Tietopyyntöjen tulvan käsittely

Perussäännöt eivät muutu, vaikka pyyntö olisi tehty tekoälyllä. Sääntelyn mukaan: 

• Pyyntöä ei tarvitse perustella, sen voi tehdä anonyymisti ja suullisesti. Henkilöllisyyttä ja käyttötarkoitusta voi kysyä vain, kun pyydetään henkilörekisterin tietoja tai salassa pidettävää tietoa. 
• Vastaus annetaan viivytyksettä, viimeistään 2 viikossa. Jos asiakirjoja on paljon tai pyyntö vaatii erityistoimenpiteitä, määräaika on 1 kuukausi (JulkL 14 § 4 mom.). 
• Jos tietoa ei anneta, pyytäjälle kerrotaan syy ja mahdollisuus saada asiasta valituskelpoinen päätös (JulkL 14 § 3 mom.). 
• Määräajan ylittäminen rinnastuu kieltäytymiseen, josta voi valittaa (JulkL 33 §). Pelkkä vastaamatta jättäminen ei siis poista asiaa. 
• Tietopyyntö on itsekin viranomaisen asiakirja: se kirjataan ja on lähtökohtaisesti julkinen. 

Viranomainen ei voi kieltäytyä luovuttamasta tietoa pyynnön perustella siksi, että pyytäjä koetaan hankalaksi tai koska pyyntö on tehty tekoälyä hyödyntäen. Jos tieto- tai asiakirjapyyntöjä tulee paljon samalta taholta, voi olla tarpeen keskittää vastaaminen jollekin tietylle viranhaltijalle. 

Esitetyt tietopyynnöt ja pyyntöihin annetut vastaukset päivämäärineen tai muut toimenpiteet kannattaa merkitä selkeästi muistiin tai asianhallintajärjestelmään, jotta voidaan tarkistaa, onko niihin vastattu ja milloin. 

Viranomaiselle tulevat yhteydenotot voivat olla oikeudellisesti hyvin erilaisia. Pyynnön laji ratkaisee, mitä viranomaisen on tehtävä, missä ajassa ja voiko vastauksesta valittaa. 

Tietopyyntö koskee viranomaisen hallussa jo olevaa asiakirjaa (JulkL 9 §, 5 §). Pyytäjän ei tarvitse perustella pyyntöään. Viranomaisen on vastattava viimeistään kahdessa viikossa, laajoissa pyynnöissä enintään kuukaudessa (JulkL 14 §). Kieltäytymisestä voi pyytää valituskelpoisen päätöksen. Julkisuuslaki ei velvoita laatimaan uusia selvityksiä, mutta tietojärjestelmästä vähäisin toimenpitein muodostettava kooste voi olla asiakirja, joka on annettava. 
Esimerkiksi: “Lähettäkää kunnanhallituksen 15.9. pöytäkirja liitteineen.” tai “Haluan nähdä tarjoukset, jotka kunta sai koulukuljetusten kilpailutuksessa.” 

Neuvontapyyntö koskee apua hallintoasian hoitamisessa: miten asia pannaan vireille, mitä liitteitä tarvitaan tai missä vaiheessa käsittely on. Viranomaisen on annettava neuvontaa maksutta toimivaltansa rajoissa ja ohjattava tarvittaessa oikeaan viranomaiseen (HL 8 §). 
Esimerkiksi: “Miten haen koulupaikkaa lapselleni?” tai “Kuuluuko kotikatuni katuvalon korjaaminen kunnalle vai tiekunnalle?” 

Selvityspyynnössä pyydetään viranomaista perustelemaan toimintaansa, ottamaan kantaa tai kokoamaan tietoa, jota ei ole valmiina. Yleistä lakisääteistä velvollisuutta laatia selvityksiä ei ole, mutta asiallisiin yhteydenottoihin vastataan hyvän hallinnon mukaisesti. Jos vastaus löytyy olemassa olevasta asiakirjasta, pyyntö käsitellään tietopyyntönä. Jos pyytäjä moittii viranomaisen toimintaa, kyse voi olla hallintokantelusta (HL 8 a luku). 
Esimerkiksi: “Selvittäkää, paljonko kunta on käyttänyt konsultteihin viidessä vuodessa toimialoittain.” tai “Miten kunta aikoo jatkossa estää vastaavat vesivahingot uimahallissa?” 

Kun laji on epäselvä 

Samassa viestissä voi olla kaikkia kolmea: “Miksi lupaani ei ole käsitelty, mitä minun pitää tehdä ja lähettäkää naapurin lausunto.” Kukin osa käsitellään omien sääntöjensä mukaan, ja tietopyynnön määräaika alkaa kulua heti. Jos pyynnön luonne jää epäselväksi, viranomaisen on selvitettävä asia pyytäjältä, esimerkiksi kysymällä: “Haluatteko kopion tietystä asiakirjasta vai vastauksen kysymykseenne?” 

