Hankinnoilla työllistämisessä nousee määräajoin samantyyppisiä kysymyksiä. Kysymykset on kerätty ja näihin vastaukset on antanut Julkisten hankintojen neuvontayksikkö.
Pienten yritysten huomioiminen
Kysymys: Voiko kriteerissä huomioida isojen ja pienten yritysten eri mahdollisuudet palkata lisää työntekijöitä. Koska työllistämiskriteeri on raskas taakka muutaman hengen yritykselle?
Vastaus: ei voi, kriteerin tullee olla tasapuolinen tarjoajan kokoluokasta riippumatta
Ohjaus oikeaan suuntaan
Kysymys: Voiko esim. kunnan työllistämispalvelut tarjota apua työllistettävän rekrytointiin?
Vastaus: Kyllä voi, kunhan työllistämisavun vastaanottaminen on vapaaehtoista. Työllistämispalvelut voivat valvoa työllistämiskriteerin toteutumista.
Tuleeko työllistyä juuri hankinnan kohteena olevaan hankintaan
Kysymys: Tuleeko työllistettävän työllistyä juuri hankinnan kohteeseen vai voiko olla tuottajalla muissa tehtävissä (94 §)?
Suositus: On katsottu, että työllistettävä voi toimia muissakin tehtävissä kuin juuri hankittavassa kohteessa. Perusteluna on käytetty sitä, että kriteerin tarkoituksena on sosiaalisen tavoitteen täyttyminen, jolloin kriteerin toteuttamisessa on enemmän vapauksia kuin esim. hankinnan teknisten vaatimusten osalta.
Yhteistyömenettely
Kysymys: Miten työllistämisehdossa voidaan huomioida tilanne, jossa yrityksessä on lomautuksia tai irtisanomisia. Työsopimuslain mukaan (6 § 55/2001) Irtisanottu työntekijä tulee ottaa ensimmäisenä takaisin (4kk tai 6kk irtisanomisesta)?
Suositus: Tarjouspyyntöön ja sopimukseen maininta, että mikäli palkkatukityöllistämisen edellytykset eivät täyty -tilanteen johdosta, niin aikatauluista voidaan neuvotella. Työllistämisen tulee kuitenkin tapahtua viimeistään sopimuskauden loppuun mennessä.
Suositus: Vaihtoehtoisesti tarjouspyynnössä työllistämiskriteerin täyttämiselle annetaan väljä aikaraami (kaksi vuotta sopimuksen solmimisesta yms.)
Alueen asukkaiden työllistäminen
Kysymys: Onko mahdollista vaatia, että tukityöllistettyjen tulee olla kunnan/alueen asukkaita?
Suositus: Kyseistä vaatimusta ei ole suositeltavaa käyttää. Kriteerin tasapuolisuus ja suhteellisuus on kyseenalaista. Koska kriteeri asettaa vaatimuksia käytettävien työntekijöiden kotikunnalle mikä on epäolennaista hankinnan kannalta
Sanktiot
Kysymys: Voiko hankintayksikkö sanktioida työllistymiskriteerin täyttämättömyydestä entä palkita?
Vastaus: Hankintayksikkö voi määritellä sanktion tai porkkanan työllistämiskriteerin toteuttamisesta.
Sanktioista ja/tai suorituspalkkioista on syytä ilmoittaa tarjouspyynnössä tai tarjouspyynnön liitteissä esim. sopimusluonnoksessa.
Saman työllistetyn käyttö eri hankinnoissa
Kysymys: Kuinka seurata, että yritys ei käytä samaa työllistettävää useassa eri kohteessa?
Suositus: Hankintayksikön on vaikea varmentaa, ettei samaa henkilöä käytetä muiden vastaavien työllistämiskriteerien täyttämiseen muiden hankintayksiköiden hankintojen osalta. Yleisesti ottaen tarjoajien rehellisyyteen voi luottaa myös tässä asiassa.
Sopimusehdoilla voidaan kasvattaa kiinnijäämisestä aiheutuvia seurauksia (sanktiot)
Työntekijä ei ole soveltuva
Kysymys: Mitä jos yritys ilmoittaa, että työllistetty henkilö ei sovi, on keskeyttänyt työkokeilun yms. Onko yritys sidottu roikkumaan huonossa tekijässä?
Suositus: Hankintayksikkö arvioi tapauskohtaisesti siitä täytetäänkö paikka toisella henkilöllä vai onko velvoite täytetty. Hankintayksikön on syytä sallia henkilön vaihto, jos tuottaja pystyy vaihdon perustelemaan.
