Asiakkaiden omien rahavarojen käsittelu sosiaali- ja terveystoimessa

​Sosiaali- ja terveystoimessa käsitellään asiakkaiden omia rahavaroja mm. sosiaalitoimistoissa, pitkäaikaishoitoa antavissa laitoksissa sekä erilaisissa asumispalveluyksiköissä ja työ- ja päiväkeskuksissa. Lisäksi asiakkaat/potilaat tarvitsevat muussakin toiminnassa säilytyspaikan omaisuudelleen, jonka hallintaan ja hoitamiseen henkilökunta ei osallistu.

Asiakkaiden varojen hoitaminen perustuu lainsäädännön antamiin valtuuksiin (mm. laki sosiaalihuollon asiakasmaksuista, kansaneläkelaki, työeläkelait, lastensuojelulaki yms.).

Osin asiakkaita autetaan ja opastetaan rahankäytössä tilanteissa, joissa asiakas itse on toimivaltainen, mutta ei pysty esim. asioimaan pankissa tai tarvitsee apua käyttövarojensa hallinnassa. Asiakas itse on edelleen tulojensa saaja ja nostaja, mutta sosiaali- ja terveystoimen henkilöstö osallistuu käytännössä rahavarojen hoitoon.

Milloin henkilökunta voi ja saa puuttua asiakkaiden/potilaiden varojen hoitamiseen, miten toimitaan ja mikä on henkilökunnan ja organisaation vastuu asiakkaiden varojen hoitamisessa, on osoittautunut jossain määrin ongelmalliseksi kysymykseksi, johon ei myöskään ole ohjeita eikä suosituksia.

Toimintatapojen ja vastuukysymysten selkiyttämiseksi Suomen Kuntaliitto suosittelee, että kunnissa laaditaan menettelytapaohjeet asiakkaiden omien varojen käsittelyyn.

Lisätiedot:
Heli Sahala, puh. (09) 771 2303
Outi Raitoaho, puh. (09) 771 2472
Sinikka Huhtala, puh. (09) 771 2644
Eevaliisa Virnes, puh. (09) 771 2364
Maaret Botska, puh. (09) 771 2684 (asiakirjahallinto)

Yleistä

Asiakkaan varoista huolehtiminen kuuluu ensisijaisesti asiakkaalle itselleen, hänen omaisilleen tai edunvalvojalle. Jollei asiaa muutoin voida järjestää, voi hoitavan toimintayksikön henkilöstö huolehtia asiakkaansa raha-asioista.

Asiakkaiden omien varojen käsittely on sosiaali- ja terveystoimessa aikaisempaa laajempaa avohuollon yksiköiden lisääntymisen vuoksi. Lisäksi pitkäaikaishoidossa olevien asiakkaiden huonokuntoisuus on lisännyt ja lisäämässä asiakasvarojen hoitamista myös vanhainkodeissa ja vuodeosastoilla.

Työnjako asiakasvarojen käsittelyssä on osin epäselvä eikä työntekijöiden vastuukysymyksiä ole aina riittävästi selvitetty. Lisäksi asiakasvarojen käsittelyä ei aina dokumentoida aukottomasti, jolloin voi syntyä epäilyä toiminnan asianmukaisuudesta.

Yksityisten palvelujen tuottajien osalta tilanne lienee samankaltainen kuin kunnallisissakin toimintayksiköissä. Jos kunnat soveltavat omassa toiminnassaan tiettyjä sääntöjä asiakkaiden varojen hoitamisessa, ne voivat myös ostopalvelujen osalta edellyttää, että yksityiset palveluntuottajat noudattavat samoja menettelytapoja.

