KEHA-keskuksessa helmikuussa 2023 käynnistyneen TE- ja kotoutumispalveluiden tiedolla johtaminen -hankkeen päätavoitteena on rakentaa keskukselle uusi TE- ja kotoutumispalveluiden arviointiin ja tiedolla johtamisen tukeen keskittyvä toiminto sekä kyvykkyys ottaa vastaan uudet analyysi-, seuranta- ja arviointitehtävät. Samalla arvioidaan KEHA-keskuksen olemassa olevien tiedolla johtamisen toimintojen yhdistämisestä saavutettavat synergiaedut.
Hanke jakautuu kolmeen erilliseen alaprojektiin sekä KEHA-keskuksen oman tietojärjestelmäkehittämisen tukemiseen tiedolla johtamisen liiketoimintavaatimuksia tuottamalla. Alaprojektit ovat: 1) TE- ja kotoutumispalveluiden arviointi -projekti, 2) TE- ja koto-palveluiden digitaaliset raportointikokonaisuudet -projekti sekä 3) TE- ja koto-palveluiden vaikutusten arvioinnin kehittäminen ja tulorekisteri -projekti. Päähankkeelle ja alaprojekteille on asetettu erilliset vuosikohtaiset tavoitteensa.
Päähankkeen vastuulla on koordinoida kolmen alaprojektin työ yhteen. Lisäksi päähankkeen alla määritetään rakenteet KEHA-keskuksen uudelle toiminnolle sekä sitä tukevat yhteistyöverkostot. Päähanke tukee myös keskuksen omaa tietojärjestelmäkehittämistä tuottamalla TEA-, Työmarkkinatori- ja Koto-digi-hankkeille tiedolla johtamiseen liittyviä liiketoimintavaatimuksia.
Vuonna 2023 päähanke määrittelee KEHA-keskuksen uuden tiedolla johtamisen toiminnon rakenteet ja tekee niistä ehdotuksen keskuksen sisäisen strategiatyön tueksi. Lisäksi päähanke käynnistää KEHA-keskuksen koordinoimien ja vetämien tiedolla johtamisen yhteistyöverkostojen rakentamisen kuntakentän suuntaan.
Vuoden 2023 keväällä alaprojekti 1 käynnistää arviointiprosessien ja prosessien lopputuotteena laadittavien vuosittaisten asiantuntija-arvioiden määrittelyn yhteistyössä TEM:n ja TEPA24 -toimeen-panoryhmien kanssa. TE- ja kotoutumispalveluiden erillisten arviointiprosessien osalta tulee määritellä asiantuntija-arvioinnin vuosikello, arviointiprosessin vaiheet, arviointimenetelmät, arvioinnin keskeiset tietosisällöt ja tietolähteet sekä arvioinnin julkaisualusta ja visuaalinen ulkoasu. Prosessien, tietolähteiden ja keskeisten mittarien tulee olla määritettyinä vuoden 2023 lopussa.
Alaprojekti 2 käynnistää vuoden 2023 alussa tarkempien substanssikohtaisten tiedolla johtamisen tietotarpeiden kartoituksen yhdessä päähankkeen kanssa. Kartoituksen pohjana toimii KEHA24 Tiedolla johtaminen -ryhmässä tehty alustava työ sekä ryhmän yhtenä lopputuotteena laadittu TE- ja koto-palveluiden mittarilista. Alaprojekti kartoittaa raportointiin liittyvät keskeiset tietotarpeet substanssikohtaisesti huomioiden mm. työnantajapalveluihin, työttömyysturvaan, kotoutumiseen tai hankintojen tekoon liittyvät erilliset tarpeet. Lisäksi alaprojekti toteuttaa valtakunnallisen kyselyn tiedolla johtamisen tarpeista kunnille, TE-toimistoille ja ELY-keskuksille.
Tietotarpeiden kartoituksen ja tarkennuksen jälkeen alaprojekti määrittelee KEHA-keskuksen vastuulla olevan yhtenäisen TE- ja kotoutumispalveluiden digitaalisen raportointikokonaisuuden sisällöt sekä käynnistää raporttien rakentamisen neljässä vaiheessa vuosien 2023 ja 2024 aikana.
Alaprojekti 3 käynnistää vuonna 2023 tulotietorekisterin integroinnin osaksi Mylly-tietoalustaa hyödyntämällä kattavasti KEHA-keskuksen Katre-hankkeen tuloksia ja havaintoja. Katre-hankkeen aikana on toteutettu onnistuneesti integraatio KEHA-keskuksen maksatusjärjestelmien ja tulorekisterin välille. Katre-hankkeen tuloksia pyritään hyödyntämään alaprojektin toteutuksen alkuvaiheessa kattavasti. Integroinnin arvioidaan olevan valmis vuoden 2024 alussa. Vuonna 2023 alaprojekti käynnistää myös yhteistyössä TE-digi-hankkeen kanssa tekoälyn hyödyntämiseen pohjautuvan vaikutusperusteisen työllistämismallin pilotoinnin sekä uusien vaikutuspohjaisten mittarien mallintamisen.
Kuntien omat tietotarpeet
Osana keskitettyä tiedolla johtamisen kokonaisuutta määritellään eri toimijoiden tietotarpeet, eli mitä tietoja tulevat työvoimaviranomaiset tuottavat yhteiseen tietovarantoon ja mitä tietoja ja tietotuotteita heille tuotetaan keskitetysti. Tämän lisäksi kunnilla on omia tiedolla johtamisen tarpeita, niin järjestämisvastuullisella taholla kuin peruskunnalla, johon lakisääteisten työvoimapalvelujen yleiskatteellinen valtionosuusrahoitus tulee. Ohjausjärjestelmästä saattaa tulla melko monimutkainen, jolloin vastuiden määrittely ja ohjausprosessien selvä kuvaus ovat tarpeen.
Kuntien tuleekin jo hyvissä ajoin määritellä, millä tiedolla he haluavat johtaa ja mistä tämä tieto saadaan. Riittääkö kansallisesti keskitetystä tietovarannosta saatavat tiedot ja KEHA-keskuksen tarjoamat valmiit tietotuotteet? Vai tarvitaanko kunnassa ja/tai tulevassa työvoimaviranomaisessa lisätietoa, mistä sitä saadaan, mihin se talletetaan ja millä/miten sitä analysoidaan?