Hyvän työllistämisehdon ainekset
Kysymys: Voidaanko harjoittelupaikan, oppisopimuspaikan tai työkokeilupaikan tarjoaminen laskea työllistämiseksi?
Vastaus: Hankintayksikkö voi käyttää ehtoa kuten parhaaksi katsoo. Erilaisissa ohjelmissa ja seurannoissa, lasketaan vain tietyn ehdot täyttävät työllistetyt
Mutta esimerkiksi vaatimalla kesätyöpaikkoja, vaikka niitä ei laskennassa oteta huomioon, on oletettavasti positiivisia vaikutuksia kunnassa
Harjoittelija myös yrityksille helpompi toteuttaa.
Vaikutukset hintaan ja tarjoajien määrään
Kysymys: Millä keinoin voidaan varmistaa, ettei työllistämisehdon käyttäminen hankinnassa vaikuta yritysten tarjoushalukkuutta heikentävästi ja nosta hankittavasta palvelusta maksettavaa hintaa?
Vastaus: Työllistämisehdon käyttö saattaa nostaa sekä tarjoushintaa että vähentää tarjoajien halukkuutta tarjota. Samanlaisia vaikutuksia voi olla kaikilla tarjoajille asetettavilla vaatimuksilla. Hankintayksikön tulee arvioida vaatimuksesta koituvat haitat ja hyödyt. Ruotsissa ehdon käytöllä ei ole havaittu olevan suurta vaikutusta tarjousten määrään.
Puitesopimus
Kysymys: Millä tavalla puitesopimukseen voidaan asettaa työllistämisehto, jotta ehto on kohtuullinen ja kohtelee palveluntuottajia tasapuolisesti? Saisiko käytännön esimerkin/esimerkkejä?
Suositus: Esimerkiksi niin että ehto tulee täytettäväksi vasta kun puitesopimukseen valitulta toimijalta on ostettu tietyllä euromäärällä (valittu tuottajaksi minikisan kautta jne.)
Sanktion määrä
Kysymys Mikä on kohtuullinen sanktio, jos työllistämisehto ei toteudu sopimuskauden aikana? Onko sanktio vakio vai suhteutettu hankinnan arvoon?
Suositus: Sanktion määrän tulisi riippua siitä kuinka pitkäksi aikaa henkilö tulee työllistää jne.
Yleisesti on käytetty: 5000–10000€ sanktiota per työllistettävä. Sanktioita on jonkin verran suhteutettu hankinnan arvoon, yleisimmin kuitenkin työllistettävien määrään.
Työllistämisehdon käyttö
Kysymys: Voiko työllistämisehtoa käyttää tavarahankinnassa esimerkiksi elintarvikehankinnoissa, joissa ei sinänsä ole juuri hankinnan kohteeseen liittyviä työtehtäviä, joihin voisi työllistyä?
Vastaus: Voidaan käyttää, hankintayksikön tulee arvioida, onko ehdon käyttäminen mielekästä. Nyrkkisääntönä tavarahankinnoissa hankittavan euromäärän työllistettävää kohden tulee olla korkeampi kuin (työvoimaintensiivisissä) palvelu- ja rakentamishankinnoissa.
Eri ehtojen suhde
Kysymys: Työllistämisehtoa koskeva työsuhde voi olla myös oppisopimus. Vaatiiko myös pidemmän sopimuskauden tai muuta huomioitavaa?
Vastaus: Hankintayksikkö voi määritellä ehdon keston yms. tekijät. Jos vaihtoehtoina on esim. harjoittelu tai pitkäaikaistyöllistettävä. Tulee huomioida, että ovat veloittavuudeltaan lähellä toisiaan esim. pitkäaikaistyötön 6kk tai 2 kpl harjoittelijoita 3kk.
Bonusmalli
Kysymys: Saisiko käytännön esimerkkejä työllistämisehtoon liitetyistä bonuksista? Millaisia bonuksia on tarjottu, jos palveluntarjoaja on ylittänyt työllistymisehdon vähimmäisvaatimuksen? Onko kokemuksia siitä, että bonusmalli on lisännyt työllistettävien määrää?
Vastaus: Käytetty esimerkiksi:
- 1) on saanut lisäpisteitä tarjousvertailuun (mahdollisesti myös euromääräinen korvaus)
- 2) lisäkorvaus (euroa) lisätyöllistettävistä sopimuskaudella
Haasteena sopivan bonussumman tai painoarvon (vertailussa) määrittely.