Alla olevasta taulukosta näkee eri viestisisältöjen oikeudellisen kehyksen:  

Jos pyydettyä asiakirjaa ei ole, asiakirjaa ei voida luovuttaa. Viranomaisella ei ole velvollisuutta luoda uusia asiakirjoja tietopyynnön johdosta. Pyynnöstä viranomaisen tulee kuitenkin tehdä asiakirjan antamatta jättämisestä valituskelpoinen hallintopäätös. 

Julkisuuslain tarkoituksena on viranomaistoiminnan avoimuus ja mahdollisuus valvoa julkisen vallan käyttöä (JulkL 3 §). Tätä tarkoitusta voi käyttää tulkinta-apuna silloin, kun rajanveto on vaikeaa. Pääperiaate on, että tietoja annetaan mahdollisimman laajasti, ja vain ne tiedot, jotka on nimenomaisesti laissa säädetty salassa pidettäviksi, jätetään antamatta.  

Hallintolain 25 §:n mukaan ”Jos viranomaisessa tehtävä päätös saattaa merkittävästi vaikuttaa muun samassa viranomaisessa samanaikaisesti vireillä olevan asian ratkaisemiseen, viranomaisen on valmisteltava asiat yhdessä ja ratkaistava samalla kertaa, jollei yhdessä käsittelemisestä aiheudu haitallista viivytystä tai jollei se ole asian laadun taikka luonteen vuoksi tarpeetonta.” 

Saman pyytäjän samaa asiakokonaisuutta koskevat pyynnöt voi siten usein käsitellä yhtenä asiana. Pilkottu pyyntötulva on yhteen laskettuna laaja pyyntö, ja se voi oikeuttaa sekä pidempään käsittelyaikaan että erityistoimenpiteiden laskuttamiseen.  

Eri ihmisten pyyntöjä ei voi yhdistää vain siksi, että ne näyttävät koordinoiduilta. Jos on selvää näyttöä samasta lähettäjästä (sama osoite, sama pohjateksti, sama allekirjoitus), yhdistäminen on perusteltavissa. Yhdistäminen ei saa viivästyttää selvästi erotettavien, helposti annettavien asiakirjojen antamista.  

Laajasta, erityistoimenpiteitä vaativasta tiedonhausta saa periä maksun (JulkL 34 § ). Lisäksi kopioista ja tulosteista voi periä kunnan taksan mukainen maksu. Maksun voi periä:  

• Kopioista ja tulosteista taksan mukaisesti  
• Myös sähköpostitse annetusta tai nähtäväksi annetusta tiedosta, jos asiakirja ei ole yksilöitävissä ja löydettävissä asiakirjarekisteristä, sen luokittelusta tai hakutoiminnoista, ja haku vaatii aineiston seulontaa asiakirja kerrallaan. Esimerkiksi jos pyydetään laskuja, joissa tietty virkamies on toiminut isäntänä, kun tilinpito ei tunne tällaista hakuehtoa.  
• Erityistoimenpiteitä vaativasta tietopyynnöstä, esimerkiksi runsas salassa pidettävien tietojen poistaminen tai erityiset hakuun, seulontaan tai yhdistelyyn tarvittavat tietojärjestelmätoimet. 

Kunnalla on oltava hallintosäännössä tai kunnanhallituksen päätöksessä maksuperusteet ja euromäärät. Hinnasto julkaistaan verkossa. Maksu perustuu kustannusvastaavuuteen eikä saa vaarantaa julkisuusperiaatetta (OKA 17.10.2002, 1207/1/01). Viranomaisen omat puutteet asiakirjahallinnossa eivät saa näkyä maksuina eli jos asiakirjan löytäisi hyvin ylläpidetystä rekisteristä, maksua ei voi periä tiedonhakuun liittyvistä toimenpiteistä.  

Malliviesti pyytäjälle: 

Pyyntönne koskee noin [määrä] asiakirjaa, joita ei voida hakea asiakirjarekisteristä pyytämällänne hakuehdolla. Tiedonhaku edellyttää aineiston käymistä läpi asiakirja kerrallaan, ja arvioimme sen vievän [x] tuntia. Kunnan maksupäätöksen [linkki] mukaan tästä peritään [x] euroa. Pyydämme ilmoittamaan [päivämäärä] mennessä, sitoudutteko maksuun. Voitte myös rajata tai täsmentää pyyntöä, jolloin tiedonhaku voi olla maksuton. Käsittely jatkuu, kun vastauksenne on saapunut. 

Jos pyytäjä ei sitoudu, kerro mahdollisuus saada asiasta valituskelpoinen päätös. Tarjoa samalla maksuton vaihtoehto: rajattu pyyntö tai asiakirjojen katsominen kunnan tiloissa siltä osin kuin ne ovat löydettävissä ilman erityistoimia. 

