Kuntien digitalisaatiokartoitus 2021

2.4 Digikyvykkyys ja yhteistyö

Kartoituksessa selvitettiin vastauksia väittämiin kuntaorganisaatioiden digikyvykkyyden ja digikypsyyden tilasta. Samalla kartoitettiin kuvaa kuntien yhteistyöstä digikehittämisen alueella sekä keskeisimpiä tuen tarpeita kyvykkyyksien kehittämisessä.

Tässä osioissa käsitellään kyselyn tietohallinnosta ja tietotekniikasta kysymykset 21-23. Tähän kyselyyn ovat vastanneet kuntien ja kuntayhtymien ICT-johtajat ja vastuuhenkilöt. Kokonaisvastaajamäärä tässä kyselyssä oli 136 (N=136, vastausprosentti 35%).

21. Väittämiä organisaation digikyvykkyydestä/digikypsyystasosta

22. Miten arvioit ICT-yhteistyötä ja yhteiskehittämistä omassa organisaatiossanne?

23. Minkälaista tukea organisaatiossanne kaivataan digikyvykkyyden tai yhteiskehittämisen kasvattamiseksi? 

Työelämän murroksen ja digitalisaation myötä kuntien kyvykkyyksien tarpeet ovat muuttuneet ja näillä kysymyksillä ja väittämillä haluttiin selvittää, millainen tilanne kuntaorganisaatioissa on erityisesti osaamisen ja resurssien kyvykkyyksien osalta.

Kyvykkyyksillä tarkoitetaan ensisijaisesti organisaation ominaisuuksia. Kyvykkyysajattelun mukaan organisaation kyvykkyyteen liittyy aineettomia (esim. osaaminen, prosessit) ja aineellisia (esim. teknologia, rahoitus) kyvykkyyksiä, ja nämä tekijät yhdessä muodostavat organisaation toimintakyvyn. Toimintaympäristön muuttuessa digitalisaation myötä, on myös kuntaorganisaatioiden kyvykkyyksien tarpeet muuttuneet. Kartoittamalla kuntakentän digikyvykkyyksiä olemme pyrkineet hahmottamaan, millainen tilanne tältä osin kunnissa nyt on, ja millaista tukea kaivataan.

Lisää kyvykkyysajattelusta ja kyvykkyyksien johtamisesta voi lukea Espoon kaupungin 6Aika -hankkeessa julkaisemasta Kyvykkyyksien johtamisen käsikirjasta.

Kuntien ja kuntayhtymien digikyvykkyydestä

Vastaajille esitettiin väittämiä organisaation digikyvykkyydestä ja digikypsyystasosta. Vastaajista noin puolet vastaajista arvioi kuntajohdon ymmärtävän digitalisaation tuomat mahdollisuudet. Kolmannes vastaajista ei osannut arvioida johdon kyvykkyyttä digikehittämisen suhteen. Kuntaorganisaatioiden henkilökunnan digitaitojen arviointi osoittautui haasteelliseksi; yli puolet vastaajista ei osannut arvioida kunnan henkilökunnan digitaitojen tilaa lainkaan.

Vastaukset osoittavat, että kunnissa ja kuntayhtymissä ei ole riittävän selkeää näkymää kunnan johdon tai kunnan henkilöstön digiosaamiseen. Myös henkilökunnan digitaitojen tilaa seurataan varsin heikosti läpi kuntakentän. Tämä havainto haastaa kunnat pohtimaan, millä tavoin osaamisen seurantaa voitaisiin kehittää ja miten voisimme saada aiempaa paremmin tietoa kuntien digikehittämisen keskeisimmistä tarpeista ja kohteista. Digitalisaation edistämisen vaativien kyvykkyyksien tunnistaminen on haastavaa. Lisäksi tarvetta olisi laajasti kuntakentässä hyväksytyille, helppokäyttöisille digiosaamisen mittareille. Mittareita varmasti löytyy, mutta niitä ei ole vakiintunut laajasti käyttöön siten, että vertailukelpoista tietoa eri kunnista olisi saatavilla.

Väittämiä organisaationne digikyvykkyydestä / digikypsyystasosta

Kuva 19. Väittämiä organisaationne digikyvykkyydestä / digikypsyystasosta.

