Raimo Muurinen 28.5.2019

Uusi päätöksenteon tietojärjestelmä voisi avata osallisuuden solmut

Ei käy kateeksi valtuutettuja tänä sosiaalisen median aikakautena. Kaikilla on omat mielipiteensä ja faktansakin joka asiaan, mutta vastuu kasaantuu vain päätöksentekijöille. Eikä käy kateeksi osallisuustyöntekijöitäkään. Kuntalaisten ja hallinnon ajatukset edes siitä, mistä ja milloin pitäisi keskustella, eivät mene aina yksiin.

Ongelmaan on yksi ratkaisu, josta on keskusteltu toistaiseksi aivan liian vähän. Ratkaisu löytyy päätöksenteon tietojärjestelmistä, jotka tunnetaan myös asianhallintajärjestelminä. Kunnissa ovat käytössä esimerkiksi Dynasty, Triplan ja Ahjo. Ne ovat suunniteltu siirtämään, julkaisemaan ja säilyttämään päätöksenteon asiakirjoja, eli tärkeimpinä esityslistoja ja pöytäkirjoja. Ja siinä se ongelman ydin tulikin jo todettua.

Toisin sanoen, ristiriita piilee siinä, että todellisuudessa politiikkaa tehdään niin pitkissä neuvotteluissa suljettujen ovien takana kuin avoimina pikaotteluina sosiaalisessa mediassa, mutta (periaatteessa) näiden asioiden hallintaa varten aikanaan kehitetyt tietojärjestelmät yhä vain puksuttavat päämääränään pintapuolisesti digitalisoitu toteutus alkuperäisestä tehtävästään, paperiasiakirjojen sähköisten versioiden säilyttämisestä. Asianhallintajärjestelmien julkaisuominaisuudet palvelevat jo toteutunutta päätöksentekoa, mutta eivät käytännössä tue demokratian tarpeita ollenkaan, sillä niistä puuttuvat tyystiin avoimen vuorovaikutuksen toiminnallisuudet. Tilanne alkaa olla oikeasti huolestuttava, kun yhteiskunnan keskeisimpien tietojärjestelmien vanhankantaisuudesta johtuen yhdysvaltalaiset mainos.. vai pitääkö sanoa mielipiteenmuokkausalustat ovat ottaneet paikkansa kansanvaltamme keskeisinä näyttämöinä.

Sen sijaan, että demokratian teknologian tärkeintä virkaa hoitavat edelleen asiakirjojen siirtämiseen ja valmiiden dokumenttien säilyttämiseen tarkoitetut asianhallintajärjestelmät, ehdotan, että tehtävään suunniteltaisiin uusi avoimen päätöksenteon tietojärjestelmä, jolla on kolme pääasiallista toiminnallisuutta.

  1. Ensimmäisenä ja tärkeimpänä on päätöksenteon asialistasta päättäminen eli agenda setting. Se, kuka päättää mistä päätetään ja milloin, käyttää todellista valtaa.
  1. Toisena on tiedon yhteistuotanto, joka konkretisoituu päätösesitysten muotoiluksi. Tämä on hyvin lähellä wikiartikkelien kirjoittamista.
  1. Kolmantena tulee talouden kytkeminen mukaan. Kuntien tulot ja menot koskettavat kaikkia kuntalaisia, ja ovat siksi liian monimutkainen ongelma käsiteltäväksi exceleissä harvojen käsissä. Rahasta päättäminen tarvitsee oman vuorovaikutteisen ja helposti saavutettavan käyttöliittymän, joka toimii saumattomasti yhteen varsinaisen päätöksenteon tietojärjestelmän kanssa. Rajallisten resurssien tuskailun kannalta on huojentava huomata, että demokratisoimalla julkisesta tulopuolesta päättäminen, voidaan ennaltaehkäistä ylitsevuotavan toiveiden tynnyrin ongelmaa.

Osallisuus ja keskustelu asiayhteyteen kunnan sivuille

Tärkeimpien tehtävien lisäksi tietojärjestelmälle kohdistuu muutamia yleisiä vaatimuksia (Kts. Tuomisto ym. 2017). Ensiksi, järjestelmä on kaikille yhteinen - siis niin kuntalaiselle, kunnanjohtajalle, luottamushenkilöille kuin muille viranhaltijoille. Toiseksi, se sijaitsee kunnan verkkosivuilla ja toimii yleisillä selaimilla, avoimiin standardeihin ja lähdekoodiin perustuen. Järjestelmään voi mennä kunnan etusivun kautta, tai vaikka opetustoimen sivuilta osallistua vain kyseisen hallinnonalan päätöksentekoon ja keskusteluun. Pääperiaate on, että järjestelmässä on julkisena kaikki julkinen tieto, ja kaikesta voi keskustella sekä osallistua tiedon yhteistuotantoon.  Tieto järjestetään löydettäväksi aiheiden ja asioiden mukaan, eikä enää piiloon organisaatiohierarkian siiloihin ja viime kädessä yksittäisten henkilöiden taakse.