Henkilörekisterin tietoja saa luovuttaa kopiona, tulosteena tai sähköisesti vain, jos vastaanottajalla on oikeus käsitellä niitä tietosuojasäännösten mukaan (JulkL 16 § 3 mom.). Viranomainen voi tällöin kysyä käyttötarkoituksen ja henkilöllisyyden (JulkL 13 § 2 mom.). 

Yleisesti käytetty käsittelyperuste yksityishenkilöien osalta on ns. kotitalouspoikkeus: tietosuoja-asetusta ei sovelleta puhtaasti henkilökohtaiseen tai kotitaloudelliseen toimintaan (TSA 2 art. 2 c). Kotitalouspoikkeuksen soveltaminen tarkoittaa, että kunta voi luovuttaa julkisia henkilötietoja pyytäjälle, joka käsittelee kyseisiä tietoja henkilökohtaiseen tai kotitaloudelliseen toimintaan.  

Kyseinen poikkeus on kuitenkin kapea. Se ei kata tilannetta, jossa tiedot julkaistaan määrittelemättömälle joukolle, esimerkiksi verkossa tai somessa (EUT C-101/01 Lindqvist; C-345/17 Buivids), eikä järjestelmällistä tietojen kokoamista muihin kuin yksityisiin tarkoituksiin. 

Merkit siitä, että kotitalouspoikkeus ei enää päde, kun yksityishenkilö kysyy tietoja: 

• laajoja pyyntöjä toistetaan järjestelmällisesti samoista henkilöistä tai henkilöryhmistä 
• pyytäjä on aiemmin julkaissut saamiaan tietoja verkossa tai ilmoittaa julkaisevansa ne 
• tietoja pyydetään koneluettavassa muodossa massana tai yhdistettäviksi, eikä yksityistä käyttötarkoitusta pystytä täsmentämään. 

Miten toimitaan: 

1. Pyydä pyytäjää ilmoittamaan käyttötarkoitus ja käsittelyperuste. 
2. Jos peruste puuttuu tai kotitalouspoikkeus ei sovellu, kieltäydy luovuttamasta henkilötietoja kopiona tai sähköisesti. Perustele kieltäytyminen JulkL 16 § 3 momentilla. 
3. Tarjoa julkiset tiedot nähtäväksi kunnan tiloissa tai suullisesti, sillä se on sallittua myös henkilörekisteristä. 
4. Vaihtoehtoisesti poista henkilötiedot ja anna muu sisältö. 

Julkisuuslain mukaan tietopyyntö on yksilöitävä riittävästi, jotta viranomainen voi päätellä, mitä asiakirjaa se koskee. Viranomaisen on avustettava pyytäjää yksilöimään asiakirjat esimerkiksi asiakirjarekisterin, diaarin ja hakemistojen avulla (JulkL 13 § 1 mom.). 

Jos tietopyyntö on hyvin laaja ja epämääräinen, pyydetään pyytäjää täsmentämään sitä ennen kuin aloitat tiedonhaun. Näissä tilanteissa vastataan tietopyyntöön ja kerrotaan, ettei pyyntöä voi nykyisellään käsitellä, koska asiakirjoja ei voi yksilöidä. Viranomaisen neuvontavelvollisuuteen kuuluu, että pyytäjää avustetaan täsmentämään pyyntönsä esimerkiksi ehdottamalla rajausta ajanjakson, asiaryhmän, toimielimen tai diaarinumeron mukaan.  

Käsittelyajan voidaan katsoa alkavan vasta, kun riittävästi yksilöity pyyntö on saapunut. Jos täsmennystä ei saada, käsitellään pyyntöä niiltä osin kuin asiakirjat voi yksilöidä. Muilta osin on ilmoitettava, ettei pyyntöön voida vastata, ja kerrottava mahdollisuudesta saada valituskelpoinen päätös. Puuttuva täsmennys on kestävä kieltäytymisperuste, kun viranomainen on todistettavasti tarjonnut apua. 

Malliviesti pyytäjälle: 

Kiitos tietopyynnöstänne [päivämäärä]. Pyyntö koskee [kuvaus], eikä sitä ole rajattu ajallisesti tai asiaryhmittäin. Näin muotoiltuna emme pysty yksilöimään, mitä asiakirjoja pyyntö koskee. Pyydämme täsmentämään pyyntöä esimerkiksi ajanjakson, asiaryhmän tai asian diaarinumeron perusteella. Liitteenä on luettelo asiaan [x] kirjatuista asiakirjoista, josta voitte valita haluamanne. Pyytämänne [yksilöitävissä olevat asiakirjat] lähetämme jo nyt. Pyydämme täsmennystä [päivämäärä] mennessä. Jos täsmennystä ei saada, käsittelemme pyynnön niiltä osin kuin asiakirjat voidaan yksilöidä. Muilta osin voitte pyytää asiasta valituskelpoisen päätöksen.