Suomen todettiin maaliskuussa 2020 olevan poikkeusoloissa koronavirustilanteen vuoksi. Koronapandemian vuoksi maassa otettiin käyttöön valmiuslaki, joka muutti arkeamme tilapäisesti, mutta voimallisesti. Kuntakentällä oltiin etulinjassa taistelemassa pandemiaa vastaan ja uudelleenjärjestelemässä palveluita yhteiskunnan toimintojen jatkuvuuden takaamiseksi. Teknologian hyödyntäminen oli merkittävässä roolissa yhteiskunnan toimintojen jatkuvuuden mahdollistamisessa koronapandemian aikana.
Pandemian kokemuksista ja vaikutuksista kerättiin kevään 2021 kuluessa tietoja kolmessa kuntien digitalisaatiokartoituksen kyselyssä, jotka oli kohdennettu eri vastaajaryhmille. Näiden kaikkien kyselyiden vastauksia on hyödynnetty tulosten analysoinnissa.
Kartoituksen tässä luvussa käsiteltäviä kokemuksia ja vaikutuksia kerättiin seuraavien kyselyiden ja kysymysten kautta:
Kysely digitalisaatiosta ja johtamisesta, vastaajina kuntien ja kuntayhtymien ylin johto (N=65)
12. Onko organisaationne valmiussuunnitelmassa huomioitu toiminta digitaalisessa ympäristössä?
15. Kuinka arvioitte oman organisaationne onnistuneen pandemiaan sopeutumisessa digitalisaation näkökulmasta eri osa-alueilla?
16. Miten arvioit koronapandemian vaikuttaneen organisaationne digitalisoitumiseen pitkällä tähtäimellä?
18. Otettiinko organisaatiossanne digiloikkaa jossakin palvelussa, jossa sitä muuten ei olisi tapahtunut (ainakaan näin nopeasti)?
19. Kuinka pandemian myötä saadut kokemukset ovat vaikuttaneet digitalisaation hyödyntämiseen organisaation johtamisessa ja toiminnan kehittämisessä?
20. Mitä alla olevista aiheista pandemian aiheuttamassa digiloikassa koettiin haastavina organisaatiossanne?
21. Ratkoimme pandemian aikana digitalisaatioon liittyviä haasteita yhteistyössä
Kysely tietohallinnosta ja tietotekniikasta 2021 (vastaajamäärä n=136)
19. mikä on arvionne COVID-19 pandemian aiheuttamista ICT-menoista ja vaikutuksista investointeihin omassa organisaatiossa 2020?
Kysely sähköisistä ja digitaalisista palveluista (vastaajamäärä n=252)
6. Onko koronapandemia vaikuttanut toimialanne palveluihin?
7. Koronapandemian vaikutukset toimialanne sähköisiin ja digitaalisiin palveluihin
a) Otettiinko toimialallanne koronan vuoksi käyttöön toimintaanne sopivia valmisratkaisuja tai lisenssejä? (esim. Teams).
b) Kehitettiinkö toimialallanne koronan vuoksi uusia sähköisiä palveluita asiakkaille?
c) Kehitettiinkö kunnan sisäiseen työskentelyyn uusia sähköisiä toimintatapoja koronan vuoksi?
8. Voit kommentoida vapaasti koronapandemian vaikutuksia toimialanne palveluihin.
Kuntakentän toiminnan sopeuttaminen koronapandemiaan
Pandemia aiheutti suuria muutoksia kuntaorganisaatioiden toimintatapoihin. Työnteko, erilaisten palveluiden tuottaminen ja päätöksenteko muutti muotoaan ja muutokset piti toteuttaa kiireellisellä aikataululla.
Etätyöntekijöiden määrä kasvoi, suuri osa kouluista siirtyi etäopetuksen piiriin vain muutaman päivän varoitusajalla, ja erityisesti terveydenhuollon palveluita jouduttiin organisoimaan uudelleen vastaamaan pandemian tuomiin haasteisiin. Julkisen alan hyvinvointitutkimuksen mukaan 36 % kuntatyöntekijöistä siirtyi etätyöhön (Julkisen alan työhyvinvointitutkimus 2020, KEVA).
Kartoituksessa selvitettiin kuntaorganisaatioiden johdon arviota organisaation sopeutumisesta päätöksenteossa ja luottamushenkilötyössä, koulutuksessa ja opetuksessa, henkilöstön etätyössä, sekä asiakkaiden palveluissa digitalisaation näkökulmasta.
