Seinäjoki
Kun julkinen organisaatio aloittaa hankinnoilla työllistämisen ja toteuttaa ensimmäiset pilottikokeilut, seurattavia sopimuksia ei yleensä ole montaa. Tällaisessa tilanteessa seurantaa ja raportointia voidaan vielä toteuttaa helposti pelkän hyvän yhteistyön kautta. Esimerkiksi Seinäjoella on hankinnoilla työllistämisen toteutuksen alkuvaiheessa pyritty siihen, että kaikki asiaan liittyvät palveluntuottajaorganisaatiot kontaktoidaan henkilökohtaisesti ja pyritään löytämään jokaisesta organisaatiosta yhteyshenkilö, jonka kanssa hoidetaan kaikki työllistämisehtoon liittyvät asiat. Tällä tavoin toimien työllistämisehdon toteutumisen seurannasta tulee yksinkertaista ja yhteistyöhön perustuvaa. Palveluntuottajaa pystytään neuvomaan ja auttamaan nopeasti. Lisäksi palveluntuottaja tietää aina keneen ottaa yhteyttä työllistämisehtoihin liittyen. Käytännössä siis työllistymisten raportointi, muutosilmoitukset ja kohderyhmiin kuulumisen varmistaminen ovat tapahtuneet lähinnä puhelimitse ja siten, että työllistyneiden henkilöiden tiedot on anonymisoitu.
Koska työllistämisehtojen seurantaan ja raportointiin liittyy tietoturvahaasteita, esimerkiksi Seinäjoella on päädytty siihen, ettei palveluntuottajien raportoimista työllistämisehtoon liittyvistä rekrytoinneista ylläpidetä minkäänlaista henkilörekisteriä. Työllistämistoimenpiteistä kirjataan kaupungin omiin tietoturvallisiin kohteisiin ainoastaan työllistäneen yrityksen/organisaation nimi, rekrytointien ja muiden toimenpiteiden määrä, toimenpiteiden pituudet, työllistyneiden kohderyhmäluokat sekä prosenttimallin käyttöön liittyvät työllistämistoimenpiteisiin yrityksessä/organisaatiossa käytetyt taloudelliset resurssit. Työllistyneiden henkilöiden nimiä tai muita tunnistetietoja ei kirjata lainkaan. Nimet voidaan korvata esimerkiksi tunnuksilla: henkilö A, henkilö B jne.
Sähköisesti tapahtuva sopimusten seuranta
Työllistämisehtoa pystytään seuraamaan myös sähköisesti sopimushallintajärjestelmien avulla. Pilottihankkeista Oulu, Kouvola, Vantaa ja Kerava käyttävät tai ovat siirtymässä käyttämään sähköistä työllistämisehdon seurantaan. Näissä kaupungeissa työllistämisehdon seuranta tapahtuu Cloudian sopimushallintajärjestelmän kautta.
Työllistämisehdon seurannassa on myös käytetty erilaisia sähköisiä tiedonkeruulomakkeita. Tällöin sopimuskumppanille lähetetään seurantalomake ja ohjeet raportointiin sopimuksen solmimisen jälkeen. Mahdollisimman reaaliaikainen raportointi mahdollistaa seurannan onnistumisen kaikkien osapuolten näkökulmasta.
Tärkeintä on, että seuranta tapahtuu mahdollisimman käyttäjäystävällisesti, jotta seurannasta saadaan sujuva kaikkien sopimusosapuolen kannalta.