Kuntien digitalisaatiokartoitus 2021

Digitalisaatio on megatrendi, joka vaikuttaa kuntien toimintaan ja koko olemukseen. Koronapandemian myötä digitalisaatio harppasi eteenpäin kunnissa monella toiminnan alueella. Se nopeutti esimerkiksi hallinnon ja opetuksen digitalisaatiota ja vaikutti asenneilmapiiriin - teknologian hyödyntäminen nähdään mahdollisuutena myös sellaisissa yhteyksissä, joissa sen ei aiemmin ajateltu olevan mahdollista. Kun digitalisaatioilmiön pintaa raaputtaa, löytyy sen takaa moninaisia vaikutusketjuja ja haasteita ratkottavaksi niin kunnissa, kuin laajemminkin yhteiskunnassa.

Toiminnan muutos teknologiaa hyödyntäen aiheuttaa monenlaisia muutoksia kuntatyöhön, palveluihin, ajankäyttöön, riskeihin sekä erilaisiin tuen tarpeisiin. Kuntien digitalisaatiokartoituksessa aihetta on lähestytty tarkastelemalla digitalisaation moninaisia vaikutuksia kuntakenttään erilaisten näkökulmien kuten resurssien, ajankohtaisten yhteiskunnallisten muutosten (esim. lainsäädännön) ja johtamisen kautta.  Tarkastelemme myös kuntien tarjoamia palveluita ja teknologisia valintoja, joita jokainen on tehnyt omista lähtökohdistaan.

 

Kuva 1: nelikentässä yhteiskunta ja johtaminen, rahoitus ja resurssit, palvelut sekä tietohallinto ja teknologia.

Kuva 1. Kuntien digitalisaatiokartoituksessa 2021 tarkastellaan digitalisaation vaikutuksia kunnissa eri teemojen kautta (yhteiskunta ja johtaminen, resurssit ja rahoitus, palvelut, tietohallinto ja teknologia). 

Digitalisaation myötä ei ainoastaan voida siirtää työvaiheita koneille, vaan syntyy myös uudenlaista työtä, palveluita ja osaamisen tarvetta. Myös digitalisaatioon liittyvät turvallisuuskysymykset ja juridiikka takaavat, että kovin suoraviivaista ei kunta-alan digitalisaatio ole.

Taito käsitellä ja hyödyntää tietoa ja dataa ovat haasteita kaikessa digitalisaatioon liittyvässä kunnan toiminnassa. Digitalisaatioon liittyvät näkökulmat täytyy osata huomioida niin hankinnoissa, sopimuksissa, ja palveluiden suunnittelussa. Kunnassa hoidetaan ihmisille tärkeitä asioita, joita on hoidettava luotettavasti ja inhimillisesti niin kasvokkain, kuin digiympäristöissä. Myös oikeudelliset näkökulmat niin asiakkaan oikeuksien näkökulmasta, kuin kunnan demokratian ja päätöksenteon luotettavuuden ja läpinäkyvyyden näkökulmasta ovat tärkeitä huomioida kunnan toimintaa digitalisoitaessa.

Muutokseen, eli kuntien digitalisaatioon houkuttelevista ja työntävistä voimista ei ole pulaa. Kysymys kuuluu, kuinka tämä kaikki näkyy käytännössä kuntien toiminnassa ja taloudessa?

Millaisia vaatimuksia digitalisaatio kunnille asettaa ja kuinka sitä voidaan tutkia?

Digitalisaatio edellyttää kunnilta erilaisia kyvykkyyksiä, jotta muutos on ylipäänsä mahdollinen. Digitalisaatio ei ole ilmiö, joka ujuttautuu kunnan toimintaan itsekseen, vaan se edellyttää aktiivista johtamista ja toimijuutta. Digitalisaatio edellyttää kunnan johtajilta muutosjohtajuutta, ymmärrystä digitalisaatiosta ilmiönä ja kokonaisuutena, suhteessa omaan kuntaan.

Kunnassa täytyy olla uteliaisuutta ja valmiutta seurata muutosta ja teknologian tuomia mahdollisuuksia eri toimialoilla - osaamista täytyy olla myös niillä tahoilla, jotka vastaavat kunnan eri palveluista käytännössä. Digitaitoja tarvitaan myös asiakaspalvelussa, jossa tarjotaan palveluita asiakkaille sähköisesti tai manuaalisesti, sekä neuvotaan ihmisiä palveluiden käytössä. Vaikka kaikki eivät pysty digitaalisia työkaluja hyödyntämään, voi jossain määrin digitaitoja jo pitää kansalaistaitona. Uusien työkalujen käyttöhalukkuutta ja taitoja on lupa odottaa myös asiakkailta.

Tilastoista ja erilaisista julkisista datalähteistä voi rakentaa käsitystä kuntien digitalisoitumisen tilasta. Erityisesti taloustietojen osalta tietoihin liittyy puutteita ja tarkan kokonaiskuvan muodostaminen on lähes mahdotonta. Kuntaliitto on kuitenkin halunnut tähän tarttua - ymmärtäen epävarmuustekijät, jotka tähän liittyvät. Tämän haasteellisen perusasetelman toivomme myös kartoituksen tuloksia hyödyntävien muistavan.

Jos haluamme, että meillä on kokonaiskuva kuntien digitalisoitumisen tilasta, meidän täytyy kysyä kunnilta itseltään niistä valinnoista ja toimenpiteistä, joita kunnassa on päätetty tehdä tukemaan oman kunnan tarpeita ja lähtötilannetta. Tästä syystä olemme kysyneet kuntien palveluista. Vaikka jokaisen kunnan tilanne on yksilöllinen, tarvitsemme kokonaistietoa myös kuntien tilanteesta suhteessa vallitseviin yleisiin muutostrendeihin ja kuntia koskeviin velvoitteisiin, kuten ajankohtaisten lakien toimeenpanoon liittyen ja esimerkiksi siihen, kuinka osallistavalla tavalla kuntaa kehitetään.

