Miten varmistaa kielellisten oikeuksien toteutuminen hankinnoissa? Viranomaisten julkisiin hankintoihin sovelletaan pääsääntöisesti julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annettua lakia (1397/2016). Hankinnan tuloksen, esimerkiksi palvelun tai tuotteen, on kuitenkin oltava sellainen, että se turvaa suomen- ja ruotsinkielisten kansalaisten kielelliset perusoikeudet kielilain (423/2003) edellyttämällä tavalla.
Valtion viranomaisten samoin kuin kaksikielisten kuntien ja kuntayhtymien on tuotettava palveluja suomen ja ruotsin kielellä. Jos viranomaiselle kuuluva tehtävä annetaan yksityiselle, on viranomaisen varmistettava, että tehtävää hoidettaessa annetaan samantasoista kielellistä palvelua (kielilain 25 §).
Tämän työvälineen tarkoituksena on havainnollistaa julkisista hankinnoista annetun lain ja kielilain suhdetta sekä auttaa viranomaisia ja viranhaltijoita ottamaan kielilaki asianmukaisesti huomioon jo hankintamenettelyssä.
6.1 Tarkistuslista Kielellisten vaikutusten arviointi hankintamenettelyssä
Kielellisten vaikutusten arviointi hankintamenettelyssä tarkoittaa sen arviointia, millä kielellä tai kielillä hankittavan tuotteen tai palvelun on toimittava. Arviointi tulee suorittaa ennakoiden hankinnan valmisteluvaiheessa. Tällöin hankittavan tuotteen tai palvelun kieliominaisuudet voidaan ottaa huomioon tarjouspyyntö- ja tarjousvaiheissa ja tämä näkyy hankinnan lopputuloksessa. Tällöin on huomioitava ainakin seuraavaa:
Lainmukaisuus
Vastuu hankinnan sisällöstä ja kohteesta (esim. järjestämisvastuu) säilyy viranomaisella. Kaksikielisen viranomaisen sekä kaksikielisen kunnan ja kuntayhtymän on huolehdittava siitä, että suomen- ja ruotsinkielisten kansalaisten kielelliset oikeudet toteutuvat myös ostopalveluiden osalta (ks. kielilain 25 §).
Taloudelliset vaikutukset
Jos kielivaikutusten arviointia ei tehdä ennakoidusti hankinnan valmisteluvaiheessa, voi se aiheuttaa lisäkustannuksia sopimuskaudella. Siksi on taloudellisesti kannattavinta huomioida vaikutukset hankinnan kilpailuttamisvaiheessa (vertaa esimerkiksi valmistuotteen hankinta ja räätälöidyn ominaisuuden rakentaminen tietojärjestelmähankkeessa).
Aikatauluvaikutukset
Valmisteluvaiheen jälkeen tehty kielellisten vaikutusten arviointi voi myöhästyttää koko hankintaprosessia ja vaikuttaa myös muihin prosesseihin, kuten esimerkiksi palvelun käyttöönottoon, organisaation kehittäminen, muut hankinnat.
6.2 Tarkistuslista Hankintamenettelyn kieli
Hankintamenettelyssä käytetyn tarjouspyynnön ja tarjouksen kieli määräytyy julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) mukaan.
Tarkista ainakin seuraavat:
- Tuleeko hankintamenettely hoitaa yhdellä vai kahdella kielellä?
- Hankintamenettelyn kieli koskee vain hankintaprosessia, ei hankinnan kohdetta. Tarjouspyynnön ja tarjouksen kieli ei saa vaikuttaa kielteisesti hankittavan tuotteen tai palvelun kieleen tai kieliin ja siten kansalaisen kielellisten oikeuksien toteutumiseen.
- Hankintamenettelyn kielivalinnalla ei saa sulkea pois potentiaalisia tarjoajia jatkovaiheista.
- Esimerkiksi: kaksikielisessä kunnassa yksikielisilläkin palveluntarjoajilla tulee olla mahdollisuus jättää tarjouksensa omalla kielellään.
- EU-hankinnoissa hankintamenettely voidaan toteuttaa jollakin EU:n virallisista kielistä. Kansalliset kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa hankinta on ilmoitettava suomen- tai ruotsinkielellä (hankintalaki 101 §).
6.3 Tarkistuslista Tuote tai palvelu, jota hankinta koskee
Onko hankinnan tuotettava aineistoa usealla kielellä?
Esimerkiksi: voiko tietojärjestelmästä tulostaa asiakirjoja vastaanottajan kielellä, suomeksi tai ruotsiksi (asiakasnäkökulma, laillisuus)?
Millä kielellä/kielillä hankittavan tuotteen tai palvelun on toimittava?
Esimerkiksi: voiko tietojärjestelmää käyttää ruotsiksi ruotsinkielisessä tai kaksikielisessä kunnassa (viranhaltijanäkökulma)?
Esimerkiksi: tarvitsevatko palvelun asiakkaat palvelua kahdella kielellä (asiakasnäkökulma, laillisuus)?
Onko kaksikielisyys tuotteen vakio- vai lisäominaisuus?
Esimerkiksi: hankinnan määrittelyssä ja budjetissa on otettava huomioon, että lisäominaisuus tietojärjestelmässä maksaa yleensä enemmän kuin vakio-ominaisuus (kustannusnäkökulma).
Hankintaprosessi pähkinänkuoressa
Hankintakohteen määrittely
- hankinnan suunnittelu ja markkinoiden kartoitus
- valmistelu: hankinnan sisällön ja kohteen määrittely (ml. kieli)
- kielilain huomioiminen: hankinnan kielelliset vaikutukset on arvioitava tässä vaiheessa
Kilpailuttaminen
- hankintailmoitus
- tarjouspyyntö
- keskeiset sopimusehdot
Tarjousten vastaanottaminen ja avaaminen
- vastaanotto ja avaaminen
- tarjousten tarjoupyynnönmukaisuuden tarkistaminen
- tarjoajien alustavat soveltuvuustarkistukset (ESPD tai vakuutus)
- tarjousten vertailu ja valinta
Hankintapäätösvaihe
- valituksi tulevan tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen
- mahdolliset poissulkemis- tai hylkäyspäätökset
- kirjallinen hankintapäätös
- päätöksen tiedoksianto ja muutoksenhaku
Sopimuksen solmiminen
- parafointi
- kirjallisen hankintasopimuksen solmiminen
- sopimuksen käsittely ja seuranta