Uudistus tulee aiheuttamaan kunnille lisäkustannuksia, joita ei pystytä tällä hetkellä täysin ennakoimaan. Kuntien/kuntayhtymien tulee työvoimapalveluiden siirtoon valmistautuessaan huolehtia henkilöstön siirtoon liittyvän valmistelun resursseista ja riittävästä budjetoinnista. Kuntien ja kuntayhtymien tulee myös varautua henkilöstöhallinto- ja palkanlaskujärjestelmien muutosten valmisteluun ja ko. järjestelmien vaatimien muutosten kustannuksiin.
Vuosille 2024–2027 laaditun julkisen talouden suunnitelman mukaan kuntien muutoskustannuksiin varautumiseksi tehdään alustavasti 34 milj. euron suuruinen kehysvaraus vuodelle 2024. Määrärahatarvetta tarkennetaan talousarviovalmistelussa.
Uudistus aiheuttaa valtiolle lisäkustannuksia, jotka aiheutuvat tietojärjestelmien muutostarpeista ja muista muutokseen liittyvistä kustannuksista.
2.5.1 Tietojärjestelmien muutostarpeet
Työvoimapalvelujen järjestämisvastuun siirtymiseen liittyvistä tietojärjestelmämuutoksista aiheutuu kertaluonteisia ja jatkuvia kustannuksia valtiolle. Kertaluonteisia kustannuksia syntyy muutoksista palvelualustaan ja asiakastietojärjestelmään, integraatioratkaisuista eli rajapinnoista tietovarantoihin, palvelualustaan ja tulorekisteriin, tiedolla johtamisen ratkaisun laajennuksesta uusien tarpeiden perusteella (kuten tilastointi), käyttöoikeuksien hallinnan ratkaisun toteutuksesta sekä tietosuojasta ja tietoturvasta. Kustannukset 4 milj. euroa vuodelle 2023 ja 9,9 milj. euroa vuodelle 2024.
Lisäksi tietojärjestelmämuutoksista aiheutuu jatkuvia kustannuksia vuodesta 2025 lähtien 11,6 milj. euroa vuosittain. Kustannukset liittyvät tietojärjestelmäpalvelukokonaisuuden ylläpitoon ja pienkehittämiseen (ml. rajapinnat), tiedolla johtamisen kokonaisuuden ylläpitoon, tietojärjestelmän käytön tukeen työvoimaviranomaisille sekä tietosuojaan ja tietoturvaan liittyviin ja muihin hallinnollisiin toimenpiteisiin.
2.5.2 Muut muutoskustannukset
Muita kuin tietojärjestelmiin liittyviä muutoskustannuksia aiheutuu valtiolle 4,1 milj. euroa vuonna 2023, 3,8 milj. euroa vuonna 2023, 3,0 milj. euroa vuonna 2024 ja 2,5 milj. euroa vuodesta 2025 lähtien.
Henkilöstömuutoksiin valmistautuminen edellyttää kuntien, työ- ja elinkeinotoimistojen, ELY-keskusten ja KEHA-keskuksen yhteisten muutosvalmennusten ja muun muutoksen tuen valtakunnalliseen koordinointiin ja toimeenpanoon kahden henkilötyövuoden lisätyöpanosta, mistä aiheutuu KEHA-keskukselle kustannuksia yhteensä 140 000 euroa. Lisäksi muutosten tueksi järjestetään valmennuksia, joiden hankintaan varataan 500 000 euroa.
Järjestämisvastuun siirtäminen edellyttää myös osaamisen kehittämistä ja perehdyttämistä, erityisesti niiden kuntien osalta, jotka eivät ole mukana työllisyyden edistämisen kuntakuntakokeiluissa. Tätä varten KEHA-keskukseen palkataan neljä asiantuntijaa vuosille 2023 2025 (yhteensä 300 000 euroa/vuosi), jotta myös siirtymävaihe olisi paremmin turvattu. Osaamisen kehittämisen ja perehdytysohjelman ostopalvelutarpeisiin varataan 300 000 euroa (esimerkiksi yhteisen perehdytysalustan hankkiminen).
KEHA-keskuksen lisäksi perehdytyksen tukiohjelman toteuttamiseen osallistuu Uudenmaan ELY-keskuksen Oikeudelliset palvelut -yksikkö, joka antaa oikeudellista tukea ja neuvontaa KEHA-keskukselle ja työvoimaviranomaisille valtakunnallisesti. Oikeudellista tukea annetaan erilaisen sisällöntuotannon, sidosryhmäyhteistyön ja neuvonnan keinoin. KEHA-keskus vastaisi työvoimaviranomaisille suunnatusta valtakunnallisesta perehdyttämisohjelmasta, uuden tieto- ja informaatioalustan sekä asiakkuudenhallintajärjestelmän kehittämisestä, joiden toteuttamiseksi tarvitaan myös tehokas oikeudellinen tuki ja sisällöntuotanto. Tämä tarkoittaa Uudenmaan ELY-keskukselle viiden henkilötyövuoden lisätyöpanosta, mistä aiheutuu Uudenmaan ELY-keskukselle kustannuksia 400 000 euroa/vuosi.
Muita muutoskustannuksia syntyy muun muassa:
- yhteistoimintaneuvottelujen valmistelusta ja toteutuksesta 2023–2024 (210 000 euroa/vuosi)
- taloushallinnon siirtymävaiheen tehtävistä 2023–2024 (noin 150 000 euroa/vuosi)
- erilaisten uudistukseen liittyvien seminaarien ja aluetilaisuuksien järjestämisestä (noin 190 000 vuonna 2023)
- viestintätehtävistä, joita varten KEHA-keskuksen viestintää vahvistetaan siirtymävaiheen ajaksi kahdella henkilötyövuodella (140 000 euroa/vuosi).
Edellä mainittujen kustannusten lisäksi valtio korvaisi kuntien ja kuntayhtymien vastuulle siirtyvän lomapalkkavelan. Lomapalkkavelka huomioitaisiin siirtymähetken mukaisena. Lomapalkkavelka työ- ja elinkeinotoimistojen henkilöstön osalta oli vuoden 2021 lopussa noin 17,1 milj. euroa (vuonna 2020 lomapalkkavelka oli arviolta 15,3 milj. euroa ja vuonna 2019 arviolta lähes 12,8 milj. euroa).