Jari Seppälä 3.10.2019

Yhteistyötä kriisiviestintään

Jari Seppälä

Metsäpalo ei pysähdy kuntarajalle, liikenneonnettomuudessa voi olla monen kunnan asukkaita, kyberhyökkäys vaikuttaa palveluihin laajasti.

Poikkeavan tilanteen ja kriisin sattuessa kansalaisten on saatava yhtenäistä tietoa, nopeasti ja monilla välineillä. Alueellinen yhteistyö on välttämätöntä niin kriisin hoitamisessa kuin siitä viestimisessä.

Etelä-Karjalan 12 kunnan maakunnassa on jo menestyksellä harjoiteltu ja harjoitettu yhteistyötä pelastuslaitoksen, poliisin, kuntien, yritysten ja muiden yhteisöjen kesken. Pienessä maakunnassa toimijat on helpompi koota yhteen, kollegat tuntevat toisensa, ja toimialueet ja ongelmatkin saattavat olla yhtenäisemmät kuin vaikkapa Uudellamaalla.

Sisäministeriön suojissa työstettiin osana maakuntavalmistelua alueellisen kriisiviestinnän malli, jossa Etelä-Karjalan hyvää kokemusta soviteltiin Uudenmaan maisemaan. Maakuntahallintoa ei tullut, mutta yhteistyön malli syntyi maakunnan tai pienemmän alueen toimijoiden käyttöön. Yhteistyön voi toki aloittaa nykyisilläkin rakenteilla. Kriisit eivät odota uutta hallintoa.

Viestintä nousee poikkeavissa tilanteissa arvoon arvaamattomaan. Suuren yleisön tiedontarve kasvaa nopeasti, some pursuaa monenlaisia viestejä. Osallisten informointi on hoidettava huolella, viranomaisten ja muiden tahojen tiedonvaihto on turvattava. Nopeus, yhtenäisyys ja oikeat tiedot ovat kaiken viestinnän avaimia.

Kriisin sattuessa ollaan askelta pitemmällä, kun arkiviestintä ja -yhteistyö toimii. Siksi koulutusta ja harjoittelua tarvitaan. Jonkun täytyy kutsua ensimmäinen alueellinen kriisiviestinnän palaveri koolle, vaikka epävirallisestikin. Henkilökohtaiset kontaktit auttavat asiaa, mutta seuraavaksi tarvitaan yhteinen yhteydenpitoväline, kriisiviestinnän tilannekuvan ja materiaalien kanava. Senkin on syytä olla jo arkityöstä tuttu ympäristö, jotta käyttö olisi vaivatonta.

Kriisiviestinnän harjoittelua auttaa poikkeavien tilanteiden kartoitus ja toimintakorttien laatiminen erilaisten tapahtumien viestintätoimia varten: kenellä on kulloinkin päävastuu viestinnästä, miten muut tahot osallistuvat viestintään oman toimintansa kautta. Tukitoimet kuten tekstien kääntäminen eri kielille, mediatilat, kuvausjärjestelyt ja huolto voidaan suunnitella etukäteen eri tilanteisiin.

Pelastuslaitokset ovat monissa tilanteissa luontevia vastuutahoja myös viestinnässä. Joillakin pelastuslaitoksilla on päätoimisia ammattiviestijöitä, mutta ei likikään kaikilla kahdellakymmenellä - kumma kyllä. Ammattimainen viestintä on johdon välttämätön työkalu, ja nopeissa yllätystilanteissa sitäkin arvokkaampi apu. Monessa tapauksessa esimerkiksi keskuskaupungin ammattiviestijä voi ottaa vastuuta alueella, myös naapurikunnassa sattuvan kriisin viestinnästä. Naapuriapu ja kriisiviestinnän ”karhuryhmä” ovat mukana alueellisen kriisiviestinnän mallin suosituksissa.

Ja vaikka pelastus- ja poliisiviranomaiset useimmissa kriiseissä kantavat rutiinilla johto- ja viestintävastuun, on tärkeätä, että muutkin toimijat tietävät roolinsa ja viestinnän periaatteet. Valmis alueellinen organisointi vähentää turhaa epätietoisuutta kriittisessä tilanteessa.

Maakuntauudistuksen myötä hyvälle alulle saatu alueellinen kriisiviestinnän yhteistyö jatkuu nyt kuntien kriisiviestintäohjeen päivittämisellä. Seutukunnat, pelastusalueet, maakunnat voivat jo nyt ottaa mallin pohjaksi omalle työlleen, kunhan löytyy ensimmäisen palaverin kokoonkutsuja.

Kriisiviestintää ei kukaan toivo kohdalleen, mutta valmistautuminen rauhoittaa jo etukäteen.

Kirjoittaja
Jari Seppälä

Vakaasti tamperelainen viestinnän erityisasiantuntija, joka kokousten ja tietokoneella istumisen vastapainoksi harrastaa luonnossa liikkumista ja valokuvausta. 

Jari Seppälä Twitterissä: @jjseppa

Kuntamatkalla

Kirjoitussarjassa tuodaan esille sitä kaikkea muutoksen ja tulevaisuuden tietoa, mitä viime aikoina on löydetty Kuntaliiton laajoissa verkostoissa ja asiantuntijoiden työssä.

Kirjoitukset ovat osa Matkaopas kuntien muutokseen -verkkosivuja sekä julkaisua. Matkaopas on Kuntaliiton uudenlainen kokoelma tietoa, tukea ja työkaluja kuntien tulevaisuustyöhön.