TE-palveluille valmistui vuoden 2013 TE-palvelu-uudistuksen yhteydessä oma toimitilakonsepti, jonka mukaan TE-palvelujen käytössä oleva toimitila jakautuu kahteen vyöhykkeeseen: julkiseen ja yksityiseen. Lähtökohtana on, että käytännössä kaikki työ toimitiloissa on asiakaspalvelua. Julkisella alueella palvellaan asiakkaita kasvokkain, ja siellä sijaitsevat rekrytointikeskus, asiakaspalveluhuoneet ja neuvotteluhuoneet. Yksityisellä vyöhykkeellä asiakaspalvelijat ratkovat asiakastilanteita ja palvelevat asiakkaita virtuaalisesti. Yksityisellä vyöhykkeellä sijaitsevat työpisteet, sisäiset neuvottelutilat, vetäytymistilat ja työkahvila. Julkisen ja yksityisen vyöhykkeen raja on kulunvalvottu. Tilat on kuitenkin järjestetty niin, että osa yksityisestä vyöhykkeestä on ns. puskurialuetta, joka voidaan ottaa tarvittaessa käyttöön osaksi julkista vyöhykettä. Tämän alueen takana on toinen kulunvalvottu vyöhykeraja.
Uusimmissa toimitilahankkeissa on hyödynnetty sekä TE-toimiston toimitilakonseptia että valtion toimitilastrategiaa ja siihen valmisteltuja konsepteja. Viimeisimmät pelkästään TE-toimistoille valmistuneet hankkeet ovat Hämeenlinnan TE-toimisto ja Uudenmaan TE-toimiston hankkeet Matinkylässä ja Leppävaarassa. Valtion yhteiset työympäristöt, joissa TE-palvelut ovat mukana, on valmistunut Joensuussa 2/2023 ja seuraavaksi valmistuvat Lahti, Lappeenranta ja Pori. Valmisteilla olevissa hankkeissa on huomioitu uuden työnhaun malli, jossa tavoitteena on tavata TE-palveluiden asiakas ensisijaisesti kasvokkain ja vain painavista syistä muita asiointikanavia hyödyntämällä.
Työllisyyden kuntakokeilussa kunnat ovat tarjonneet TE-palveluja omissa toimitiloissaan. TE-toimistojen, ELY-keskusten ja KEHA-keskuksen käytössä olevat työvoimapalvelujen järjestämiseen tarkoitetut toimitilat siirtyvät työvoimaviranomaisten hallintaan vuoden 2025 alusta. KEHA-keskus siirtää toimitilojen vuokrasopimukset työvoimaviranomaisille.
Jos työvoimaviranomainen ilmoittaa, ettei se halua ottaa vastaan vuokrasopimusta, eikä KEHA-keskus pysty päättämään sopimusta ennen järjestämisvastuun siirtymistä, toimitilaa koskevat velvoitteet siirtyvät työvoimaviranomaiselle. TEM ja VM selvittävät miten toimitilojen ja ICT-laitteiden jäännösvuokrien osalta rahoitus hoidetaan, jos työvoimaviranomainen ei ota niitä vastaan. Tämän jälkeen työvoimaviranomainen voi irtisanoa tai siirtää vuokrasopimuksen sopimusehtojen mukaisesti. Työvoimaviranomainen ja KEHA-keskus voivat sopia toimitilojen hallinnasta sekä toimitilojen hallintaa koskevien vuokrasopimusten siirrosta ja voimassaolosta myös toisin.
Kuntien on toimitettava työvoimapalveluiden järjestämisvastuuta koskevat ilmoitukset työ- ja elinkeinoministeriölle viimeistään 31.10.2023. Järjestämisvastuuta koskeva ilmoitus sisältää tiedon kuntien työvoimapalveluiden käyttöön tarvittavista KEHA-keskuksen hallinnoimista tiloista.
Kun kunnat suunnittelevat julkisten työvoimapalveluiden järjestämistä ja tarjoamista asiakkaalle, kuntien tulee ottaa huomioon Julkisen hallinnon strategian linjaukset ja käynnissä olevan Valtion palvelu- ja toimitilaverkkouudistuksen toimeenpano. Uudistuksen tavoitteena on luoda yksi yhteinen julkisen hallinnon asiakaspalveluverkko yhteistyössä Kelan, kuntien ja soveltuvilta osin hyvinvointialueiden kanssa vuoteen 2030 mennessä.
Lisätiedot: Valtion palvelu- ja toimitilaverkon uudistaminen 2020-luvulla
Keskimääräinen tilakustannus TE-toimistojen vuokrien osalta on noin 3000 euroa henkilötyövuotta kohti. Toimitiloihin liittyvien palveluiden kustannus on noin 800 euroa vuodessa (siivous, lämmitys, vartiointi).
Toimitiloja ja niihin liittyviä palveluita koskeva rahoitus sisältyy kunnille myönnettävään valtion-osuusrahoitukseen. Nykyisiä TE-palvelujen käytössä olevien tilojen kustannuksia ei erikseen huomioida kunnille myönnettävissä rahoitusosuuksissa.