Voimassa olevat säännökset

Lainsäädännössä on määritelty perusteet sille, milloin kunta voi periä itselleen tai ottaa hoidettavakseen asiakkaana olevan henkilön tulot:

L sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista 14 §:

"Milloin kunta on järjestänyt henkilölle laitoshoitoa tai -huoltoa taikka perhehoitoa, voi kunta periä ja nostaa hänelle tulevat eläkkeet, elinkorot, elatusavut, avustukset tai muut jatkuvat taikka kertakaikkiset tulot, korvaukset ja saamiset siltä ajalta, jonka laitoshoito tai perhehoito kestää. Kunta voi periä ja nostaa edellä mainitut tulot, korvaukset ja saatavat sen estämättä, mitä muussa laissa säädetään sekä käyttää niitä hoidosta, huolenpidosta tai huollosta määrätyn maksun korvaamiseen ottaen kuitenkin huomioon, mitä sellaisten varojen käyttämisestä muulla lailla tai asetuksella säädetään."

Kansaneläkelain 1.1.2000 voimaan tulleet säännökset:

Kansaneläkelaki 43 §
Jos kunta on järjestänyt eläkkeeseen oikeutetulle laitoshoitoa tai -huoltoa taikka perhehoitoa, eläkelaitoksen on kunnan vaatimuksesta maksettava hänelle tuleva eläke laitoshoidon tai -huollon taikka perhehoidon ajalta kunnalle käytettäväksi sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista annetun lain (734/1992) 14 §:ssä tarkoitetulla tavalla.

Eläke maksetaan 1 momentissa tarkoitetussa tapauksessa kunnalle vain sillä edellytyksellä, että se on ilmoittanut eläkelaitokselle viimeistään kaksi viikkoa ennen eläkkeen maksupäivää oikeudestaan mainittuun eläkkeeseen.

Kansaneläkelaki 44 §
Jos eläkkeen maksamista eläkkeensaajalle itselleen ei voida pitää tarkoitustaan vastaavana hänen elämäntapojensa, sairautensa tai muun erityisen syyn vuoksi eikä hänelle ole määrätty edunvalvojaa, eläkelaitos voi eläkkeensaajan suostumuksella päättää, että eläke maksetaan eläkkeensaajan asuinkunnan sosiaalihuoltolain (710/1982) 6 §:n 1 momentissa tarkoitetulle toimielimelle käytettäväksi eläkkeensaajan ja hänen 42 §:ssä tarkoitettujen omaistensa huoltoon. Näin maksettua eläkettä ei saa vastoin eläkkeensaajan nimenomaista suostumusta käyttää muuhun kuin sen kuukauden aikana annettavaan huoltoon, jolta eläke on suoritettu. Jos eläkkeensaaja on 43 §:ssä tarkoitetussa hoidossa tai huollossa, tulee eläke käyttää 43 §:n mukaisesti.

Esityksen eläkkeen maksamisesta 1 momentin mukaisesti voi tehdä eläkkeensaaja, hänen puolisonsa, muu omaisensa, henkilö, joka hänestä pääasiallisesti huolehtii tai kunnan asianomainen monijäseninen toimielin.

Työeläkelaeissa ja tapaturmavakuutuslaissa on samansisältöiset säännökset eläkkeiden perimisestä hoitolaitokselle tai sosiaalilautakunnalle.

Sosiaalilautakunnalle voidaan periä myös työttömyysetuudet sekä sairausvakuutuspäivärahat ja eräitä muita etuuksia.

Eläkelakien ja tapaturmavakuutuslain 1.1.2000 voimaan tulleiden muutosten vaikutuksista on Suomen Kuntaliitto 18.1.2000 lähettänyt yleiskirjeen 1/80/2000.

Pitkäaikaisessa laitos- ja perhehoidossa olevien asiakkaiden eläkkeet ja muut etuudet kunta voi siis periä hoitomaksuihin jättäen asiakkaan käyttöön kuukausittainen käyttövara.

Sosiaalitoimisto voi edellä lainsäädännössä mainituin perustein huolehtia ns. välitystiliasiakkaansa tulojen ja menojen hoitamisesta, kun henkilö itse ei pysty käsittelemään rahojaan niin, että ne riittäisivät hänen elämiseensä. Eläkkeiden periminen välitystilikäyttöön edellyttää asiakkaan suostumusta. Tulojen perimisellä sosiaalitoimistolle taataan laskujen maksu ja asiakas saa käyttövarat mahdollisesti useissa erissä, jotta tulot riittävät esim. koko kuukaudeksi.

