Tietosuoja-asetuksessa säädetään rekisteröidyille – eli henkilöille, joita henkilötiedot koskevat – joukko erilaisia oikeuksia, joiden avulla he voivat valvoa ja hallita omien henkilötietojensa käsittelyä (”tietosuojaoikeudet”). Tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyllä on: 

• Oikeus saada läpinäkyvää tietoa henkilötietojensa käsittelystä 
• Oikeus tutustua itseään koskeviin tietoihin ja saada jäljennös tiedoista (”tarkastusoikeus”) 
• Oikeus tietojen oikaisemiseen 
• Oikeus poistaa tiedot 
• Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä 
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen 
• Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä 
• Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi 
• Oikeus peruuttaa suostumus, johon henkilötietojen käsittely perustuu, ja saada tiedot poistetuksi 
• Oikeus saada ilmoitus henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, joka todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin rekisteröidyn oikeuksille ja vapauksille

Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen voi vaikuttaa esimerkiksi se, millä tietosuoja-asetuksessa säädetyllä käsittelyperusteella henkilötietoja käsitellään. 

Kunnan rekisterinpitäjän on ymmärrettävä, mitä oikeuksia rekisteröidyillä missäkin tilanteessa on. Kunnissa henkilötietojen käsittely perustuu pääsääntöisesti rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen sekä yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen. Rekisteröidyn oikeudet ovat näiden käsittelyperusteiden kohdalla suppeammat kuin tilanteissa, joissa käsittely perustuu esimerkiksi suostumukseen tai sopimukseen. 

Ohjedokumentin lopusta löytyvässä liitteessä 2 ”Rekisteröidyn oikeudet kunkin oikeusperusteen osalta” on kuvattu tarkemmin käsittelyperusteiden vaikutusta rekisteröidyn oikeuksiin.

9.1 Oikeus saada läpinäkyvää tietoa henkilötietojen käsittelystä ja tietosuojaoikeuksista

Jotta rekisteröity voi käyttää tietosuojaoikeuksiaan, on hänen saatava kattavat tiedot henkilötietojensa käsittelystä sekä tiedettävä oikeuksiensa olemassaolosta. Siksi tietosuoja-asetuksessa edellytetään, että rekisterinpitäjän on annettava rekisteröidylle kaikki henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedot tiiviissä, läpinäkyvässä, helposti ymmärrettävässä ja selkeässä muodossa. Informoinnin tarkoituksena on, että rekisteröity saa kattavan kuvan henkilötietojen käsittelyn kokonaisuudesta. Läpinäkyvän informoinnin ja rekisteröidyn muiden tietosuojaoikeuksien toteuttamista varten kunnassa täytyy kartoittaa, dokumentoida ja ylläpitää kokonaiskuva henkilötietojen käsittelyn nykytilasta.

Informaation tulee sisältää kaikki tietosuoja-asetuksessa vaaditut tiedot. Rekisteröidylle on kerrottava esimerkiksi, kuka rekisterinpitäjä on, mitä tarkoitusta varten rekisteröidyn henkilötietoja tarvitaan, kuinka kauan henkilötietoja säilytetään, luovutetaanko henkilötietoja eteenpäin tai siirretäänkö niitä ETA-maiden ulkopuolelle ja miten rekisteröity voi käyttää tietosuojaoikeuksiaan. Informaation ajantasaisuudesta on varmistuttava määräajoin ja erityisesti, kun tietojen käsittelyssä tapahtuu muutoksia, esimerkiksi hankittaessa uusia palveluita.

Jos henkilötiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään, rekisterinpitäjän on toimitettava käsittelyä koskeva informaatio rekisteröidylle silloin, kun tiedot kerätään. Jos henkilötiedot kerätään muualta kuin rekisteröidyltä itseltään, tulee henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedot lähtökohtaisesti toimittaa rekisteröidylle kohtuullisen ajan kuluessa, mutta viimeistään kuukauden sisällä. Tiedot on toimitettava ennen kuukauden määräaikaa, jos henkilötietoja tätä ennen käytetään viestintään rekisteröidyn kanssa tai jos henkilötiedot luovutetaan toiselle vastaanottajalle. 

