Asiakirjahallinto ja arkistointi

Aineistojen säilyminen, käytettävyys ja todistusvoima ovat asiakirjahallinnon ja arkistotoimen päätehtäviä. Sähköisen toimintaympäristön tiedonhallintaa ohjataan tiedonohjaussuunnitelmalla (TOS). Tiedonohjaussuunnitelma laaditaan, kun siirrytään sähköisiin käsittelyprosesseihin, tietojärjestelmiin halutaan toteuttaa asiakirjallisten tietojen hallinnan automaattinen ohjaus ja kun organisaatio haluaa tietojärjestelmiensä täyttävän asiakirjallisten tietojen osalta laatuvaatimukset. Tiedonohjaussuunnitelma kytketään tietojärjestelmän taustalle siten, että se tuottaa käsittelyprosessin edetessä metatietoja.​ JHS 191 määrittelee tiedonohjaussuunnitelman rakenteen.

Tutustu:
Arkistonmuodostussuunnitelma ja asiakirjahallinnon toimintaohjeet
Asiakirjahallinta
Arkistotoimi
Seulonta ja hävittäminen
Säilytysaikaoppaita
Sähköisesti allekirjoitetun asiakirjan arkistointi
 

Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) ja asiakirjahallinnon toimintaohjeet

AMS:n tehtävänä on ohjata pääasiassa paperisten asiakirjatietojen käsittelyä, säilyttämistä ja arkistointia. ​​Arkistolain (831/1994) 8§:n mukaan arkistomuodostajan on määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä ylläpidettävä niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa. ​Lisäksi organisaatio tarvitsee asiakirjahallinnon toimintaohjeita, joiden laadinnassa lait, asetukset, määräykset ja hallintosääntö on otettava huomioon.

Asiakirjahallinta

Asiakirjahallinta on asiakirjatiedon hallintaa koko sen elinkaaren ajan. Keskeisiä asiakirjahallinnan suunnittelun välineitä ovat asiakirjahallinnon organisointi ja järjestäminen, ​​​​ lait ja asetukset ja niiden perusteella annetut määräykset ja ohjeet. Lainsäädännöstä esimerkkinä ovat keskeisimmät säädökset kuten kuntalaki, arkistolaki, julkisuuslaki, henkilötietoon liittyvä säännöstö, hallintolaki, sähköinen asiointi viranomaistoiminnassa​​ ja useat toimiala- ja tehtäväkohtaiset säädökset.

Sähköisten toimintatapojen suunnitteluun asiakirja- ja tietohallinnossa vaikuttavat hyvän tiedonhallintatavan vaatimusten lisäksi arkistolaitoksen julkishallintoa velvoittavien SÄHKE -määräysten toteuttaminen sähköisen asiakirjatiedon käsittelyssä, hallinnassa ja säilyttämisessä. Kansallisarkiston SÄHKE2 -määräys edellyttää asiakirjatietojen elinkaaren ohjaamista tietojärjestelmissä ja mahdollistaa asiakirjatiedon luotettavan sähköisen säilyttämisen.

Arkistotoimi

Arkistotoimen tehtävänä on arkistolain 7 §:n mukaan varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen, huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta, määritellä asiakirjojen säilytysarvo ja hävittää tarpeeton aineisto. Arkistotointa on hoidettava siten, että se tukee arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista sekä yksityisten ja yhteisöjen oikeutta saada tietoja julkisista asiakirjoista. Lisäksi arkistotoimea hoidettaessa on huolehdittava, että otetaan asianmukaisesti huomioon yksityisten ja yhteisöjen oikeusturva ja tietosuoja, sekä varmistetaan yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien asiakirjojen saatavuus. Lopuksi on huomioitava, että asiakirjat palvelevat myös tutkijoita tutkimuksen tiedon lähteinä. Arkistotoimen vaatimukset on otettava huomioon arkistonmuodostajan tieto- ja asiakirjahallinnossa.

Seulonta ja hävittäminen

Seulonnalla tarkoitetaan asiakirjatietojen määrälliseen supistamiseen liittyviä toimenpiteitä. Hävittämisellä tarkoitetaan määräajan säilytettävien asiakirjatietojen hävittämistä arkistosta ja tietojärjestelmistä sekä niiden tuhoamista vahvistettujen säilytysaikojen umpeuduttua.

Säilytysaikoja määriteltäessä on otettava huomioon yleinen lainsäädäntö, erityislainsäädäntö, kunnan toiminta ja hallintokäytäntö sekä kuntalaisten ja työntekijöiden oikeusturva. Kansallisarkisto määrää, mitkä asiakirjat tai asiakirjoihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi. Kansallisarkisto laatii viranomaisten tekemien seulontaesitysten pohjalta seulontapäätöksiä. Seulontapäätöksissä määritellään, mitkä julkishallinnon asiakirjatiedot on säilytettävä pysyvästi ja mikä on niiden säilytysmuoto. Kansallisarkiston säilytyspäätöspalvelusta löydät lisätietoja. Arkistolain 13 §:n mukaan tarpeeton aineisto tulee hävittää niille määrätyn säilytysajan jälkeen siten, että tietosuoja on varmistettu.