Kuva 19. Kysymys 21. Väittämiä organisaationne digikyvykkyydestä / digikypsyystasosta. Kysely tietohallinnosta ja tietotekniikasta 2021.

Vastauksista ilmeni myös, että noin puolessa kunnista henkilöstöä kannustetaan kehittämään digitaitoja. Kouluttautuminen suunnataan kunkin kunnan kehitystarpeiden ja resurssien mukaan. Mikäli kuntien systemaattista digitaitojen kouluttamista ja siten myös digikyvykkyyden vahvistamista halutaan tukea, voisi olla hyödyllistä luoda yhteinen malli, jota seuraamalla kunnat voivat johdonmukaisesti vahvistaa omaa kyvykkyyttään. Mallin tulisi olla riittävän väljä, jotta eri vaiheessa olevat kunnat voivat sitä hyödyntää.

Tämä tarve on tunnistettu ja esimerkiksi valtiovarainministeriön digikannustinrahoitusta saanut, Hämeenlinnan kaupungin vetämä hanke ”ICT-osaamisen tuen ja kehittämisen ekosysteemi” on kiinnostava avaus, jossa tavoitteena on kehittää läpi kuntakentän skaalautuva digitaitojen kehittämisen malli.

Hämeenlinnan hankkeen osana toteutettiin seitsemän eri kaupungin pääosin sivistystoimen henkilöstölle suunnattu kyselytutkimus, jolla selvitettiin hankkeeseen osallistuvien kuntien henkilöstön digitaitoja ja tuen tarvetta nyt ja tulevaisuudessa.

Hämeenlinnan toteuttaman tutkimuksen mukaan kuntatyöntekijät pitävät ICT-osaamistaan melko hyvänä ja ovat kartuttaneet taitojaan erityisesti työn ohessa ja itsenäisesti oppimalla. Vastaajat kertoivat hyödyntävänsä omien taitojensa kehittämisessä ja ylläpitämisessä erityisesti vertaistukea, itseopiskelu- ja tukimateriaaleja sekä etäkoulutuksia, joiden arvioitiin olevan tärkeimpiä tuen muotoja myös tulevaisuudessa. Kun vastaajilta kysyttiin, mikä on toimivin ICT-osaamisen kehittämisen tukimuoto, oli lähikoulutus selkeä ykkönen.

Vastaajista 85 % arvioi, että ICT-koulutuksen tarve tulee lisääntymään tulevaisuudessa. Voit tutustua hankkeen raporttiin linkin kautta: Kuntatyöntekijöiden ICT-osaaminen ja tuen muodot -raportti.

Helsingin kaupunki on myös tarttunut aiheeseen osallistumalla 2021 Mimmit-koodaa Hackathoniin, jonka osallistujille kaupunki tarjoaa oman nimetyn haasteen. Haasteessa kilpailutiimien tehtävä on suunnitella ratkaisuja työnhakijoiden digitaalisten taitojen mittaamiseen, tunnistamiseen ja kehittämiseen.

Kuntakentän digiosaamisen kehittämiseen ja johtamiseen tarvittavien tietojen tarpeeseen on herätty mutta taitojen tunnistaminen ja vertailukelpoisen mittaamisen kehittäminen on vielä alkutaipaleella.

Innovatiiviset ICT-hankinnat ja ulkopuolisen rahoituksen hyödyntäminen alkutekijöissään

Kartoituksen vastaajista noin puolet arvioi, että kuntaorganisaatiossa on digitalisaatiohankkeisiin tarvittavaa hankintaosaamista. Innovatiivisten ICT-hankintojen osuus hankinnoissa oli vastausten mukaan kuitenkin vain noin 10 prosentin luokkaa. Innovatiivisilla ICT-hankinnoilla viitataan esimerkiksi suunnittelukilpailujen kautta tehtyihin hankintoihin, ja nämä olivat kunnissa vielä harvassa. Innovatiivisiin hankintoihin voi tutustua tarkemmin esimerkiksi Business Finlandin rahoitussivulla.

Ulkopuolisen rahoituksen hyödyntämisen osalta vain vajaa 10 prosenttia vastaajista oli täysin vakuuttuneita siitä, että organisaatiossa on ulkopuoliseen rahoitukseen liittyvää osaamista. Kuntayhtymissä osaamista arvioitiin myönteisemmin kuin kunnissa; noin neljännes kuntayhtymien vastaajista oli sitä mieltä, että osaamista ulkopuolisen rahoituksen hyödyntämiseen löytyy.

