Ei enää paperisia piirustuksia, karttoja ja suunnitelmia, vaan siististi sähköiseen järjestelmään syötettyjä dokumentteja aina saatavilla. Pala palalta Oulun kaupungin rakennusvalvonnassa on siirrytty paperisten rakennuslupahakemusten vastaanottamisesta, käsittelystä, kirjaamisesta ja arkistoinnista digitaaliseen maailmaan, jossa ohjelmistorobotit hoitavat yksinkertaisia tiedonsiirtotehtäviä ja yhteydenpito asiakkaan ja rakennusvalvontaviranomaisen välillä hoituu sujuvasti sähköisten kanavien kautta.
Oulun rakennusvalvonnan uudistustyö sai vauhtia sähköiseen asiointipalveluun siirtymisestä vuonna 2015. Asiointipalvelun käyttöä tuki vuonna 2017 aloitettu rakennuslupa-arkiston digitalisointityö, jolla haettiin sujuvuutta lupavalmisteluprosessiin. Sähköiseen muotoon on tähän mennessä muutettu noin kolmasosa arkiston aineistosta.
Kuntaliiton ja KT Kuntatyönantajien Digiä kuntatyössä -sarjassa perehdyimme Oulun kaupungin rakennusvalvonnan kehittämistyöhön. Nyt Oulussa päästään iloitsemaan pitkäaikaisen työn tuloksista, kun rakennuslupa-aineisto on jo osittain digitaalisessa muodossa yhdessä paikassa, ja lupaviranomaiset voivat tarkastella tietoja missä ja milloin tahansa.
"Olemme olleet kehitystyössä uudisraivaajan asemassa, mutta onneksi työ neuvoo tekijäänsä."
- Tarja Taskinen, assistentti, Arkiston sähköistäminen -projektin projektipäällikkö, Oulun kaupungin rakennusvalvonta
Pientaloasutus tuo mukanaan lupahakemusten suuren joukon
Suomen viidenneksi suurimman kaupungin Oulun asukasluku ja pinta-ala ovat kasvaneet merkittävästi, kun Oulu, Ylikiiminki, Haukipudas, Kiiminki, Oulunsalo ja Yli-Ii ovat liittyneet yhteen muodostaen ”uuden” Oulun. Rakennuslupahakemuksia jätetään vuosittain yli 2000, ja verrattuna väestöltään suurin piirtein samansuuruiseen Tampereeseen hakemuksia on tuplasti enemmän. Tämä johtuu Oulun yhteiskuntarakenteesta; kun Tampereella tehdään kerrostaloja, Oulun rakentamisen keskiössä ovat pientalot.
Oulussa rakennusluvan käsittelyaika on parhaillaan noin 26 päivää, ja noin 99% rakennuslupahakemuksista tulee rakennusvalvontaan sähköisesti. Jäljelle jäävän prosentin hakemukset muutetaan sähköiseen muotoon rakennusvalvonnassa, ja työntekijät myös auttavat hakijaa tarvittaessa sähköisen lupahakemuksen teossa.
Rakennusvalvonnan sähköisen asiointipalvelun kautta työntekijät ja asiakkaat voivat käsitellä rakennuslupahakemusta yhtäaikaisesti ja lähettää toisilleen viestejä, jotka säilyvät järjestelmässä. Tämä nopeuttaa hakemuksen käsittelyä ja tekee prosessista aiempaa läpinäkyvämmän.
"Lupaprosessiin liittyvä asiakkaan ennakko-opastus ja neuvonta, tuttavallisemmin "hoksautustyö", on keskeinen tekijä lupaprosessin sujuvoittamisessa."
- Pekka Seppälä, johtaja, Oulun kaupungin rakennusvalvonta