TE24- ja KOTO24-uudistusten varsinaista siirtymävaihetta ovat vuodet 2023 ja 2024.
Tänä aikana tulee sopia uusista työllisyysalueista ja niiden välisestä yhteistyöstä sekä varmistaa uusille työvoimaviranomaisille toimintaedellytykset niin, että 1.1.2025 järjestämisvastuun siirryttyä kuntiin:
- sekä henkilöasiakkaan että työnantaja- ja yritysasiakkaan palvelut pelaavat ilman notkahduksia
- tieto kulkee ja järjestelmät toimivat
- osaava henkilöstö palvelee asiakkaita
- tarvittavat monialaiset ja monitoimijaiset yhteistyöratkaisut on luotu vähintään riittävällä tasolla
Siirtymävaiheen vaikutuksia on hyvä huomioida ja ennakoida sekä alueellisessa että valtakunnallisessa valmistelussa osana hallitun siirtymän varmistamista. Osa vaikutuksista tulee arvioitavaksi myös riskiarviotyössä, ja osa taas liittyy ennemminkin uudenlaisiin mahdollisuuksiin, jotka on hyvä tunnistaa ja hyödyntää siirtymävaiheen suunnittelutyössä.
Henkilöasiakkaiden palvelu jatkuu normaalisti TE-toimistoissa vuoden 2024 loppuun saakka. Henkilöasiakkaisiin kohdistuva siirtymävaiheen vaikutus on se, että asiakkaan tietoja siirretään kuntiin jo elokuussa 2024 ennakoiden tulevaa järjestämisvastuun siirtoa. Kunnille tarjotaan tietoa asiakkaista niin sanotusti etukenossa, jotta kunnat voivat varmistaa asiakkaan palvelujen katkeamattomuuden vuodenvaihteessa 2024–2025.
Käytännössä kunnat voivat järjestää asiakkaita jo etukäteen haluamallaan tavalla esim. eri virkailijoille (ns. salkutus) ja huolehtia siitä, että asiakkaalla on hyvissä ajoin tieto siitä, missä hänen asiakkuutensa jatkossa on, keneen voi olla yhteydessä tammikuun 2025 alusta alkaen, kuka asiakasta palvelee ja missä, jne. Asiakkaan tietojen etukäteissiirtoa valmistellaan TEM:n, KEHA-keskuksen ja kuntien yhteistyössä. Kuntaedustajat tuottavat tarvelistauksen siitä, millaisia tietoja heidän olisi keskeistä saada em. asiat varmistaakseen. KEHA-keskus vastaa varsinaisesta tietojen siirrosta eli siitä, että kuvatun kaltainen toimenpide saadaan tehtyä esitetyssä aikataulussa.
TE-toimistot ja ELY-keskukset jatkavat normaalia asiakaspalvelua ja omaa toiminnan kehittämistä vuoden 2024 loppuun asti. Siirtymävaiheessa vuosien 2023 ja 2024 aikana huomioidaan mahdollinen
alueellinen palveluiden kehittämisen tarve ennen uudistuksen voimaantuloa 1.1.2025. Keskeisintä on olemassa olevan palvelutarjonnan tarkastelu ja turvaaminen tarvittavin osin alueellisesti. Toiminnan kehittämisessä huomioidaan kuntien tarpeet osaamisen kehittämiseen, siirtämiseen ja palvelutarjontaan.
Yhteensovittamista tehdään yhdessä: TE-toimistot, ELY-keskukset, kunnat ja KEHA-keskus.
TE-toimistoilla ja ELY-keskuksilla on alueilla useita yhdyspintoja ja laajat sidosryhmäverkostot, joiden kanssa keskustellaan myös tulevasta muutoksesta ja varmistetaan, että yhteistyöhön ei tule katkoksia henkilöiden mahdollisesti vaihtuessa. TE-hallinto on osaltaan tukenut ja edesauttanut ekosysteemien kehittämistä ja rakentumista alueille mm. rahoituksen, aktiivisen asiantuntijatyön ja asiakasohjauksen keinoin.
Vaikutukset viestintään
Viestintä on sujuvan siirtymän yksi avaintekijöistä. Muutosviestinnän tulee tavoittaa erittäin laaja joukko asiakkaita, toimijoita ja henkilöstöä yhdenmukaisilla ja oikea-aikaisilla viesteillä. Keväällä 2021 startanneista työllisyyden kuntakokeiluista opittiin viestinnän osalta se, että eriaikaista viestimistä tulee yrittää välttää siltä osin, kuin saman tiedon tulisi tavoittaa useita eri tahoja samanaikaisesti. Yhdenaikaisella ja yhdenmukaisella viestinnällä tuetaan yhteistä tavoitetta ja päämäärää sekä luottamusta. TE24- ja KOTO24-uudistusten viestintäverkoston tehtävä on huolehtia siitä, että substanssiasiat joista viestitään, tavoittavat sujuvasti kulloinkin tarkoituksenmukaiset kohderyhmät. Historiallisen suuren mittakaavan uudistuksissa odotukset viestintää kohtaan ovat suuret ja vaikutukset mittavat viestinnän onnistuessa sitomaan yhteen kokonaisuutta ja osaltaan luomaan luottamusta eri tahoilla.
