Johtaminen on avainroolissa kaikessa kehittämistyössä, myös digitalisaation edistämisessä. Enää digitalisaatiota ei voida nähdä vain ICT-osaston tehtävänä, vaan se on osa kaikkea toimintaa. Digitalisaatio haastaa kuntajohdon ja luottamushenkilöiden osaamista.
”Digitalisaatiostrategian avulla varmistamme, että digiä viedään vahvasti eteenpäin osana kaikkea toimintaa.”
- Juha Isosuo, apulaiskaupunginjohtaja, Hämeenlinnan kaupunki
Hämeenlinnassa johtoryhmä linjaa koko kaupunkia koskevat digitavoitteet, jotka kaupunginhallitus hyväksyy. Toimialajohtajat vastaavat oman toimialansa digikehittämisestä. Vaikka toimialat päättävät ja priorisoivat itse digitavoitteita ja -toimenpiteitä, kokonaisuus pysyy hallinnassa eri toimialojen edustajista kootun digiryhmän avulla.
Digiryhmän tehtävänä on suunnitella ja viedä digitalisaatiota hallitusti eteenpäin. Ryhmä voi ehdottaa pienempiä tai suurempia koko kaupungin laajuisia kehittämistoimenpiteitä, kuten älypuhelimien hankintaa kaikille yksilöille ja tukea älypuhelinten ja virtuaalisten kokousvälineiden tehokkaaseen käyttöön. Digitalisaation kokonaiskuvan muotoilu on yksi digiryhmän viimeisimmistä onnistumisista.
Digiryhmän lisäksi tietohallinnolla on merkittävä rooli Hämeenlinnan digitalisaatiotyössä. Tietohallinto vastaa kokonaisuudesta ja tukee toimialoja. Tietohallinto tarjoaa laitteita, ohjelmistoja ja työkaluja sekä järjestää erilaisia koulutuksia. Suunnitteilla on myös työkalupakki, jonka tuotteistettuja työkaluja - esimerkiksi sparrausta - esihenkilöt ja toimialat pääsisivät tulevaisuudessa hyödyntämään.
Asiakas- ja työntekijäymmärrys kehittämisen keskiössä
Hämeenlinnassa tavoitteena on, että mahdollisimman moni osallistuisi kaupungin prosessien ja palveluiden kehittämiseen. Henkilöstöllä, kaupunkilaisilla, johtoryhmällä ja luottamushenkilöillä on paljon hyviä ajatuksia ja ideoita, joita kaupunki pyrkii valjastamaan käyttöön erilaisten kanavien avulla sekä palvelumuotoilun keinoin.
Yksi tapa kerätä kaupunkilaisten ideoita ja uudistaa palveluprosesseja tarvelähtöisesti on ollut niin sanottu testiperhetoiminta. Keväällä 2021 Hämeenlinnan kaupunki etsi testiperheitä koeajamaan kaupungin palveluita 105 päiväksi. Hakemuksia tuli 115, joiden perusteella valittiin 18 testiperhettä.
Testiperheiden tehtävänä oli ideoida tulevaisuuden digitaalista Hämeenlinnaa. Testiperheet pääsivät pohtimaan muiden muassa, millaisia digitaalisia palveluita Hämeenlinnassa tulisi olla vuonna 2030, jotta Hämeenlinna on paras paikka piipahtaa, viihtyä ja asettua, paras paikka yrittää, paras ekologinen jälleenrakentaja, paras terveyden ja hyvinvoinnin edistäjä, paras kasvun ja oppimisen ympäristö, sekä paras asumisen ja elämisen ympäristö.
Testiperheiden vastauksissa näkyi julkisesta digitalisaatiokeskustelustakin tuttuja ajatuksia. Testiperheet toivoivat muiden muassa, että Hämeenlinnassa voi asioida ajasta ja paikasta riippumatta ja että julkisen, yksityisen ja kolmannen sektorin palvelut löytyvät yhdestä paikasta. Lisäksi toivottiin kestävää rakentamista ja digitalisaation hyödyntämistä hoitotyössä niin, että voidaan keskittyä entistä paremmin asiakkaaseen.
Asiakasymmärrystä kerätessä on syytä muistaa, että kaikilla kunnan asukkailla ei ole kiinnostusta tai mahdollisuutta antaa palautetta tai osallistua kunnan kehittämistyöhön. Hämeenlinnassa onkin mietitty, miten esimerkiksi maahanmuuttajaperheitä voitaisiin ottaa paremmin mukaan kehittämiseen ja palvella jatkossa paremmin. Yhtenä ratkaisuna on muotoiltu maahanmuuttajan palvelupolku, joka auttaa hahmottamaan maahanmuuttajalle lapsen päivähoitoon ja kouluun hakeutumista.
