Kokousmenettely

Toimielimen päätöksentekotavat

Kunta voi itse päättää, ottaako se käyttöön sähköisiä kokouksia tai sähköistä päätöksentekomenettelyä. Sähköinen kokous voidaan pitää soveltuvalla tietojärjestelmällä tai videoneuvotteluyhteydellä.

Kunnan toimielinten päätöksentekotavat ovat:

  • Perinteinen kokouspaikalla tapahtuva kokous.
  • Sähköisessä toimintaympäristössä tapahtuva kokous (sähköinen kokous) – kuntalaki 99 §.
  • Sähköisesti ennen kokousta tapahtuva päätöksenteko (sähköinen päätöksentekomenettely) – kuntalaki 100 §.

Sähköinen kokous on mahdollista toteuttaa myös ”hybridikokouksena” eli siten, että osa kokoukseen osallistuvista henkilöistä on läsnä kokouspaikalla ja osa osallistuu kokoukseen sähköisesti videoneuvotteluyhteyden tai vastaavan avulla.

Kunta voi itse päättää, ottaako se käyttöön sähköisiä kokouksia tai sähköistä päätöksentekomenettelyä. Ennen nykyisten sähköisten päätöksentekomuotojen käyttöönottoa on kunnan otettava hallintosääntöönsä tarpeelliset määräykset sähköisiin kokouksiin ja sähköiseen päätöksentekomenettelyyn liittyvistä asioista. Lue aiheesta lisää esimerkiksi Kuntaliiton hallintosääntömallista (87 §).

 Sähköinen kokous

Sähköinen kokous voidaan pitää soveltuvalla tietojärjestelmällä tai videoneuvotteluyhteydellä. Sähköisen kokouksen päätöksentekomenettely on sama kuin varsinaisessa kokouksessa. Erona on se, että osallistujat eivät ole fyysisesti läsnä kokouspaikalla. Laki ei vaadi, että puheenjohtaja ja sihteeri osallistuvat kokoukseen tietyssä paikassa.

Sekä julkinen kokous että yleisöltä suljettu kokous voidaan pitää sähköisenä. Julkisuusperiaatteen toteuttamiseksi yleisöllä on oltava mahdollisuus seurata toimielimen julkista kokousta varsinaisella kokouspaikalla myös siltä osin kuin siihen osallistutaan sähköisesti.

Kuntalain 99 § sähköisistä kokouksista ei enää edellytä yhdenvertaista näkö- ja ääniyhteyttä koko kokouksen aikana.

Sähköinen kokous voidaan pitää käyttäen sellaista videoneuvottelua tai muuta soveltuvaa teknistä tiedonvälitystapaa, että:

  1. Kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri voivat luotettavasti todentaa kokoukseen osallistuvat.
  2. Kokouksen puheenjohtaja voi johtaa kokousta 102 §:ssä tarkoitetulla tavalla.
  3. Kokoukseen osallistuva voi seurata kokouksen kulkua ja osallistua asioiden käsittelyyn.

Tietoturvallisuus ja salassa pidettävät tiedot huomioitava

Sekä julkinen että yleisöltä suljettu kokous voidaan pitää sähköisenä. Jos toimielimen kokous – kuten valtuuston kokoukset yleensä – on julkinen, tulee sen seuraamiseen varata mahdollisuus. Tällainen mahdollisuus on esimerkiksi siten, että yleisölle varataan tila, jossa olevalla näytöllä on sama näkymä kuin kokoukseen osallistuvilla. Sähköinen kokousnäkymä voidaan yhdistää myös avoimeen tietoverkkoon, jossa kokous voi olla katsottavissa esimerkiksi kunnan verkkosivuilta löytyvän linkin kautta.

Sähköisessä kokouksessa ja sähköisessä päätöksentekomenettelyssä kunnan tulee huolehtia tietoturvallisuudesta ja siitä, etteivät salassa pidettävät tiedot ole ulkopuolisen saatavissa. Erityisesti on kiinnitettävä huomiota salassa pidettävien tietojen käsittelyyn.

Salassa pidettäviä asioita sisältäviä dokumentteja ei voida lähettää eikä keskusteluja käydä muun kuin suojatun tietoliikenneyhteyden avulla.

Sähköisen kokouksen johtaminen

On tärkeää huolehtia, että myös sähköisessä kokousmenettelyssä yleiset kokous- ja päätöksentekomenettelyä koskevat säännökset ja hallintosäännön määräykset toteutuvat. Päätöksentekomenettely on sama kuin varsinaisessa kokouksessa. Puheenjohtaja johtaa asioiden käsittelyä, jakaa puheenvuorot ja pitää huolta järjestyksestä toimielimen kokouksessa kuntalain 102 §:n mukaisesti myös sähköisessä kokouksessa.

Toimielimen jäsenillä tulee olla mahdollisuus tosiasiallisesti osallistua keskusteluun, seurata kokouksen kulkua ja päätöksentekoon. Jos näin ei ole, voi syntyä laillisuusongelmia. 

Sähköinen päätöksentekomenettely edellyttää soveltuvaa tietoteknistä järjestelmää

Sähköinen päätöksentekomenettely tarkoittaa ajasta ja paikasta riippumatonta, suljetussa tietojärjestelmässä tapahtuvaa päätöksentekoa.

Valtuuston kokouksia lukuun ottamatta toimielimen päätöksenteko voi tapahtua suljetussa sähköisessä päätöksentekomenettelyssä (kuntalaki 100 §). Muiden toimielinten kokousten julkisuudesta päättää toimielin itse.

Sähköinen päätöksentekomenettely edellyttää soveltuvaa tietoteknistä järjestelmää. Tällainen voi olla esimerkiksi suljettu tietojärjestelmä, johon kukin toimielimen jäsen voi luotettavasti kirjautua yleisen tietoverkon välityksellä.

Kunnan velvollisuutena on huolehtia, että kokoustekniikka toimii sekä kokousvälineiden tietoturvasta ja tietosuojasta. Kunnan ja toimielimen harkintaan jää, minkälaiset asiat voidaan käsitellä sähköisessä päätöksentekomenettelyssä. Säännöksen tarkoituksena on, että ennen toimielimen kokousta voidaan ratkaista rutiiniluonteisia asioita.

Käsiteltävät asiat tulee yksilöidä kokouskutsussa ja mainita, mihin mennessä asia voidaan käsitellä sähköisessä päätöksentekomenettelyssä.

Asia on käsitelty, kun kaikki toimielimen jäsenet ovat ilmaisseet kantansa asiaan ja käsittelyn määräaika on päättynyt. Asia siirtyy kokouksen käsiteltäväksi, jos yksikin jäsen sitä vaatii tai on jättänyt kantansa ilmaisematta.

Sähköpostikokoukset eivät täytä sähköisen päätöksentekomenettelyn edellytyksiä

Kuntalain sähköinen päätöksentekomenettely ei ole tarkoita perinteisessä sähköpostiviestiketjussa tapahtuvaa päätöksentekoa. Tarkoitus on, että toimielimen jäsenet voivat samanaikaisesti ja yhtäläisin mahdollisuuksin ilmaista kantansa käsiteltävään asiaan sekä nähdä muiden jäsenten esittämät kannat.

 

Aiheesta lisää

Turpakäräjät-videomme

Sähköiset kokoukset – tuleeko osallistujien nimen ja kuvan näkyä kokouksen aikana? Kirsi Lamberg 3.5.2022

 

Digiloikka kuntien kokoustamiseen. Tarja Krakau 1.4.2020;

tags