokraattista jäykkyyttämme ja ollaan mekin ihmisiä. Laitetaan virkamiesjohtomme, päättäjämme ja henkilöstömme asiakasvastuuseen, muistetaan, kenelle yritys nimeltä Kunta Oy on perustettu. Annetaan vastuu, mutta yhtälailla, annetaan LUPA viestiä! Annetaan ja luotetaan, niin saadaan. Ja paljon!

 

Kuluneen vuoden suurimmat oivallukset ovat olleet:

1) Osallisuusmenetelmät ovat tärkeimpiä viestintäkanaviamme.

2) Media olemme me. Kuka kissan hännän nostaa, ellei kissa itse? Eli itse aktiivisesti viestimällä ja osallistumalla kansalaiskeskusteluun vahvistamme omalta osaltamme mielikuvaa elävästä kaupungista.

3) Vuoden sijaan, osallisuuden systemaattiseen jalkauttamiseen olisi tarvittu ainakin kolme vuotta. Mieluummin yhden valtuustokauden yli, eli viisi vuotta niin, että valtuutetut olisi vahvemmin saatu ottamaan osallisuus mahdollisuutena, ei uhkana.

4) Vaikka osallisuus onkin ennen kaikkea suuri kulttuurimuutos, vaatii se, kuten viestintäkin, kokonaisuutta koordinoimaan ja käytäntöjä vahvistamaan ainakin tämän kokoisessa kaupungissa yhden henkilön.

 

Meiltä edelleen tuntuu liian usein unohtuvan, ketä varten tätä työtämme teemme, kuka on se meidän asiakkaamme.

Kirjoittaja on Varkauden kaupungin viestintä- ja markkinointipäällikkö

Kirjoittaja

Tässä blogissa julkaistaan Kuntaliiton ulkopuolisten kunta-alan asiantuntijoiden ja vaikuttajien bloggauksia.