”Emme voi hypätä digitalisaatioon miettimättä kaikkia kuntalaisia.”
- Pia Linnakylä, palvelusuunnittelija, Hämeenlinnan kaupunki
Hämeenlinnassa henkilöstöpalveluilla on tärkeä rooli kehittämistä ja kokeiluja tukevan toimintakulttuurin ja ilmapiirin luomisessa. Parhaillaan käynnissä on esimerkiksi Tee työtä uudella tavalla -ohjelma, jossa tuodaan esiin jokaisen mahdollisuutta kehittää omaa työtä ja tehdä asioita eri tavoin. Tietohallinto toimii tiiviissä yhteistyössä henkilöstöpalveluiden kanssa, ja ne pyrkivät yhdessä innostamaan ja kannustamaan ihmisiä kokeiluihin ja uudenlaisen työn luomiseen.
”Kokeilujen avulla asioita viedään eteenpäin. Ajattelemme, että liikekitka on aina pienempi kuin lepokitka.”
- Juha Isosuo, apulaiskaupunginjohtaja, Hämeenlinnan kaupunki
Kaupunkiorganisaation sisällä henkilöstön ideoita kerätään aina auki olevalla sähköisellä kyselylomakkeella sekä VAU - vaikuta, auta ja uudista -sivuston avulla. VAU-sivusto on perustettu erilaisten kehittämisideoiden esittämiseen ja jakamiseen. Ideoita voi kirjoittaa, ideoista voi tykätä ja niitä voi kommentoida. Parhaat ideat viedään ideakiihdyttämöön, jossa niitä kehitetään edelleen. Ideanikkareita myös palkitaan. Tavoitteena on tehdä entistä paremmin näkyväksi kaikki se hyvä työ, jota kaupungissa tehdään.
Hankinnoilla kestävyyttä ja vaikuttavuutta
Henkilöstön osaamisen lisäksi digitalisaation onnistunut toteutuminen edellyttää toimivia laitteita ja järjestelmiä. Hämeenlinnan kaupungin tavoite toimia taloudellisesti, sosiaalisesti ja ekologisesti vastuullisesti näkyy konkreettisesti myös hankinnoissa. Laitteet pyritään kilpailuttamaan aina kiertotalous ja hiilineutraalius huomioiden. Esimerkiksi kolmen vuoden leasing-ajan jälkeen laitteet lähtevät muualle maailmaan käyttöön tai varaosiksi. Myös erilaisten laitteiden päästöt on laskettu ja tiedossa.
Hämeenlinnan kaupungissa hyödynnetään muiden muassa dynaamisia hankintoja, ja pyritään valmistelemaan hankinnat huolellisesti parhaiden ratkaisujen löytämiseksi. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että oma tavoitetila on määritelty selkeästi ennen kuin lähdetään tekemään tieto- ja tarjouspyyntöjä ja käymään vuoropuhelua markkinoilla olevien toimijoiden kanssa.
Hämeenlinnassa on opittu, että oman tavoitetilan ja -prosessien ollessa selkeitä, pystytään paremmin haastamaan toimittajia, eikä vain ostamaan sitä, mitä markkinoilla on kullakin hetkellä tarjolla. Olennaista on, että prosesseja uudistetaan ja pyritään löytämään tulevaisuuden tarpeita vastaavia tietojärjestelmiä. Tämä edellyttää hyvää johtamista, työntekijöiden visionäärisyyttä sekä sujuvaa yhteistyötä järjestelmätoimittajien kanssa.
Ajankohtaisena hankintana Hämeenlinnan kaupungilla on varhaiskasvatusjärjestelmän uusiminen. Järjestelmän hankinnalla ja prosessien kehittämisellä pyritään muiden muassa automatisoimaan sähköisten lomakkeiden ja tiedon kulkua. Asiakkaiden ja henkilöstön palautteet ja kokemukset arjen käytöstä vievät hankintaa eteenpäin.
Palveluohjauksen haaveena on ollut, että järjestelmät toimisivat hyvin yhteen ja esimerkiksi lapsen polku -ajattelu toteutuisi. Lapsen polulla tarkoitetaan sitä, että lapsen tiedot siirtyisivät järjestelmissä sujuvasti päiväkodista aina aikuisuuteen asti. Toistaiseksi järjestelmätoimittajilta ei ole kuitenkaan saatua tukea lapsen polku -ajatteluun.
”Järjestelmän kehittämisessä on lukuisia reunaehtoja, joiden vuoksi kaikkia toiveita ei koskaan päästä toteuttamaan.”
- Pia Linnakylä, palvelusuunnittelija, Hämeenlinnan kaupunki