Käytännössä tullaan kuitenkin myös tilanteisiin, joissa asiakas itse on nimellisesti edelleen tulojensa nostaja, mutta hänen varojaan hoidetaan siinä toimintayksikössä, jonka palveluja hän käyttää (asiakkaan antama valtuutus). Asiakas voi itse pyytää, että henkilökunta huolehtii hänen rahoistaan ja maksuistaan tai auttaa ja opastaa häntä näissä toimissa tai henkilökunta auttaa häntä käyttövarojen säilyttämisessä, hallinnassa ja käytössä.

Laki holhoustoimesta (142/99) sisältää säännökset siitä, milloin henkilölle voidaan ja tulee määrätä edunvalvoja. Edellytyksenä on täysi-ikäisen henkilön kohdalla, että hän sairauden, henkisen toiminnan häiriintymisen, heikentyneen terveydentilan tai muun vastaavan syyn vuoksi on kykenemätön valvomaan etuaan taikka huolehtimaan itseään tai varallisuuttaan koskevista asioista, jotka vaativat hoitoa. Vastoin henkilön omaa tahtoa edunvalvoja voidaan määrätä, jos vastustamiselle ei henkilön tilaja edunvalvonnan tarpeen huomioon ottaen ole riittävää aihetta.

Yleiskirjeessä ja ohjeessa käytettävät käsitteet

Tässä yleiskirjeessä ja sen liitteissä käytetään seuraavia käsitteitä:

Asiakasvarat = sosiaali- ja terveydenhuollon toimintayksikössä asiakkaana olevan henkilön mukana olevat käteisvarat, pankkikirjat, pankki- ja luottokortit, arvoesineet, sekä hänen hoidon aikana saamansa tulot ja käyttövarat.

Käyttövarat = pitkäaikaisessa laitos- tai perhehoidossa olevalle asiakkaalle lainsäädännössä määritelty henkilökohtaisiin tarpeisiin käytettäväksi tuleva osuus hänen tuloistaan (20 % nettotuloista ja vähintään 450 mk/kk v. 1999).

Toimintayksikkö = sosiaali- tai terveydenhuollon laitos, asumispalveluyksikkö, toiminta- tai työkeskus sekä vastaava yksikkö, jossa palvelun käyttäjä on asiakkaana (ei siis esim. kotipalvelu ja kotisairaanhoito)

Säilytyspaikka asiakkaan hallussa oleville arvoesineille ja rahoille

Asiakasvarojen säilyttämisestä on sanan varsinaisessa merkityksessä kyse silloin, kun asiakas/potilas itse huolehtii rahoistaan ja arvoesineistään esim. akuutin sairaalahoidon tai muun laitoshoidon aikana tai erilaisissa asumisyksiköissä.

Tällöin henkilön käytössä pitäisi vähintään olla lukollinen säilytystila, jonne muilla ei ole pääsyä. Turvallisuussyistä olisi rajattava esim. käteisen rahan määrää ainakin suosituksella. Lisäksi tulisi suositella, että maksukortteja ja arvoesineitä pidettäisiin tällaisessa säilytyksessä mahdollisimman vähän.

Sosiaalitoimistojen ns. välitystilit

Etuuksien perintä toistaiseksi sosiaaliviranomaisille käytettäväksi asiakkaan menoihin ja elantoon edellyttää yleensä sitä, että asiakas tai hänen perheensä on toistuvasti hakenut toimeentulotukea, vaikka tulojen pitäisi riittää elämiseen ja tässä yhteydessä on todettu asiakkaan kykenemättömyys huolehtia raha-asioistaan.

Sosiaalitoimiston tehtävänä on huolehtia asiakkaansa tulojen riittävyydestä ja sen kautta maksetut tulot tulee käyttää yhteisymmärryksessä asiakkaan kanssa hänen elantokustannuksiinsa. Tarkoituksena ei ole koota asiakkaalle säästöjä, jotka olisivat sosiaalitoimen hallinnassa. Mikäli säästöjä kertyy, ne tulee ohjata asiakkaan pankkitilille, ellei niitä ole suunniteltu käytettäväksi johonkin hankintaan tai vastaavaan.