Kuinka arvioitte oman organisaationne onnistuneen pandemiaan sopeutumisessa digitalisaation näkökulmasta eri osa-alueilla? (kaikki vastaajat = 65)
Kuva 34. Kysymys 15. Kuinka arvioitte oman organisaationne onnistuneen pandemiaan sopeutumisessa digitalisaation näkökulmasta eri osa-alueilla? Kysely digitalisaatiosta ja johtamisesta, 2021.
Vastaajat arvioivat onnistuneensa pääsääntöisesti hyvin: yli 80 prosenttia vastaajista arvioi, että päätöksenteossa ja luottamushenkilötyössä, koulutuksessa ja opetuksessa sekä henkilöstön etätyössä onnistuttiin pandemiaan sopeutumisessa vähintään jokseenkin hyvin.
Asiakkaiden palveluiden sopeuttamista digitaaliseen muotoon pidettiin vastaajaorganisaatioissa selvästi muita osa-alueita haastavampana. Avoimissa vastauksissa kerrottiin, että kaikkia asiakasryhmiä on ollut vaikeaa tavoittaa tai palvella digitaalisesti. Ikääntyneen väestön palveluiden järjestäminen etänä koettiin vaikeaksi.
Etäopetukseen siirtyminen keväällä 2020 oli merkittävä muutos opetuksen ja koulutuksen toimialalla ja vaikutti laajasti kuntalaisten arkeen. Kartoituksen vastausten perusteella kuntaorganisaatiot ovat onnistuneet etäopetuksessa pääasiassa hyvin. Etäopetukseen siirtyminen vaikutti laitekantojen kasvuun, kun kaikkien oppilaiden käyttöön piti saada tietokoneet käyttöönsä. Tilanne vaati opettajilta, että oppilailta kykyä toimia digitaalisessa ympäristössä ja luovuutta sopeutua uuteen tilanteeseen.
Kunnallinen demokraattinen päätöksentekojärjestelmä joutui sopeutumaan kokoontumisrajoituksiin nopeasti ja eri kunnissa eri valmiuksin. Myös Kuntaliiton lakiyksikköön tuli koronaepidemian alkuvaiheessa paljon kysymyksiä siitä, miten etäkäytäntöjä voidaan tuoda mukaan kunnalliseen päätöksentekoon siten, että päätöksenteko voidaan tehdä laillisesti ja demokraattisesti, mutta rikkomatta kokoontumisrajoituksia. Myös tietosuoja ja tietoturvakysymykset nousivat esiin, kun päättäjät joutuivat tekemään päätöksiä esimerkiksi kodeistaan käsin.
Monen kunnan ensimmäinen tehtävä oli päivittää hallintosääntö sellaiseksi, että se mahdollistaa päätöksenteon myös etäyhteyksin.
Kuntaliiton verkkosivuille koottiin erilaisia ohjeita, joissa mm. muistutettiin, että toimivaltaa on mahdollista delegoida viranhaltijalle esimerkiksi määräajaksi, mikäli näin hallintosäännössä on määrätty.
Kuntatyönantajat ovat Työn murros- hankkeessaan 2021 tutkineet miten koronapandemia haastoi kuntayöntekijät 2020. Työn murros -hankkeen tulosten mukaan korona-ajan digiloikassa merkittävintä ei ollut uusi teknologia, tarvittava teknologia oli laajalti ollut käytettävissä jo ennen korona-aikaa. Merkittävimpänä koettiin etäpalveluihin ja etäosallistumiseen liittyvä toimintakulttuurin muutos. Tuloksista käy ilmi, että korona-aikana yli puolet kunta-alan henkilöstöstä jatkoi lähityössä, 36 % siirtyi etätyöhön joko osittain tai kokoaikaisesti. Tämän lisäksi 11 % henkilöstöstä siirtyi tai siirrettiin osittain tai kokonaan toisiin tehtäviin. Voit lukea lisää Työn murros -hankkeen raportista Johdanto kunta-alan työn murroksen seurantaan ja yhteenveto tuloksista.
Edellä mainituista, jokseenkin dramaattisista muutoksista huolimatta kuntaorganisaatioiden johdossa on koettu, että tilanteesta selvittiin hyvin.
Pandemian vaikutukset pitkällä aikavälillä
Kuntaorganisaatioiden johtoa pyydettiin arvioimaan, miten koronapandemia on vaikuttanut organisaation digitalisoitumiseen pitkällä aikavälillä, ja yli 80 % piti todennäköisenä, että digikäytännöt ovat jäämässä vähintään jossain määrin pysyviksi toimintatavoiksi.