Työaikasäästöt eivät olisi tällaisen uudistuksen suurin hyöty, mutta mainitaan se nyt ensin: jatkossa viranhaltijoiden ei tarvitsisi ensin käyttää tekstinkäsittelyohjelmia kirjoittamiseen, toisena julkaista tiedotteita verkkosivujen julkaisujärjestelmässä, kolmantena mainostaa osallistumismahdollisuuksia sosiaalisessa mediassa, neljäntenä kerätä palautteita yhdessä järjestelmässä kuten ehkä Otakantaassa tai Lausuntopalvelussa, viidentenä palata takaisin tekstinkäsittelyyn yhteenvedon kirjoittamiseksi ja kuudentena viedä sitä asianhallintajärjestelmään tiedoksi päätöksentekoprosessissa seuraavalle taholle.

Nykyaikainen päätöksenteon tietojärjestelmä hoitaisi pääosan näistä tehtävistä automaattisesti, varsinaisen demokratian sisällöntuotannon jäädessä halukkaille. Viranhaltijoiden roolina korostuisi prosessien fasilitointi, sillä tehtäväsarkaa riittäisi varmasti aikataulujen ylläpitämisessä, kasvokkaisen ja verkkoprosessien yhteensovittamisessa ja ehkä jopa ongelmatilanteisiin puuttumisessa, jos sellaisia vielä ilmenisi vertaiskontrollin, meriittijärjestelmien ja automaattisten mekanismien jäljiltä.

Ehdotus avoimen päätöksenteon tietojärjestelmästä kuulostaa varmasti radikaalilta. Mutta niin on täytynyt kuulostaa myös vaatimukset edustuksellisesta demokratiasta valistusajan lopulla. Vallanjaon demokratisoimista välittävä voima oli tuolloin sama kuin nykyään: aikanaan kirjapainotaidon, nykyään informaatioteknologian kustannukset ovat laskeneet niin, että yhä useampien ääni kuuluu julkisuudessa.

Kun aikanaan rakennettiin jykevää kivistä infrastruktuuria, etteivät kansakunnan äänet hukkuisi kilpahuutoon, vaan voisivat käydä sivistyneeseen keskusteluun (parlar, puhua), saatiin kestävät puitteet parlamentarismille. Enää kaikki äänet eivät vain kuitenkaan mahdu fyysisten seinien sisään, vaan meidän pitäisi rakentaa digitaalista infrastruktuuria, jotta muun muassa sosiaalisen median äänenpainot eivät purskahtelisi yli, vaan julkisella keskustelulla olisi väylä kanavoitua julkiseen päätöksentekoon.

Tarkoitus ei tietenkään ole, että kaikki joutuisivat koko ajan osallistumaan, keskustelemaan ja varsinkaan äänestämään. Jos demokratiaa voisi johtaa tiedolla ihmisten arvoista ja mielipiteistä, niin pystyisimme ennakoimaan mitkä ovat hyväksyttäviä päätöksenteon suuntia, eikä isojenkaan uudistusten läpimeno riippuisi kulloisistakin poliittisista suhdanteista. Sen vuoksi demokratian kannattaisi ottaa mallia niin internetjäteiltä kuin verottajalta, pankeilta ja terveydenhuoltojärjestelmältä. Demokratiassa pitäisi myös olla mahdollista yksilön tietojen kerääminen henkilökohtaiselle käyttäjätilille. Klikkausten, eurojen ja terveystietojen sijaan tallennettaisiin mielipiteitä ja arvoja. Päätösvalta tietojen jakamisesta päätöksenteon tueksi olisi tietysti käyttäjällä, kuten kuntalaisella itsellään.

Kuva: Jonne Renvall.

Raimo Muurinen, YTM, on avoimen päätöksenteon asiantuntija, joka on suunnitellut ja toteuttanut joukkoistamisen, yhteistuotannon sekä osallistuvan budjetoinnin kokeiluja ja uusia toimintamalleja. Hän on työskennellyt avoimen datan ja tietojohtamisen parissa Open Knowledge Finlandissa ja kehittää parhaillaan arvolähtöistä, datan ohjaamaa demokratiaa yrityksessään Avanto insightissa.

Kirjoittaja
Kuntademokratiaverkosto

Tämä on Kuntaliiton koordinoiman Kuntademokratiaverkoston blogi, johon kirjoittavat verkoston jäsenet. Kirjoittajat kirjoittavat omissa nimissään.

Verkostossa on tällä hetkellä noin 600 kuntien, valtionhallinnon ja kansalaisyhteiskunnan toimijaa.

Useita hyviä pointteja Raimo varsinkin toi miten digitalisuutta käytetään vielä liian usein vanhan toimintamallin apuna ottamatta digitalisuudesta irti niitä hyötyjä mitä siitä aidosti voisi saada. Sun ehdottamaa kolmiportaista mallia kannattaisi kokeilla jossakin aidossa ympäristössä.

Lisää uusi kommentti

Puhdas teksti

  • HTML-merkit ovat kiellettyjä.
  • Rivit ja kappaleet päätetään automaattisesti.
  • Verkko- ja sähköpostiosoitteet muutetaan automaattisesti linkeiksi.