Sähköisen rakennusvalvonnan edistyminen näkyy myös lupahakemuksen käsittelijän työssä. Aiemmin lupahakemus otettiin paperipinona vastaan, kirjattiin rakennusvalvontaohjelmaan ja kierrätettiin sitten lupavalmistelijoilta päättäjälle ja takaisin toimistoon.
Tänä päivänä esikäsittelijä avaa sähköisesti tulleen hakemuksen omalla työkoneellaan, tarkistaa sen, lähettää tarvittaessa asiakkaille täydennys- ja korjauspyyntöjä ja kokoaa hakemukset työnjakoa varten. Lisäksi esikäsittelijä voi toimia esimerkiksi sähköisen järjestelmän pääkäyttäjänä.
Kun paperisiin lupahakemuksiin liittyvät työvaiheet, kuten hakemusten kirjaaminen, papereiden selailu ja siirtely työntekijältä toiselle sekä postitus ja paperisten asiakirjojen arkistointi ovat jääneet lähes kokonaan pois, rakennusvalvonnan henkilöstön työaikaa on vapautunut aiempaa enemmän myös asiakkaiden neuvonta- ja ohjaustyöhön. Toisaalta jatkuvasti lisääntyvien lakien, säädösten ja ohjeiden sisäistäminen vie myös aiempaa enemmän työaikaa.
"Työssä on tullut tärkeäksi kyky omaksua uutta, tehdä yhteistyötä ja kommunikoida sujuvasti. Paperipinoja ei ole ikävä.”
- Erja Juntunen, esikäsittelijä, Oulun kaupungin rakennusvalvonta
Sähköistymisen myötä hakemuksen käsittelijän työhön liittyy myös ohjelmistojen käyttöön liittyvien päivitystoiveiden esittämistä ja palvelun räätälöintiä oman työn ja asiakkaiden palvelemisen parantamiseksi. Aivan intuitiivinen järjestelmä ei vielä ole, ja kehittämistyötä tarvitaan jatkuvasti ja usean kunnan toimesta, jotta tarvittavia muutoksia saadaan toteutettua.
Sähköinen asiointi valttina myös korona-aikana
Oulussa rakennusvalvonnan prosessit ovat pyörineet myös korona-aikana, ja luvat on pystytty tekemään lähes samassa aikataulussa kuin normaalioloissa. Hakemusten määrä on kasvanut, samoin lupavalmistelun vaativuus erityisesti pienten kohteiden, kuten kesämökkien, kohdalla.
Suurten rakennushankkeiden kohdalla Oulun kaupungin rakennusvalvonta järjestää ennakkoneuvottelun, johon osallistuvat hankkeen suunnittelussa ja toteutuksessa mukana olevat kaupungin, rakentajan ja rakennuttajan edustajat. Koronan aikana myös nämä neuvottelut on toteutettu sähköisesti, Teamsin välityksellä, mikä on säästänyt aikaa ja rahaa eri osapuolilta.
Oulussa pientalorakentajille on ennen korona-aikaa järjestetty yhteisiä neuvonta- ja ohjeistustilaisuuksia, ”laadunohjausiltoja”. Yhteisöllisissä tilaisuuksissa Oulun rakennusvalvonnan henkilökunta on päässyt esittäytymään omakohtaisesti ja kertomaan roolistaan rakennusprosessissa. Tämä on tuonut yhteisöllisyyden tuntua rakentajien keskuuteen, ja tilaisuuksissa on voinut tutustua myös rakentamisen palveluja tarjoaviin yrityksiin. Koronatilanteessa myös tällainen neuvontatyö on siirretty verkkoon, ja opastus tapahtuu etäyhteyksillä. Keväällä 2021 laadunohjausillat on järjestetty ensimmäisen kerran webinaarimuotoisena.
Robottikin tarvitsee säätämistä
Oulun kaupungin rakennusvalvonnan palvelujen ja toimintatapojen digitalisointi ei vahvista mielikuvaa siitä, että ihmiset jäisivät työttömiksi koneiden ottaessa vallan. Ei, vaikka rakennusvalvonnassa on käytössä kolme robottia.
Ohjelmistorobottien tehtävänä on siirtää asiakirjoja ja tehdä pieniä toimenpiteitä, kuten lähettää sähköinen allekirjoituspyyntö lupapäättäjälle. Tämä säästää työaikaa, kun ihmisten ei tarvitse enää käsin siirtää asiakirjoja, leimata niitä tai lähettää allekirjoituspyyntöjä. Robotti tekee automatisoidussa työssä vähemmän virheitä kuin ihminen, mutta toisaalta senkään työ ei ole täysin luotettavaa; ihmisten täytyy seurata robottien työn jälkeä ja säätää niiden toimintaa aika ajoin.