Miten arvioit koronapandemian vaikuttaneen organisaationne digitalisoitumiseen pitkällä tähtäimellä? (Kaikki, n=65)
Kuva 35. Kysymys 16. Miten arvioit koronapandemian vaikuttaneen organisaationne digitalisoitumiseen pitkällä tähtäimellä? Kysely digitalisaatiosta ja johtamisesta, 2021. Avaa kuva uuteen selainikkunaan.
Vastaajat pohtivat digitalisoitumista kuuden väittämän kautta, jotka liittyivät etätyöhön, etäopetukseen, luottamustoimen etäkokouksiin, ohjelmistoihin, etätyön toimintaohjeiden päivittämiseen ja palveluiden tarjoamiseen etänä tai puhelimitse.
Vastaajista 90 % suhtautui myönteisesti etätyön jatkumiseen osana organisaation pysyviä toimintatapoja pandemian jälkeen. Etätyöhön liittyvien ohjelmistojen hyödyntäminen ja toimintatapojen jatkaminen nähtiin myös jäävän osaksi pysyvää toimintaa.
”Etätöitä tullaan lisäämään ja digitaalisia palveluita kehitetään.”
- Keskisuuren kunnan johtaja”Etätyöstä tulossa hybridikäytänne, teamsympäristön potentiaali hyödynnetään paremmin, matkakulut ja kokouskulut pienentyneet, ulkoiset vuokrakulut pienentyneet.”
- Suuren kunnan johtajaSitaatit lainattu avoimista vastauksista.
Etäopetuksen lisäämiseen suhtauduttiin muita esimerkkejä varauksellisemmin, mutta senkin osalta yli puolet vastaajista vastasi, että etäopetuksen laajempi toteuttaminen kiinnostaa kunnassa. Lainsäädännön näkökulmasta perusopetuksen etäopetus ei tällä hetkellä ole mahdollista toteuttaa (muutoin kuin poikkeusaikalainsäädännän kautta), toisella asteella vapautta etäjärjestelyihin on laajemmin.
Kuntaorganisaatiot arvoivat, että luottamustyössä hyödynnetään etäkokouksia jossain määrin myös tulevaisuudessa. Mahdollisuus etäosallistumiseen luottamustehtävissä on tuonut toimintaan joustavuutta. Etäkokousten yleistymisen myötä niin viranhaltijoilla kuin luottamushenkilöillä on paremmat mahdollisuudet osallistua kunnan kokouksiin elämäntilanteesta riippumatta. Aiemmin etäkokouskäytännöt ovat kiinnostaneet erityisesti saaristossa tai pitkien etäisyyksien alueilla, mutta pandemian vuoksi etäkäytännöt yleistyvät koko maassa.
”Kaikki kokoukset pidetään virtuaalisesti ja asiakirjat allekirjoitetaan sähköisesti.”
- Sairaanhoitopiirin johtajaSitaatti lainattu avoimista vastauksista.
Tämä mahdollisuus on voinut houkutella mukaan myös uusia henkilöitä kunnallisiin luottamustehtäviin. Aika näyttää kuinka pysyviä etä- tai hybridikokoukset kunnallisessa päätöksenteossa tulevat olemaan.
Palveluiden tarjoaminen etänä on mahdollisuus, jota on pandemian vuoksi jouduttu kokeilemaan. Vastaajista yli 80 % arvioi, että myös vastaisuudessa kunnan palveluita tullaan tarjoamaan puhelimitse tai etänä.
Pandemian vuoksi kuntaorganisaatiot joutuivat kehittämään etäratkaisuja palveluiden tuottamiseksi ja moni koronan vuoksi käyttöönotettu ratkaisu tai toimintamalli on osoittautunut toimivaksi, ja siten etäpalvelut on nähty mahdolliseksi myös jatkossa.
Pandemian myötä saadut kokemukset ovat vaikuttaneet organisaation johtamiseen ja toiminnan kehittämiseen
Pandemian mukanaan tuoma digiloikka on kartoituksen aineiston perusteella vauhdittanut digitalisaation hyödyntämistä organisaation johtamisessa ja toiminnan kehittämisessä.