Sosiaalitoimistolla ei ole mitään syytä eikä perustetta säilyttää asiakkaidensa käteisvaroja, pankkikirjoja, pankki- tai luottokortteja, arvopapereita eikä arvo-omaisuutta.

Jos välitystiliasiakkaalla on varallisuutta tai hänelle kertyy tuloista säästöjä, on hänelle haettava edunvalvoja huolehtimaan hänen taloudestaan.

Välitystilille tulevat tulot maksetaan yleensä kunnan pankkitilille, josta ne kirjanpidossa on kirjattava joko asiakkaan henkilökohtaiselle tilille tai välitystiliasiakkaiden yhteiselle kirjaustilille. Jokaisen asiakkaan varoista on pidettävä henkilökohtaista tiliä, jolta näkyvät sekä tulot että menot ajantasaisesti. Tämä tehdään joko sosiaalityön atk-ohjelmia hyväksikäyttäen tai pitämällä erillistä kortistoa jokaisen asiakkaan yksityisvaroista. Lisäksi tilien saldot täsmäytetään kirjanpidossa vuosittain 31.12.

Tositteet ovat kirjanpitoaineistoa ja säilytysaika on senmukainen. Vuoden yhteenvetona on esim. ATK-ohjelmasta saatava tuloste, jossa näkyvät menot ja tulot (jokainen maksusuoritus) tai asiakaskohtainen tilikortti, jos kirjaus tapahtuu manuaalisesti.

Asiakkaan käyttövaroja ja rahaa päivittäisiin hankintoihin voi välitystililtä nostaa mm. kotipalvelun, kotisairaanhoidon tai muu avohuollon henkilöstö. Tällöinkin on rahan nostajalla oltava asiakkaan valtuutus rahojen nostoon. Tällaisena voi toimia tarkoitusta varten tehty valtakirja, josta käy ilmi asiakkaan nimi, nostajan nimi, nostettava rahamäärä ja päiväys. Toinen esimerkki tavasta hoitaa asia, on ottaa asiakkaalta kuittaus nostokuitin kopioon siitä, että hän on saanut ko. rahan.

Sijaishuollossa olevien lasten ja nuorten itsenäistymisvarojen käsittely

Lastensuojelulain 46 § ja -asetuksen 6 c §:n mukaan kodin ulkopuolelle avohuollon tukitoimia, sijaishuoltoa tai jälkihuoltoa koskevien säännösten mukaan sijoitetulle lapselle tai nuorelle on hänen itsenäistymistään varten kalenterikuukausittain varattava määräsumma rahaa. Määrän on vastattava vähintään 30 % hänen asiakasmaksuista annetun lain 14 §:ssä tarkoitetuista tuloistaan, korvauksistaan tai saamisistaan. Määrää laskettaessa ei lapsilisää kuitenkaan oteta tulona huomioon.

Jos lapsella tai nuorella ei ole ollut tarkoitettuja tuloja tai jos ne ovat olleet riittämättömät, on hänelle annettava kunnan varoista hänen itsenäistymistään varten tarpeelliset varat, kuitenkin enintään määrä, joka vastaa perhehoitajalle maksettavan käynnistämiskorvauksen enimmäismäärää.

Omista tuloista erotettavat itsenäistymisvarat ovat alun alkaenkin lapselle ja nuorelle tarkoitettuja rahoja. Asetuksessa määritellään kuukausittainen itsenäistymisvarojen määrä. Tämä on otettava huomioon, jos tehdään päätös hoidon korvaukseksi perittävästä määrästä eli osa asiakkaan tuloista peritään kunnalle. Itsenäistymisvarat on siis laskettava kuukausittain ja tuloutettava pankkitilille kohtuullisessa ajassa.