WP29-tietosuojatyöryhmän antamien tulkintaohjeiden (asetuksen 2016/679 mukaista läpinäkyvyyttä koskevat suuntaviivat WP260 rev.01) mukaan henkilötietojen käsittelystä ja oikeuksien käyttämisestä tulee kertoa rekisterinpitäjän verkkosivuilla. Myös esimerkiksi kunnan tietosuojavastaavan yhteystietojen on oltava verkkosivuilla helposti saatavilla. Tiedot on julkaistava yleisesti tunnetulla ja helposti erottuvalla otsikolla, kuten ”tietosuoja”, ”tietosuojaseloste”, ”yksityisyys” tai ”yksityisyyden suoja”. Tietosuoja-asetuksessa ei kuitenkaan säädetä tietystä muodosta (esim. selosteesta), jolla informointivelvoitteen alaiset tiedot on rekisteröidylle tarjottava. Viranomaisen verkkosivujen on täytettävä myös digitaalisten palvelujen tarjoamisesta annetun lain (306/2019, digipalvelulaki) saavutettavuusvaatimukset. 

Tilanteen mukaan henkilötietojen käsittelystä informoimisessa on hyödynnettävä myös muita tietojen toimittamisen tapoja ja muotoja. Tiedot voidaan toimittaa rekisteröidylle sähköpostiviestillä, postitse kirjeenä, puhelimitse taikka vaikkapa sarjakuvan tai videon muodossa. On tärkeää, että tiedot saavuttavat myös esimerkiksi kuntalaiset, jotka eivät asioi digitaalisesti. Myös kunnan tietosuojavastaavan yhteystietojen tulisi olla saatavilla muutoinkin kuin vain digitaalisesti. 

Tietoja voidaan ryhmitellä esimerkiksi käyttötarkoitus- tai tietovarantokohtaisesti. Tiedot henkilötietojen käsittelystä on hyvä toimittaa kerroksittain: ensin annetaan tiivis yleiskuva ja sen jälkeen mahdollisuus perehtyä tarkempiin tietoihin. Näin vältetään se, että kerralla annetaan niin paljon tietoa, että se voi haitata läpinäkyvyyttä ja hukuttaa vastaanottajan tietomäärään. Kun tiedot tarjotaan kerroksittain, ne voidaan antaa tiiviisti samalla huolehtien siitä, että kaikki tietosuoja-asetuksessa vaaditut tiedot toimitetaan rekisteröidylle.

Vaatimuksena on, että informaation kohderyhmään kuuluvan keskivertohenkilön tulisi ymmärtää annettu informaatio. Esimerkiksi lapsille suunnatun informaation tulisi olla erityisen selkeää. Tiedot on myös käännettävä, jos kunnan palveluiden kohderyhmään kuuluu eri kieliä puhuvia rekisteröityjä. Vastaavasti jos palveluiden kohderyhmään kuuluu muita haavoittuvassa asemassa olevia henkilöitä, kunnan on otettava näiden henkilöiden erityistarpeet huomioon arvioidessaan informaation ymmärrettävyyttä. Esimerkiksi iäkkäiden tietosuojaoikeuksien käyttäminen ja tiedonsaanti oikeuksista pitää turvata käytännön toimin myös tilanteissa, joissa heillä ei ole riittäviä digitaitoja tai mahdollisuuksia asioida digitaalisesti. 

Läpinäkyvyyden vaatimus on huomioitava myös silloin, kun henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilmoitetaan rekisteröidylle. Esimerkiksi tietomurroista tiedottamisen on oltava monikanavaista, ikätasolle sopivaa ja kohdennettua sekä saavutettavaa, jotta tieto tavoittaa tietomurron uhriksi joutuneet kattavasti ja ymmärrettävästi. 