Vastaajilta kysyttiin kuinka pandemian myötä saadut kokemukset ovat vaikuttaneet digitalisaation hyödyntämiseen organisaation johtamisessa ja toiminnan kehittämisessä? Avoimista vastauksista muodostui kaksi teemaa, jotka ovat
1) digitalisaation tuomien hyötyjen ja mahdollisuuksien tunnistaminen ja
2) digitalisaation tuomien mahdollisuuksien hyödyntäminen.
Digitalisaation hyödyt ja mahdollisuudet liitettiin etätyöhön, palaverikäytäntöihin sekä yleisesti palveluiden ja toiminnan kehittämiseen.
Koronapandemian nähtiin sekä nopeuttaneen uusien toimintatapojen omaksumista että vahvistaneen jo olemassa olevaa osaamista. Vastaajat arvioivat, että pandemian pakottamat muutokset ovat myös vähentäneet digitalisaation liittyvää muutosvastaisuutta.
”Hyvä alkusysäys. Ilman koronaa ei teams-loikkaa olisi tehty, vaan edessä olisi ollut muutosvastarinta. teams-loikasta on hyvä lähteä kohti Suomen oikeaa digiloikkaa, joka on aivan muuta kuin teams-kokoustaminen.”
- keskisuuren kunnan johtaja”Hyödyt ja potentiaali on opittu tunnistamaan ja huomaamaan digitalisaatio työkaluna.”
- kuntayhtymän johtaja”Digitalisaation mahdollisuudet ovat esillä kaikessa toiminnan suunnittelussa.”
- kuntayhtymän johtaja”Merkitys on ymmärretty ja asian edistämiseen on tahtotila.”
- Pienen kunnan kunnanjohtajaSitaatit on lainattu aineiston avoimista vastauksista.
Avoimien vastausten perusteella poikkeusajan kokemukset kannustavat kuntia jatkamaan hyväksi havaittuja toimintamalleja myös poikkeusolojen jälkeen ja hyödyntämään digitalisaation tuomia mahdollisuuksia toiminnan, käytänteiden ja palveluiden kehittämisessä.
”Muutoksen toteuttaminen on pakon edessä onnistunut hyvin ja oppeja tulee huomioida jatkokehityksessä.”
- Suuren kaupungin johtaja”Seudullinen yhteistyö on tehostunut etäkokousten myötä, viranhaltijat osallistuvat enemmän koulutuksiin / kollegiaaliseen yhteistyöhön kun ei tarvitse matkustaa.”
- Pienen kunnan kunnanjohtaja”Etätyöstä on tullut hyväksyttävämpää, palveluiden sähköistämistä edistetään voimakkaasti.”
- Keskisuuren kaupungin kaupunginjohtajaSitaatit on lainattu aineiston avoimista vastauksista.
Digitalisaation hyödyntämiseen liitettiin tiiviisti etätyö ja sen lisääntyminen. Etätyön odotetaan kasvavan kuntaorganisaatioissa, mihin liittyen vastauksissa pohdittiin myös hybridimallia, jolla tarkoitetaan työskentelyä osittain työpaikalla ja osittain etänä.
”Etätyö tulee olemaan huomattavasti suuremassa roolissa kuin ennen pandemiaa myös jatkossa. Se tulee vaikuttamaa tilatarpeita vähentävästi mutta samalla edellyttää etätyön mahdollistavan teknologian hyödyntämisen vaatimia resursointeja. Myös etenkin henkilöstöjohtaminen tulee muuttumaan etätyön yleistymisen seurauksena.”
- Suuren sairaanhoitopiirin johtaja”Vi har fått nya modernare datapark för att klara av distansarbete. Flexiblare syn på arbete och fler möjligheter för deltagande i olika möten.”
- Pienen kunnan kunnanjohtajaSitaatit on lainattu aineiston avoimista vastauksista.
Pandemian vaikutukset kuntien ICT-menoihin
Kuntien ja kuntayhtymien tietohallinnosta vastaavia pyydettiin arvioimaan COVID-19 pandemian vaikutusta ICT-menoihin ja ICT-investointeihin vuonna 2020. Vastausten perusteella koronapandemian vaikutukset ovat olleet vaihtelevia mutta jääneet pääsääntöisesti kohtuullisiksi. Muutamissa organisaatioissa on tehty mittavia investointeja, mutta suurimmassa osassa pandemialla ei ole ollut suurta vaikutusta ICT-kustannuksiin.
