Yleiskirje 6/80/2003, Katja Saunavaara, 25.2.2003

Sähköisen asioinnin uudistus

Sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa on säädetty uusi laki. Se korvaa lait sähköisestä asioinnista hallinnossa (1318/1999) ja sähköisestä viestinnästä oikeudenkäyntiasioissa (594/1993). Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) ja laki sähköisistä allekirjoituksista (14/2003) ovat tulleet voimaan 1.2.2003. 

Sähköistä asiointia viranomaistoiminnassa koskevan uuden lain tavoitteena on, että viranomaistoiminnassa voitaisiin laajalti siirtyä käyttämään sähköistä asiointia.

Lakia sähköisestä asioinnista hallinnossa sovelletaan hallintoasian, tuomioistuinasian ja ulosottoasian sähköiseen vireillepanoon, käsittelyyn ja päätöksen tiedoksiantoon, jollei toisin säädetä. Uuden lain myötä sähköisen asiointi laajenee hallintotoiminnan ohella tuomioistuinten ja muiden lainkäyttöviranomaisten toimintaan sekä ulosottoviranomaisten toimintaan.

Sähköistä asiointia viranomaistoiminnassa koskevan lain 2 luvun 5 §:n mukainen kuntien velvollisuus tarjota mahdollisuus sähköiseen asian vireille saattamiseen koskee vain niitä kuntia, joilla on tarvittavat tekniset, taloudelliset ja muut valmiudet vireillepanon toteuttamiseen. Vastaanottokuittaus ja saavutettavuusvelvoite koskevat kaikkia kuntia, jotka käyttävät edellä mainittua sähköistä asiointia.

Kirjallista muotoa koskevan vaatimuksen täyttää sähköistä asiointia koskevan lain 3 luvun 9 §:n 1 momentin mukaisesti myös viranomaiselle toimitettu sähköinen asiakirja, joka on luettavassa muodossa tai saatettavissa luettavaan muotoon, säännös koskee kaikkia kuntia.

Tämä yleiskirje pyydetään toimittamaan kunnan lakimiesten tietoon.

Lisätietoja:
Salme Sauvonsaari, puh (09) 771 2457, gsm 050 320 9163
Katja Saunavaara, puh. (09) 771 2450, gsm 050 66721.

 

 

Lain tavoitteet ja soveltamisala

Lain tavoite ilmaistaan 1 §:n 1 momentissa siten, että lain tarkoituksena on lisätä asioinnin sujuvuutta ja joutuisuutta samoin kuin tietoturvallisuutta hallinnossa, tuomioistuimissa ja muissa lainkäyttöelimissä sekä ulosotossa edistämällä sähköisten tiedonsiirtomenetelmien käyttöä.

Lakia sähköisestä asioinnista hallinnossa sovelletaan hallintoasian, tuomioistuinasian ja ulosottoasian sähköiseen vireillepanoon, käsittelyyn ja päätöksen tiedoksiantoon, jollei toisin säädetä. Uuden lain myötä sähköisen asiointi laajenee hallintotoiminnan ohella tuomioistuinten ja muiden lainkäyttöviranomaisten toimintaan sekä ulosottoviranomaisten toimintaan. Laissa hallintoasian käsittelyllä tarkoitetaan hallintoasian ratkaisemista ja ratkaisun tekemistä välittömästi palvelevia toimia. Vastaavasti tuomioistuinasian ja ulosottoasian käsittelyllä tarkoitetaan näiden asioiden ratkaisemista ja ratkaisun tekemiseksi tarpeellisia muita toimia. Lain soveltamisalaan eivät varsinaisesti kuulu eri viranomaisten rekistereiden tai diaarien käyttö.

 

Määritelmät

Lain 4 §:ssä on määritelty lain soveltamisen kannalta keskeiset kolme käsitettä, jotka ovat sähköinen tiedonsiirtomenetelmä, sähköinen viesti ja sähköinen asiakirja. Pykälän 1 kohdan määritelmä sähköisestä tiedonsiirtomenetelmästä vastaa lähes tulkoon sellaisenaan sähköisestä asioinnista hallinnossa annetun lain 3 §:n 1 kohdan mukaista määritelmää.