Neljännes kaikista vastaajista arvioi oman organisaation osaamisen rajalliseksi ulkopuolisen rahoituksen hyödyntämisessä, ja lähes kolmannes ei arvioida osaamistaan tältä osin. Lisää ulkopuolisten rahoituskanavien hyödyntämisestä digikehittämisessä voit lukea tämän luvun osassa ulkopuolisen rahoituksen hyödyntämisestä digikehittämisessä. Ulkopuolisiin rahoituskanaviin voi tutustua tarkemmin myös Kuntaliiton digirahoitusta ja resursseja käsittelevällä sivulla.

Keskustelu on avointa mutta osaajia kaivataan

Kunnan sisäinen kehittäminen nähtiin noin puolessa vastauksista sujuvana. Keskusteluyhteys koettiin avoimeksi yli puolessa vastauksista. Suurin osa vastaajista koki, että organisaatio on omaksunut uusia toimintamalleja ja prosesseja, joita digitalisaatio edellyttää.

Kartoituksen perusteella digiosaajien rekrytointi on kunnissa vaihtelevaa, ja noin kolmannes vastaajista kertoo, ettei uusia digiosaajia ole rekrytoitu lainkaan. Myös kunnan oma sovelluskehitys on harvinaista; vain noin kymmenes vastaajista kertoo, että organisaatiossa edistetään omaa sovelluskehitystä. Sovelluskehityksen voi sanoa olevan kunnissa suurimpien kaupunkien erityispiirre.

Yhteistyö ja yhteiskehittäminen kuntien tulevaisuuden voimavarana

Digitalisaatiokartoituksessa selvitettiin myös, millä tavoin ICT-johto näkee kuntien yhteistyön ja yhteiskehittämisen ajankohtaisen tilanteen.

Yhteistyön ja yhteiskehittämisen avulla kunnat ja kuntayhtymät voivat hyödyntää resurssejaan tehokkaasti ja samalla hyötyä kumppaniorganisaatioiden kokemuksista ja osaamisesta. Kartoituksen avointen vastausten perusteella onnistunut yhteistyö edellyttää muun muassa muutoskyvykkyyden merkityksen ymmärtämistä ja henkilöstön digiosaamisen kehittämistä. Noin puolet organisaatioista kertoi osallistuvansa yhteiskehittämisen hankkeisiin muiden kuntien, kuntayhtymien ja sairaanhoitopiirien kanssa.

Miten arvioit ICT-yhteistyötä ja yhteiskehittämistä omassa organisaatiossasi?Kuvassa 20 pyydettiin vastaajia arvioimaan ICT-yhteistyötä ja yhteiskehittämistä omassa organisaatiossa.

Kuvassa 20 (kysymys 22. kysely tietohallinnosta ja tietotekniikasta 2021) pyydettiin vastaajia arvioimaan ICT-yhteistyötä ja yhteiskehittämistä omassa organisaatiossa.

Suurin osa vastaajista kertoi, että oma organisaatio on mukana digikehittämisen verkostoissa, joissa jaetaan kunnille ja kuntayhtymille tietoa hyvistä käytänteistä.  Puolet vastaajista kertoi organisaation osallistuvan yhteiskehittämishankkeisiin muiden kuntien, kuntayhtymien ja sairaanhoitopiirien kanssa. Lähes puolet vastaajista kertoi myös jakavansa aktiivisesti tietoa toisille hyväksi koetuista ratkaisuista.

Reilu kymmenes vastaajista koki yhteiskehittämisen hankalaksi. Avoimissa vastauksissa ilmeni hankaluutta hankintajuridiikan, hankintamallien ja tasapainoisen vastuunkannon kanssa. Myös kuntien erilaiset tarpeet nousivat hidasteiksi yhteiskehittämisen tiellä.

