Kuntien sopimusten riskienhallintaan uusia työkaluja

Kuntalain säännökset sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta edellyttävät, että kuntien sopimusprosessit ja sopimusten hallinta ovat kunnossa vuoden 2014 alusta. Säännökset edistävät sopimusten tehokasta johtamista, riskienhallintaa ja sopimusten tuloksellisuuden arviointia. 

​Kuntakentän ammattilaisten, erityisesti muiden kuin juristien, käyttöön on kehitetty uusia työkaluja: sähköinen sopimusprosessimalli ja JYSE 2009 PALVELUT -ehtojen käyttämisopas. Sähköinen sopimusprosessimalli antaa kuntakentälle työkalun sopimusprosessien kokonaisuuden hahmottamiseen ja toimintamallien kehittämiseen. JYSEn käyttämisopas jäsentää visuaalisessa muodossa hankintasopimusten sopijakumppaneiden oikeuksia ja velvoitteita. Välineet on kehittänyt Kuntaliitto Aalto yliopiston PRO2ACT hankkeen työryhmän kanssa.

Malli ja opas löytyvät tiedostomuodossa yleiskirjeiden verkkosivulta www.kuntaliitto.fi. Tiedostot on toimitettu kuntien kirjaamoihin pakatussa muodossa sähköisen yleiskirjeen yhteydessä. 

Kuntaliiton lakiyksikkö kouluttaa mallien käytöstä sekä kuntien sopimushallinnasta ja sopimusosaamisesta.

Lisätiedot:
Leena Hoppu-Mäenpää, puh. 040 580 8777

Liitteet     
PRO2ACT Julkisten hankintojen sopimusprosessimalli
PRO2ACT Julkisten hankintojen sopimusprosessimalli -kaavio
PRO2ACT JYSE 2009 PALVELUT käyttämisopas

Kuntalaista vauhtia sopimushallintaan

Kuntalain mukaan vastuu sopimushallinnan asianmukaisesta järjestämisestä on kunnanhallituksella ja kunnanjohtajalla (pormestarilla). Sopimusprosessien kokonaisvaltainen hallinta edellyttää kunnan sopimustoiminnan yleistä suunnittelua ja yhtenäisten menettelytapojen luomista. Sopimusprosessilla tarkoitetaan toimintojen ketjua suunnittelusta (kilpailutuksen kautta) sopimusaikaiseen toimintaan ja sopimuksen toteutumisen seurantaan.

Käytännössä johtavilta viranhaltijoilta edellytetään vahvaa panosta sopimusprosessien kehittämisessä. Sopimusten valmistelu ja valvonta eivät ole arjen työssä helppoa. Tarvitaan ajattelutapojen muutosta, henkilöstön sopimusosaamisen parantamista ja sopimuksille vastuuhenkilöitä. Lisäksi tarvitaan toimintamalleja, jotka edistävät yhteistyötä päivittäisessä työssä.

Työkaluja kaiken kokoisille kunnille

Työkalujen kehittämisessä painopiste on ollut julkisissa hankinnoissa, mutta sähköinen sopimusprosessimalli tuo apua kuntakentän kaikkien sopimusprosessien hallintaan ja kehittämiseen. JYSEn käyttämisoppaasta on apua muidenkin kuin hankintasopimusten sopimusehtojen laadinnassa.

Ennakoi ja valvo

Kuntien kilpailutuksissa on olennaista kiinnittää huomio itse päämäärään - toimivaan sopimuskauteen - hankintalain menettelytapojen noudattamisen ohella. Tämä edellyttää jokaiselta prosessissa mukana olevalta panostusta proaktiiviseen eli ennakoivaan sopimiseen ja sopimuskauden aikaiseen valvontaan. Proaktiivinen sopiminen on onnistuneen sopimussuhteen edellytys. Sopimusten valvonnalla varmistetaan, että kunta saa sen laatuista ja sisältöistä palvelua, josta se maksaa.

Sähköisellä sopimusprosessimallilla kokonaisuuden hallintaa

Malli havainnollistaa julkisten hankintojen sopimusprosessin kokonaiskuvaa. Se keskittyy proaktiiviseen sopimiseen, jolloin päähuomio on tavoitteiden tosiasiallisessa saavuttamisessa sopimusosaamista kehittämällä. Sopiminen ymmärretään kokonaisvaltaisena moniammatillisena prosessina suunnitteluvaiheesta käytännön toteutuksen kautta sopimusten valvontaan. Malli korostaa sopimuksen merkitystä hankintaprosessin eri vaiheissa. Tämän vuoksi hankintalain menettelysäännökset eivät ole mallissa mukana.

Muistilista ja tietopankki

Mallin avulla voidaan selventää hankintasopimusprosessin kokonaisuutta esim. toimialoille ja kuntapäättäjille. Sähköinen sopimusprosessimalli toimii kunnan sopimusprosessissa myös muistilistana ja tietopankkina. Mallia voi käyttää sellaisenaan, mutta parhaimman hyödyn kunta saa räätälöimällä sen oman organisaation tarpeisiin.

JYSEn käyttämisopas jäsentää sopijakumppanien oikeuksia ja velvoitteita

JYSEn käyttämisoppaassa on visualisoitu JYSE 2009 PALVELUT -ehtoja (Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa 21.10.2010). Opas jäsentää taulukoiden muodossa hankintasopimusten sopijakumppaneiden oikeuksia ja velvoitteita. Lisäksi se havainnollistaa JYSE-ehtojen syy- ja seurausketjuja vuokaavioina. Aikajanojen avulla selvennetään sopimuksen kestoon liittyviä ehtoja.

Kunnan henkilöstön valmistellessa hankintasopimusta opas auttaa ymmärtämään, minkälaisia ehtoja JYSE sisältää ja mitä merkitystä niillä on osana hankintasopimusta. Kun hahmottaa, mitkä JYSEn ehdot soveltuvat solmittavaan sopimukseen, välttyy sitoutumasta ehtoihin, jotka eivät sovellu kyseiseen hankintaan, tai ehtoihin, jotka on kirjoitettu vastapuolen näkökulmasta. Sopimuskauden aikana opas auttaa ymmärtämään, mitä oikeuksia ja velvollisuuksia JYSE-ehdot sopimuksen osana kunnalle tuovat. Kaaviot selventävät, kuinka mahdollisissa ongelmatilanteissa tulee toimia. Oppaasta saa apua myös tavarahankintoja koskeviin sopimuksiin, sillä ehdot ovat monelta kohdin samoja tavara- ja palveluhankinnoissa.

Kuntaliiton lakiyksikkö kouluttaa mallien käytöstä sekä kuntien sopimushallinnasta ja sopimusosaamisesta.

SUOMEN KUNTALIITTO

Tuula Haatainen
varatoimitusjohtaja

Leena Hoppu-Mäenpää
lakimies