Sijaishuollossa olevien lasten ja nuorten pankkitileihin liittyvät kysymykset:

Alaikäisen lapsen edunvalvojina toimivat hänen huoltajansa ellei lapselle ole tähän tarkoitukseen määrätty muuta edunvalvojaa. Huostaanotto ei poista tätä huoltajan roolia. Näin ollen tavallista lapsen nimelle avattua pankkitiliä voisivat huoltajat ja muut edunvalvojat käyttää.

Suomen Pankkiyhdistyksen pankeille antaman suosituksen mukaan itsenäistymisvaroja varten tulee avata pankkitili kunnan ja sosiaaliviraston nimellä, käyttäen kunnan LY-tunnusta. Huomautustietoihin merkitään lapsen nimi. Tilin käyttöoikeus määritellään kulloinkin tarkoituksenmukaiselle tavalla (sosiaalityöntekijä, perhehoitaja, omahoitaja, yksikön johtaja tms.). Kun tarkoituksena on nimenomaan opastaa lasta ja nuorta rahankäyttöön, on suositeltavaa, että hän itse on mukana tilin käytössä. Lapselle/nuorelle itselleen voidaan antaa oikeus myös yksin käyttää tiliä. Tilin avanneen yksikön tulee luonnollisesti valvoa ja seurata tilin käyttöä.

Sijaishuollossa oleville lapsille tulee määrätä edunvalvoja taloudellisten asioiden hoitoon, jos heillä on tai heille kertyy sijaishuollon aikana varallisuutta eikä huoltajien tai muun edunvalvojan katsota huolehtivan varallisuudesta lapsen edun mukaisesti. Tällöin edunvalvoja mm. päättää lapsen nimissä olevien pankkitilien käytöstä ja käyttöoikeuksista. Pankkitileihin liittyvissä asioissa saa tarvittaessa neuvoja pankeista.

Milloin toimintayksikössä on perusteltua huolehtia asiakkaan varoista

Sosiaali- ja terveystoimen toimintayksiköissä ei viranomaisilla ole velvollisuutta asiakasvarojen hoitamiseen. Asiakkaan varojen hoitoon liittyviä tehtäviä toimintayksikössä ei pitäisi ottaa vastaan kuin poikkeustilanteissa ja erityisistä syistä silloin, kun asiaa ei muulla tavoin voida järjestää. Tilanteessa, jossa asiakas tarvitsee apua ja ohjausta raha-asioidensa hoidossa sitä tulee kuitenkin hänelle antaa.

Sen sijaan asiakkaan omaisuuden ja talletusten hoitamiseen henkilökunnan ei tule osallistua vaan tällaiselle asiakkaalle on hankittava edunvalvoja, jollei hän itse pysty taloudellisista asioistaan huolehtimaan.

Organisaatiossa tulee selvittää, missä määrin asiakasvarojen käsittely on tarkoituksenmukaista ja luoda tätä koskevat ohjeet toimintayksiköille, jos asiakasvaroja käsitellään.

Ohjeissa on aiheellista todeta, että laitoksella ja toimintayksiköllä ei ole velvollisuutta asiakkaan varoista huolehtimiseen. Jos asiakas ei itse pysty huolehtimaan varoistaan, tulee selvittää ensisijaiset tavat järjestää asia:

• maksupalvelu ja suoraveloitus
• omaiset
• edunvalvoja
• sosiaalitoimisto (välitystili)
• laitos tai toimintayksikkö. 

Sosiaali- ja terveydenhuollon toimintayksiköissä, joissa henkilökunta käsittelee asiakkaiden yksityisvaroja (vaikka vain käyttövaroja), tulee olla ohjeet menettelytavoista yksityisvarojen käsittelyssä. (Liite 1)

Asiakkaan itsemääräämisoikeuden tulee toteutua myös varojen käytössä. Laitos- tai perhehoidossa olevan henkilön käyttövarat tulee käyttää ensisijaisesti hänen yksilöllisiin tarpeisiinsa ottaen huomioon henkilön elämisen laatua ja elämänpiiriä rikastuttavat ratkaisut

