Ennen Oulun kaupungin arkkitehti saattoi laittaa rakennuspiirustuksen päälle kynän ja kahvikupin, mitata viivoittimella etäisyyksiä ja tehdä tussilla merkintöjä paperiin. Sitten hän saattoi kävellä suunnittelijan luo ja antaa paperit merkintöineen tutkittavaksi. Rakennuslupa myönnettiin, kun eri asiantuntijat olivat arvioineet ja hyväksyneet rakennussuunnitelmat omista näkökulmistaan.
Tämän päivän rakennuslupaprosessi ei ole lineaarinen; sen sijaan asiantuntijat voivat käsitellä lupahakemuksia ja liitteitä samanaikaisesti sähköisessä järjestelmässä. Sähköiseen järjestelmään jää toiminnasta muistijälki, ja merkintöihin on mahdollista palata myös jälkikäteen. Myös viestinvaihto lupaviranomaisten ja asiakkaiden kanssa tallentuu järjestelmään. Etuna on rakennusprosessia koskevan tiedon kerääntyminen samaan paikkaan ja sen kautta entistä paremmin hyödynnettäväksi. Sähköisen järjestelmän kautta tehdään kaikki työvaiheet rakennuslupahakemuksen jättämisestä aina työmailla tehtäviin tarkastuksiin saakka.
Sähköisen järjestelmän hyödyntäminen nopeuttaa rakennusprosessia, mutta toisaalta lisää myös asiakkaalle tuotettavan tiedon määrää lupavaiheessa, kun esimerkiksi arkkitehti sekä LVI- ja rakennuspuolen insinöörit voivat kirjoittaa yhtä aikaa kysymyksiä ja kommentteja rakennuslupahakemuksen yhteyteen.
Myös rakennusvalvonnan yhteistyöryhmät - kaupunkikuvatyöryhmä, vaativien kohteiden katselmustyöryhmä sekä yleinen katselmustyöryhmä - hyötyvät digitalisaatiosta. Ryhmissä on asiantuntijoita eri aloilta, esimerkiksi terveystarkastajia, paloviranomaisia ja rakennusvalvonnan johtoa ja henkilöstöä. Aiemmin työryhmien edustajat näkivät paperiset rakennussuunnitelmat ensi kertaa vasta kokouksessa ja joutuivat tutustumaan suunnitelmiin kylmiltään. Nykyään suunnitelmat tulevat aina sähköiseen järjestelmään, josta jokainen työryhmän jäsen pääsee tutustumaan niihin ennen kokousta.
Viime vuosina lainsäädännön muutokset sekä rakentamiseen liittyvät vaatimukset ovat lisänneet sekä dokumenttien että asiantuntijoiden määrää. Esimerkiksi vielä kymmenen vuotta sitten arkkitehti saattoi suunnitella ja toteuttaa kohteen viher- ja maisemasuunnittelun, mutta nykyään tehtävään vaaditaan erikseen viher- ja maisemasuunnittelun ammattilainen. Sama ilmiö näkyy esimerkiksi esteettömyys- ja hulevesiasioissa sekä äänitekniikassa.
Digikehittäminen edellyttää myös digitalisaation johtamista
Niin kuin Oulussa, myös Suomen muissa kaupungeissa ja kunnissa, rakennusvalvonta ja kunnallinen päätöksenteko ovat yhteydessä toisiinsa. Rakennetun ympäristön kohdalla digitalisaation edistäminen edellyttää erikoistunutta osaamista, jota kunnallisilla päätöksentekijöillä ei välttämättä aina ole.
Digitalisaation ymmärryksen kartuttaminen onkin osa myös kuntapäättäjien työtehtäviä. Lisäksi tarvitaan luottamusta kunnan viranhaltijoiden osaamiseen ja päätöksiin siitä, millaisilla digitaalisilla työkaluilla ja valinnoilla yritetään vaikuttaa myönteisesti kuntatyön tulevaisuuteen.
Esimerkiksi tietomallit ja niihin liittyvien työkalujen hankinnat voivat rakennetun ympäristön kehittämisessä näyttäytyä pidemmällä aikavälillä toimivana satsauksena tulevaisuuteen. Jo nyt rakennuskohde on mahdollista suunnitella ja käsitellä kokonaan tietomallina, mutta Oulussa käytössä oleva järjestelmä ei vielä tue tietomallityötä.
Tietomallien myötä suunnittelutyö voi myös vaikeutua, kun asioita mietitään mahdollisimman pitkälle jo rakennusprojektin alkuvaiheessa. Toisaalta kaupungin kokonaisarkkitehtuurin hallinnassa tietomalleista voi olla suurtakin hyötyä. Keskeinen kysymys lienee se, millä tavoin kaupungissa pysytään rakennetun ympäristön digitalisaatiossa mukana - ja miten välillä voidaan olla myös edelläkävijän roolissa.
"Rakentamisessa pyritään koko ajan entistä parempaan lopputulokseen ja turvalliseen, terveelliseen ja kestävään laatuun."
- Janne Rajala, kaupunginarkkitehti, Oulun kaupunki