Läpinäkyvän informoinnin varmistamiseksi kunnassa voidaan tehdä esimerkiksi seuraavia toimenpiteitä: 

• Käytä selkeää ja yksinkertaista kieltä. Kerro asiat yksinkertaisesti ja vältä vaikeita sanoja. Huomioi erityisesti lapset, ikääntyneet, vieraskieliset ja muut haavoittuvassa asemassa olevat henkilöt. Tietoa voi antaa esimerkiksi selkokielisenä tai eri kielillä sekä hyödyntämällä visuaalisia keinoja, kuten kuvia, kaavioita tai animaatioita. 
• Tuo tietosuojatieto arjen ympäristöihin. Järjestä esimerkiksi kouluissa, kirjastoissa ja palvelupisteissä tietoiskuja ja pidä toimipisteissä saatavilla myös paperisia infopaketteja henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista. 
• Pyydä palautetta. Esimerkiksi viestinnän asiantuntijoita ja muita tahoja (kuten nuorisovaltuustoa, vanhus- ja vammaisneuvostoa tai vanhempain- ja oppilastoimikuntia) voidaan hyödyntää arvioimaan informaation saavutettavuutta, ymmärrettävyyttä ja helppokäyttöisyyttä. 
• Ilmoita muutoksista aktiivisesti. Kerro selkeästi ja näkyvästi henkilötietojen käsittelyä koskevista muutoksista, äläkä edellytä, että rekisteröidyt huomaavat muutokset itse.
• Dokumentoi tehdyt toimet osoitusvelvollisuuden toteuttamiseksi. 

Lisätietoa: 

• Tietosuojavaltuutetun toimisto: Rekisteröidyn informointi 
• WP29-tietosuojatyöryhmä: Asetuksen 2016/679 mukaista läpinäkyvyyttä koskevat suuntaviivat WP260 rev.01

9.2 Oikeus saada tutustua omiin tietoihin (”tarkastusoikeus”)

Tarkastusoikeus eli oikeus saada tutustua omiin tietoihin on yksi yleisimmin käytetyistä tietosuojaoikeuksista. Sen avulla henkilö voi tarkastaa, mitä tietoja kunta hänestä käsittelee ja onko käsittely tietosuojavaatimusten mukaista. Henkilötietojen tarkastusoikeuteen sisältyy kolme osaa: 

• Vahvistus siitä, käsitelläänkö henkilötietoja: Tarkastusoikeuden soveltamisala kytkeytyy tietosuoja-asetuksessa määriteltyyn henkilötiedon käsitteeseen sekä tietosuoja-asetuksen soveltamisalaan. Rekisterinpitäjä on velvollinen hakemaan henkilötietoja kaikista tietoteknisistä järjestelmistään ja muista kuin tietoteknisistä rekistereistään. Jos rekisterinpitäjä ei käsittele pyynnön tehneen henkilön henkilötietoja, rekisteröidylle toimitettavat tiedot rajoittuvat sen vahvistamiseen, että rekisteröityä koskevia henkilötietoja ei käsitellä.
• Oikeus tutustua henkilötietoihin ja saada jäljennös henkilötiedoista: Tietosuoja-asetuksessa ei ole tarkkoja säännöksiä siitä, miten rekisterinpitäjän on toteutettava oikeus tutustua tietoihin. Lähtökohtainen tapa toteuttaa oikeus on antaa rekisteröidylle jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. 
• Oikeus saada käsittelyyn liittyvää tietoa: Tiedot voivat perustua esimerkiksi tietosuojaselosteeseen ja/tai rekisterinpitäjän käsittelytoimia koskevaan selosteeseen. Näitä dokumentteja on tarvittaessa päivitettävä ja mukautettava, jotta niissä esitetty vastaa pyynnön esittäneen rekisteröidyn osalta tosiasiallisesti toteutettuja käsittelytoimia. 