Digitalisaatio leikkaa myös läpi kuntien oman organisaation - digiasioita ei voi ulkoistaa ICT-päällikölle, vaan ne koskevat kaikkia. Tästä syystä kartoituksen kyselyt on kohdennettu sisältöjen mukaan eri kohderyhmille. Tämä näkyy tuloksissa siten, että selvityksen eri osioissa on eri vastaajia ja heitä voi olla myös eri määriä. Emme myöskään halunneet tehdä kaikista kysymyksistä pakollisia, sillä tunnistimme että jotkut kysymykset voivat olla sellaisia, joihin ei voi olettaa kaikkien vastaajien pystyvän vastaamaan.

Kaikilla kunnilla on ollut mahdollisuus vastata kyselyihin aiempien kartoituksien tapaan. Kartoituksella on haettu mahdollisimman laajaa näkymää kuntien digitalisoitumisen arkipäivään. Menetelmä ei täysin täytä akateemisen tutkimuksen vaatimuksia, mutta tarkastelun on nähty tuovan Kuntaliitolle tärkeää tietoa kaikkien vastaajien tilanteista ja tarpeista. Tärkeänä tavoitteena olemme pitäneet sitä, että 10 suurimman kaupungin vastaukset olisivat mukana aineistossa, koska niiden merkitys ja osuus kuntakentän digitalisaation kokonaisvolyymistä ja kehittämispanoksesta on suuri.

Kartoituksen toteutus

Kuntaliitto toteutti kevään 2021 aikana kartoituksen digitalisaation tilannekuvasta kuntakentällä. Kartoituksen avulla tavoiteltiin parempaa ymmärrystä digitalisaation tuomista haasteista ja mahdollisuuksista kunnille sekä digitalisaation vaikutuksista kuntien toimintaan, johtamiseen, resursseihin ja palveluihin. Kartoituksessa kerättiin myös tietoa koronapandemian aiheuttaman digiloikan kokemuksista kunnissa.

Tänä vuonna kuntiin ja kuntayhtymiin lähetetyt kyselyt jaettiin teemoihin, jotka lähetettiin seuraaville kohderyhmille: kunnan ja kuntayhtymien johtajat, toimialajohto, hallintojohto ja kunnan ICT-palveluista vastaava taho. Näin pyrittiin saavuttamaan mahdollisimman hyvä kokonaiskuva digitalisaation vaikutuksista kunnissa ja kuntayhtymissä eri näkökulmista. Kartoituksen tavoite on saada näkyviin erilaisten kuntien todellista tilannetta ja tietoa, jolla olisi käyttöarvoa myös kuntakentällä. Kyselyt toteutettiin vaiheittain ja myös niiden tulokset raportoidaan Kuntaliiton nettisivuilla vaiheittain vuoden 2021 kuluessa.  

Aiemmin tietotekniikkakartoituksen nimellä kulkenutta selvitystyötä kunnista on tehty Kuntaliitossa jo yli 30 vuoden ajan. Tietoyhteiskuntakehityksen myötä kyselyn painopisteet ovat perustietojen keräämisen lisäksi heijastelleet kulloinkin ajankohtaisia aiheita, kuten tänä vuonna pandemian aiheuttamia vaikutuksia kuntien digitalisoitumiseen.

Tiedon keruu ja kyselyiden kattavuus

Kyselyt toteutettiin verkkokyselyiden kautta kevään 2021 aikana ja toteutuksen kumppanina toimi FCG. Alla tietoja kyselyiden kohderyhmistä, kattavuudesta ja vastaajamääristä. 

Kunnista 73 % vastasi vähintään yhteen kartoituksen neljästä kyselystä. Ahvenanmaan kunnat eivät vastanneet tiedonhallintalakia koskevaan kyselyyn, koska aihe kuuluu itsehallintolainsäädännön piiriin.

Kysely kuntien tietohallinnosta ja tietotekniikasta 2021
Kohderyhmä: kuntien ICT-johto tai ICT-asioista vastaavat.
Vastausten peittävyys keskimäärin kuntakokoluokittain 37 %.
Yhteensä kerättiin 136 vastausta (vastausprosentti 35 %), joista 114 oli kuntia ja 20 kuntayhtymiä.

Kysely tiedonhallintalain toimeenpanosta kunnissa
Kohderyhmä: Kuntien ja kuntayhtymien hallintojohtajat.
Vastausten peittävyys keskimäärin kuntakokoluokittain 25 %.
Yhteensä vastauksia kerättiin 127 (vastausprosentti 23 %), joista 76 olivat kuntia ja 48 kuntayhtymiä.

Kysely palveluiden digitalisoinnista
Kohderyhmä: Kuntien ja kuntayhtymien toimialajohto.
Vastausten peittävyys keskimäärin kuntakokoluokittain 55 %.
Yhteensä kerättiin 252 vastausta (vastausprosentti 17 %), joista 171 edustivat kuntia ja 9 kuntayhtymiä.

Kysely digitalisaatiosta ja johtamisesta
Kohderyhmä: Kuntien ja kuntayhtymien ylin johto.
Vastausten peittävyys keskimäärin kuntakokoluokittain 14 %.
Yhteensä kerättiin 65 vastausta (vastausprosentti 16 %), joista 43 edustivat kuntia ja 21 kuntayhtymiä.