TE-palveluiden käytössä olevista toimitiloista, toimitiloihin liittyvistä palveluista, toimitilojen esittelyn paikan päällä sekä omaisuudesta ja irtaimistosta saa lisätietoa KEHA-keskuksen alueellisilta toimitila-asiantuntijoilta (liite 2). Tiedot sisältävät vuokrasopimukset ja pohjakuvat, asiakaspalvelutilojen ja työpisteiden määrät, tiloihin tällä hetkellä sijoittuvien henkilöiden määrät ja käyttöastemittausten tulokset sekä tilojen palvelusopimukset liitteineen.
Menettelyt eri ratkaisuvaihtoehdoissa toimitiloja koskevien vuokrasopimusten osalta (liite 3)
1) Työvoimaviranomainen on antanut ilmoituksen työ- ja elinkeinoministeriölle jatkaa nykyisissä TE-palvelujen käytössä olevissa tiloissa
Senaatin kohteet:
- Työvoimaviranomainen ja Senaatti käyvät neuvottelut vuokrasopimuksista ja sen ehdoista sekä toimitiloihin liittyvistä palvelusta
- Mikäli vuokrasopimus siirtyy suoraan työvoimaviranomaiselle, voidaan käyttää vanhaa voimassa olevaa valtion vuokrakäsikirjan mukaista sopimusta. Mikäli sopimus neuvotellaan uudestaan, käytetään markkinaehtoista vuokrasopimusta.
Senaatin yhteyshenkilöt: erityisasiantuntija, vuokraus Milla Penttinen, milla.penttinen@senaatti.fi asiakkuuspäällikkö Jiri Jokinen, jiri.jokinen@senaatti.fi
Senaatin edelleen vuokraamat kohteet
- Työvoimaviranomainen, Senaatti ja kiinteistön omistaja käyvät kolmikantaneuvottelut vuokrasopimuksien siirroista ja niiden ehdoista sekä toimitiloihin liittyvistä palveluista
Yhteyshenkilöt: KEHA-keskuksen toimitila-asiantuntijat ja Senaatista Jiri Jokinen.
KEHA-keskuksen omat sopimukset
- Työvoimaviranomainen, KEHA-keskus ja kiinteistön omistaja käyvät kolmikantaneuvottelut vuokrasopimusten siirroista ja niiden ehdoista sekä toimitiloihin liittyvistä palveluista. Yhteyshenkilöt: KEHA-keskuksen toimitila-asiantuntijat
2) Työvoimaviranomainen on antanut ilmoituksen työ- ja elinkeinoministeriölle olla jatkamatta nykyisissä TE-palvelujen käytössä olevissa tiloissa
Senaatin kohteet: KEHA-keskus irtisanoo sopimukset
- Senaatin edelleen vuokrakohteet: KEHA-keskus irtisanoo sopimukset sopimusehtojen mukaisesti
- KEHA-keskuksen omat sopimukset: KEHA-keskus irtisanoo vuokrasopimukset sopimusehtojen mukaisesti
Omaisuus
Työvoimapalveluiden järjestämisestä annetussa laissa tarkoitettujen tehtävien hoitamiseen liittyvä irtaimisto, irtaimen omaisuuden omistusta, hallintaa ja käyttöä koskevat oikeudet sekä immateriaaliset oikeudet ja luvat siirtyvät korvauksetta TE-toimistoilta, ELY-keskuksilta ja KEHA-keskukselta työvoimaviranomaisille vuoden 2025 alusta. Jos työvoimapalveluiden järjestämisestä annetussa laissa tarkoitetut tehtävät siirtyvät useammalle kuin yhdelle työvoimaviranomaiselle, omaisuus siirtyy tehtävien siirtymistä vastaavassa suhteessa, elleivät valtio ja työvoimaviranomaiset toisin sovi.
TE-toimistojen irtaimisto koostuu pääosin ICT-laitteistosta pl. työasemat, jotka ovat liisattu sekä toimistokalusteista. TE-toimistojen käyttöomaisuus koostuu pääosin TE-live studiotilojen laitteistosta, vuoronumerojärjestelmistä ja ICT-laitteistosta.
ICT
Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori tuottaa TE-toimistoille mm. työasemapalvelut ml. käyttäjätuki ja lisenssit (työasemat leasinglaitteita), videopalvelut (videolaitteet leasinglaitteita), tulostuspalvelut (tuloslaitteet pääosin leasinglaitteita), puhepalvelut (esim. puhelin- ja dataliittymät), puhelunvälityspalvelut ja tietoliikennepalvelut. Valtori ei voi tuottaa palveluita tuleville työvoimaviranomaisille.
TE-toimistojen työpisteiden tietotekninen varustus (esim. näytöt) on omistuslaitteistoa. TE-toimistojen käytössä olevat mobiililaitteet ovat osittain leasinglaitteita ja osittain omistuslaitteita. Tämän hetkisen tiedon perusteella liisattujen työasemien ja puhelinten siirron työvoimaviranomaisille ei ole katsottu olevan järkevää.