Pyynnön saapuessa rekisterinpitäjän on arvioitava, mitä rekisteröity pyytää ja käsitteleekö rekisterinpitäjä kyseistä rekisteröityä koskevia henkilötietoja. Ellei nimenomaisesti toisin mainita, pyynnön on katsottava koskevan kaikkia rekisteröityä koskevia henkilötietoja. Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöä, jos se käsittelee suurta määrää rekisteröityä koskevia tietoja. Samalla rekisterinpitäjän on annettava rekisteröidylle tietoja erilaisista käsittelytavoista (esim. millä kunnan toimialoilla ja missä järjestelmissä tietoja käsitellään), jotka voivat koskea rekisteröityä, jotta rekisteröity voi helposti täsmentää pyyntöään. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus helpottaa rekisteröidyn tietosuojaoikeuksien käyttämistä. 

Onko rekisteröidyllä tarkastusoikeus lokitietoihin? Rekisteröidyllä on tarkastusoikeuden nojalla oikeus saada myös tietyt lokitiedoista ilmenevät tiedot, kuten tiedot henkilötietoihin kohdistuvien kyselyjen ajankohdista ja tarkoituksista. Sitä, millä tarkkuudella henkilöllä on oikeus saada lokitiedot, arvioidaan aina tapauskohtaisesti. 

Arvioinnissa on otettava huomioon, mitkä tiedot ovat riittävät tietosuojaoikeuksien käyttämiseen. Rekisteröidyllä ei esimerkiksi lähtökohtaisesti ole oikeutta saada tietoa hänen tietojaan käsitelleiden työntekijöiden henkilöllisyydestä, kun työntekijät ovat käsitelleet henkilötietoja rekisterinpitäjän alaisuudessa ja sen ohjeiden mukaisesti. Jos tiedot ovat välttämättömiä rekisteröidyn tarkastusoikeuden käyttämiseksi, voidaan tästä lähtökohdasta kuitenkin poiketa. Tällöin on huomioitava myös työntekijöiden oikeudet ja vapaudet, ja ristiriitatilanteissa työntekijän ja rekisteröidyn oikeuksia ja vapauksia on punnittava suhteessa toisiinsa. 

Vaatimus jäljennöksen toimittamisesta tarkoittaa, että tiedot toimitetaan rekisteröidylle siten, että rekisteröidyllä on mahdollisuus palata saamiinsa tietoihin jälkikäteen. Näin ollen esimerkiksi tallenteen katselu- tai kuuntelumahdollisuus rekisterinpitäjän toimipisteessä ei voi olla ainoa tarkastusoikeuden toteuttamisen tapa. On huomattava, että pääsyn antaminen tietoihin muilla tavoin kuin toimittamalla jäljennös (esim. mahdollisuus tarkastella tietoja sähköisessä palvelussa) ei myöskään sulje pois rekisteröidyn oikeutta saada myös jäljennös tiedoista. Tarkastusoikeus koskee jäljennöstä henkilötiedoista – ei välttämättä jäljennöstä alkuperäisistä asiakirjoista. Rekisterinpitäjä voi, mutta sen ei ole pakko, toimittaa alkuperäisessä muodossaan asiakirjat, jotka sisältävät pyynnön esittäneen henkilön henkilötietoja. Henkilötiedot voidaan toimittaa myös koosteena.

Mitä jos annettavat tiedot sisältävät tietoja muista henkilöistä? Jos rekisteröidylle annettavissa tiedoissa on myös muita henkilöitä koskevia tietoja, on rekisterinpitäjän punnittava, voiko tietojen antaminen vaarantaa heidän oikeutensa ja vapautensa. 

Rekisterinpitäjä ei kuitenkaan voi automaattisesti kieltäytyä toimittamasta tietoja rekisteröidylle ainoastaan siksi, että tiedoissa on myös muita ihmisiä koskevia tietoja. Rekisterinpitäjän tulee siis tehdä tilanteessa tapauskohtainen harkinta. 

