Kunnan toimintaympäristön muutosten ennakointi

Toimintaympäristön analysointi

Kuntastrategiaa tarkasteltaessa, laadittaessa tai päivittäessä on ensiarvoisen tärkeää tarkastella kunnan ulkoisen toimintaympäristön tulevaa kehitystä.

Kuntien toimintaympäristön muutosten tarkastelu perustuu informaatioon, jota on saatavissa tilastoista ja ennusteista, näistä tehdyistä johtopäätöksistä sekä lisäksi erityisesti ei-numeerisiin laadullisiin menetelmiin perustuvista näkemyksistä ja johtopäätöksistä.

Erityisen hyödyllistä on talous-, ikä-, ammatti-, asukas- ja yritystilastoista ja -ennusteista saatava tietopohja. Ennusteet pohjautuvat aiempaan kehitykseen, joiden avulla ennakoidaan tulevaa kehitystä ja pyritään johtamaan toimintaa toivottuun suuntaan tai reagoimaan epätoivottuihin suuntauksiin. Toimintaympäristön analysointiin on varsin käyttökelpoisia ja kuntastrategiatyöhön soveltuvia menetelmiä, kuten PESTEL-analyysi sekä SWOT-analyysi.

Ennakointi osana strategiatyötä

Ennakointi kytketään kuntien päätöksentekoon yleensä silloin, kun strategian uudistamista tai päivittämistä ollaan aloittamassa. Ennakoinnissa systemaattisen tiedonkeräämisen ja analysoinnin kohteena ovat organisaation tai sen ulkoisen ympäristön muutokset ja niiden taustalla vaikuttavat muutosvoimat. Organisaatiotasolla se tarkoittaa sellaisen kulttuurin luomista ja tukemista, joka kannustaa kyseenalaistamiseen, tiedon siirtymiseen ja uusien asioiden esille tuomiseen.

Ennakointi on yhteinen nimitys suurelle määrälle tulevaisuuteen luotaavia toimenpiteitä, joiden tavoitteena on tunnistaa mahdollisimman aikaisin olennaiset muutokset ja niiden heikot signaalit toimintaympäristössä sekä hahmottaa vaihtoehtoisia tulevaisuuden kehityspolkuja. Aikaperspektiivi vaihtelee lyhyen aikavälin ennusteista vuosikymmenenkin päähän ulottuviin vaihtoehtoisiin skenaarioihin. Tavoitteena on tarjota perusteltuja näkemyksiä tulevaisuudesta ja sen kehitysvaihtoehdoista. Näin pyritään parantamaan päätösten tietopohjaa, päätöksentekoa ja ”hallitsemaan” muutosta.

Ennakoivassa strategiatyössä käytetään toimintaympäristöä ja sen muutoksia hyödyksi ja korostetaan niiden avulla kunnan vahvuuksia. Reagoimalla jo käsillä oleviin ongelmiin viime tingassa tai jopa liian myöhään ei ole ennakoivaa strategista kunnan johtamista. On tärkeää katsoa ja ymmärtää tätä hetkeä kiikaroiden samanaikaisesti myös tulevaisuuteen.

Skenaarioanalyysi

Tulevaisuuden ennakointi edellyttää toimintaympäristön erilaisten toteutumismahdollisuuksien tarkastelua. Yleisesti tässä yhteydessä puhutaan skenaarioista, joissa analysoidaan ja tulkitaan tulevaisuuden mahdollisia ja erilaisia toimintaympäristöjä. Skenaariopohdintaa voidaan hyödyntää osana kunnan strategian laadintaprosessia.

Skenaariot ovat keino käsitellä lisääntyvää epävarmuutta ja varautua erilaisiin tulevaisuudennäkymiin. Skenaariotarkastelun keskeinen tehtävä on tuottaa tietoa pitkän aikavälin kehitysnäkymistä visioiden ja strategisten päämäärien laadinnan sekä toimenpiteitä koskevan päätöksenteon perustaksi.

Strategiatyössä lähdetään monesti nykytilan kuvauksista eli siitä ”Mitä on?” ja edetään visioon eli siihen ”Mitä tulisi olla?” Väliin jää usein ammottava aukko eli kysymys siitä ”Mitä voi olla?”. Skenaariotyönyksi tarkoitus on vastata tähän kysymykseen. Kun on saatu riittävästi vastauksia, voidaan löytää myös uusia näkökulmia siihen, mitä halutaan ja mitä on tehtävä. Skenaariot ovatkin yksi tapa varautua epävarmaan ja ei-ennustettavaan tulevaisuuteen.

Hyödyllistä sisältöä

Tutustu myös Kuntaliiton Ennakointi-sivustolle.

Kuntaliitolla toteutettiin Kestävät kunnat -ennakointiprosessi keväällä 2021.

Kuntaliiton strategiaprosessin yhteydessä vuonna 2018 päivitettiin kuntiin, alueisiin ja koko Suomen toimintaympäristöön seuraavien 15 vuoden aikana vaikuttavaa muutosajuria (21 kpl). Nämä ovat kuvattuna maailmanpyörä-kuviossa.

Julkisen hallinnon strategia ohjaa ja vahvistaa koko julkisen hallinnon uudistamista 2020-luvulla. Strategian avulla julkinen hallinto pystyy vastaamaan vuosikymmenen haasteisiin ja turvaamaan palveluiden saatavuuden yksilöille ja yhteisöille.