Määritelmän mukaan sähköisellä tiedonsiirtomenetelmällä tarkoitettaisiin telekopiota ja telepalvelua, kuten sähköistä lomaketta, sähköpostia tai käyttöoikeutta sähköiseen tietojärjestelmään, sekä muuta sähköiseen tekniikkaan perustuvaa menetelmää, jossa tieto välittyy langatonta siirtotietotietä tai kaapelia pitkin. Määritelmässä mainittu sähköposti voi olla tietoverkon palvelu, jossa käyttäjät voivat lähettää toisilleen viestejä, jotka tallentuvat vastaanottajan käyttäjäkohtaisiin tiedostoihin tai myös WWW-sähköposti, jota käytetään WWW-sivun välityksellä ilman sähköpostiohjelmaa ja joka ei ole sidoksissa Internet-palveluntarjoajaan.

Sähköpostilla voidaan tarkoittaa myös telepalvelua, joka mahdollistaa sähköpostin lähettämisen ja vastaanottamisen matkapuhelimen avulla, vaikka puhelimitse kiinteiden yhteyksien tai matkapuhelinten avulla tapahtuva asiointi ei varsinaisesti kuulukaan lain soveltamisalaan.

Lain soveltamisalan ulottaminen rajoituksetta puhelinasiointiin on ongelmallista ja puhelut on suljettu määritelmästä pois. Erityislainsäädännössä edellytetään yleensä, että puhelimitse toimitettu tieto vahvistetaan toimittamalla asiaa koskeva kirjallinen asiakirja tai päätös. Hallintomenettelylaissa säädetään puolestaan yleisesti siitä, että suullisesti esitetty tieto on merkittävä asiakirjoihin.

 

Viranomaisen velvollisuudet

Laki asettaa viranomaisille velvollisuuksia. Lain 2 luvun 5 §:n mukaisesti viranomaisen, jolla on tarvittavat tekniset, taloudelliset ja muut valmiudet, on niiden rajoissa tarjottava kaikille mahdollisuus lähettää ilmoittamaansa sähköiseen osoitteeseen tai määriteltyyn laitteeseen viesti asian vireille saattamiseksi tai käsittelemiseksi. Lisäksi kaikille on tarjottava mahdollisuus lähettää sähköisesti viranomaiselle sille toimitettavaksi säädettyjä tai määrättyjä ilmoituksia, sen pyytämiä selvityksiä tai muita vastaavia asiakirjoja taikka muita viestejä. Viranomainen voi tarjota sähköiset palvelut myös tehtävä- tai toimipaikkakohtaisesti.

Saavutettavuusvelvoite tarkoittaa, että viranomaisen sähköiset tiedonsiirtomenetelmien on oltava toimintakunnossa. Sähköisen viranomaisasioinnin lähtökohtana on perinteiseen asiointitapaan verrattuna ajasta ja paikasta riippumattomamman asiointimahdollisuuden järjestäminen. Laissa ei kuitenkaan säädetä viranomaisille ehdotonta velvollisuutta turvata palvelujen saatavuus katkottomasti ympäri vuorokauden. Käytännössä velvoite palvelujen saatavuuden turvaamisesta tarkoittaa esimerkiksi ennalta suunniteltuja menettelytapoja järjestelmien huoltokatkojen ajoittamiseksi ajankohtaan, jolloin asiointitapahtumia on vähän. Lisäksi velvoitteella on yhteyttä viranomaisen tietoturvallisuusvelvoitteisiin, kuten suojautumiseen palvelunestohyökkäyksiltä erilaisilla valvontaohjelmistoilla ja -laitteilla sekä huolehtimalla järjestelmien riittävästä tietoteknisestä suorituskyvystä. Tietoturvallisuus ja samalla käytettävyys edellyttää, että vastaanotettavaa tietomäärää ja mahdollisia vahinko-ohjelmia tarkkaillaan.