Rekisterinpitäjän on toteutettava asianmukaiset toimet, jotta rekisteröidyn oikeus saada tutustua itseään koskeviin tietoihin toteutetaan mahdollisimman täysimääräisesti. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi muiden ihmisten henkilötietojen peittämistä. Tarvittaessa luovutuksesta voidaan tehdä hallintopäätös, johon myös muilla asianosaisilla on muutoksenhakuoikeus. Ks. lisää jakso 12. Julkisuuslain mukaisia pyyntöjä arvioidaan julkisuuslaissa säädetyin edellytyksin. 

Jos pyyntö esitetään sähköisesti, tiedot toimitetaan mahdollisuuksien mukaan yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa, ellei rekisteröity toisin pyydä. Vastaus rekisteröidyn pyyntöön voidaan sinänsä antaa myös suullisesti, mutta rekisterinpitäjän on pystyttävä osoittamaan, että se on vastannut pyyntöön. 

Jos tiedot toimitetaan sähköisesti, rekisterinpitäjän on valittava tietoturvallisuusvaatimukset täyttävät sähköiset välineet. Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia ja/tai salassa pidettäviä henkilötietoja ei tule lähettää suojaamattomalla sähköpostilla. Myös tiedonhallintalain 14 § edellyttää, että viranomaisen on toteutettava tietojensiirto yleisessä tietoverkossa salattua tai muuten suojattua tiedonsiirtoyhteyttä tai -tapaa käyttämällä, jos siirrettävät tiedot ovat salassa pidettäviä. Jos tietoja ei toimiteta rekisteröidylle sähköisesti, rekisterinpitäjä voi käsittelyn aiheuttamien riskien mukaan harkita kirjatun kirjeen käyttöä tai vaihtoehtoisesti tarjota rekisteröidylle mahdollisuus noutaa tiedot suoraan jostakin rekisterinpitäjän toimipaikasta. 

Lisätietoa: 

• Tietosuojavaltuutetun toimisto: Oikeus saada tutustua tietoihin
• Euroopan tietosuojaneuvosto: Ohjeet 1/2022 rekisteröityjen oikeuksista – oikeus tutustua tietoihin 
• Ks. myös Euroopan tietosuojaneuvoston raportti EU:n laajuisesta toimenpiteestä, jossa tietosuojaviranomaiset selvittivät, miten henkilön oikeus saada tutustua itseään koskeviin tietoihin toteutuu organisaatiossa. Raportissa kuvataan selvityksessä tunnistettuja kehityskohteita ja annetaan suosituksia siihen, mitä organisaatioiden tulisi huomioida tarkastusoikeuden toteuttamisessa.

9.3 Tarkastusoikeuden erot julkisuuslain mukaisiin tietopyyntöihin

Tarkastussoikeus on erotettava samankaltaisista oikeuksista, joilla on muita tavoitteita, kuten julkisuuslain mukaisesta oikeudesta saada tieto viranomaisen julkisista asiakirjoista. Mikäli kunnassa on epäselvyyttä pyynnön luonteesta, on asiaa hallinnon palveluperiaatteen ja viranomaisen neuvontavelvoitteen perusteella tiedusteltava pyynnön tekijältä. Erityisesti ennen kuin tietojen antamisesta kieltäydytään, on varmistuttava, kumman lain mukaan pyytäjä on pyynnön tehnyt, jos asiasta on epäselvyyttä. Tiedonsaantioikeuksien eroja on kuvattu ohjedokumentin lopusta liitteenä 3 löytyvässä taulukossa.

Kunnan on kerrottava, mikä ero tietosuoja-asetuksen ja julkisuuslain mukaisilla pyynnöillä on pyynnön tehneen henkilön oikeuksien näkökulmasta. Kyse on tietosuoja-asetukseen perustuvasta pyynnöstä, kun pyyntö koskee rekisteröidyn omia henkilötietoja tai kun pyynnön kohteena on henkilötietojen käsittely, esimerkiksi mitä henkilötietoja käsitellään, mihin tarkoitukseen henkilötietoja kerätään, kenelle henkilötietoja luovutetaan tai kuinka kauan henkilötietoja säilytetään. Jos pyynnössä vedotaan nimenomaisesti tarkastusoikeuteen tai muihin tietosuoja-asetuksessa mainittuihin rekisteröidyn oikeuksiin, voidaan yleensä olettaa, että kyse on tietosuojaan liittyvästä pyynnöstä. 