Pandemian aiheuttamat ICT-kustannukset suhteutuvat kuntakokoon. Kysymyksen vastaajista (n=92) yhdeksän kuntaa on ilmoittanut pandemian kustannusten olevan yli 100 000 euroa, jopa miljoonia.
Pandemia on nopeuttanut etätyötapojen käyttöönottoa sekä muita vastaavia toimintatapoja, joita kohti olisi siirrytty muutoinkin pidemmällä aikavälillä ja näin vauhdittanut joidenkin investointien toteutumista.
”Ovat kasvaneet jonkin verran laite-, ohjelmisto- ja palveluhankintojen seurauksena. Suurin kasvu on tullut etätyömahdollisuuden järjestämisestä.
- Pienen kuntayhtymän ICT-vastaavaAvoimissa vastauksissa korostui etätyöhön ja -opiskeluun siirtymisen vaikutukset menoihin ja investointeihin. Vastauksista käy ilmi, että kuntien ja kuntayhtymien lähtökohdat ovat olleet hyvät ja niiden on ollut mahdollista reagoida nopeasti pandemian tuomiin tarpeisiin siirtyä etätöihin, - kokouksiin ja -opiskeluun.
”Investoinneissa ja käyttömenoissa +5-15 % menolisäys pandemiasta johtuen laitehankintojen ja ohjelmistohankintojen osalta.”
- Keskisuuren kunnan ICT-vastaavaVastaajat kertoivat, että etätyöskentelyn huomattava lisääntyminen tarkoitti monessa organisaatiossa uusien laitteiden, käyttöjärjestelmien, lisenssien ja ohjelmistojen hankintaa tai päivitystä. Etätyön lisääntyessä organisaation toimintaympäristö laajenee ja tämä aiheuttaa välillisiä kustannuksia, kuten esimerkiksi ICT tuen kasvua, vaikutuksia vallalla oleviin käytäntöihin ja politiikkoihin (tietosuoja, tietoturva, loppukäyttäjien vastuut ja tarvittava koulutus).
”Teams -lisenssit ekstrana. Ei muuta.”
- Pienen kunnan ICT-vastaava”Kannettavia tietokoneita hankitaan merkittävästi lisää, Vpn- yhteyksiä ja muuta teknologiaa, joka mahdollistaa etätyöskentelyn.”
- Pienen kunnan ICT-vastaavaSitaatit lainattu avoimista vastauksista.
Digitalisaatio on osa kunnan varautumista
Valmiuslain varautumisvelvoite (12 §) velvoittaa kuntia, kuntayhtymiä ja kuntien yhteenliittymiä varmistamaan tehtävien mahdollisimman hyvän hoitamisen myös poikkeusolojen aikana. Kartoituksessa kysyttiin kuntaorganisaatioiden johtajilta, onko toiminta digitaalisessa ympäristössä huomioitu organisaation valmiussuunnitelmassa ja mikäli valmiussuunnitelmassa on havaittu kehittämistarpeita.
Onko organisaationne valmiussuunnitelmassa huomioitu toiminta digitaalisessa ympäristössä?
Kuva 36. Kysymys 12. Onko organisaationne valmiussuunnitelmassa huomioitu toiminta digitaalisessa ympäristössä? Kysely digitalisaatiosta ja johtamisesta, 2021.
Vastausten perusteella, yli puolessa kunnista ja kuntayhtymistä on valmiussuunnitelmassa huomioitu toiminta digitaalisessa ympäristössä. Organisaatioissa tunnistettiin myös valmiussuunnitelman kehitystarpeita, jotka jakautuivat koko valmiussuunnitelman päivittämiseen tai suunnitelman eri osien muokkaamiseen. Vastaajat nostivat esille viestintään, päätöksentekoon, energian saatavuuteen, tietoliikennekapasiteetin riittävyyteen, digitaalisten välineiden saavutettavuuteen ja työntekijöiden osaamiseen liittyviä päivitystarpeita.
Tietohallinnon ja varautumisesta vastaavien henkilöiden yhteistyö on tärkeä linkki varmistaa toiminnan sujuvuus, kun kuntaorganisaatioiden toiminta on kasvavassa määrin riippuvainen erilaisista digitaalisista toimintamalleista. Yhteistyön voisi olla tarpeen jopa huomioida tehtävänkuvien tasolla.
Digiloikan haasteet
Vaikka kuntakentällä on selviydytty pandemian aiheuttamista digiloikasta olosuhteisiin nähden hyvin, on nopea toiminnan muutos ja uusien teknologisten ratkaisujen käyttöönotto tuonut myös haasteita. Kartoituksessa kysyttiin pandemian aiheuttaman digiloikan haasteista kuntaorganisaatioissa.