”Ongelmana ovat organisaatioiden järjestelmien erilaisuus ja kehitystyöhön käytettävissä olevat henkilöstöresurssit eri tahoilla.” (Sitaatti avoimista vastauksista)

Digikyvykkyyden ja yhteiskehittämisen tueksi kaivataan resursseja, tietoa mahdollisuuksista ja kansallisen tason ratkaisuja

Vastaajaorganisaatioilta kysyttiin, minkälaista tukea vastaajaorganisaatiossa kaivataan digikyvykkyyden tai yhteiskehittämisen kasvattamiseksi. Vastauksissa nousi esiin vahvimpana niin taloudelliset- ja henkilöresurssit sekä osaaminen. Lisäksi kaivattiin aktiivista viestintää digimahdollisuuksista, kunnille yhteisiä ratkaisuja yhteisiin tarpeisiin. Myös johdon oivalluttaminen ja muutoskyvykkyyden tärkeys nousi esiin avointen vastausten joukossa.

Kuntakentän heterogeenisyys näkyy vahvasti kuntien mahdollisuuksissa toteuttaa tai osallistua kehittämishankkeisiin. Suuremmilla kaupungeilla on yleisesti paremmat lähtökohdat ja mahdollisuudet toteuttaa kehittämishankkeita kuin pienillä kunnilla. Tämä heijastuu myös eri kokoisten kuntien digikyvykkyyteen. Tämä aihe nousi esiin myös avoimissa vastauksissa.  

”Yhteiskäyttöisiä ratkaisuja pienille kunnille. On tehotonta, että jokainen kunta kilpailuttaa ja hankkia yhteneviin tarpeisiin itsenäisiä ratkaisuja, kun yhteishankinnoilla tulisi voida saada kustannussäästöjä ja yhteiskehittämisellä vaikuttavuus hyötyjä.”

”Valmiita malleja keskitetysti kunnille, joissa toiminta on samankaltaista. Samojen asioiden kehittämiseen käytetään resursseja eri puolilla maata. Erityisesti pienille kunnille kehittämistoiminta on haasteellista.”

(Sitaatit lainattu avoimista vastauksista)

Yhtenä ratkaisuna pienempien kuntien haasteeseen on nähty yhteiskäyttöisten mallien ja ratkaisujen kehittäminen. Vastaajat pitivät myös kansallisten ratkaisujen kehittämistä hyvänä vaihtoehtona nykytilanteeseen, jossa kunnat usein hankkivat erikseen ratkaisunsa, vaikka samaan aiheeseen liittyvän ratkaisun hankinta olisi muidenkin kuntien pöydällä.

Tässä kohtaa olisi hyvä pohtia myös jo olemassa olevien tukirakenteiden hyödyntämistä. Osaavatko kaikki kunnat täysimääräisesti hyödyntää jo nyt olemassa olevia sopimuksia ja palveluita, joiden pitäisi vastata tässä kuvattuihin tarpeisiin? Esimerkiksi julkisen hallinnon yhteishankintayksikkö Hanselin palvelut ovat myös kuntien käytettävissä, mutta osataanko sen puitejärjestelyitä ja sopimustoimittajia hyödyntää laajasti ja tehokkaasti kunnissa? Hanselin toiminta perustuu Hansel-lakiin ja valtio omistaa Hanselista 65 prosenttia ja Kuntaliitto 35 prosenttia. Yhteishankintojen lisäksi Hansel tarjoaa hankintojen asiantuntijapalveluita. Hanselin keskeinen päämäärä on säästää yhteiskunnan varoja lisäämällä tuottavuutta valtion, kuntien, korkeakoulujen ja seurakuntien hankintatoimeen. (www.hansel.fi)

”Varmasti osaamista löytyy, ongelma on enempikin siinä, että aika ei tahdo riittää kaikkeen. Tiedonhallinnassa on tapahtunut valtava muutos pienessä ajassa, mutta henkilöt, jotka näitä asioita hoitavat eivät ole lisääntyneet, vaikka työmäärä on moninkertaistunut.”

(Sitaatit lainattu avoimista vastauksista)

Resurssipula sen eri muodoissa nousee vahvasti esiin vastauksissa. Digikyvykkyyden ja yhteiskehittämisen kasvattamiseksi tarvitaan rahaa ja käsipareja. Moni vastaaja ilmoittaa, että yhteiskehittämiseen osallistumisen esteenä on henkilöresurssien puute.  

”Valmiita, toimivia, aktiivisia verkostoja, joista kerrotaan aktiivisesti. Valtakunnalliset digitalisaation kasvattamisen osaamismerkit. Määräaikaisten rahoitustukien sijaan jatkuva digi rahoitus yhteiskehittämishankkeille.”

