Pasi Halmeen blogi 29.1.2019

Kehitetäänkö digiä vai palveluita?

Pasi Halme

Kuntien strategioissa on usein maininta sähköisestä asioinnista tai digitalisaatiosta. Kun tämä maininta havaitaan kuntien johtavien virkamiesten keskuudessa, niin toimenpiteitä kaivataan eri vastuualueilta, toimialoilta ja palveluyksiköistä. Tämä digikirjaus päätyy näiden tahojen johtoryhmiin, joista se vastuutetaan sitten sopiville päälliköille valmisteltavaksi. Ja koska käsky käy, niin myös toimenpiteitä kirjataan kiitettävällä tahdilla käyttösuunnitelmiin. Asia toimii periaatteessa hienosti, tehtävä annetaan ja toimenpiteitä tehdään. Onko siis ongelmaa?

Ensimmäinen haaste tulee jo heti strategian julkaisun jälkeen. Strategian digikirjaus on suora kutsuhuuto innokkaille myyntimiehille, jotka nopeasti osaavat ottaa yhteyttä näihin kunnan vastuualueiden päälliköihin ja tarjoavat uusia hienoja digiratkaisuja, joilla - tietenkin - yksiköt saavat merkittäviä säästöjä joko suoraan kustannusten alenemisina tai henkilöresurssitarpeiden vähenemisenä. Ja kukapa kieltäytyisi, kun pikkurahalla saat tilavaraussysteemiä, innovatiivista optimoitua karttapalvelua tai älykästä oppivaa chatbot-palvelua? Hoidat yhdellä tuotteella sekä vastuullasi olevan digitalisoinnin että parannat palvelua ja luot säästöjä.

Valitettavan usein hankinta kuitenkin tehdään yhden toimijan näkökulmasta, ilman kokonaisarviointia ja silloin hyötyjen sijasta tulee vain kasa yhteentoimimattomuutta. Tämän vuoksi kokonaisuuden hallintaa varten on kehitetty kunnissa kokonaisarkkitehtuuritoimintaa, jolla pyritään varmistamaan, että uusille toimintatavoille, hankinnoille ja laajennuksille saadaan organisaatiotasoinen yhteisymmärrys ja sitoutuminen. Tällä tavalla myös kunnan järjestelmäkirjo pysyy suunniteltuna ja hallittuna.

Toinen digikirjauksen ongelma on se, että kun keskitytään siihen digitaalisen palvelun keksimiseen ja tarjoamiseen, niin unohtuu mistä digitalisaatiossa on kyse. Pyritään ratkaisemaan kuntalaisen pääsyä palveluun, ja usein sellaiseen palveluun, jota kuntalainen käyttää elämässään 1-5 kertaa. Kunnan usein käytetyt palvelut on jo suurelta osin digitalisoitu. Esimerkiksi kirjastoissa on jo nyt erittäin hyvin toimivat verkkopalvelut. 

Mitä siis tulisi tehdä? Kuntien tulisi nostaa kuntien palveluiden prosessikehitys uudelle tasolle. Kunnan tulisi keskitetysti pohtia kunnan käytetyimmät palvelut, laatia prosessikuvaukset tietovirtoineen sekä tarkastella erityisesti manuaalisten vaiheiden toimivuus. Tämän tarkastelun yhteydessä kunnan prosessikehittäjien, laatuihmisten sekä tietohallinnon tulisi päättää, että voidaanko prosessia sujuvoittaa työvaiheita vähentämällä/muuttamalla tai ottamalla käyttöön uusia digityövälineitä. Tämän vuoropuhelun lisäämisellä saadaan tekeminen ohjattua oikeaan digikehittämiseen.

Suurin digitalisaation tarjoama tehokkuushyöty löytyy kunnan omasta toiminnasta, siitä toiminnasta joka on muotoutunut viimeisten vuosikymmenien aikana, aikana jolloin digiä ei oltu vielä keksittykään.

Kirjoittaja
Pasi Halme

Pasi Halme työskentelee Kuntaliitossa TukuDigi -projektissa erityisasiantuntijana. Pasi on työvapaalla Lahden kaupungilla, jossa hän toimii pääsuunnittelijana tehtävinään muun muassa  sähköinen asiointi sekä kokonaisarkkitehtuuri.

Lisää uusi kommentti

Puhdas teksti

  • HTML-merkit ovat kiellettyjä.
  • Rivit ja kappaleet päätetään automaattisesti.
  • Verkko- ja sähköpostiosoitteet muutetaan automaattisesti linkeiksi.