Valtakunnallinen tietovaranto, palvelualusta ja asiakastietojärjestelmäkokonaisuus muodostavat työvoimapalvelujen valtakunnalliset tietojärjestelmäpalvelut, joita työvoimaviranomaisilla on velvollisuus käyttää. Käyttövelvoitteen piiriin kuuluvaa asiakastietojärjestelmäkokonaisuuteen sisältyy asiakkuudenhallintajärjestelmä, yleinen avustusjärjestelmä (YA) ja sähköiset asiointipalvelut.
Kotoutumisen edistämisen valtakunnalliset tietojärjestelmäpalvelut koostuvat valtakunnallisesta tietovarannosta ja asiakastietojärjestelmäkokonaisuudesta. Kunnilla on velvollisuus käyttää kotoutumisen edistämisen valtakunnallisia tietojärjestelmäpalveluja kotoutumisen edistämisen toimeenpanossa.
KEHA-keskus vastaa edellä mainittujen käyttövelvoitteen piiriin kuuluvien tietojärjestelmäpalvelujen kehittämisestä osana TE2024- ja KOTO2024 -uudistusta.
TE-Digi -hankkeessa tuotetaan uusi asiakastietojärjestelmä sekä asiakasrekisteri (tietovaranto) julkisten työ- ja elinkeinopalveluiden käyttöön. TE-Digi -hankkeen piiriin kuuluu myös työmarkkinatori.fi-palvelualustan kehitys.
Maksatuspäätökset ja määrärahanhallinta toteutetaan yleisessä avustusjärjestelmässä. Järjestelmästä on rakennettava tos/toj kaavaohjaus kuntiin ja järjestämisalueille sekä reskontraliittymät, joissa kirjanpito/maksuunpano. Kuvattava asiakaavat sekä kirjanpidon seurantakohdemalli geneerisenä. YA-järjestelmä on valmis 31.8.2024 mennessä. Asiakaavat keskustelun pohjaksi valmistuvat 2023. Xml-reskontrasiirtomallit valmistuvat keskustelun pohjaksi 2023.
KEHA-keskus vastaa järjestelmien käytön perehdytyksestä yhdessä valtakunnallisen kouluttajaopastaja verkoston kanssa. KEHA-keskus vastaa myös tietojärjestelmien käyttöohjeiden ylläpidosta.
TE-Digin käyttöönotto toteutetaan vaiheittain niin, että kokonaisuus on käytettävissä ennen TE2024 uudistuksen lainsäädännön voimaantuloa. Ennen lainsäädännön voimaantuloa tietojärjestelmiin tulee rakentaa tulevat organisaatiot sekä organisaatiomallien mukainen käyttövaltuushallinta (huomioiden mahdolliset järjestämisvastuun siirrot kuntien välillä). Asiakastietojen näkymät rajataan käyttövaltuushallinnan avulla työvoimapalvelujen järjestämisestä annetun lain mukaisesti sisällöltään, laajuudeltaan, valtuuksiltaan ja kestoltaan, sen mukaan mikä on henkilön tehtävien kannalta välttämätöntä.
Uudistuksen valmistelun aikana tulee luoda rakenteet ja prosessit tietojärjestelmien kehittämisen tarpeiden tunnistamiseksi sekä toteutettavien kokonaisuuksien priorisoimiseksi yhteistyössä valtion ja kuntien kanssa. Valmistelun aikana tulee tunnistaa myös muut yhteiskehittämiseen liittyvät tarpeet ja toimintamallit koskien tietojärjestelmäkehitystä (esim. kuntien osallistuminen vaatimusmäärittelyyn ja testaukseen).
Kunnat voivat hankkia valtakunnallista asiakastietojärjestelmäkokonaisuutta täydentäviä lisäosia eli moduuleita, joiden tulee olla soveltuvin osin yhteensopivia valtakunnallisen järjestelmän kanssa.
Lisäksi tulee luoda toimintamalli ja arviointimenetelmät kuntien omien lisäosien liittämiseen valtakunnalliseen käyttövelvoitteen piiriin kuuluvaan järjestelmäkokonaisuuteen. Lähtökohtaisesti lisäosalla ei kuitenkaan voi korvata valtakunnalliseen asiakastietojärjestelmäkokonaisuuteen kuuluvia järjestelmiä, joita työvoimaviranomaisella on velvollisuus käyttää. Arvioinnissa huomioidaan tarveperusteisuus (tarkoittaen mahdollisten olemassa olevien palveluiden ja valtakunnallisen valtion sekä kuntien välisen järjestelmäkehityksen huomioimista) sekä tekniset- ja tietoturvavaatimukset.
Selvitettävänä asiana on kuntien ajanvaraus- ja videoneuvottelujärjestelmien integraatiomahdollisuudet asiantuntijan työmarkkinatorille. Ajanvaraus- ja videoneuvottelujärjestelmä ei ole osa käyttövelvoitteen piiriin kuuluvaa asiakastietojärjeselmäkokonaisuutta.
Kuviossa on hahmoteltu tietojärjestelmäkokonaisuutta ja toimijoiden vastuita niihin liittyen. Kyseessä on luonnosversio, jota päivitetään säännöllisesti valmistelun edetessä.