Jos pyynnössä taas vedotaan asiakirjajulkisuuteen tai halutaan saada nähtäväksi muita henkilöitä koskevia tietoja, kyse on lähtökohtaisesti julkisuuslakiin perustuvasta tietopyynnöstä, joka toisaalta voi kohdistua myös omiin tietoihin. Pyyntö voi kohdistua esimerkiksi päätöksiin, muistioihin, selvityksiin tai sähköposteihin ja pyynnön kohteena saattaa olla viranomaisen hallussa olevat tiedot tai asiakirjat jostain asiasta tai henkilöstä. Esimerkiksi tietosuojavaltuutetun toimiston laatimassa henkilötietojen luovuttaminen viranomaisten henkilörekisteristä -oppaassa on kuvattu, mitä asioita on huomioitava arvioitaessa oikeutta luovuttaa henkilötietoja. Vaikka opas on päivitetty heinäkuussa 2010, eikä sen tietosuoja-asetuksen mukaisuutta ole arvioitu, voi sitä soveltuvin osin hyödyntää tulkinta-apuna julkisuuslain mukaisia pyyntöjä arvioitaessa. 

Lisätietoa: 

• Tietosuojavaltuutetun toimisto: Henkilötietojen luovuttaminen viranomaisten henkilörekistereistä

9.4 Oikeus oikaista tietoja

Rekisterinpitäjän vastuulla on huolehtia siitä, että sen käsittelemät tiedot ovat täsmällisiä ja tarvittaessa päivitettyjä. Rekisterinpitäjän on oma-aloitteisesti varmistettava, että puutteelliset, epätarkat ja virheelliset henkilötiedot oikaistaan viipymättä. Myös rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot tai ottaen huomioon tietojen käsittelyn tarkoitukset täydentää puutteelliset henkilötiedot.

Kunnan tehtävien hoidon kannalta puutteelliset, epätarkat, virheelliset henkilötiedot tulee oikaista tai täydentää tilanteen mukaan. Rekisteröidyn ei tarvitse perustella oikaisupyyntöä, mutta hänen on osoitettava tiedon puutteellisuus, epätarkkuus tai virheellisyys. Vähäiset korjaukset, kuten kirjoitusvirheen korjaaminen tai yhteystietojen päivittäminen, eivät välttämättä vaadi lisäselvitystä, kun taas oikeudellisia vaikutuksia aiheuttavien muutosten yhteydessä muutoksen perusteet on arvioitava huolellisemmin.       

Lisätietoa: 

• Tietosuojavaltuutetun toimisto: Oikeus oikaista tietoja

9.5 Oikeus poistaa tiedot

Rekisterinpitäjällä on velvollisuus poistaa ja rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan itseään koskevat tiedot ilman aiheetonta viivytystä. Tämä oikeus ei kuitenkaan sovellu esimerkiksi silloin kun henkilötietojen käsittely on tarpeen kunnan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi taikka yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai julkisen vallan käyttämiseksi. 

Esimerkiksi jos kuntalain mukaan julkaistavassa pöytäkirjassa julkaistaan tarpeettoman laajasti henkilötietoja, on tiedot poistettava. Myös esimerkiksi tapahtuman järjestämistä varten kerätyt tiedot tulee poistaa, jos niitä ei enää tarvita tapahtuman jälkeen. Oikeutta tietoja poistamiseen ei sovelleta, jos tietoja tarvitaan kunnan lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi tai kunnalle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi. Esimerkiksi oppilas ei voi vaatia arviointitietojen poistamista vain sillä perusteella, että hän on eri mieltä saamastaan arvioinnista. 

Tietojen säilyttämisessä ja poistamisessa noudatetaan lainsäädännön velvoittamia ja kunnan määrittämiä tietojen säilytysaikoja. 