Asiakasvarojen käsittelyyn liittyviä erilliskysymyksiä

Asiakasvarojen käyttöön liittyy toimintatapoja, jotka on aiheellista erikseen ottaa esille ja ne on syytä myös sisällyttää asiaa koskeviin ohjeisiin:

Asiakkaiden pankkikorttien käyttö
Vain asiakas itse voi käyttää pankkikorttia. Henkilökunta ei saa käyttää asiakkaan pankkikorttia edes asiakkaan luvalla. Pankkikorttien ja tunnuslukujen säilyttäminen kuuluu vain asiakkaalle.

Asiakkaiden yhteistilit rahalaitoksissa
Asiakkaita varten on aikaisemmin avattu pankkiin yhteistilejä, jonne heidän tulonsa on ohjattu. Näitä tilejä ei enää saa olla vaan asiakkaille tulee tarvittaessa avata omat henkilökohtaiset pankkitilit.

Asiakasvarat ja organisaation kirjanpito
Jos asiakkaan varat esimerkiksi sosiaalitoimiston hoitamilla välitystileillä maksetaan kunnan/organisaation pankkitilille, on ne välittömästi eriteltävä kirjanpitojärjestelmään erikseen avatuille tileille tai niistä pidetään erikseen kirjanpitoa (tilikortti, sosiaalityön ATK-ohjelma tms.) niin, että kunkin asiakkaan varoja ja niiden käyttöä voidaan seurata.

Näitä varoja ei sisällytetä kunnan/organisaation taseeseen vaan ne esitetään taseen liitetietoina.

Muut ohjeet henkilökunnalle
Henkilökunnalta on ehdottomasti kiellettyä muiden kuin tavanomaisten, pienten lahjojen (kukat, hedelmät, makeiset tms.) vastaanottaminen asiakkailta.

Henkilökunnan tulee myös aina pidättäytyä asiakkaiden raha-asioiden hoitamisesta ns. epävirallisesti, vaikka asiakas sitä pyytäisi.

Edunvalvojan hankkiminen asiakkaalle

Sosiaalitoimella ei ole oikeutta pitää hallussaan asiakkaiden omaisuutta, joksi katsotaan myös käyttövaroista kertynyt säästö. Jos asiakkaalla on säästöjä tai muuta omaisuutta eikä hän itse pysty huolehtimaan raha-asioistaan, tulee holhousviranomaiselle tehdä esitys, että asiakkaalle määrätään edunvalvoja huolehtimaan hänen taloudellisista asioistaan.

Asiakas, jolla on edunvalvoja

Edunvalvoja vastaa asiakkaan varojen hoidosta, pitää kirjanpitoa ja tekee lain edellyttämät tilitykset. Jos toimintayksikön henkilöstölle tulee asiakkaan varojen käyttöön liittyviä tehtäviä, vaikka asiakkaalle on määrätty edunvalvoja, tulee tehtävien rajoittua pelkästään käyttövarojen hallintaa ja mahdollisiin kertaluonteisiin henkilökohtaisiin hankintoihin. Asiakkaan varoista ja niiden käytöstä pitää kirjaa edunvalvoja, jolle tositteet toimitetaan mahdollisimman pian.

Asiakkaiden ja heidän omaisten informointi

Asiakkaita ja heidän omaisiaan/edunvalvojiaan varten tulisi olla tiedote myös rahavarojen hoidosta ja toimintayksikön periaatteista varojen hoidossa. Näin voidaan suunnitella kunkin asiakkaan kohdalla esim. osana hoito- ja palvelusuunnitelmaa tarpeelliset toimenpiteet ja sopia, miten raha-asiat kulloinkin hoidetaan.

SUOMEN KUNTALIITTO

Pekka Alanen
varatoimitusjohtaja

Tuula Taskula
sosiaali- ja terveystoimen päällikkö

LIITTEET 
1. Malli asiakasvarojen käsittely-ohjeen sisällöstä
2. Asiakasvarojen käsittelyyn liittyvä asiakirjahallinto