Kehittäminen tapahtuu vuorovaikutuksessa, sitä on vaikea tehdä yksin.  Verkostot ja hyvien käytänteiden jakamiseen tarkoitetut tilaisuudet ja tapahtumat tarjoavat ympäristön tälle vuorovaikutukselle. 

Kuntaliitossa työskennellään kuntien yhteiskehittämisen edistämiseksi. Kuntaliiton Yhteiset digiratkaisut -verkosto on tarkoitettu kuntien digikehittäjille osaamisen jakamista ja yhteistyötä varten. Verkoston toimintaan ovat kutsuttu mukaan erityisesti valtiovarainministeriön digikannustinrahaan saaneiden kuntien hankkeiden edustajia, mutta myös kaikkien kuntien digikehittäjät ovat tervetulleita mukaan. Keskeinen toimintamuoto ovat viikoittaiset Digisumpit, joissa esitellään kuntia kiinnostavia hankkeita ja ratkaisuja.

Yhteiskehittämisen kokemuksia Pohjois-Savossa

Digitaalisten palveluiden yhteiskehittämisen haasteita ja mahdollisuuksia on selvitetty, esimerkkinä Pohjois-Savon kuntien yhteistyö (Digitaalisten palveluiden yhteiskehittämisen haasteet ja mahdollisuudet Pohjois-Savon kunnissa, Petri Kejonen, Savonia 2021).  Yhteiskehittämisen haasteiden osalta Kejosen havainnot ovat pitkälti samoja, kuin kuntien digitalisaatiokartoituksen havainnoissa.

Kiinnostavaa on, että selvitettäessä Pohjois-Savon kuntien yhteiskehittämisen piirteisiin kuului, että yhteiskehittämisen mahdollisuuksina nähtiin usko yhteiskehittämisen vahvaan vaikuttavuuteen. Vahvuuksia yhteiskehittämisessä olivat myös henkilöstön omistautuminen ja asenne verkostotyöhön, luottamus, avoimuus ja kyvykkyys toimia verkostossa.

Kuva 21, Digitaalisten palveluiden yhteiskehittämisen haasteet ja mahdollisuudet Pohjois-Savon kunnissa, Petri Kejonen, Savonia 2021, kuva 48, sivu 72.

Kuva 21, Digitaalisten palveluiden yhteiskehittämisen haasteet ja mahdollisuudet Pohjois-Savon kunnissa, Petri Kejonen, Savonia 2021, kuva 48, sivu 72.

Yhteiskehittämisen mahdollistajiksi selvityksestä nousi esiin myös mm. henkilökunnan innostus, ulkopuolinen rahoitus, uusien sukupolvien mukaantulo kehittämistyöhön, sekä nykyaikainen ajattelu asiakkaan osallistamisesta ja kokeilujen toteuttamisesta.

Mielenkiitoinen selvityksessä esitetty kysymys palveluiden yhteiskehittämisen edistämiseksi on ICT Inhouse-yhtiöiden roolin vahvistaminen, ja voidaanko sitä kautta edistää kuntien välistä yhteiskehittämistä.

Yhteenveto

Digikyvykkyyden ja yhteistyön kehittämisen tarve ja merkitys on tunnistettu kuntakentällä. Työelämän murroksen ja digitalisaation myötä kuntien kyvykkyyksien tarpeet ovat myös muuttuneet. Digitalisaation vaikutuksena toiminnan kehittämiseen ja taloudellisiin resursseihin kohdistuneet paineet ovat kasvaneet kunnissa.

Henkilökunnan digiosaamisen ja koulutuksen merkitys ymmärretään, mutta digikyvykkyyden kehittämisen haasteina ovat koulutukseen tarvittavien resurssien (aika ja raha) puute. Tarvetta olisi myös kyetä seuraamaan nykyistä paremmin organisaatioiden osaamistasoa digitalisaatioon liittyvillä osaamisalueilla. Kartoituksen tietojen perusteella kunnilla ja kuntayhtymillä on hyvä ymmärrys yhteistyön ja yhteiskehittämisen tuomasta hyödystä digikehittämiseen ja digikyvykkyyden kasvattamiseksi. Toteutuksen esteenä on useimmiten resurssipula.