Lisätietoa: 

• Valtionvarainministeriö: Suositus tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä, Valtiovarainministeriön julkaisuja 2025:25

Kun henkilötietojen säilytysaika on päättynyt, tulee henkilötiedot tuhota, anonymisoida tai arkistoida. Velvollisuutta ei ole, jos tietoja tarvitaan oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Säilytysaikaan vaikuttavat siis esimerkiksi lainsäädännön asettamat kanneajat. Kunta työnantajana saa säilyttää työnhakijaa tai työntekijää koskevia tietoja niin kauan, kuin työnhakijalla tai työntekijällä on mahdollisuus esittää työnhakuun tai työsuhteeseen liittyviä vaatimuksia. 

Lisätietoa: 

• Tietosuojavaltuutetun toimisto: Oikeus poistaa tiedot

• Ks. myös Euroopan tietosuojaneuvoston raportti EU:n laajuisesta toimenpiteestä, jossa tietosuojaviranomaiset selvittivät kuinka organisaatiot toteuttavat henkilöiden oikeuden saada itseään koskevat tiedot poistetuksi. Raportissa kuvataan selvityksessä tunnistettuja kehityskohteita ja annetaan suosituksia poisto-oikeuden toteuttamista varten.

9.6 Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä

Rekisteröity voi tietyissä tilanteissa pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä. Oikeuksiin voi lisäksi olla säädetty poikkeuksia erityislainsäädännössä. Käsittelyä voidaan rajoittaa esimerkiksi siirtämällä valitut tiedot toiseen käsittelyjärjestelmään, estämällä käyttäjien pääsy tietoihin tai poistamalla julkaistut tiedot verkkosivustolta.

Esimerkiksi työvoimapalveluiden järjestämisestä annetussa laissa (380/2023) on säädetty, ettei rekisteröidyllä ole lakisääteisissä työvoimapalveluissa tapahtuvassa henkilötietojen käsittelyssä oikeutta tietojen käsittelyn rajoittamiseen. Lain perustelujen (HE 207/2022 vp) mukaan työvoimapalveluun, työttömyysturvaan tai vuorotteluvapaaseen liittyvän tehtävän hoitaminen ei voi sen tavoitteet huomioon ottaen olla riippuvainen rekisteröidyn päätöksestä rajoittaa tietojensa käsittelyä. Ylläpidettävien tietojen tulee olla paikkansa pitäviä ja täydellisiä, eivätkä ne voi olla riippuvaisia henkilötietojen suojaa koskevien väitteiden käsittelystä ennen kuin päätös edellä tarkoitetun väitteen johdosta on tehty. Jos henkilön tietoja ei voitaisi käsitellä, hänelle ei voitaisi myöskään järjestää palveluita eikä maksaa etuuksia.

Lisätietoa: 

• Tietosuojavaltuutetun toimisto: Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä

9.7 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjälle toimittamansa henkilötiedot itselleen jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, sekä siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja jos käsittely suoritetaan automaattisesti. Oikeus ei koske sellaista käsittelyä, joka on tarpeen rekisterinpitäjää koskevan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi taikka yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai julkisen vallan käyttämistä varten.

Kunnilla ei lähtökohtaisesti ole velvoitetta mahdollistaa tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen. WP29-tietosuojatyöryhmä on kuitenkin pitänyt hyvän käytännön mukaisena kehittää prosesseja, joilla automatisoidaan tietojen siirtämistä koskeviin pyyntöihin vastaaminen tietojen siirtämistä koskevien periaatteiden mukaisesti, esimerkiksi palveluilla, joiden avulla rekisteröity voisi helposti ladata itselleen itseään koskevat tiedot.

Lisätietoa: 

• Tietosuojavaltuutetun toimisto: Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

• WP29-tietosuojatyöryhmä: Oikeutta tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen koskevat ohjeet WP 242 rev.01.

9.8 Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä

Kun tietoja käsitellään yleistä etua varten, rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi tai rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolten oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, rekisteröity voi vastustaa käsittelyä erityiseen henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella. 

