Yksi Oulun kaupungin rakennusvalvonnan sähköistämisen kulmakivistä on rakennuslupa-arkiston digitalisointi, jota on Oulussa tehty vuodesta 2017 lähtien. Käytännössä digitalisointi tarkoittaa sitä, että kaikki rakennuslupahakemukset ja liitteet tarkistetaan ja skannataan paperi paperilta sähköiseen arkistoon.
Digitalisoinnin aloitusvaiheessa ”uuden Oulun” rakennuslupien läpikäymisessä apuna olivat yhdistyneiden kuntien paikalliset tarkastusinsinöörit, jotka tunsivat alueet hyvin entuudestaan. Haasteeksi muodostuivat kuntien erilaiset lupamenettelyt ja arkistointikäytännöt. Tämän vuoksi eri aineistoille jouduttiin luomaan erilliset, tarkentavat seulonta- ja skannausohjeet. Varsinainen skannaustyö ulkoistettiin palveluntuottajalle.
Keskeisin ja aikaa vievin vaihe tarkistustyössä on ajantasaisten rekisteritietojen eli kiinteistötunnusten ja osoitteiden tarkistus. Suuri osa rakennusluvista on myös perustettava ensin lupajärjestelmään, jotta sähköinen arkistointi mahdollistuu.
Arkiston digitalisointiprojektin tavoitteena oli muuttaa rakennusten pääpiirustukset sähköisiksi, jotta rakennuslupavalmistelijoiden ei tarvitsisi enää lähteä etsimään tarvitsemiaan tietoja lähes 400 hyllymetriä käsittävästä paperiarkistosta. Digitalisoinnin edetessä suunnitelmat tarkentuivat sitä mukaa, kun tilannekohtaisesti arvioitiin, millaista tietoa tulevaisuudessa saatettaisiin tarvita.
Oulussa vastassa oli myös digitalisointiin liittyvän tiedon hajanaisuus. Selkeitä ohjeita esimerkiksi skannaukseen ei ollut valmiina, vaan ne luotiin yhteistyössä Oulun digin kehittämispäällikön ja asianhallinnan kanssa jo ennen varsinaisen digitalisointiprojektin aloittamista. Yhteistyö oli välttämätöntä muun muassa metatietojen valitsemisen kohdalla.
Nyt kun merkittävä osa piirustuksista on digitaalisessa muodossa, niiden tarjoaminen asiakkaille on aiempaa helpompaa. Seulonnan, skannauksen ja massasiirron ansiosta tiedot ovat helposti löydettävissä esimerkiksi hyödyntäen luparekisterissä olevaa lupatunnusta. Usean ihmisen voimin tehdyn työn tuloksena asiakirjat on skannattu nyt viimeisten viidenkymmenen vuoden ajalta koko ”uuden Oulun” alueelta.