Vaikutukset yksittäiseen viranhaltijaan tai työntekijään
TE2024 -uudistus voi vaikuttaa myös olemassa olevien kuntien ja kuntayhtymien organisaatioon ja henkilöstöön. Jos työllisyysalueen kunnat sopivat vastuukuntamallista tai työllisyydenhoidon keskittämisestä kuntayhtymään, on mahdollista, että tämä aiheuttaa muutoksia alueen kuntien organisaatioihin. Tällöin voi olla mahdollista, että arvioitavaksi tulee, onko kyseessä liikkeenluovutus kunnasta kuntaan taikka kuntayhtymään tai kuntayhtymästä kuntaan. Se, onko kyseessä liikkeenluovutus, tulee arvioida lainsäädännön ja oikeuskäytännön perusteella. Jos kyseessä ei ole liikkeenluovutus, henkilöstö ei automaattisesti siirry toisen kunnan palvelukseen. Tällöin kunnassa, josta työllisyyspalvelut siirtyvät alueellisesti järjestettäviksi, voi tulla kyseeseen muutoksia olemassa olevan henkilöstön tehtäviin tai henkilöstön vähentämistä koskevat yhteistoimintaneuvottelut.
Ennen uusien työvoimaviranomaisten (työnantajayksiköiden) muodostamista on mahdollista viestiä palvelussuhdeasioista vain yleisellä tasolla. Yksittäisen viranhaltijan/työntekijän osalta (esim. työntekopaikka ja tehtävät) asiaan voidaan palata vasta, kun työvoimaviranomaiset ovat tiedossa ja henkilöstön sijoittuminen on valmisteltu yhteistyössä luovutuksensaajan ja luovuttajan välillä.
Vaikutukset työyhteisöihin ja organisaatioihin
Muutos haastaa yksilöiden lisäksi työyhteisöjä. Entiset työyhteisöt hajoavat ja uusia työyhteisöjä syntyy. Muodostuvan uuden työyhteisön osalta keskeisiä kysymyksiä vaikutusten osalta ovat: mikä on yhteinen tavoite, ja miten toimintaa johdetaan.
TE-palveluiden siirtyminen kuntiin/kuntayhtymiin tulee vaikuttamaan tämänhetkiseen kuntien/kuntayhtymien palvelurakenteeseen sekä mahdollisesti myös organisaatiorakenteeseen. Kuntien ja tulevien työllisyysviranomaisten palvelurakenteen valintaan vaikuttaa paikallisesti se, mikä on kyseiselle kunnalle/kuntayhtymälle paras tapa edistää työllisyyttä ja yritysten elinvoimaisuutta paikallisesti/alueellisesti. Riippuen siitä, kuinka työllisyyspalvelut päätetään alueellisesti järjestää, henkilöstö voi siirtyä osaksi kunnan jo olemassa olevaa organisaatiota tai täysin uuteen organisaatioon (mahdollisesti perustettaviin kuntayhtymiin). Henkilöstöä voi siirtyä työvoimaviranomaisten palvelukseen sekä valtiolta että mahdollisesti myös kunnista.
- Jos henkilöstö siirtyy kunnan olemassa olevaan organisaatioon (vastuukuntaan), tulee huomioida, että ko. kunnan organisaatioon, palveluihin ja henkilöstöpolitiikkaan voi kohdistua muutostarpeita.
- Jos henkilöstö siirtyy uuteen, muodostuvaan organisaatioon (kuntayhtymään), uusien kuntayhtymien muodostuminen asettaa omat haasteensa kuntayhtymien/vastuukuntien palveluille, henkilöstöpolitiikalle ja olemassa olevalle toimintaympäristölle.
- Jos työllisyyspalveluihin liittyviä tehtäviä tai henkilöstöä siirtyy kunnasta/kuntayhtymästä toiseen kuntaan tai kuntayhtymään, voi siirrolla olla vaikutuksia kunnan/kuntayhtymän organisaatioon.
Kunta- ja hyvinvointialuetyönantajat KT tukee kuntia TE-palveluiden siirtymisessä kuntiin ja kuntayhtymiin, jotta henkilöstön siirtyminen työvoimaviranomaisten palvelukseen onnistuu mahdollisimman sujuvasti.