Tietoja voidaan kuitenkin käsitellä edelleen, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Rekisterinpitäjän tehtävä on osoittaa peruste pyynnöstä kieltäytymiselle. Rekisteröidylle on myös kerrottava selkeästi vastustamisoikeudesta. Tieto on esitettävä muusta tiedotuksesta erillään, eli varmistettava, ettei tieto vastustamisoikeudesta huku muihin, esimerkiksi tietosuojaselosteella annettuihin tietoihin. 

Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä liittyy muun muassa tilanteisiin, joissa henkilötietoja käsitellään tietosuojalain 4 §:n perusteella. Kyseisessä säännöksessä säädetään henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuudesta, kun henkilötietoja käsitellään tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohdan (yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen tai julkisen vallan käyttäminen) perusteella. Kun käsittely perustuu tietosuojalain 4 §:ään, vastustamisoikeus ei ole absoluuttinen, vaan rekisterinpitäjä voi jatkaa tietojen käsittelyä, jos se voi osoittaa esimerkiksi huomattavan tärkeän ja perustellun syyn, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut.

Tietosuojalain 28 §:n mukaan oikeuteen saada tieto ja muuhun henkilötietojen luovuttamiseen viranomaisen henkilörekisteristä sovelletaan, mitä viranomaisten toiminnan julkisuudesta säädetään. Julkisuuslaissa ei säädetä mahdollisuudesta vastustaa julkisuuslain nojalla julkisten tietojen luovuttamista. Vastustamisoikeus siten tule kyseeseen tilanteissa, joissa luovutetaan tietoja julkisuuslain nojalla.

Lisätietoa: 

• Tietosuojavaltuutetun toimisto: Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä

9.9 Oikeus olla joutumatta automaattien päätöksenteon kohteeksi

Henkilöllä on oikeus olla joutumatta automaattiseen henkilötietojen käsittelyyn perustuvan päätöksen kohteeksi, jos päätöksestä aiheutuu hänelle oikeudellisia vaikutuksia tai se vaikuttaa häneen muulla vastaavalla tavalla merkittävästi. Kyse voi olla paitsi hallintopäätöksestä myös muunlaisesta toimenpiteestä, kuten esimerkiksi suosituksesta, neuvosta tai ohjeesta. 

Kieltoon on kuitenkin poikkeuksia. Kieltoa ei sovelleta esimerkiksi tilanteissa, joissa automatisoidut yksittäispäätökset on sallittu viranomaista koskevassa lainsäädännössä, jossa vahvistetaan myös asianmukaiset toimenpiteet rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien sekä oikeutettujen etujen suojaamiseksi. 

Lisätietoa:  

• Tietosuojavaltuutetun toimisto: Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Viranomaistoiminnassa automatisoidut yksittäispäätökset on mahdollistettu tilanteissa, joissa kyse on hallintoasian ratkaisemisesta sääntöpohjaisella automaatiolla hallintolain 8 b luvun ja tiedonhallintalain 6 a luvun mukaisesti. Automaattista päätöksentekoa voidaan käyttää sellaisissa hallinnon asiakokonaisuuksissa, joissa ei edellytetä tapauskohtaista harkintaa.

9.10 Oikeus peruuttaa suostumus ja saada tiedot poistetuksi

Jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröity voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen. Suostumuksen perusteella käsiteltävät tiedot tulee poistaa suostumuksen peruuttamisen jälkeen, jollei tietojen säilyttämiselle ole muuta lainmukaista perustetta. 

Lisätietoa: 

• Tietosuojavaltuutetun toimisto: Rekisteröidyn suostumus

9.11 Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Rekisteröidyllä on oikeus saada ilman aiheetonta viivytystä ilmoitus henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, jos loukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin tämän oikeuksille ja vapauksille. 

Lisätietoa: 

• Tietosuojavaltuutetun toimisto: Tietoturvaloukkaukset 

• Traficom: Miten viestiä kyberhyökkäyksistä? Kriisiviestintäohje organisaatioille