Hyvä tiedonhallintatapa edellyttää, että organisaatio arvioi asiakirjojen ja tietojärjestelmiin tallennettujen tietojensa merkityksen lainsäädännön, oman toimintansa ja tutkimuksen tietotarpeiden näkökulmasta. Asiakirjojen seulontaa ja hävittämistä ohjataan kunnassa virallisesti vahvistetun arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) tai tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS) olevien säilytysaikojen perusteella. Säilytysajat ovat aina vähimmäissäilytysaikoja, joita ei saa alittaa. Asiakirjoja ei myöskään saa hävittää ennen kuin asia, johon ne liittyvät, on käsitelty loppuun. Hävittämiselle pitää löytyä aina perusteet.

Sosiaali- ja terveysministeriö (STM) vastaa sosiaalihuollon ja terveydenhuollon asiakas- ja potilasasiakirjojen säilytysaikojen määrittämisestä. Potilasasiakirjojen säilytysajat: Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoissa 298/2009 ja Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 254/2015

Säilytysaikaoppaita

Suomen Kuntaliitto julkaisee kunnallisten asiakirjojen säilytysaikoja koskevia suosituksia. Julkaisut sisältävät sekä Kansallisarkiston määräykset pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista ja Kuntaliiton suositukset vähimmäissäilytysajoiksi. Julkaisut voi tulostaa Suomen Kuntaliiton kotisivuilla olevasta verkkokaupasta kirjoittamalla tuotehakuun Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat. Kuntaliitto on siirtämässä oppaissa olevia säilytysaikatietoja tietokantaan Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat päivitysten yhteydessä. Ensimmäisenä tietokantaan on viety maakuntien liittojen ja varhaiskasvatuksen säilytysaikaohjeistus.

Sähköisesti allekirjoitetun asiakirjan arkistointi

Kun kunnassa on todettu, että asiakirja täytyy allekirjoittaa, ja se on päätetty allekirjoittaa sähköisesti, tarkista vielä, onko kyseessä arkistoitava eli pysyvästi säilytettävä asiakirja.

Jos näin on, huomioi nämä ohjeet:

Kun arkistoitava (pysyvästi säilytettävä) asiakirja on laadittu ja allekirjoitettu sähköisesti, sen ensisijainen arkistointimenetelmä on sähköinen arkistointi siten, että tieto säilyy todistusvoimaisena.

Asiakirjatiedon todistusvoima muodostuu kahdesta osasta

  • Konteksti ja metatiedot: Asiakirjatieto tulee liittää asiaan, joka on rekisteröity asianhallinnan tehtäväluokituksen mukaan, ja johon rekisteröidään myös asiakirjatiedon käsittelyvaiheet sekä vähimmäistiedot laatijasta ja käsittelijöistä henkilötietojen suoja huomioiden. Näin tiedon rakenne tukee sen kontekstin säilyttämistä.  
  • Asiakirjatiedon eheys: tieto tulee säilyttää siten, että se säilyy teknisesti muuttumattomana ja kattavana. Tekninen muuttumattomuus varmistetaan muun muassa eheystarkisteiden sekä järjestelmien lukitusten avulla. Kattavuudella tarkoitetaan sitä, että mitään olennaista ei ole lisätty tai poistettu eikä ole mahdollista lisätä tai poistaa ilman että siitä jää jälki lokitietoihin.

Lisäksi asiakirjatiedon todistusvoimaa turvaa lainsäädännön edellyttämä asianhallinnan suunnitelmallisuus. Se kattaa koko tiedon elinkaaren ja toteuttaa hallinnon julkisuus-, tietoturva- ja tietosuojavaatimukset.

Sähköinen allekirjoitus tulee todentaa asiakirjatietoon liitetyin metatiedoin. Tämä on tarpeen siksi, että ulkoisiin varmennepalveluihin perustuvien sähköisten allekirjoitusten varmenteet säilyvät varmennepalveluissa vain määräajan.

Arkistoinnin eli pysyvän säilytyksen näkökulmasta riittävä sähköinen allekirjoitus on myös asianhallinnan yhteydessä tehty allekirjoitustoimenpide: edellytyksenä tällöin on, että henkilö on käyttäjähallinnan kautta tunnistettu järjestelmän käyttäjä todentaessaan asiakirjan hyväksytyksi tai allekirjoitetuksi asianhallintajärjestelmässä. Lisäksi tulee varmistaa, että tieto allekirjoitustoimenpiteestä säilyy metatiedoin todennettuna ja eheänä ja muuttumattomana nimenomaan asiakirjatietoon liitettynä.
 

Aiheesta lisää

Sähköinen allekirjoitus kunnissa - asiakirjaesimerkkejä
Uutinen 7.4.2020

tags