Mitä alla olevista aiheista pandemian aiheuttamassa digiloikassa koettiin haastavina organisaatiossanne?
Kuva 37. Kysymys 20. Mitä alla olevista aiheista pandemian aiheuttamassa digiloikassa koettiin haastavina organisaatiossanne? Kysely digitalisaatiosta ja johtamisesta, 2021.
Vastausten mukaan suurimpia haasteita toiminnan muutokselle aiheuttivat ihmisten digitaidot ja -osaaminen. 71 % vastaajista koki, että henkilöstön taitotasoon liittyi haasteita. Tekniset haasteet (43 %) ja ihmisten asenteet ja pelot (34 %) olivat myös verrattain yleisiä.
Noin neljäsosa vastaajista arvioi, että viestinnälliset haasteet, puutteelliset välineet ja oikeudelliset kysymykset asettivat haasteita. Vastaajista vain 14 % koki, että toimintakulttuuri ei tukenut muutosta. Vastausten perusteella voidaan todeta, että haasteiden kirjo on ollut laaja. Kartoituksen avoimista vastauksista käy ilmi, että näistä haasteista on selvitty hyvin.
Yhteisiä haasteita voi olla helpompi ratkoa yhdessä muiden toimijoiden kanssa. Kartoituksessa selvitettiin, kenen kanssa kuntaorganisaatiot ratkoivat pandemian myötä ilmenneitä haasteita. Tässä kysymyksessä vastaaja on voinut valita useamman kunnan tilannetta kuvaavan vaihtoehdon, eli kunnassa on voitu sekä pohtia asioita sisäisesti että yhteistyössä. Tuloksista kuitenkin erottuvat yleisimmät lähestymistavat.
Ratkoimme pandemian aikana digitalisaatioon liittyviä haasteita yhteistyössä:
Kuva 38. Kysymys 21. Ratkoimme pandemian aikana digitalisaatioon liittyviä haasteita yhteistyössä. Kysely digitalisaatiosta ja johtamisesta, 2021.
Yli puolet vastaajista kertoo ratkoneensa digitalisaatioon liittyviä haasteita yhdessä muiden kuntien kanssa ja noin puolet organisaatioista ilmoitti selvittäneensä haasteita oman palvelutuottajansa kanssa. Yleisinä kumppaneina näyttäytyivät myös muut julkisen sektorin toimijat (42 %) ja toimintamalli, jossa haasteita pohdittiin oman organisaation sisällä (37 %). Neljännes kunnista on ratkonut ongelmia yksityisten toimijoiden kanssa. Kuntaliitto, kolmas sektori ja muut toimijat ovat harvinaisempia yhteistyökumppaneita pandemiaan liittyvien haasteiden ratkomisessa.
Koronapandemian vaikutukset eri toimialojen palveluihin
Pandemian vaikutukset koettiin laajasti kuntien toimialoilla koskien sekä organisaation sisäisiä palveluita, että suoraan kuntalaisille tuotettuja palveluita. Tässä kappaleessa käsitellään pandemian vaikutuksia kuntien eri toimialojen näkökulmasta. Kysymysten kohderyhmänä on ollut toimialojen johto (keskushallinto, rakennettu ympäristö, sivistystoimi- ja kulttuuri, sosiaali- ja terveydenhuolto).
Onko koronapandemia vaikuttanut toimialanne palveluihin?
Kuva 39. Kysymys 6. Onko koronapandemian vaikuttanut toimialanne palveluihin? Kysely sähköisitä ja digitaalisista palveluista, 2021.
Toimialojen johtajilta kysyttiin, onko koronapandemia vaikuttanut toimialan palveluihin ja lähes kaikki (98 %) vastaajat kokivat, että pandemialla on ollut vaikutusta palveluihin. Suurin osa organisaatioista vastasi pandemialla olleen joitakin (46 %) tai lukuisia (43 %) vaikutuksia palveluihin. Noin 10 % ajatteli, että palveluihin on tehty perustavanlaatuisia ja pysyviä muutoksia.
Kun vastauksia tarkastellaan toimialoittain (sivistystoimi ja vapaa-aika, yleishallinto, rakennettu ympäristö, sosiaali- ja terveydenhuolto) huomataan, että koronapandemialla on ollut vaikutusta palveluihin toimialasta riippumatta, mutta erityisesti sivistystoimen ja vapaa-ajan palveluissa sekä sosiaali- ja terveyshuollossa.