Sopiva pituus työsuhteelle
Kysymys: Onko kokemuksia siitä mikä olisi sopiva pituus työsuhteelle, joka työllistämisehtoon määritellään?
Vastaus: Yleisesti pitkäaikaistyöttömillä ollut 6-12kk, harjoitteluissa 3-6kk
Vaikuttavuuden- ja seurannanmittarit
Kysymys: Millaisia vaikuttavuus- ja seurantamittareita oman hankintayksin hankinnoilla työllistämisen malliin voisi sitoa?
Suositus:
- Työllistettävien ja harjoittelijoiden lukumäärään
- Lukumäärän suhteessa sopiviin hankintoihin
- Lukumäärän suhteessa hankintavolyymeihin eli euroihin (sopivat hankinnat)
- Onnistuneet (työllistetty ollut koko kauden töissä ja mahdollisesti saanut työpaikan sen jälkeen, kun Xkk mennyt umpeen)
Ehdon täyttäminen
Kysymys: Voidaanko tarjouspyyntö hylätä, jos palveluntuottaja ei toteuta/ota huomioon työllistämisehtoa kilpailutuspyyntöön vastatessaan?
- Esimerkki. Kaksi palveluntuottajaa jättää tarjouksen. Toinen on selvästi edullisempi, mutta ei ole ottanut huomioon työllistämisehtoa. Toinen on selvästi kalliimpi, mutta on ottanut työllistämisehdon huomioon.
Vastaus: Jos hankintayksikkö o määritellyt ehdon pakolliseksi, ei toinen yritys pääse mukaan tarjousvertailuun (tai yleensä edes teknisesti jättämään tarjousta).
Eettisen ohjeistuksen käyttö (code of conduct)
Kysymys: Code of Conduct – miten voi syrjiä positiivisesti ilman, että syyllistyy erityiskohteluun?
- Selite Code of Conduct: Organisaation oma ohjekirja sosiaalisesta vastuusta tai sääntökirja tuottajille vähimmäistason hankittavien tuotteiden sosiaalisen vastuullisuuden osalta
Vastaus: Sinänsä hankintalaki mahdollistaa positiivisen erityiskohtelun tietyissä tilanteissa
Yrittäjien näkemys
Kysymys: Onko palveluntuottajilta saatu palautetta, pitävätkö he enemmän etukäteen määritellyistä ehdoista (työsuhteen pituus, työllistettävien määrä ja kohderyhmä määriteltynä) vai arvoon perustuvasta ehdosta, jossa työllistämiseen käytettävä arvo ja kohderyhmät on määritelty mutta työsuhteiden pituuksia, työsuhteen muotoa tai työllistettävien määrää ei?
Vastaus: Mielipiteitä ollut kumpaankin suuntaan.
Hankinnan myöhästyminen valituksen takia
Kysymys: Jos hankinnan aloitus viivästyy esim. valituksen takia, niin miten työllistämisehto otetaan käyttöön/miten tämä huomioidaan työllistämisehdossa?
Vastaus: Jos sopimuskausi ei lyhene niin kuten hankintakin niin myös työllistäminen vain lykkääntyy. Jos sopimuskausi lyhenee, on tilanne ongelmallisempi.
Henkilötiedot
Kysymys: Mitä asioita työllistettyjen raportoinnissa ja henkilötietojen käsittelyssä pitää ottaa huomioon? Jos peruste on suostumus, riittääkö, että työnantaja informoi henkilöä tietojen luovuttamisesta ja sen syystä?
Vastaus: Tiedon luovutus liittyy sopimuksen noudattamiseen. Hankintayksikön on hyvä ilmoittaa jo tarjouspyynnössä, että työntekijän tiedot tarvitaan kriteerin seuraamiseen. Palkattavalle työntekijälle on työnantajan ilmoitettava, että tiedot luovutetaan kaupungille, tieto siitä mitä käyttötarkoitusta varten tiedot luovutetaan ja säilytetäänkö niitä (toimiva voisi olla, että esim. tiedot tarkistetaan, mutta ei säilytetä).
Tietojen luovutus
Tietoja saa siirtää, jos
- ei ristiriidassa alkuperäisen käyttötarkoituksen kanssa
- vastaanottajalla oikeus käsitellä ko. tietoja
- tietojen minimointi huomioiden