Tiina Rinne #kuntamatkalla 1.3.2019:

Kuntaliitto käynnistää verkostokokeilun - Projektitoiminnasta vaikuttavuuden johtamiseen

Kuntaliiton koordinoima Kaupunkien projektitoimistojen kehittäjäverkosto jatkaa pitkäjänteistä projektitoimistojen ja toimintatapojen kehittämistyötä. Verkostotapaamisessa tammikuun lopulla keskusteltiin laajasti kehitystoiminnan vaikuttavuudesta, vaikuttavuuden aikajänteistä, strategisista tavoitteista sekä niiden toteutumisesta kehittämistoiminnassa.

Verkosto päätti käynnistää Kuntaliiton johdolla kokeilun, jossa luodaan ja pilotoidaan vaikuttavuuslähtöisiä kehittämisen malleja ja kehitetään vaikuttavuuden johtamista projektisalkkujen yhteydessä. Kehittämiskumppanina toimii Thinking Portfolio.

Kuntien ja koko julkisen sektorin toimintaa haastavat monet erilaiset ilmiöt, joiden ratkaisemiseen eivät lyhyen tähtäimen kehittämistoimet pure. Ratkaisut ilmiöihin ulottuvat tyypillisesti useille eri toimialoille ja edellyttävät näin pitkäjänteistä ja vaikuttavuuslähtöistä kehittämistä.

Yleisesti vaikuttavuuslähtöisellä kehitystoiminnalla tavoitellaan seuraavia tasoja:

  1. Välittömän toiminnan parantaminen - nykyisen toimintamallin tehostamiseen tai  parantamiseen tähtäävät toimenpiteet, joiden vaikutusten aikajänne on tyypillisesti korkeintaan joitakin vuosia.
  2. Uuden toiminnan kehittäminen – hieman pidemmän aikavälin kehittämistä, joka uudistaa toimintatapoja, edellyttää yhteistyötä strategisesti oikeiden kumppaneiden kanssa, mutta perustuu edelleen nykytilanteen kehittämiseen. Vaikuttavuuden aikajänne tällaisissa kehitystoimenpiteissä on 2-5 vuotta.
  3. Uudet strategiset avaukset - pyrkimys systeemisiin muutoksiin, ilkeiden ongelmien  ratkaisuihin, kansallisen tason tavoitteiden saavuttamiseen sekä laajaan yhteistyöhön, projektien jatkumoihin ja pitkäjänteiseen vaikutusten johtamiseen.

Kaupunkien projektitoimistojen verkosto kokeilualustana

Nyt aloitettavassa kokeilussa konkreettinen kehittämistoiminta lähtee liikkeelle tasolta 1, välittömän toiminnan parantamisesta. Kokeilu käynnistyy nykyisiin kehittämisen toimintatapoihin tehtävien muutosten ja kokeilujen kautta, jotta kehittämisen toimintamallissa osataan johtaa pitkän tähtäimen uudistumista. Jo aiemmin Kuntaliitossa on käyty läpi kaikkien Kuntaliiton omien kehitystoimien tulevaisuussuuntautuneisuus sekä ilmiölähtöisyys. Analyysin pohjalta arvioitiin, että noin 80% kehittämisen toimenpiteistä on tavoitteiltaan enintään vaikutustasolla 2.

Kokeiluryhmällä on ensi vaiheessa pyrkimyksenä määritellä jo käynnissä olevien kehittämistoimenpiteiden ja projektien tavoiteltavat vaikuttavuudet ja kehittää tältä pohjalta vaikuttavuustasot huomioiva kehittämismalli. Lisäksi vaikuttavuuden johtamista on tarkoitus vahvistaa mm. projektisalkkujen visualisointia parantamalla. Tarvitsemme uudenlaista visualisointia, jotta kehittämisellä tavoiteltavat vaikutukset tulevat paremmin näkyviksi ja tätä kautta johdettaviksi.  

Vaikuttavuustasojen määrittely nostaa johtamiskeskusteluun yhtäaikaisesti erilaisilla kehitystoimilla tavoiteltavat vaikutukset. Tämä auttaa jäsentämään nykyhetkeen, lähitulevaisuuteen ja myös kauemmas kohdistuvat kehittämispanostukset ja niistä muodostuvan kehittämiskokonaisuuden. Jatkossa johtamiskeskustelu voisi keskittyä aikajänteiden lisäksi strategisiin painopisteisiin, vaikuttavuuden kattavuuteen eri toimialoilla tai kehityskohteissa, kansallisten kehitystavoitteiden tukeen tai vaikkapa YK:n Agenda2030-tavoitteisiin, kuten Espoo jo pyrkii tekemään.

 

Vaikuttavuuden johtamisen tunnusmerkkejä

Vaikuttavuuden tulee olla organisaation strateginen päämäärä ja sen tulee näkyä kehittämistoiminnassa, projektitoimistoissa ja -salkuissa, projektien ja kehittämistoimien priorisoinnissa ja kuulua johtajien puheissa. 

Kun lähdemme vahvistamaan kehittämistoiminnan vaikuttavuutta, pääpaino siirtyy perinteisestä tuotosajattelusta vahvemmin kehittämisellä tavoiteltaviin positiivisiin muutoksiin. Tämä muuttaa myös toiminnan logiikkaa ja toimintatapoja. Jopa niin, että organisaatio joutuu määrittämään (liike)toimintamallinsa uudelleen.

Miten teidän nykyinen kehittämismallinne tukee vaikuttavuusajattelua? Oletteko jo työn touhussa rakentamassa tulevaisuuden toimintatapoja? Miten kuntanne uudistuu 10 vuoden aikajänteellä?

 

Uudistuva julkishallinto 2019 kokoaa yhteen salkunhallinnan ammattilaiset ja päätöksentekijät julkiselta sektorilta
Thinking Portfolion maksuton Uudistuva julkishallinto -tilaisuus  järjestetään 10.4.2019 Musiikkitalolla. Ilmoittaudu tapahtumaan tästä.

 

Linkkejä:

 

Kirjoittajat:

Kehittämisasiantuntija Tiina Rinne, Suomen Kuntaliitto ry
Lead Senior Advisor Nina Orvola, Thinking Portfolio

Kirjoittaja
Kuntamatkalla

Kirjoitussarjassa tuodaan esille sitä kaikkea muutoksen ja tulevaisuuden tietoa, mitä viime aikoina on löydetty Kuntaliiton laajoissa verkostoissa ja asiantuntijoiden työssä.

Kirjoitukset ovat osa Matkaopas kuntien muutokseen -verkkosivuja sekä julkaisua. Matkaopas on Kuntaliiton uudenlainen kokoelma tietoa, tukea ja työkaluja kuntien tulevaisuustyöhön.