Viranomaisen on ilmoitettava sähköisessä asioinnissa käytettävät yhteystiedot ja sen on ilmoitettava viipymättä lähettäjälle sähköisen asiakirjan vastaanottamisesta (vastaanottokuittaus). Viranomaisen on toimitettava sille erehdyksessä toimitettu sähköinen asiakirja sille viranomaiselle, jolle asiakirja on osoitettu.

Vastuu sähköisen viestin perille menosta on asiakkaalla. Lähettäjän vastuu koskee hänen omaa toimintaansa. Näin ollen lähettäjä vastaa muun ohella siitä, että hän käyttää asioinnissaan toimivaltaisen viranomaisen tai tuomioistuimen ilmoittamaa yhteystietoa. Lähettäjä vastaa myös siitä, että viesti tulee perille määräajan kuluessa, jos viestin toimittamiselle on asetettu jokin määräaika. Lähettäjän vastuun ulkopuolelle jäävät ne tilanteet, joissa viranomaisen yhteystieto on virheellinen. Vastaanottoilmoitus tulisi pyrkiä järjestämään automaattisena toimintona. Viranomaisen harkinnassa on kuitenkin, käytetäänkö jotain muuta ilmoitustapaa tai yhdistetäänkö automaattiseen ilmoitukseen myös muuta informaatiota viranomaisen toiminnasta. Käytännössä automaattikuittauksissa esiintyy ongelmia, jotka voivat liittyä sekä lähettävään että vastaanottavaan järjestelmään. Ilmoitus sähköisen asiakirjan saapumisesta ei ole kannanotto asian käsittelyn edellytyksiin eikä lopputulokseen. Ilmoitus ei myöskään sellaisenaan merkitse vielä sitä, että asia on tullut viranomaisessa vireille.

Vastaanottoilmoitusta ei tarvita telekopioista ja vastaavista asiakirjoista. Telekopiolaitteiden tulosteissa näkyy yleensä se, mihin numeroon tai mille viranomaiselle asiakirja on lähetetty. Järjestelmät huolehtivat myös automaattisesta raportoinnista. Asiakas saa yleensä virheraportin lähetyksen epäonnistumisesta ja voi tämän mukaisesti toimia asiakirjan uudelleen lähettämiseksi.

 

Sähköisen viestin lähettäminen

Lain 3 luvun 8 §:n mukaan sähköinen viesti toimitetaan viranomaiselle lähettäjän omalla vastuulla. Lähettäjän vastuu koskee hänen omaa toimintaansa. Näin ollen lähettäjä vastaa muun ohella siitä, että hän käyttää asioinnissaan toimivaltaisen viranomaisen tai tuomioistuimen ilmoittamaa yhteystietoa. Lähettäjä vastaa myös siitä, että viesti tulee perille määräajan kuluessa, jos viestin toimittamiselle on asetettu jokin määräaika. Lähettäjän vastuun ulkopuolelle jäävät ne tilanteet, joissa viranomaisen yhteystieto on virheellinen. Viranomaisen tuleekin esimerkiksi organisaatiomuutosten yhteydessä hyvissä ajoin tiedottaa muuttuvista yhteystiedoistaan tai huolehtia siitä, että vanhat yhteystiedot toimivat ainakin jonkin aikaa uusien yhteystietojen rinnalla.

Kirjallista muotoa koskevan vaatimuksen täyttymisestä sähköisessä asioinnissa on säädetty 3 luvun 9 §:n 1 momentissa. Momentin mukaan vireillepanossa ja asian muussa käsittelyssä vaatimuksen kirjallisesta muodosta täyttää myös viranomaiselle toimitettu sähköinen asiakirja. Pykälän 1 momentti vastaa sähköisestä asioinnista hallinnossa annetun lain 22 §:n 1 momenttia. Vireilletulo sinänsä edellyttää, että toimitettu sähköinen asiakirja on luettavassa muodossa tai ainakin saatettavissa luettavaan muotoon konvertoimalla tai muulla tavoin.

