Kuntien kannattavan kiinteistönpidon perusta luodaan palvelutuotannon tarpeita vastaavien kiinteistöjen ja toimitilojen strategisella suunnittelulla.
Toimitilahallinnon strategiatyön tulee aina lähteä kunnan omasta tahtotilasta, visiosta ja kuntastrategiasta. Niistä puolestaan on johdettavissa poliittiset linjaukset, jotka kohdistuvat omistamiseen, palvelutarpeisiin, maankäyttöön ja elinkeinoihin.
Näiden avulla luodaan kunnan kiinteistöohjelma, jonka yhtenä osana määritellään palveluiden tarvetta vastaava toimitilaohjelma. Kuntayhteistyö ja ylikunnalliset ratkaisut on syytä suunnittelussa ottaa huomioon.
Ohjelmaa varten tulee olla tiedossa kunnan toimitilojen arvo, kunto ja korjaussuunnitelma. Ohjelmaa tulee päivittää säännöllisesti.
Kiinteistö- ja toimitilaohjelma on myös mahdollista yhdistää. Etenkin pienissä kunnissa tämä on suositeltavaa. Onnistuakseen strategiatyö vaatii yhteisen poliittisen tahtotilan.