Toimialojen eroja selittänee palveluiden luonne. Sivistystoimen ja vapaa-ajan puolella tehtiin suuri digiloikka perusopetuksen ja toisen asteen opetuksessa, samoin sosiaali- ja terveyspalveluissa laajasti, mutta erityisesti asiakaspalvelutyössä.
Rakennetun ympäristön palvelut ovat kyselyn vastausten perusteella selvinneet pandemiasta pienimmillä vaikutuksilla. Rakennetun ympäristön palveluista monet ovat hyödyntäneet sähköisiä palveluita jo ennen koronapandemiaa ja toiseksi palveluiden luonne ei vaadi henkilökontakteja samoissa määrin kuin sivistystoimen ja vapaa-ajan, sekä sosiaali- ja terveydenhuollon toimialoilla.
Otettiinko toimialallanne koronan vuoksi käyttöön toimintaanne sopivia valmisratkaisuja tai lisenssejä? (esim. Teams)
Kuva 40. Kysymys 7.a) Otettiinko toimialallanne koronan vuoksi käyttöön toimintaanne sopivia valmisratkaisuja tai lisenssejä? (esim. Teams). Kysely sähköisitä ja digitaalisista palveluista, 2021.
Suurimassa osassa kuntia otettiin koronan vuoksi käyttöön toimintaan sopivia valmisratkaisuja tai lisenssejä. Yli 100 000 asukkaan kaupungeissa valmisratkaisuja ja lisenssejä otettiin käyttöön muita kuntia vähemmän. Tätä selittänee, että suurissa kaupungeissa sähköiset työtilat ovat olleet käytössä jo ennen pandemiaa.
Vastaukset jakautuivat melko yhteneväisesti myös toimialoittain tarkasteltuna (sivistystoimi ja vapaa-aika, yleishallinto, rakennettu ympäristö, sosiaali- ja terveydenhuolto).
Sopivat valmisratkaisut
Vastaajia pyydettiin avoimissa vastauksissa kertomaan, millaisia valmisratkaisuja tai lisenssejä organisaatiossa otettiin käyttöön koronan vuoksi. Yleisimmin hyödynnetty sähköinen työkalu oli vastausten perusteella Microsoftin Teams viestintä- ja yhteistyöalusta. Vastauksissa toistuivat myös Zoom, sähköinen allekirjoitus, Skype ja Googlen etätyökalut, joista erityisesti Google meet. Vastauksissa mainittiin myös muita sähköisiä palveluita kuten Discord, Citrix, Pulse secure ja videovisit.
Kehitettiinkö toimialallanne koronan vuoksi uusia sähköisiä palveluita asiakkaille?
Kuva 41. Ksymys 7. b) Kehitettiinkö toimialallanne koronan vuoksi uusia sähköisiä palveluita asiakkaille? Kysely sähköisistä ja digitaalisista palveluista, 2021.
Kunnat jakautuvat lähes tasan sen suhteen, onko kunnassa kehitetty koronan vuoksi uusia sähköisiä palveluita asiakkaille. Vastaajista 51 % ilmoitti, että asiakkaille on kehitetty uusia sähköisiä palveluita ja 41 % kertoi, että uusia sähköisiä palveluita ei ole kehitetty. Sähköisten palveluiden kehitystyötä on vastausten perusteella tehty enemmän kunnissa kuin kuntayhtymissä. Pääsääntöisesti kehitystyötä on tehty sitä enemmän, mitä isompi kunta on kyseessä.
Sähköisten palveluiden kehittämisessä oli eroa toimialojen välillä.
Kartoituksen perusteella digitaalisia palveluita on kehitetty koronan vuoksi aktiivisemmin sosiaali- ja terveysalalla sekä sivistystoimen ja vapaa-ajan sektorilla. Rakennetun ympäristön toimialalla sähköisten palveluiden kehittäminen näyttää kartoituksen perusteella olleen vähäisempää. Toimialojen eroja selittänee jälleen palveluiden luonne.
Uudet sähköiset palvelut asiakkaille
Monissa organisaatioissa otettiin koronan myötä käyttöön uusia sähköisiä palveluita mm. lomakkeita ja ajanvarausjärjestelmiä. Etäopetukseen siirtyminen pakotti kunnat kehittämään etäopetusta palvelevia käytäntöjä ja hyödyntämään erilaisia etätyökaluja.