Pykälän 1 momentissa säädetään myös allekirjoitusvaatimuksen täyttymisestä. Jos asian vireillepanossa tai muussa käsittelyssä edellytetään allekirjoitettua asiakirjaa, tällaisena asiakirjana pidettäisiin myös sellaista sähköistä asiakirjaa, jonka sähköinen allekirjoitus täyttää sähköisistä allekirjoituksista annetun lain 18 §:n vaatimukset. Sähköistä allekirjoitusta koskevan lain 18 §:ssä säädetään, että jos oikeustoimi on lain mukaan allekirjoitettava, vaatimuksen täyttää ainakin sellainen kehittynyt sähköinen allekirjoitus, joka perustuu laatuvarmenteeseen ja joka on luotu turvallisella allekirjoituksen luomisvälineellä. Laatuvarmenteen tietosisältö määritellään lain 7 §:ssä ja turvallisen allekirjoituksen luomisvälineen vaatimukset vastaavasti 5 §:ssä.

Kehittyneen sähköisen allekirjoituksen määritelmässä sähköistä allekirjoitusta koskevan lain 2 §:ssä todetaan, että kehittyneellä sähköisellä allekirjoituksella tarkoitetaan sähköistä allekirjoitusta, joka liittyy yksiselitteisesti sen allekirjoittajaan ja jolla voidaan yksilöidä allekirjoittaja. Kehittynyt sähköinen allekirjoitus edellyttää lisäksi, että se on luotu menetelmällä, jonka allekirjoittaja voi pitää yksinomaisessa valvonnassaan ja joka on liitetty muuhun sähköisessä muodossa olevaan tietoon siten, että tiedon mahdollinen myöhempi muuttaminen voidaan havaita.

Lain 11 §:ssä on säännökset viranomaisen pyytämän asiakirjan saapumisesta määräajassa. Pykälän 1 momentin mukaan viranomaisen asian käsittelyssä pyytämän lausunnon, selityksen, vastineen tai muun vastaavan asiakirjan katsotaan saapuneen määräajassa, jos asiakirja saapuu viimeistään määräajan viimeisen päivän aikana tässä laissa tarkoitetulla tavalla. Säännöstä sovelletaan myös tilanteisiin, joissa tuomioistuin tai muu lainkäyttöelin varaa asianomaiselle tai muulle tilaisuuden lausua käsityksensä tai toimittaa selvitystä. Momentti vastaisi sähköisestä viestinnästä oikeudenkäyntiasioissa annetun lain 3 §:n 3 momenttia, jonka mukaan tuomioistuimen tai sen määräämän henkilön asian käsittelyssä pyytämän vastauksen, kirjallisen lausuman tai muun oikeudenkäyntiasiakirjan katsotaan saapuneen määräajassa, jos edellä samassa pykälässä tarkoitettu toimenpide on suoritettu määräajan viimeisen päivän aikana.

Lain 14:n § mukaisesti viranomainen voi teknisesti muokata sähköistä viestiä, jos se on tarpeen viestin saattamiseksi luettavaan, tallennettavaan tai arkistoitavaan muotoon. Säännös vastaa sähköisestä asioinnista hallinnossa annetun lain 26 §:ää eräin täydennyksin. Mainitussa laissa tekninen muokkaus todetaan sallituksi, jos se on tarpeen viestin saattamiseksi luettavaan muotoon. Käytännössä viestin tekninen muokkaus saattaa kuitenkin olla tarpeen myös asian käsittelyn myöhemmissä vaiheissa tai asian käsittelyn jo päätettyä, kun asiakirja arkistoidaan tai säilytetään muulla tavoin. Tämän johdosta säännöstä on pyritty täsmentämään. Konvertointi on asiakkaan kannalta yleensä melko riskitön toimenpide, koska konvertoinnissa alkuperäinen tietoaineisto ei yleensä häviä.

Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa mahdollistaa kevyemmän menettelyn asiakirjojen täydentämisen osalta. Sähköistä asiakirjaa ei tarvitse täydentää, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä ja asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ei ole syytä epäillä.

 

Sähköinen tiedoksianto

Lain voimaantulosta lähtien viranomaisen antama päätösasiakirja voidaan allekirjoittaa ja antaa todisteellisesti tiedoksi sähköisesti. Sähköinen tiedoksianto edellyttää kuitenkin asianomaisen suostumusta. Sähköinen tiedoksiannossa viranomaisen on ilmoitettava mistä palvelimelta päätös on noudettavissa ja päätöksen hakijan on tunnistauduttava laatuvarmenteella tai muulla tietoturvallisella ja todisteellisella tunnistautumistekniikalla. Sähköinen tiedoksianto katsotaan saaduksi, kun päätös on noudettu. Jollei päätöstä noudeta seitsemän vuorokauden kuluessa, käytetään perinteisiä tiedoksiantotapoja.

Laki velvoittaa arkistoimaan sähköiset asiakirjat niin, ettei niiden alkuperäisyyden ja sisällön muuttamattomuus voidaan osoittaa.

 

Lain tarkoitus ja soveltamisala

Lailla sähköisestä allekirjoituksesta on tarkoitus edistää sähköisten allekirjoitusten käyttöä ja niihin liittyvien varmenteiden tarjontaa sekä sähköisen kaupankäynnin ja sähköisen asioinnin tietosuojaa ja tietoturvaa.

Sähköinen allekirjoitus on koodi, jota käytetään sähköisessä asioinnissa viestin muuttumattomuuden (eheys) ja lähettäjän henkilöllisyyden (alkuperäisyys) tunnistamiseen. Käytännössä vaatimukset kehittyneestä sähköisestä allekirjoituksesta täyttää julkisen avaimen menetelmä (Public Key Infrastucture, PKI). Menetelmä perustuu asymmetriseen salaukseen ja avainpariin, joista julkinen avain on saatavilla yleisesti. Salaisella avaimella, joka on allekirjoittajan yksinomaisessa hallussa, salattu viesti pystytään avaaman vain julkisella avaimella. Näin voidaan varmistua lähettäjän henkilöllisyydestä. Tällä hetkellä käytetyimmät sähköisten allekirjoitusten toteuttamistekniikat perustuvat julkisen avaimen menetelmään. Allekirjoitus, varmenne ja varmentaja muodostavat yhdessä julkisen avaimen infrastruktuurin, jonka avulla voidaan lisätä sähköisen asioinnin luotettavuutta.

Lakia sähköisestä allekirjoituksesta sovelletaan sähköisiin allekirjoituksiin sekä palveluntarjoajiin, jotka tarjoavat sähköisiin allekirjoituksiin liittyviä tuotteita tai palveluita yleisölle. Lakia sovellettaisiin nimenomaan sähköisiin allekirjoituksiin liittyvien tuotteiden ja palvelujen tarjontaan. Varmenteiden tarjoaminen on vapaa elinkeino, mutta toiminnalle on kuitenkin asetettu tiukempia vaatimuksia. Laatuvarmenteiden tarjoajien on ilmoitettava toiminnastaan Viestintävirastolle. Laatuvarmenteen pitää sisältää muun muassa tiedot varmentajasta, varmenteen voimassaoloajasta, mahdollisista käyttörajoituksista sekä tiedot kuinka allekirjoitus voidaan varmistaa. Varmenteiden tarjoajalla on oltava lisäksi riittävän pätevää henkilökuntaa ja taloudellisia voimavaroja.

Sähköisen allekirjoituksen vaatima tekniikka on yksi kuntien verkkopalvelujen laajentumista ja kehittymistä hidastava seikka. Kuntaliitossa on käynnissä selvitystyö, jonka tarkoituksena on selvittää allekirjoitusvaatimusta lainsäädännössä.

SUOMEN KUNTALIITTO

Risto Parjanne
toimitusjohtaja

Kari Prättälä
lakiasiain päällikkö

tags