Vaikutukset kuntien tiedonhallinnan toimintaympäristöön
Työvoimapalvelujen järjestämistapa vaikuttaa kunnissa myös tiedonhallinnan järjestämiseen ja vastuisiin. Käytännössä tulevat työvoimaviranomaiset tulevat muodostumaan yksittäisistä kunnista, useamman kunnan puolesta tehtävästä vastaavasta vastuukunnasta ja kuntayhtymistä. Näiden lisäksi keskeisiä työvoimapalveluita hoidetaan edelleen myös valtion organisaatioissa.
Uudistuksen valmisteluvaiheessa yksi vaikuttava tekijä on myös keskeisten tietojärjestelmähankkeiden keskeneräisyys, kuten TE-Digi, Koto-Digi, kv-Digi ja laajempi tiedolla johtamisen kokonaisuus, jota aletaan rakentaa KEHA-keskukseen. Käyttövelvoitteen piirissä olevat tietovarannot ja -järjestelmät ovat yhä suurelta osin kesken, eikä niitä ole otettu kokonaisuudessaan käyttöön nykyisen TE-viranomaisen piirissä. Samanaikaisesti tulisi siis toteuttaa sekä ko. järjestelmien sisällöllinen ja tekninen kehitys, käyttöönotot nykyisessä TE-hallinnon ja kuntakokeilujen muodostamassa toimintaympäristössä, että aloittaa näiden järjestelmien istuttaminen tulevien työvoimaviranomaisten ympäristöihin.
Kuntien tiedonhallinnan toimintaympäristöön kohdistuu samalla useita muita muutostekijöitä, joista keskeisimpiä lienevät hyvinvointialueuudistus, kuntakokeilut ja kotoutumisen kokonaisuudistus. Lisäksi tietoon, tiedonhallintaan ja digitalisaatioon vaikuttavat useat muut kansalliset ja EU:sta tulee lainsäädäntö- ja kehityshankkeet. Kuntien sisällä on myös vaihtelua siinä, miten tietohallinto on järjestetty (itse, In-House -yhtiö, isäntäkuntamalli, ulkoistus ja/tai näiden yhdistelmä).
Kaikkien edellä mainittujen asioiden (rakenteiden, järjestelmien, prosessien) keskellä tulisi muistaa pitää asiakas toiminnan keskiössä. Miten uudistuksessa varmistutaan siitä, että asiakas saa sujuvat ja oikeat palvelut oikea-aikaisesti, ja miten digitalisaatiota voidaan tässä kaikessa hyödyntää?
Kokonaisuuden hahmottamisen tueksi on tuotettu ja tullaan valmistelun edetessä tuottamaan lisää erilaista materiaalia. Keskeisiä materiaaleja ovat:
- Työvoimapalveluiden viitearkkitehtuuri
- Kuntien kotoutumisen viitearkkitehtuuri: tulossa 5/23
- Kuntien johtamisen viitearkkitehtuuri (pdf)
- Kuntaliiton julkaisu digitaalisten palvelujen ja tietojärjestelmien kokonaiskuvasta (10/2022, päivitetty versio tulossa kevään aikana)
- Kuntien tietohallinnon roolit
Valtakunnallinen asiakastietojärjestelmäkokonaisuus kuntien näkökulmasta
Valtakunnallisen asiakastietojärjestelmäkokonaisuuden osalta olennaisia valmisteluvaiheessa selvitettäviä asioita kuntien näkökulmasta ovat ainakin seuraavat:
- Tarkat kuvaukset siitä, mitä on tulossa: tietomallit, arkkitehtuurit, prosessikuvaukset, kehitystiekartat, tiedon yhteen toimivuuden työkalujen hyödyntäminen (yhteentoimivuusalusta, tiedonhallintakartta), suomi.fi-palvelujen käyttö
- Selvitettävät avoimet asiat: mm. maksatus, tiedolla johtamisen tietoalusta, tukipalvelut
- Rajapinnat: integraatioita varten (ml. ajanvaraus- ja videoneuvottelujärjestelmä), kuntien omat lisämoduulit asiakastietojärjestelmään, tiedolla johtamista varten, rajapintojen versionhallinta?
- Koulutusympäristöt valmiina hyvissä ajoin
- Käyttöönotot
- Käyttövaltuushallinta ja sen kytkökset kuntien/työvoimaviranomaisten ympäristöihin
- Jatkokehitys, hallintamalli, yhteistyörakenteet
- KEHA-keskuksen tiedonhallintamallin hyödyntäminen, muutosvaikutusten arviointi
Kunnan oma tilanne
Kunnissa valmistelutyötä tulee tehdä peilaten kunnan omaa toimintaympäristöä ja nykyistä ns. ekosysteemiä tulevaan mahdolliseen työllisyysalueeseen, ympäröiviin työllisyysalueisiin sekä suhteessa keskitettyyn kansalliseen ympäristöön. Minkälaisen tieto- ja järjestelmäympäristön tämä ekosysteemi muodostaa nyt ja miten tämä muuttuu vuonna 2025.
Mitä toimijoita, palveluita, tietovarantoja, rekistereitä, tietojärjestelmiä ja integraatioita kunnalla on tällä hetkellä? Onko laadittu tiedonhallintalain mukainen Tiedonhallintamalli? TE24- ja KOTO24 -uudistukset aiheuttavat lain mukaisen tiedonhallintamallin muutosvaikutusten arvioinnin. Miten muutokset toteutetaan, mitkä ovat näiden kustannusvaikutukset ja mitä aikatauluja tulee huomioida esim. mahdollisissa hankinnoissa tai olemassa olevien sopimusten irtisanomisissa.