Etäpalveluita, kuten terveydenhuollon etävastaanottoja, kuntoutustoimintaa ja perhevalmennusta kehitettiin. Terveydenhuollon palveluista nostettiin esiin myös mahdollisuus tehdä koronaoirearvio verkossa.
Myös erilaisia tapahtumia, kuten liikuntatunteja, kokouksia, konsertteja ja asukasiltoja järjestettiin verkon välityksellä. Useat vastaajat kertoivat, että nuorisotyötä vietiin verkkoon koronan vuoksi. Vastauksissa mainittiin sähköisen nuorisotilan ja discord-palvelun käyttöön ottaminen.
Lisäksi vastauksissa kuvattiin, että verkossa tapahtuvaa viestintää lisättiin koronan myötä. Muutamat organisaatiot ilmoittivat ottaneensa käyttöön myös robottien soittamat puhelut ja koronabotin. Myös itsepalvelukirjastotoiminnan kehittäminen nousi esille avoimissa vastauksissa.
Vastaajat kertoivat, että organisaatioissa otettiin digiloikkia kunnan toimielinten kokouskäytänteissä, sekä muussa luottamushenkilöiden työskentelyyn liittyvissä tilaisuuksissa.
Kehitettiinkö kunnan sisäiseen työskentelyyn uusia sähköisiä toimintatapoja koronan vuoksi?
Kuva 42. Kysymys 7. c) Kehitettiinkö kunnan sisäiseen työskentelyyn uusia sähköisiä toimintatapoja koronan vuoksi? Kysely sähköisistä ja digitaalisista palveluista, 2021.
Vastausten mukaan suurin osa (78 %) kunnista ja kuntayhtymistä kehitti uusia sähköisiä työtapoja koronan vuoksi. Uusia sähköisiä toimintamalleja luotiin kuntakoosta ja toimialasta riippumatta.
Uudet toimintatavat kunnan sisäiseen työskentelyyn
Koronapandemia sai kunnat kehittämään organisaation sisäisiä toimintatapoja. Monet työntekijät siirtyivät etätöihin ja kokous- ja palaverikäytäntöihin piti tehdä muutoksia. Avoimissa vastauksissa korostui Teams -työtilan käyttöönotto, mutta myös muita etätyötä ja viestintää tukevia alustoja ja välineitä nostettiin esille mm.: Office 365, Googlen etätyökalut (esim. Meet, Jambord, Classroom), intranet, Sharepoint, Mural, Padlet, Kahoot, Menti, Miro ja VPN-yhteys.
Vastauksissa kuvattiin, että organisaatioissa on kiinnitetty huomiota sisäisen viestinnän kehittämiseen, johon liittyviä sähköisiä palveluita ovat esimerkiksi whatsapp ja slack.
Pandemian laajat vaikutukset palveluihin ja organisaation toimintaan
Moni vastaaja on kommentoinut pandemian aikaisia kokemuksia positiivisen kautta sysäyksenä kohti uusia toimintatapoja, jota ei muuten välttämättä olisi tullut tehtyä ja osa uusista toimintatavoista näyttää jäävän osaksi pysyvää toimintaa.
Pandemia on osoittanut, että kunnat ovat muuntautumiskykyisiä ja tilanteen vaatiessa resilienssiä, eli kykyä sopeutua muutokseen löytyy. Pandemian aikana palvelut ja yhteydenotot siirtyivät sähköisiin kanaviin, mutta myös joitain palveluita on jouduttu tilapäisesti sulkemaan tai rajoittamaan.
Vapaamuotoisissa vastauksissa nousi myös esiin koronapandemian vaikutukset henkilöstön jaksamiseen. Nopean toimintatapojen muuttamisen, jatkuvasti muuttuvaan tilanteen reagointivalmiuden ylläpito ja samanaikainen tavanomaisten tehtävien hoitaminen on koettu kuormittavana.
Vaikka kuntakentän tilanne on ollut vaihteleva, on tietohallinto pärjännyt hyvin tilanteen vaikeuksista huolimatta. Vastauksista on käynyt ilmi, että siirtymä etänä järjestettävään toimintaan, niin työn, palveluiden tai päätöksenteon osalta on olosuhteisiin nähden ollut onnistunut. Vaikuttaa siltä, että kuntaorganisaatioilla on jo ennen koronaa ollut valmiuksia yllätyksenä tulleen digiloikan toteuttamiseen.